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Logiciels de gestion de tâches

Un logiciel de gestion de tâches permet aux groupes d'utilisateurs de travailler ensemble de manière plus cohérente pour terminer rapidement et soigneusement leurs projets. Des fonctionnalités telles que le suivi des tâches, du temps et des responsabilités de chacun permet le bon déroulement du projet. D'autres fonctions incluent la budgétisation et la chronologie automatiques, la synchronisation des courriels, la création de listes, l'interface collaborative pour tous les utilisateurs et les rappels de tâches. Explorer notre liste de produits pour comparer les meilleurs logiciels de gestion de tâches gratuits, ceux disponibles en français ou les mieux notés. Votre affaire canadienne serait peut-être intéressée par: logiciel de gestion de projets, logiciel de productivité, outils de suivi de projet.

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JIRA est un outil de gestion des tâches complet pour les équipes qui planifient et développent des produits de qualité. En savoir plus sur Jira
JIRA est l'outil de gestion des tâches pour les équipes de planification et de développement de produits de qualité. Des milliers d'équipes choisissent JIRA pour détecter les problèmes et mettre en place des solutions, assigner le travail et suivre l'activité de l'équipe. À votre bureau ou en déplacement, avec la nouvelle interface mobile, JIRA aide votre équipe à accomplir le travail. En savoir plus sur Jira

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Asana est idéal pour gérer les activités de votre équipe. Découvrez pourquoi plus de 11 000 clients notent Asana 4,5 étoiles sur 5. En savoir plus sur Asana
Asana est un outil de gestion des tâches qui aide les équipes à gérer leur travail, des tâches quotidiennes aux initiatives stratégiques. Centralisez vos activités et réunissez vos équipes, où qu'elles soient. Organisez votre travail selon vos besoins sous forme de listes, tableaux, calendriers ou diagrammes de Gantt. Plus de 135 000 organisations sous formule payante et des millions d'équipes dans 190 pays utilisent Asana pour gagner en productivité. N'attendez plus et testez Asana. En savoir plus sur Asana

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Affectez et hiérarchisez les tâches sur la plateforme ouverte de monday.com où que vous soyez, quand vous le souhaitez, afin de vous assurer que votre équipe reçoit toujours les dernières informations à temps. En savoir plus sur monday.com
Le système d'exploitation Work OS de monday.com est une plateforme ouverte qui réunit vos équipes grâce à des solutions personnalisées visant à briser les obstacles à la communication et à aligner toutes les parties prenantes, qu'il s'agisse de tâches simples ou de projets complexes. Accédez facilement à toutes les mises à jour de progression, les approbations budgétaires, etc., au sein d'une même plateforme pour pouvoir consulter l'ensemble des travaux de votre équipe en un coup d'œil. Que vous travailliez à domicile ou en déplacement sans Wi-Fi, monday.com vous fournit un accès aux informations importantes et vous permet de prendre, plus rapidement, des décisions basées sur les données. En savoir plus sur monday.com

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Gérez efficacement les tâches avec Zoho Projects. Collaborez de manière transparente, suivez les progrès en temps réel et respectez les délais impartis en toute simplicité. En savoir plus sur Zoho Projects
Zoho Projects est un outil complet de gestion de tâches qui offre un large éventail de fonctionnalités pour aider les équipes à assurer leur organisation et leur productivité. Avec Zoho Projects, vous pouvez facilement créer et attribuer des tâches, définir des délais et suivre les progrès. L'interface intuitive de l'outil permet aux membres de l'équipe de collaborer et de rester informés. Grâce à des fonctionnalités telles que les dépendances des tâches, les référentiels, les rappels et la hiérarchisation, Zoho Projects permet aux équipes de conserver la maitrise des tâches et de les achever à temps, à tout moment. En savoir plus sur Zoho Projects

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Logiciel cloud de gestion d'entreprise professionnel pour les comptables Firm360 propose un logiciel de gestion de cabinet de comptabilité tout-en-un pour gérer votre entreprise de comptabilité ou cabinet d'expert-comptable. Cette plateforme pratique offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos flux de travail, vos documents, vos communications clients, votre temps et votre facturation. Faites gagner du temps et de l'argent à votre entreprise en remplaçant plus de cinq solutions logicielles existantes par une expérience unique et transparente dans Firm360, disponible en ligne 24 h/24, 7 j/7, où que vous soyez. En savoir plus sur Firm360

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Découvrez des flux de travail performants pour les professionnels du droit avec Thomson Reuters® HighQ. En savoir plus sur HighQ
La plateforme de flux de travail juridique moderne et adaptable avec apprentissage continu de HighQ propose une base ouverte et évolutive, une intelligence artificielle et des analyses intégrées, ainsi que des points d'intégration intelligents avec vos applications critiques. Améliorez considérablement la façon dont vous planifiez, organisez, suivez et complétez votre travail grâce à des portails clients personnalisés, un accès et des informations en temps réel sur vos projets, des listes de tâches et des modèles prêts à l'emploi et des cartes de processus juridiques automatisées. En savoir plus sur HighQ

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Les flux de travail de bob aident à cartographier les processus clairs, à rappeler aux gens les projets à venir et à suivre les progrès en temps réel. Plus de goulots d'étranglement, plus de confusion. La boîte à outils du responsable s'occupe de tout organiser et retenir, de sorte que vous n'ayez pas à vous soucier des détails. bob est la solution idéale pour les entreprises de plus de 80 employés. En savoir plus sur Bob

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INCITE® est une plateforme de communication et de formation axée sur le mobile et conçue pour le personnel de première ligne. En savoir plus sur INCITE
INCITE® est une plateforme de communication et de formation axée sur le mobile et conçue pour le personnel de première ligne. La plateforme offre un accès immédiat aux informations et aux compétences requises pour accroître le chiffre d'affaires, améliorer la productivité et aider à créer des relations fructueuses avec les clients. L'intégration avec Zoom d'INCITE vous permet de suivre facilement les présences, de vérifier la compréhension et d'inviter de grandes équipes à vos réunions. Intégrer de manière cohérente les réunions Zoom dans le programme d'apprentissage. En savoir plus sur INCITE

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BigTime est le moteur qui permet aux plus grandes entreprises de consulting du monde entier de budgétiser, de suivre et de facturer leur atout le plus important : le temps. En savoir plus sur BigTime
Les cabinets de consulting ont besoin de bien plus qu'une simple feuille de temps. Ils ont besoin d'un système qui unifie la budgétisation, la planification et l'exécution des projets, la communication au sein de leur équipe, la gestion de tâches, la gestion des ressources, la facturation et les finances du projet. BigTime donne à toute votre équipe les outils dont elle a besoin pour fournir un travail facturable en respectant les délais et les limites budgétaires. De plus, les clients de BigTime constatent une amélioration moyenne de 25 % de leurs marges brutes et une augmentation considérable de leur croissance et des revenus liés aux recommandations. Contactez l'équipe commerciale pour savoir comment. En savoir plus sur BigTime

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VRScheduler fonctionne avec Airbnb, VRBO et d'autres logiciels de réservation (comme Escapia) en important les réservations et en créant automatiquement des horaires de travail. En savoir plus sur Operto Teams
Gestion des opérations et de l'entretien ménager performante pour 10 à plus de 100 locations de vacances, à court terme et à long terme. VRScheduler est une plateforme logicielle pour la planification et le suivi des agents d'entretien, des inspecteurs et du personnel de maintenance. VRScheduler fonctionne avec votre logiciel de réservation pour améliorer le flux de travail. Gagnez du temps, optimisez le travail et minimisez les erreurs coûteuses. Version d'essai gratuite. Essayez une démo dès aujourd'hui. En savoir plus sur Operto Teams

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Outil de suivi des problèmes et de gestion de projet Agile de JetBrains. Prend en charge Scrum et Kanban. Cloud ou sur site. Gratuit pour 10 utilisateurs. En savoir plus sur YouTrack
Outil de gestion de projet Agile de JetBrains. YouTrack sert de lieu unique pour gérer vos projets, planifier votre travail pour les prochaines versions, sprints et itérations et suivre vos tâches quotidiennes, les bugs et les demandes des clients. Il parle votre langue et est suffisamment flexible pour suivre votre processus exact. Prend en charge Scrum et Kanban. Cloud ou sur site. Gratuit pour 10 utilisateurs. En savoir plus sur YouTrack

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Upwave offre aux équipes une gestion simplifiée des tâches. En savoir plus sur Upwave
Upwave est parfait pour toutes les équipes qui ont besoin d'un endroit pour planifier, suivre les progrès et réaliser le travail. Upwave permet de déléguer les tâches comme on le souhaite, de définir des échéances, de partager des fichiers, commenter en temps réel et de mener à bien des tâches. L'application apporte la flexibilité indispensable à une équipe ; que celle-ci planifie un événement, gère des tâches quotidiennes ou mensuelles, elle sera en mesure de les organiser comme bon lui semble. Il est ainsi possible de travailler de n'importe où - de conserver toutes les informations en un lieu unique et accessible à tous les membres de l'équipe depuis tout périphérique. En savoir plus sur Upwave

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Cegid Retail Store Excellence est une application intuitive pour la gestion de tâches, la mobilisation des équipes et la planification des activités. En savoir plus sur Cegid Retail Store Excellence
Simplifiez la communication avec vos magasins et assurez-vous que vos collaborateurs sont bien informés grâce à Cegid Retail Store Excellence, une application intuitive pour les opérations de vente au détail qui permet de gagner du temps et de faciliter la vie des équipes des magasins et des équipes de gestion de la vente au détail. Ses fonctionnalités clés comprennent la gestion de tâches, l'engagement des équipes et la planification des activités. Plus de 15 000 magasins dans 55 pays utilisent quotidiennement Cegid Retail Store Excellence pour responsabiliser le personnel et stimuler la productivité des magasins. En savoir plus sur Cegid Retail Store Excellence

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Jolt est un logiciel sur tablette utilisé pour gérer les opérations quotidiennes et les travailleurs horaires, en offrant des retours en temps réel aux propriétaires et aux responsables. En savoir plus sur Jolt
Jolt est un logiciel sur tablette utilisé pour gérer les opérations quotidiennes de marques telles que Chick-fil-A, LEGOLAND et Regal Cinemas. Sur le devant de la scène en matière de gestion de tâches, Jolt offre aux propriétaires et aux gérants une vue en temps réel des listes de contrôle depuis leur téléphone, tout en utilisant des tablettes en magasin pour s'assurer que les normes de votre marque sont toujours respectées. Reconnu par de nombreuses marques à travers le monde, Jolt a aidé plus de 300 000 employés horaires à effectuer plus de 700 millions de tâches. En savoir plus sur Jolt

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Zoho Sprints est un outil de gestion de projet flexible qui aide les équipes Scrum à planifier, à suivre et à être toujours prêt pour le changement. En savoir plus sur Zoho Sprints
Zoho Sprints est un outil de gestion de projet flexible en ligne et gratuit pour les équipes Scrum. Ajoutez des user stories à votre backlog, estimez et hiérarchisez les activités, restez sur la bonne voie avec des scrum boards et des swimlanes personnalisés, obtenez des informations exploitables à partir de la vitesse, des burn up charts et des burn down charts, collaborez avec votre équipe sur un flux social et planifiez votre examen et les réunions rétrospectives depuis un seul endroit. En savoir plus sur Zoho Sprints

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Ravetree est une solution primée de gestion du travail pour les entreprises axées sur les projets. En savoir plus sur Ravetree
Ravetree est une solution primée de gestion du travail pour les entreprises axées sur les projets. Cette plateforme comprend : Gestion de projet, planification des ressources, suivi du temps et des notes de frais, gestion des ressources digitales, CRM (Customer Relationship Management), etc. Obtenez facilement une vue d'ensemble de toutes vos informations en un seul endroit. En savoir plus sur Ravetree

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Plus de 1 000 000 d'équipes utilisent Trello dans le monde entier comme outil de gestion de tâches pour planifier, organiser et atteindre leurs objectifs depuis n'importe quel appareil.
Les outils célèbrent rarement le parcours des équipes qui se sont attelées à des tâches et ont atteint leurs objectifs, mais Trello le fait en intégrant des récompenses et une certaine facilité dans le processus de gestion des tâches. Les équipes peuvent célébrer leurs réalisations grâce à des fonctionnalités ludiques et flexibles, intuitivement simples et encourageant une approche personnelle. Les équipes peuvent stocker et suivre les informations de manière transparente, organiser de meilleures réunions et automatiser les tâches répétitives grâce à une interface intuitive qui permet à tout le monde de les utiliser, le tout à partir de la même plateforme. En savoir plus sur Trello

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Légitimé par des millions d'utilisateurs, Basecamp centralise tout ce dont vous avez besoin pour faire votre travail.
Le chat en groupe ne suffit pas. Basecamp combine tous les outils dont les équipes ont besoin : forums de discussion, plannings, listes de tâches, discussions en groupe, stockage de fichiers et de documents, etc. Tous les supports sur lesquels vous travaillez seront centralisés dans un emplacement rationalisé et organisé au lieu d'être dispersés dans plusieurs endroits. Les missions de chacun seront clairement définies. Il n'y aura aucune faille. Vous serez toujours informé de la situation avec précision. En savoir plus sur Basecamp

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Fournit un espace de travail d'équipe unique avec des discussions intégrées à l'application, la détection des connaissances, le mode présentation et de puissants outils de recherche.
Fournit un espace de travail d'équipe unique avec des discussions intégrées à l'application, la détection des connaissances, le mode présentation et de puissants outils de recherche. En savoir plus sur Evernote Teams

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Sa conception simple et sans code permet à quiconque de créer facilement des flux de travail en quelques minutes, ce qui permet au service informatique de passer du temps là où c'est important.
Permettez à vos utilisateurs et à vos équipes d'automatiser le travail reproductible à leur façon. Sa conception simple et sans code permet à quiconque de créer facilement des flux de travail en quelques minutes, ce qui permet au service informatique de passer du temps là où c'est important. Une interface flexible et une gamme de fonctionnalités puissantes vous aident à automatiser à la fois des tâches simples et des processus sophistiqués. Le résultat : de meilleurs flux de travail tels que l'examen rationalisé du contenu, l'intégration normalisée des salariés et l'accélération des approbations de contrats. En savoir plus sur Box

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ClickUp est l'un des principaux outils de gestion de tâches au monde avec des fonctionnalités entièrement personnalisables et exclusives qui en font un outil indispensable.
Avec des fonctionnalités telles que les tâches, les sous-tâches, les rappels, les priorités de tâches, la gestion du temps, les vues personnalisées, les objectifs, les dépendances et les statuts personnalisés, ClickUp a tout ce dont vous avez besoin pour gérer les tâches de n'importe quel projet ou équipe. ClickUp est l'outil de gestion de tâches idéal qui regroupe toutes vos exigences professionnelles dans une seule application et est utilisé par plus de 100 000 équipes dans des entreprises telles que Airbnb, Google et Uber. Conçu pour une utilisation personnelle et pour des équipes de toutes tailles et de tous secteurs, ClickUp est un outil indispensable pour la gestion de tâches. En savoir plus sur ClickUp

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Smartsheet est une plateforme d'exécution du travail en ligne qui permet aux organisations de toutes tailles de planifier, gérer, automatiser et rapporter le travail.
Smartsheet est une plateforme d'exécution du travail en ligne qui permet aux organisations de planifier, suivre, automatiser et rendre compte du travail. Plus de 80 000 marques comptent sur Smartsheet pour la gestion de projet et la gestion du travail grâce à son interface conviviale, ses diagrammes de Gantt en temps réel, ses tableaux de bord et ses fonctionnalités d'automatisation du travail. * Récompenses 2018 : Désigné comme un leader de la gestion du travail collaboratif en entreprise par Forrester Research et sélectionné dans la liste des Fast 500 de Deloitte, reconnu pour son innovation et sa vision technologique par 451 Research. En savoir plus sur Smartsheet

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Microsoft To Do des listes de tâches entre eux, de définir des rappels et d'ajouter des notes.
Microsoft To Do est un logiciel de collaboration qui permet aux utilisateurs de partager des listes de tâches entre eux, de définir des rappels et d'ajouter des notes. En savoir plus sur Microsoft To Do

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Wrike est un logiciel gestion de tâches pour entreprise incluant des modèles prédéfinis, une gestion du temps, des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, un reporting, etc.
Wrike est un logiciel primé de gestion de tâches conçu pour les équipes d'entreprise. Il inclut une sécurité avancée et une évolutivité totale. Les gestionnaires de projets, les chefs de produit et les gestionnaires de programme peuvent tout particulièrement bénéficier de ses diagrammes de Gantt en un clic, de ses tableaux Kanban, de son reporting facile à utiliser, de son affectation automatisée des tâches et de son partage de fichiers. Découvrez des solutions sur mesure pour votre équipe, y compris des modèles, des flux de travail et des fonctionnalités spécifiques à votre secteur. Faites un excellent travail avec Wrike. En savoir plus sur Wrike

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Logiciels de gestion de tâches : guide d'achat

Introduction

Les logiciels de gestion de tâches sont des applications qui permettent à des groupes de professionnels de travailler ensemble au sein d'équipes pour mener à bien des projets. Ils automatisent la répartition des tâches, le suivi et les rapports d'avancement, réduisant ainsi la charge de travail des membres de l'équipe et de leurs responsables, tout en garantissant la transparence et les responsabilités au sein de l'organisation.

Les applications de gestion de tâches profitent à de nombreux professionnels, notamment les chefs de projet, les responsables de programme et les chefs de produit. Ils sont parfaitement adaptés à une utilisation dans des environnements collaboratifs, tels que le développement web, la gestion locative, l'administration des soins de santé, la publicité, la finance, la construction et les travaux d'ingénierie. Mais aussi dans le cas de ventes externes, d'études de marché et d'activités de prospection politique ou d’OBNL.

Une application de gestion de tâches aide les chefs d'équipe à orchestrer les tâches d'un projet et à stimuler la productivité de l'équipe. Cela se fait en exploitant pleinement les talents et les ressources disponibles pour atteindre les objectifs du projet en aussi peu de temps que possible. Elle comporte généralement un affichage basé sur un calendrier avec des tâches codées en couleur, des options de saisie manuelle et automatique, des rappels de délais et des contrôles de progression automatisés. Un seul tableau de bord permet de regrouper les objectifs, les listes de contrôle et les fichiers de tâches de l'équipe. Ainsi, les membres de l'équipe sont synchrones, suivent les progrès en temps réel et collaborent sur les mêmes objectifs et OKR (plus d’informations sur le sujet dans notre article consacré aux Objective and Key Results, en anglais).

Ces applications sont essentiellement des outils de suivi des tâches et de rapport d'avancement. Elles partagent certaines de leurs fonctionnalités avec les outils de gestion de projets, les logiciels de workflow (flux de travail), les logiciels de management des idées et les outils de télétravail.

Les logiciels de gestion de tâches revêtent également une dimension budgétaire. Comme ils peuvent régulièrement être utilisés pour l'allocation des créneaux et le suivi des délais, des talents et des ressources, ils entrent souvent dans des catégories telles que les logiciels de suivi des notes de frais et les logiciels de gestion des exigences. Les professionnels peuvent ainsi choisir d'utiliser plusieurs outils spécialisés ou un seul, plus complet, pour gérer plusieurs projets.

Les outils logiciels de suivi des tâches diffèrent en termes de conception et de fonctionnalité selon leurs utilisateurs cibles. Certains ont été conçus pour des secteurs verticaux très spécifiques, comme l'ingénierie, le développement web et les soins de santé. Cependant, la plupart d'entre eux sont compatibles avec tous les secteurs d'activité et peuvent fonctionner dans pratiquement tous les environnements d'équipe, car ils sont tous dotés de quelques fonctionnalités de base :

  • Saisissez les objectifs et organiser les projets.
  • Créez des tâches et sous-tâches nouvelles et récurrentes.
  • Associez les tâches aux talents et attribuez-les.
  • Suivez l'activité de l'équipe et l'avancement du projet en temps réel.
  • Collaborez avec les membres de l'équipe sur des dossiers et des tâches à partir du même tableau de bord.
  • Consultez l'engagement des membres de l'équipe et coordonnez les activités pour combler les lacunes.
  • Identifiez les goulots d'étranglement et les défis, tout en mettant à jour les tâches si nécessaire.
  • Comptabilisez les heures de travail et comparez-les aux prévisions initiales.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de tâches?

Les logiciels de gestion de tâches sont conçus pour aider les professionnels du Canada à effectuer leur travail en équipe en planifiant les tâches, en rendant compte de leur avancement et en suivant le temps passé sur les projets. Partie intégrante des efforts de gestion de projet, la gestion des tâches permet aux gestionnaires de segmenter leurs projets en tâches réalisables et quantifiables. Ces outils permettent également d’organiser les tâches de l’équipe de manière séquentielle pour assurer la fluidité des tâches et des informations.

Grâce aux logiciels de gestion des tâches et des équipes, les chefs de projet peuvent planifier, distribuer, programmer et contrôler les tâches individuelles et l'engagement des membres de l'équipe. Cela s'applique à de nombreux domaines, notamment les soins de santé, l'ingénierie, la traduction, la gestion locative, le développement de logiciels, les études de marché, l'administration de la sécurité et les assurances. Ainsi, les chefs d'équipe chargés de la gestion des tâches peuvent endosser divers rôles, notamment ceux de chef de projet, de chef de service, de chef de programme, de chef de contrat, de chef de propriété, de chef de produit ou tout autre type de poste de direction au sein de l'entreprise.

Bien que certains outils soient conçus pour des secteurs verticaux spécifiques, la plupart tenteront de s'aligner sur les besoins d'une base d'utilisateurs hétérogène. Par conséquent, l'interface utilisateur est généralement dépourvue de code et répond aux besoins de personnes ayant des compétences informatiques variées. Les applications de gestion de tâches sont souvent basées sur le web, mais de nombreux développeurs proposent également des applications Android et iOS pour faciliter la saisie et le suivi des données pour les équipes distribuées et les équipes internes.

Tandis que certaines entreprises développent des outils de gestion de tâches propriétaires dans le cadre de leur pile logicielle, la plupart opteront pour des applications infonuagiques et disponibles par le biais d'abonnements de type SaaS. D'autres choisiront le modèle hybride, en exploitant pleinement les fonctionnalités disponibles dans l'application qu'elles achètent, mais en choisissant de stocker les données sensibles dans les locaux de l'entreprise.

Selon le type de projet, les chefs d'équipe peuvent utiliser leurs outils logiciels de gestion des tâches pour les fonctionnalités spécifiques à ce type d'application. Cela comprend les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban, les sprints Scrum, les graphiques d'avancement et d'autres cadres et méthodes qui peuvent automatiser leur travail et concrétiser leurs projets.

Quels sont les avantages des logiciels de gestion de tâches?

Les avantages des logiciels de gestion de tâches résident principalement dans le fait qu'ils aident les entreprises canadiennes à rationaliser le cycle de vie des projets. Qu'il s'agisse de permettre la communication au sein de l'entreprise, de faciliter la collaboration simultanée sur plusieurs projets ou d'identifier les goulots d'étranglement et les défis avant qu'ils ne s'aggravent, les outils de gestion de tâches sont sources d'économies. Il est notamment possible de classer les avantages des applications de gestion de tâches comme suit :

  • Hausse de la productivité : donnez aux gestionnaires la possibilité de diviser un projet en sections plus petites en répartissant les tâches entre des équipes spécifiques, en attribuant des sous-tâches aux membres de l'équipe de leur choix et en répartissant les ressources de manière à couvrir chaque tâche. Ils peuvent associer instantanément les tâches aux employés en envoyant des notifications du projet en temps réel pour s'assurer que chaque membre de l'équipe comprenne son rôle et son ordre dans la file d'attente.
  • Optimisation des flux de travail : comme d'autres logiciels de gestion du travail, les outils de planification des tâches sont très performants pour indiquer aux utilisateurs les tâches qui nécessitent une attention particulière, qui prennent du temps ou qui nuisent à d'autres projets. Au lieu de relancer les employés et leur demander des rapports d'avancement, les logiciels de gestion de tâches permettent l’accès autonome à toutes les informations dont ils ont besoin. Grâce à ces outils, les chefs de projet sont en mesure de réaffecter ou de hiérarchiser d'autres tâches pour alléger la charge de travail, de trouver des solutions de contournement ou de réévaluer leurs options. Par ailleurs, comme les informations sur le projet sont accessibles à toutes les parties prenantes à tout moment, les collègues peuvent intervenir de manière proactive pour s'entraider et limiter les retards.
  • Budgétisation réaliste : grâce à un enregistrement permanent, précis et aisé des délais, des talents et des ressources consacrés à chaque projet, le logiciel de gestion de tâches permet à l'entreprise de budgétiser plus simplement les projets actuels et futurs. Si tous les logiciels de gestion de tâches d'entreprise ne permettent pas aux utilisateurs de consigner leurs dépenses et leurs besoins, la plupart d'entre eux proposent au minimum la saisie des heures de travail. Ces informations peuvent être partagées avec les services de la comptabilité, de paie et financier afin de prévoir les frais généraux et les salaires, mais aussi d'apporter les ajustements nécessaires aux factures.
  • Gestion centralisée : dans les grandes entreprises où les équipes sont dispersées, il est plus facile de tenir tout le monde informé grâce à un logiciel de gestion de tâches. Les collègues ont accès à distance et en toute sécurité aux informations qu'ils sont autorisés à consulter et peuvent collaborer en temps réel pour que les projets interrégionaux atteignent leurs objectifs sans contraintes de fuseau horaire.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de tâches?

Les fonctionnalités des logiciels de gestion de tâches sont aussi variées que les applications elles-mêmes. Cependant, tous les outils de gestion des tâches, des plus rudimentaires aux plus complexes, présentent au moins huit fonctionnalités de base. À continuation les fonctionnalités les plus courantes des logiciels de gestion de tâches :

  • Modification et mise à jour des tâches : modifiez et mettez à jour les tâches en fonction des exigences du projet et de la disponibilité des ressources. Ces opérations sont facilitées grâce aux menus déroulants, aux outils de glisser-déposer, à la saisie automatique et à d'autres outils de ce type qui réduisent la charge de travail des chefs d'équipe et éliminent les besoins en expertise de programmation.
  • Révision et hiérarchisation des sous-tâches : divisez les tâches en sous-tâches exploitables pour une gestion à un microniveau. Les utilisateurs sont ainsi capables de les visualiser d'un seul coup d'œil, de comprendre les liens entre elles et de les hiérarchiser en fonction de l'urgence et de l'importance pour accélérer la progression de leur projet.
  • Planification des tâches : planifiez et attribuez des tâches tout en allouant du temps et des ressources à chaque sous-tâche. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs du logiciel de gestion de tâches peuvent fixer des délais pour leurs projets, fixer des échéances, associer les activités aux utilisateurs et estimer le nombre d'heures que chaque employé doit consacrer à chaque tâche. Le logiciel peut comporter des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt, des sprints de type Scrum, des formulaires de demande personnalisés, des affectations de tâches automatisées et des flux de travail partagés sur un même tableau de bord.
  • Identification des tâches : marquez et étiquetez les tâches et sous-tâches pour les organiser. Cette fonctionnalité offre aux utilisateurs la possibilité de classer et de trier les tâches, souvent à l'aide d'un code couleur indiquant les niveaux de priorité. Les balises et les marqueurs permettent également aux utilisateurs d'ajouter des informations aux tâches qui leur sont assignées directement par le biais de liens URL et de notifications par courriel. Ainsi, ils n'ont pas à rechercher leurs tâches dans tout le calendrier.
  • Suivi des tâches et des projets : suivez l'évolution d'un projet tout au long de son cycle de vie, de son lancement à sa clôture. Les logiciels de suivi de tâches peuvent couvrir la plupart des phases d'un projet, notamment la planification, le déroulement, le suivi, le contrôle et l'achèvement. Grâce à cet outil, les responsables peuvent suivre les Indicateurs Clés de Performance (en anglais KPI ou Key Performance Indicator), d'autant plus que de nombreux outils sont dotés de fonctions d'analyse et de rapports intégrés.
  • Alertes et notifications : suivez les étapes atteintes, les échéances et les mises à jour en notifiant les membres de l'équipe et les autres parties prenantes en temps réel. Les outils de suivi de tâches doivent pouvoir alerter les utilisateurs en temps réel lorsqu'une nouvelle mission est créée, qu'une mise à jour a lieu, qu'une étape est atteinte ou que le système rencontre une erreur. Ces alertes peuvent être envoyées par courriel, par une fenêtre surgissante du navigateur, par une notification poussée ou dans l'application.
  • Gestion des tâches récurrentes : copiez les tâches et programmez-les à des moments précis de la journée, de la semaine, du mois ou de l'année. Dans des secteurs comme le marketing, les soins de santé, la gestion immobilière, la comptabilité et l'ingénierie, certaines tâches sont répétitives et incontournables. Au lieu de construire un scénario de gestion de projet à partir de zéro, les chefs d'équipe peuvent automatiser la création de projets et programmer les tâches pour éviter les tâches redondantes.
  • Suivi du temps : suivez le temps passé par tous les membres de l'équipe sur leurs tâches. Ainsi, les chefs d'équipe sont à même de suivre l'allocation des ressources, le progrès et l'engagement des employés. Avec le temps, un outil de suivi des tâches peut analyser les niveaux d'activité des employés, comparer la participation aux projets entre les équipes et identifier les individus qui excellent ou sont en retard sur leurs collègues en termes de performance.

Le catalogue de logiciels de Capterra comprend des outils de gestion de tâches dotés de ces fonctionnalités et de nombreuses autres. Le répertoire Capterra permet de trouver l'application de gestion de tâches idéale pour une affaire canadienne. Les filtres à disposition permettent de réduire les logiciels de manière à ce qu'il ne reste qu'un seul candidat, qui remplit toutes les conditions requises pour l’entreprise.

Que faut-il prendre en compte lors de l'achat d'une application de gestion de tâches au Canada?

La sélection d’une application de gestion de tâches doit être moins une question d'esthétique que de praticité. La valeur d'une application réside dans sa capacité à relever trois défis majeurs de la gestion de projet : la communication, la visibilité et la portée. À cette fin, les gestionnaires et chefs d’entreprise doivent tenir compte de trois éléments clés lors de l'achat d'un logiciel de gestion de tâches :

  • Répond-il aux besoins de l'entreprise? Selon le type d'entreprise, un simple outil de suivi des tâches sans fonctionnalités superflues peut ne pas être suffisant. Les dirigeants soucieux de la croissance de leur entreprise peuvent opter pour des logiciels évolutifs, de type SaaS. Ceux-ci peuvent s'intégrer à des outils existants ou fournir un couplage API (Application Programming Interface) afin de pouvoir développer leur pile logicielle en continu et de gagner en complexité. Les entreprises canadiennes sont en mesure de trouver des outils qui répondent à leurs attentes, dans les limites de leur budget, en comparant les plans tarifaires et les fonctionnalités en parallèle sur le catalogue de Capterra.
  • Ce logiciel est-il spécifique à un marché? Bien que la plupart des applications de gestion de tâches s'adressent à un large public, certains secteurs d'activité ont besoin d'outils spécifiques à leur marché. Par exemple, les utilisateurs des secteurs de la santé, de la logistique, de la construction ou de la traduction peuvent constater que seule une poignée d'applications répond à leurs besoins en termes de praticité, de fonctionnalité, de conformité et de respect de la loi. Lorsqu'il s'agit de logiciels de gestion de tâches pour une entreprise internationale, cela est d'autant plus important, car les lois sur le travail et la confidentialité diffèrent d'un pays à l'autre.
  • Facilite-t-il la transparence? La communication et la visibilité sont les piliers de la gestion de projet. Les outils de gestion des tâches qui ne facilitent pas la collaboration en temps réel, la visualisation instantanée et l'accès immédiat aux données pour les parties prenantes ne répondent pas à ces exigences de base. En accédant aux tableaux Kanban et aux diagrammes de Gantt en temps réel, les employés peuvent visualiser instantanément l'impact de leur travail tout en restant au fait des changements et en voyant sur quoi leurs collègues travaillent. Il est tout aussi indispensable de proposer un contenu multilingue et multiappareils que de permettre aux utilisateurs d'accéder aux données en temps réel, d'envoyer des notifications poussées en cas de notifications et de communiquer des rappels d'échéance.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion de tâches au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion de tâches reflètent une transition de la gestion de projet conventionnelle basée sur des tableurs vers une technologie plus sophistiquée et spécifique à l'entreprise. Comme ces logiciels automatisent et rationalisent de nombreuses phases et tâches liées à la gestion de projet, il va de soi que de plus en plus d'entreprises au Canada les adopteront. Tandis que certaines développeront leurs propres outils, beaucoup s'abonneront à des prestataires de services capables de s'adapter rapidement à ces nouvelles tendances en matière de logiciels de gestion de tâches :

  • La dépendance à l'égard de l'IA (intelligence artificielle) est croissante : de nos jours, l'IA fait partie intégrante des outils de gestion de tâches. Ce phénomène s'explique par la demande sans cesse croissante d'un travail plus rapide et plus efficace qui stimule la compétitivité. En l'intégrant à leurs processus opérationnels, les entreprises du Canada automatisent leurs flux de travail et se débarrassent des éléments superflus et redondants. Toutefois, si l’apprentissage automatique et les robots conversationnels peuvent automatiser et accélérer des opérations complexes, ils peuvent laisser des indicateurs non tangibles passer à travers les mailles du filet. Les machines ne peuvent pas quantifier la valeur de l'interaction humaine, favorisant les employés rapides et efficaces au détriment de ceux qui sont peut-être plus lents, mais plus efficaces. Les outils d'IA sont à la hauteur de leur programmation et le point faible de nombreux outils de gestion de tâches réside dans le fait que leur programmation n'est pas visible ou accessible aux utilisateurs réguliers.
  • Essor de l'IdO (Internet des objets) : Dans des secteurs comme la construction, la logistique, les soins de santé et la vente, les utilisateurs s'appuient sur les données fournies par les appareils IdO pour déterminer quand lancer certaines tâches ou mener à bien un projet. Par exemple, des employés sont affectés à la réparation d'un capteur ou à l'approche d'un acheteur qui utilise un terminal helpdesk. Selon une étude de Gartner citée dans Digitalisation's Impact on PPM Practices and the PMO (en anglais), l'IdO gagne du terrain dans la collecte et l’analyse des données. De nos jours, les chefs de projet et les entreprises s'efforcent de trouver des outils qui répondent à leurs besoins en termes de taille d'équipe, de collaboration, de présentation, de fonctionnalités et d'adaptabilité. Cependant, il est facile de se laisser submerger par les tendances et la couverture médiatique au lieu de se concentrer sur les fonctionnalités clés destinées aux entreprises ou aux projets spécifiques.
  • La préparation à la mobilité est indispensable : l'accès mobile est une exigence clé depuis un certain temps. Les logiciels de gestion de tâches adaptés aux téléphones intelligents et tablettes permettent aux utilisateurs de suivre leurs tâches, de collaborer, d'établir des rapports et de communiquer en tout lieu et à tout moment. Les applications mobiles sont essentielles pour les employés à distance qui ont besoin d'accéder aux tableaux de bord des projets à toute heure, et ce, dès leur intégration dans l'entreprise. Néanmoins, à mesure que les appareils mobiles évoluent, avec des modèles à double écran, pliables et qui occupent le devant de la scène, cette tendance clé pourrait présenter davantage de défis pour les applications de gestion de tâches.
  • L'utilisation des robots conversationnels est la prochaine grande tendance : les utilisateurs s'habituent à avoir des robots conversationnels sur la quasi-totalité des applications auxquelles ils accèdent. Ces agents virtuels contribuent à automatiser les tâches, les flux de travail, les rapports, les notifications et presque tous les autres aspects de la gestion de tâches. Ils servent également à guider les nouveaux utilisateurs dans les différentes sections du tableau de bord en leur suggérant des moyens d'automatiser leur travail. De même, ils sont en mesure de connecter le gestionnaire de tâches à d'autres outils internes, tels que les bases de données clients, les bases de connaissances et les archives de rapports. Cependant, la qualité de leur travail est directement proportionnelle à la qualité de leur code et ils sont vulnérables aux biais sociaux.
  • Des délais plus serrés : pour les entreprises compétitives, la vitesse est une évidence et les délais sont plus stricts d'année en année. Aujourd’hui, les entreprises intègrent davantage de logiciels et automatisent une plus grande partie de leurs tâches. Ce faisant, les affaires canadiennes s'attendent à ce que les délais de leurs projets s'alignent, ce qui raccourcit les phases cruciales de gestion des risques et d'intégration des cycles de vie des projets. Toutefois, les entreprises doivent également tenir compte de la gestion du changement et des défis qu'elle entraîne, en budgétisant et en allouant du temps pour la mise en œuvre de nouveaux logiciels.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

  1. Digitalization’s Impact on PPM Practices and the PMO by 2030 (Impact de la digitalisation sur les pratiques PPM et le PMO d'ici 2030) - Gartner.com (Date de consultation : lundi 18 avril 2022)
  2. Qu’est-ce que la gestion des risques dans un projet? - Blogue de Capterra Canada francophone (Date de consultation : lundi 19 septembre 2022)
  3. What are OKRs and how can SMEs use them? (Que sont les OKR et comment les PME peuvent-elles les utiliser?) - Blogue de Capterra Canada anglophone (Date de consultation : lundi 19 septembre 2022)