Intelligence artificielle et gestion de projet, trois manières clés dont les logiciels alimentés par l'IA améliorent les processus

Cinquante-deux pour cent des 200 gestionnaires de projets canadiens déclarent que l'augmentation de la productivité et de l'efficacité constitue à leurs yeux l'un des principaux avantages de l'intelligence artificielle. Découvrez dans le premier volet de cette étude menée par Capterra comment les professionnels du secteur tirent parti de cette technologie, de l'analyse prédictive à l'optimisation de la planification.

Pour les gestionnaires de projets, l’usage de l’intelligence artificielle (IA) est synonyme d’une nette amélioration de leur productivité et de leur efficacité. Nos données révèlent en effet que l'exploitation de l'IA pour l'optimisation de la planification, l'automatisation des tâches et l'analyse prédictive constitue l'option la plus prometteuse en matière de retour sur investissement. Cependant, il demeure crucial de ne pas sous-estimer la complexité d’application de l’intelligence artificielle dans ces différents domaines.

Dans le cadre de l'enquête Capterra portant sur la place de l’IA et des logiciels dans les processus de la gestion de projet*, nous avons interrogé 2 500 gestionnaires de projets dans le monde entier qui utilisent actuellement l'IA, dont 200 répondants canadiens. Pour aider les professionnels du secteur à aborder au mieux la problématique de l’implémentation de cette technologie, le premier volet de cette étude explore les cas d'utilisation et les avantages des outils de projet basés sur l'IA pour les gestionnaires basés au Canada. 

Un retour sur investissement positif et le facteur de confiance stimulent l’adoption de l’IA dans la gestion de projet

La majorité des gestionnaires de projet déclarent que leurs investissements actuels dans l'IA se sont avérés rentables, avec 87 % d'entre eux faisant état de bénéfices au cours des 12 derniers mois. Un tel taux de réussite suscite sûrement une confiance accrue dans la technologie, comme en atteste les prévisions d’investissement en la matière : 28 % des professionnels canadiens interrogés indiquent que leur entreprise augmentera ses investissements dans l'IA d'environ 28 % d'ici 2025, soit un peu moins que la moyenne mondiale de 36 %.

Alors que l'adoption de l'IA se poursuit, les avantages associés se multiplient. À l'heure actuelle, 52 % des gestionnaires de projets canadiens pensent que l'augmentation de la productivité et de l'efficacité est l'un des principaux avantages de l'utilisation de l'IA dans la gestion de projets. Parce qu’elle permet d'automatiser et de déléguer certaines tâches, l'IA peut soulager les gestionnaires de missions spécifiques qui leur sont traditionnellement dévolus en s'acquittant de ces dernières.

Par ailleurs, 74 % des participants interrogés n'hésitent pas à déléguer des tâches importantes à l'IA. Outre les améliorations en termes de productivité et d'efficacité, ce soutien les aide également à se concentrer sur des aspects plus délicats de la gestion de projet, comme la prise de décision et la gestion des parties prenantes.

Les résultats de notre étude mettent en exergue le constat suivant : la confiance, le degré de sensibilisation et le fait d'être à l'aise avec cette innovation font partie des éléments qui concourent à stimuler l'investissement dans l'IA, soulignant son rôle en tant qu'outil important dans la gestion de projet moderne.

En dépit des avantages observés, le scepticisme persiste

La majorité (88 %) des répondants canadiens interrogés dans le cadre de notre enquête ont confiance en leur capacité à diriger des projets de déploiement de l'IA. Toutefois, un peu plus de la moitié d'entre eux (55 %) se disent sceptiques à l'égard de l'IA. Ce paradoxe fait apparaître un facteur important : une majorité sous-estime encore les complexités et les limites de cette nouvelle technologie, et notamment son fonctionnement interne. 

À moins qu’une entreprise n'ait créé elle-même un outil personnalisé basé sur l'IA, il est fort probable qu’un gestionnaire de projets ne connaisse pas les limites du logiciel utilisé. Dans le secteur de l'IA, les éditeurs ne fournissent pas toujours les secrets de la conception de leurs produits. De la source et du type de données utilisées aux garde-fous mis en place pour garantir une utilisation éthique, les informations en la matière peuvent s’avérer particulièrement opaques.

C’est pourquoi ces outils doivent être gérés avec précaution, en prenant en considération les risques d’utilisation potentiels et en veillant à la mise en œuvre de protocoles et de politiques strictes en matière de cybersécurité.

Les erreurs commises par des outils alimentés par l'IA, tels que l'IA générative et les agents conversationnels, font régulièrement la une de la presse, que ce soit dans le cas d’informations juridiques erronées [1] ou lorsque des conseils potentiellement trompeurs sont communiqués aux utilisateurs. [2] Les gestionnaires de projets doivent absolument être formés pour faire face à des problématiques telles que le taux d'hallucinations de l'IA, sa tendance à reproduire des contenus biaisés et les dépendances des données, et ce, afin de limiter les risques d'erreurs qui pourraient coûter cher à l'entreprise.

Une formation se révèle cruciale pour les aider à gérer avec succès les projets de déploiement de l'IA, à prendre des décisions éclairées ainsi qu'à appréhender les risques inhérents. 

Analyse prédictive, optimisation de la planification et automatisation des tâches, les principaux cas d'utilisation de l'IA 

Les capacités actuelles de l'IA sont assez puissantes pour fournir aux gestionnaires des informations plus détaillées à l’aide de prévisions plus précises, de capacités de planification améliorées et d'automatisation des tâches répétitives. Ensemble, ces améliorations fondées sur l'IA peuvent améliorer l'efficacité de la gestion de projet et augmenter leur taux de réussite, ce qui, de fil en aiguille, contribue à accroître la croissance et la compétitivité de l'entreprise.

Dans cette optique, il est normal que nous considérions ces cas comme les principaux scénarios d'application de l'IA par les gestionnaires de projets canadiens.

Dans la section suivante sont analysés quelques exemples liés à ces cas d’utilisation.

Analyse prédictive

L'analyse prédictive fondée sur l'IA peut aider un gestionnaire à concevoir un plan de projet efficace et à identifier les risques. Ces outils prévoient les retards et les dépassements budgétaires éventuels en se basant sur les données historiques et en identifiant des tendances et des modèles. Cela permet de travailler de manière plus précise, de mieux distribuer les ressources et de limiter les perturbations qui pourraient nuire au projet.

• Par exemple, les gestionnaires de projets dans le secteur de la construction peuvent s'appuyer sur l'IA pour prédire la probabilité d'une augmentation des prix des matériaux clés sur la base des tendances du marché et des données historiques. Un tel système pourrait recevoir des informations concernant une augmentation des tarifs des matériaux, comme l'acier, et en informer le gestionnaire. Ce dernier pourrait alors envisager des mesures d'urgence et ajuster les budgets en conséquence.

Optimisation de la planification

L'IA peut analyser des variables diverses, telles que la disponibilité de l'équipe, les dépendances des tâches et les échéances du projet afin de concevoir des calendriers plus précis. Cette optimisation s'avère particulièrement efficace pour les grandes entreprises comptant sur un réseau complexe de ressources et de contraintes, qu'elles soient internes ou externes. Un logiciel de planification piloté par l'IA garantit non seulement que toutes les ressources soient utilisées à bon escient, mais peut aussi réduire les temps d'arrêt et éviter les conflits de planification. 

• Un bureau de gestion de projet peut par exemple employer l'IA pour identifier les intervenants les plus adéquats et le meilleur échéancier en fonction des performances passées des membres de l'équipe, des calendriers de travail à venir et même des priorités simultanées. Effectué manuellement, ce type de calcul pourrait s’avérer particulièrement chronophage. Il est également plus rare de passer à côté d'informations importantes si le bureau de gestion de projet utilise un outil de planification piloté par l'IA pour concevoir un premier brouillon. 

Automatisation des tâches

L'IA peut s'occuper des tâches répétitives telles que les mises à jour de l'état d'avancement du projet, les notifications de tâches et la création de rapports, des tâches routinières qui requièrent parfois des heures, voire des jours, de travail. L'automatisation permet à l'équipe de se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée, ce qui accélère le calendrier du projet et améliore le rendement dans son ensemble.

• Dans le scénario suivant, l'outil de gestion de projet d'une agence de marketing peut automatiquement mettre à jour l'état d'avancement du projet et l'affectation des tâches sur la base des données reçues en intégrant le logiciel de gestion des flux de travail à celui de la communication client. Lorsqu'un client examine un produit livrable et l'approuve, le logiciel amélioré par l'IA comprend alors que le projet peut passer à l'étape suivante.

L’IA au service de la gestion de projet, une analyse approfondie des possibilités d’usage

Les outils d'IA générative populaires, tels que ChatGPT, ne sont pas les seuls à venir en aide aux gestionnaires de projets. De fait, l'IA générative et les grands modèles de langage ("Large Language Models" ou LLM en anglais) ne représentent qu'une portion du monde de l'intelligence artificielle. Examinons maintenant la manière dont les gestionnaires de projets peuvent employer ces outils et les autres types d'IA dans la gestion de projet. 

La prévision et la limitation des risques liés à la planification 

Quarante-deux pour cent des gestionnaires de projets canadiens ont le sentiment que l'IA améliore déjà leurs capacités de planification, et nous nous attendons à ce que ce chiffre augmente de façon significative. Les gestionnaires peuvent utiliser des outils d'IA pour concevoir des scénarios de simulation (ce que l'on appelle aussi la modélisation des risques) en modifiant les variables du projet telles que les dates d'échéance, le budget et l'affectation des ressources, afin de déterminer l'impact positif ou négatif qu'elles pourraient avoir.

• Une fonction de planification pilotée par l'IA pourrait évaluer l'impact d'un retard éventuel sur la livraison d'un fournisseur en corrigeant le calendrier du projet et en prévoyant les conséquences sur le projet. 
• L'intelligence artificielle générative peut aider un gestionnaire à identifier les différents risques qui menacent un projet, à se préparer à discuter des risques avec les parties prenantes et lui fournir des conseils sur les stratégies de réduction des risques.

L’analyse de données non structurées

Exploitez le traitement du langage naturel ("Natural Language Processing" ou NLP en anglais) pour analyser de larges volumes de données non structurées, telles que les courriels et les notes de réunion, pour créer des tâches, identifier les risques et concevoir des rapports d'état plus précis. Pour 33 % des gestionnaires de projet, la production de rapports d'état sera largement influencée par l'IA au cours des 12 prochains mois, et les capacités de traitement du langage naturel pourraient avoir un rôle clé à jouer.

• Les logiciels utilisant le traitement automatique du langage naturel peuvent identifier les tâches abordées pendant une réunion, puis les créer et les assigner.
• Ils sont aussi capables d'analyser les communications relatives au projet afin d'identifier les signes avant-coureurs de risques, tels que des mentions fréquentes de "retards" ou de "pénurie de ressources". 

L’accès à des sources multiples de points de données pour l'analyse 

Quarante-six % des gestionnaire de projets estiment que l'analyse prédictive est le domaine sur lequel l'IA aura l'impact positif le plus significatif au cours des 12 prochains mois. Quand ils sont intégrés à d'autres systèmes, les outils d'analyse améliorés par l'IA peuvent s'appuyer sur des données provenant de différentes sources, tels que les rapports budgétaires et les mesures de performance, pour générer des prévisions et des rapports plus précis. 

• Par exemple, l'IA pourrait combiner des données provenant de vos logiciels de gestion de projet, de planification des ressources (ERP) et d'étude de marché pour prévoir les dépassements de budget possibles dus à l'augmentation des coûts des matériaux. 
• Les délais des projets et la planification des tâches peuvent être améliorés en donnant à l'IA accès à de multiples sources de données, telles que vos logiciels de messagerie, de suivi du temps et de gestion des risques.

Ces cas d'utilisation de l'IA peuvent générer des bénéfices pour votre entreprise et vous éviter de passer des heures, voire des jours, à collecter des informations et à analyser tous les résultats possibles.

IA et gestion de projet, une synergie promise à des avancées rapides selon les professionnels canadiens

Alors que l'intelligence artificielle continue de progresser, les gestionnaire de projets disent s'attendre à des avancées significatives en matière d'automatisation des tâches, d'analyse prédictive et de génération de rapports d'état au cours des 12 prochains mois.

Si vous envisagez de commencer à investir dans l'IA ou d'augmenter vos investissements dans cette technologie pour faciliter la gestion de vos projets, nous vous suggérons de vous concentrer en priorité sur ces trois domaines. Ces fonctions améliorées par l'IA sont susceptibles d’aider les gestionnaires de projets à se focaliser davantage sur la prise de décisions stratégiques et la résolution créative de problèmes, mais aussi à anticiper et à réduire l'impact des risques avec davantage de précision.

L'IA peut vous faire gagner du temps et identifier des moyens d'améliorer les ressources, les délais et les résultats des projets. En se préparant à ces progrès technologiques et en intégrant activement l'IA dans les flux de travail existants, les entreprises peuvent donner aux gestionnaires les bons outils pour mener à bien leurs projets.