Licenciements : conseils aux PME sur les processus de congédiement des salariés

La décision de procéder à des licenciements peut être inattendue et difficile à vivre pour les employeurs comme pour les employés. Quelles raisons mènent à licencier du personnel? Comment les employés sont-ils soutenus et que peuvent faire les entreprises pour les aider? Capterra a interrogé plus de 1 000 employés de petites et moyennes entreprises (PME) pour en savoir plus sur les processus de départ des employés.

Vous savez sûrement que le secteur des technologies de l'information a procédé à de nombreux licenciements au début de l'année 2023. Malheureusement, les facteurs qui ont conduit à ces licenciements peuvent également toucher d'autres secteurs. À cause de la hausse des prix, de l'évolution des habitudes de consommation, des problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement et d'autres perturbations, bien des entreprises ont dû réduire leurs effectifs pour se maintenir à flot.

Licencier un employé n'est jamais chose facile. Si les outils de ressources humaines peuvent faciliter certains aspects de la communication relative aux licenciements, le licenciement de salariés peut avoir un impact tangible sur le moral et la productivité des équipes, sur la réputation et la culture de l'entreprise, et peut même avoir des conséquences juridiques s'il n'est pas effectué correctement.

Pour mieux comprendre ce qui se cache derrière le nombre de licenciements et la manière dont ils sont effectués, Capterra a interrogé plus de 1 000 employés à temps partiel ou à temps plein (285 d'entre eux résidant au Québec) qui travaillent dans la même entreprise depuis un an. Vous trouverez la méthodologie complète au bas de cet article. 

Plus d'un tiers des salariés interrogés ont constaté des licenciements au cours de l'an dernier

Récemment, le nombre de Canadiens occupant un emploi a chuté de façon drastique. Bien que la province de Québec ait remonté quelque peu la pente, cette vague de licenciements a entraîné une hausse notable du chômage pour la première fois en neuf mois. 

Du point de vue des employés québécois interrogés, plus d'un tiers (36 %) ont noté des licenciements dans leur entreprise au cours des 12 derniers mois. Plus de la moitié affirment cependant que leur employeur n'a procédé à aucun licenciement au cours de l'an dernier. Un sur dix prétend ne pas savoir s'il y a eu des licenciements ou non, peut-être en raison d'un manque de transparence ou de visibilité à l'échelle de l'entreprise.

Ceci dit, toutes les provinces ne sont pas égales en matière de licenciements. La répartition géographique des salariés ayant noté des licenciements au sein de leur entreprise au cours des 12 derniers mois révèle des différences intéressantes :

• Québec : 36 % ont constaté des licenciements
• Colombie-Britannique : 32 %
• Ontario : 30 %
• Canada atlantique (Terre-Neuve-et-Labrador, Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse et Île-du-Prince-Édouard)  : 27 %
• Les Prairies (Alberta, Saskatchewan et Manitoba)  : 24 %

Les résultats des sondés du Nord canadien n'ont pas été inclus en raison d'un nombre insuffisant de répondants.

Si l'on considère que les congédiements ont été le plus souvent constatés par les participants nationaux travaillant dans les secteurs de la construction et de la technologie, les licenciements au niveau des provinces semblent se produire le plus souvent là où ces secteurs sont dominants : l'Ontario, le Québec et la Colombie-Britannique sont les provinces qui investissent le plus dans la construction résidentielle au Canada, et ces trois régions comptent également d'importants centres technologiques. 

Avec près d'un employé sur trois ayant déclaré avoir remarqué des licenciements dans son entreprise cette année, certains s'inquiètent de la sécurité d'emploi. 42 % des employés du Québec qui ont vu des congédiements se produire dans leur PME au cours de l'an dernier disent que le taux de licenciement a augmenté par rapport à l'an dernier. 28 % d'entre eux disent que le taux de licenciement est resté stable pendant cette période. Il pourrait s'agir d'un signe avant-coureur de la récession annoncée, ou des mesures prises par certaines entreprises pour s'y préparer.

D'après les employés des PME où les licenciements augmentent, près d'un quart d'entre eux (33 %) déclarent que le nombre de licenciements a augmenté de moins de 10 % au cours de l'an dernier. Près de la moitié (44 %) pensent que l'augmentation se situe entre 10 % et 20 %, tandis que 14 % révèlent que leur entreprise a augmenté de 21 % à 30 % le taux de congédiement.

La raison la plus citée pour les licenciements? La baisse des opérations

Comme les cessations d'emploi se sont multipliées au cours des dernières années, la question que se posent de nombreux Canadiens est simple : pour quelle raison? D'après notre étude, les raisons les plus courantes des licenciements au Québec sont les suivantes :

• la réduction des coûts,
• une baisse des opérations,
• une baisse des revenus,
• une fusion,
• la sous-traitance,
• une acquisition.

Ces raisons diffèrent clairement de celles invoquées par les participants au niveau national. Comme l'illustre le graphique précédent, les licenciements au Canada sont plus souvent à imputer à des mesures de réduction des coûts qu'à une baisse des opérations. De surcroît, les fusions et les acquisitions ont été plus souvent mentionnées par les Québécois. 

La communication concernant les licenciements est nécessaire pour que les employés se sentent en sécurité. Malgré tout, 40 % des employés québécois affirment que les licenciements ne sont pas communiqués à l'échelle de l'entreprise.

Néanmoins, 44 % des employés déclarent que leur PME fait au contraire preuve de transparence en la matière. La plupart des salariés (54 %) qui en sont informés déclarent que leurs supérieurs leur annoncent un licenciement de manière directe et personnelle. Autrement, on peut aussi noter l'utilisation de l'envoi d'e-mails génériques (26 %), suivie par des annonces destinées à toute l'entreprise (14 %).

Près d'une PME sur trois n'accompagne pas les employés après un licenciement

Il ne s'agit pas d'une obligation dans tous les cas de figure, car cela dépend de certains facteurs tels que la durée de l'emploi et les réglementations en vigueur dans chaque province. Si la majorité des employés québécois (41 %) ont déclaré que leur entreprise propose un accompagnement aux employés licenciés, 30 % ont indiqué que rien n'est mis en place après un licenciement. 29 % ne sont pas sûrs et préfèrent ne pas se prononcer.

Quand on parle de soutien ou de prise en charge après un licenciement, on pense souvent aux indemnités de départ. Cependant, ce n'est pas la seule chose à faire ni la plus courante. Selon les employés interrogés qui travaillent pour une entreprise offrant un soutien après un licenciement, voici ce à quoi ils peuvent s'attendre :

• Une lettre de référence (selon 57 %)
• Un accompagnement pour chercher un nouvel emploi (48 %)
• Des indemnités de licenciement (21 %)
• Des abonnements à des formations professionnelles (12 %)

Certains des salariés ayant mentionné d'autres formes de prise en charge ont parlé de l'assurance-emploi (AE) du gouvernement fédéral. Comme l'inscription à l'assurance-emploi requiert des informations détaillées sur l'expérience professionnelle du salarié, une partie de l'aspect administratif retombe sur l'employeur, comme le relevé d'emploi (RE). Tenez-vous informé des exigences provinciales et fédérales en matière d'aide aux employés pour éviter d'écoper d'amendes.

41 % des PME n'ont mis en place aucun processus de congédiement

Le processus de congédiement ("offboarding" en anglais), c'est-à-dire la liste des actions à réaliser lors du départ d'un employé, peut aider à rationaliser et à conclure les licenciements. Si la mise en place d'un plan clairement défini pour le départ des salariés peut améliorer les choses, seuls 30 % des participants québécois indiquent que leur employeur compte sur un tel processus. 41 % des personnes interrogées disent qu'aucun processus n'a été mis en œuvre, tandis que les autres ignorent s'il en existe un ou non.

Parmi les étapes du processus de congédiement, on peut nommer la rédaction des documents de licenciement, le transfert des connaissances et des responsabilités, la désactivation des comptes individuels et des accès, et la programmation des entretiens de départ. 

La plupart des employés de PME ayant implémenté des processus de sortie (69 %) disent avoir des entretiens spécifiques. En laissant la parole à l'employé sur le départ, les responsables peuvent obtenir une perspective utile sur les faiblesses de leur organisation, ainsi que sur les pratiques les plus utiles. Toutes ces informations peuvent ensuite être utilisées pour le recrutement des employés.

Le transfert de connaissances constitue un autre aspect essentiel pour limiter l'impact d'un licenciement sur ceux qui restent. Le fait de documenter les responsabilités, les projets et les tâches incombant à chaque poste peut vous faire gagner du temps quand vous embauchez un nouvel employé. Ces documents doivent être mis à jour et entreposés dans un référentiel central afin de rationaliser les transferts de poste à l'avenir.

Quelle que soit la manière dont les détails sont communiqués, vous pouvez faciliter la communication par le biais de réunions organisées ou d'un processus de gestion de projet. Sans un solide programme de transfert des connaissances (dont 8 % des salariés disent ne pas bénéficier), les équipes peuvent se retrouver désemparées à la suite d'un licenciement.

Le rôle de la montée des compétences pour s'adapter à l'évolution des besoins des entreprises

Un plan de montée de compétences ("upskilling" en anglais) désigne la stratégie visant à enseigner aux employés des compétences nouvelles ou diverses pour combler les lacunes identifiées. Un tel plan peut aider les employés à développer leur carrière et aider les entreprises à former leurs effectifs pour qu'ils s'adaptent à l'évolution des besoins de l'entreprise, limitant ainsi les licenciements.

D'après notre enquête, 46 % des salariés ont suivi une formation professionnelle au cours des six derniers mois. De plus, 30 % des personnes interrogées disent qu'elles n'ont pas encore commencé de formation, mais elles comptent le faire bientôt. 

La majorité des salariés interrogés disent avoir acquis de nouvelles compétences pour être mieux préparés à leur travail. Un tiers d'entre eux (33 %) disent le faire pour pouvoir travailler sur des projets spécifiques, ce qui implique que la plupart des personnes qui se perfectionnent cherchent à appliquer leurs nouvelles connaissances sur leur lieu de travail actuel et non au sein d'une nouvelle entreprise.

S'ils sont peu nombreux, certains répondants ont tout de même décidé de se perfectionner par crainte de futurs licenciements, 2 % d'entre eux souhaitant se rendre indispensables en développant de nouvelles compétences. 

Comment gérer les licenciements au Canada

Ces conseils pour gérer les licenciements au Canada sont non seulement importants pour maintenir une ambiance positive sur le lieu de travail, mais aussi pour accompagner les employés restants après un licenciement. 

Pour maintenir votre croissance tout en conservant des relations positives entre la direction et les salariés, vous pouvez :

• vous tenir informé des réglementations provinciales et fédérales en matière de gestion des licenciements et des cessations d'emploi collectives ;
• communiquer les raisons des licenciements afin de promouvoir une communication transparente ;
• implémenter un processus de licenciement clair pour gérer les départs des employés avec dignité ;
• proposer des opportunités de perfectionnement pour aider les employés à se sentir davantage confiants ou à se préparer à chercher un emploi après un licenciement.