Logiciels de gestion de tâches

Introduction

Les logiciels de gestion de tâches sont des applications qui permettent à des groupes de professionnels de travailler ensemble au sein d'équipes pour mener à bien des projets. Ils automatisent la répartition des tâches, le suivi et les rapports d'avancement, réduisant ainsi la charge de travail des membres de l'équipe et de leurs responsables, tout en garantissant la transparence et les responsabilités au sein de l'organisation.

Les applications de gestion de tâches profitent à de nombreux professionnels, notamment les chefs de projet, les responsables de programme et les chefs de produit. Ils sont parfaitement adaptés à une utilisation dans des environnements collaboratifs, tels que le développement web, la gestion locative, l'administration des soins de santé, la publicité, la finance, la construction et les travaux d'ingénierie. Mais aussi dans le cas de ventes externes, d'études de marché et d'activités de prospection politique ou d’OBNL.

Une application de gestion de tâches aide les chefs d'équipe à orchestrer les tâches d'un projet et à stimuler la productivité de l'équipe. Cela se fait en exploitant pleinement les talents et les ressources disponibles pour atteindre les objectifs du projet en aussi peu de temps que possible. Elle comporte généralement un affichage basé sur un calendrier avec des tâches codées en couleur, des options de saisie manuelle et automatique, des rappels de délais et des contrôles de progression automatisés. Un seul tableau de bord permet de regrouper les objectifs, les listes de contrôle et les fichiers de tâches de l'équipe. Ainsi, les membres de l'équipe sont synchrones, suivent les progrès en temps réel et collaborent sur les mêmes objectifs et OKR (plus d’informations sur le sujet dans notre article consacré aux Objective and Key Results, en anglais).

Ces applications sont essentiellement des outils de suivi des tâches et de rapport d'avancement. Elles partagent certaines de leurs fonctionnalités avec les outils de gestion de projets, les logiciels de workflow (flux de travail), les logiciels de management des idées et les outils de télétravail.

Les logiciels de gestion de tâches revêtent également une dimension budgétaire. Comme ils peuvent régulièrement être utilisés pour l'allocation des créneaux et le suivi des délais, des talents et des ressources, ils entrent souvent dans des catégories telles que les logiciels de suivi des notes de frais et les logiciels de gestion des exigences. Les professionnels peuvent ainsi choisir d'utiliser plusieurs outils spécialisés ou un seul, plus complet, pour gérer plusieurs projets.

Les outils logiciels de suivi des tâches diffèrent en termes de conception et de fonctionnalité selon leurs utilisateurs cibles. Certains ont été conçus pour des secteurs verticaux très spécifiques, comme l'ingénierie, le développement web et les soins de santé. Cependant, la plupart d'entre eux sont compatibles avec tous les secteurs d'activité et peuvent fonctionner dans pratiquement tous les environnements d'équipe, car ils sont tous dotés de quelques fonctionnalités de base :

• Saisissez les objectifs et organiser les projets.
• Créez des tâches et sous-tâches nouvelles et récurrentes.
• Associez les tâches aux talents et attribuez-les.
• Suivez l'activité de l'équipe et l'avancement du projet en temps réel.
• Collaborez avec les membres de l'équipe sur des dossiers et des tâches à partir du même tableau de bord.
• Consultez l'engagement des membres de l'équipe et coordonnez les activités pour combler les lacunes.
• Identifiez les goulots d'étranglement et les défis, tout en mettant à jour les tâches si nécessaire.
• Comptabilisez les heures de travail et comparez-les aux prévisions initiales.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de tâches?

Les logiciels de gestion de tâches sont conçus pour aider les professionnels du Canada à effectuer leur travail en équipe en planifiant les tâches, en rendant compte de leur avancement et en suivant le temps passé sur les projets. Partie intégrante des efforts de gestion de projet, la gestion des tâches permet aux gestionnaires de segmenter leurs projets en tâches réalisables et quantifiables. Ces outils permettent également d’organiser les tâches de l’équipe de manière séquentielle pour assurer la fluidité des tâches et des informations.

Grâce aux logiciels de gestion des tâches et des équipes, les chefs de projet peuvent planifier, distribuer, programmer et contrôler les tâches individuelles et l'engagement des membres de l'équipe. Cela s'applique à de nombreux domaines, notamment les soins de santé, l'ingénierie, la traduction, la gestion locative, le développement de logiciels, les études de marché, l'administration de la sécurité et les assurances. Ainsi, les chefs d'équipe chargés de la gestion des tâches peuvent endosser divers rôles, notamment ceux de chef de projet, de chef de service, de chef de programme, de chef de contrat, de chef de propriété, de chef de produit ou tout autre type de poste de direction au sein de l'entreprise.

Bien que certains outils soient conçus pour des secteurs verticaux spécifiques, la plupart tenteront de s'aligner sur les besoins d'une base d'utilisateurs hétérogène. Par conséquent, l'interface utilisateur est généralement dépourvue de code et répond aux besoins de personnes ayant des compétences informatiques variées. Les applications de gestion de tâches sont souvent basées sur le web, mais de nombreux développeurs proposent également des applications Android et iOS pour faciliter la saisie et le suivi des données pour les équipes distribuées et les équipes internes.

Tandis que certaines entreprises développent des outils de gestion de tâches propriétaires dans le cadre de leur pile logicielle, la plupart opteront pour des applications infonuagiques et disponibles par le biais d'abonnements de type SaaS. D'autres choisiront le modèle hybride, en exploitant pleinement les fonctionnalités disponibles dans l'application qu'elles achètent, mais en choisissant de stocker les données sensibles dans les locaux de l'entreprise.

Selon le type de projet, les chefs d'équipe peuvent utiliser leurs outils logiciels de gestion des tâches pour les fonctionnalités spécifiques à ce type d'application. Cela comprend les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban, les sprints Scrum, les graphiques d'avancement et d'autres cadres et méthodes qui peuvent automatiser leur travail et concrétiser leurs projets.

Quels sont les avantages des logiciels de gestion de tâches?

Les avantages des logiciels de gestion de tâches résident principalement dans le fait qu'ils aident les entreprises canadiennes à rationaliser le cycle de vie des projets. Qu'il s'agisse de permettre la communication au sein de l'entreprise, de faciliter la collaboration simultanée sur plusieurs projets ou d'identifier les goulots d'étranglement et les défis avant qu'ils ne s'aggravent, les outils de gestion de tâches sont sources d'économies. Il est notamment possible de classer les avantages des applications de gestion de tâches comme suit :

• Hausse de la productivité : donnez aux gestionnaires la possibilité de diviser un projet en sections plus petites en répartissant les tâches entre des équipes spécifiques, en attribuant des sous-tâches aux membres de l'équipe de leur choix et en répartissant les ressources de manière à couvrir chaque tâche. Ils peuvent associer instantanément les tâches aux employés en envoyant des notifications du projet en temps réel pour s'assurer que chaque membre de l'équipe comprenne son rôle et son ordre dans la file d'attente.
• Optimisation des flux de travail : comme d'autres logiciels de gestion du travail, les outils de planification des tâches sont très performants pour indiquer aux utilisateurs les tâches qui nécessitent une attention particulière, qui prennent du temps ou qui nuisent à d'autres projets. Au lieu de relancer les employés et leur demander des rapports d'avancement, les logiciels de gestion de tâches permettent l’accès autonome à toutes les informations dont ils ont besoin. Grâce à ces outils, les chefs de projet sont en mesure de réaffecter ou de hiérarchiser d'autres tâches pour alléger la charge de travail, de trouver des solutions de contournement ou de réévaluer leurs options. Par ailleurs, comme les informations sur le projet sont accessibles à toutes les parties prenantes à tout moment, les collègues peuvent intervenir de manière proactive pour s'entraider et limiter les retards.
• Budgétisation réaliste : grâce à un enregistrement permanent, précis et aisé des délais, des talents et des ressources consacrés à chaque projet, le logiciel de gestion de tâches permet à l'entreprise de budgétiser plus simplement les projets actuels et futurs. Si tous les logiciels de gestion de tâches d'entreprise ne permettent pas aux utilisateurs de consigner leurs dépenses et leurs besoins, la plupart d'entre eux proposent au minimum la saisie des heures de travail. Ces informations peuvent être partagées avec les services de la comptabilité, de paie et financier afin de prévoir les frais généraux et les salaires, mais aussi d'apporter les ajustements nécessaires aux factures.
• Gestion centralisée : dans les grandes entreprises où les équipes sont dispersées, il est plus facile de tenir tout le monde informé grâce à un logiciel de gestion de tâches. Les collègues ont accès à distance et en toute sécurité aux informations qu'ils sont autorisés à consulter et peuvent collaborer en temps réel pour que les projets interrégionaux atteignent leurs objectifs sans contraintes de fuseau horaire.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de tâches?

Les fonctionnalités des logiciels de gestion de tâches sont aussi variées que les applications elles-mêmes. Cependant, tous les outils de gestion des tâches, des plus rudimentaires aux plus complexes, présentent au moins huit fonctionnalités de base. À continuation les fonctionnalités les plus courantes des logiciels de gestion de tâches :

• Modification et mise à jour des tâches : modifiez et mettez à jour les tâches en fonction des exigences du projet et de la disponibilité des ressources. Ces opérations sont facilitées grâce aux menus déroulants, aux outils de glisser-déposer, à la saisie automatique et à d'autres outils de ce type qui réduisent la charge de travail des chefs d'équipe et éliminent les besoins en expertise de programmation.
• Révision et hiérarchisation des sous-tâches : divisez les tâches en sous-tâches exploitables pour une gestion à un microniveau. Les utilisateurs sont ainsi capables de les visualiser d'un seul coup d'œil, de comprendre les liens entre elles et de les hiérarchiser en fonction de l'urgence et de l'importance pour accélérer la progression de leur projet.
• Planification des tâches : planifiez et attribuez des tâches tout en allouant du temps et des ressources à chaque sous-tâche. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs du logiciel de gestion de tâches peuvent fixer des délais pour leurs projets, fixer des échéances, associer les activités aux utilisateurs et estimer le nombre d'heures que chaque employé doit consacrer à chaque tâche. Le logiciel peut comporter des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt, des sprints de type Scrum, des formulaires de demande personnalisés, des affectations de tâches automatisées et des flux de travail partagés sur un même tableau de bord.
• Identification des tâches : marquez et étiquetez les tâches et sous-tâches pour les organiser. Cette fonctionnalité offre aux utilisateurs la possibilité de classer et de trier les tâches, souvent à l'aide d'un code couleur indiquant les niveaux de priorité. Les balises et les marqueurs permettent également aux utilisateurs d'ajouter des informations aux tâches qui leur sont assignées directement par le biais de liens URL et de notifications par courriel. Ainsi, ils n'ont pas à rechercher leurs tâches dans tout le calendrier.
• Suivi des tâches et des projets : suivez l'évolution d'un projet tout au long de son cycle de vie, de son lancement à sa clôture. Les logiciels de suivi de tâches peuvent couvrir la plupart des phases d'un projet, notamment la planification, le déroulement, le suivi, le contrôle et l'achèvement. Grâce à cet outil, les responsables peuvent suivre les Indicateurs Clés de Performance (en anglais KPI ou Key Performance Indicator), d'autant plus que de nombreux outils sont dotés de fonctions d'analyse et de rapports intégrés.
• Alertes et notifications : suivez les étapes atteintes, les échéances et les mises à jour en notifiant les membres de l'équipe et les autres parties prenantes en temps réel. Les outils de suivi de tâches doivent pouvoir alerter les utilisateurs en temps réel lorsqu'une nouvelle mission est créée, qu'une mise à jour a lieu, qu'une étape est atteinte ou que le système rencontre une erreur. Ces alertes peuvent être envoyées par courriel, par une fenêtre surgissante du navigateur, par une notification poussée ou dans l'application.
• Gestion des tâches récurrentes : copiez les tâches et programmez-les à des moments précis de la journée, de la semaine, du mois ou de l'année. Dans des secteurs comme le marketing, les soins de santé, la gestion immobilière, la comptabilité et l'ingénierie, certaines tâches sont répétitives et incontournables. Au lieu de construire un scénario de gestion de projet à partir de zéro, les chefs d'équipe peuvent automatiser la création de projets et programmer les tâches pour éviter les tâches redondantes.
• Suivi du temps : suivez le temps passé par tous les membres de l'équipe sur leurs tâches. Ainsi, les chefs d'équipe sont à même de suivre l'allocation des ressources, le progrès et l'engagement des employés. Avec le temps, un outil de suivi des tâches peut analyser les niveaux d'activité des employés, comparer la participation aux projets entre les équipes et identifier les individus qui excellent ou sont en retard sur leurs collègues en termes de performance.

Le catalogue de logiciels de Capterra comprend des outils de gestion de tâches dotés de ces fonctionnalités et de nombreuses autres. Le répertoire Capterra permet de trouver l'application de gestion de tâches idéale pour une affaire canadienne. Les filtres à disposition permettent de réduire les logiciels de manière à ce qu'il ne reste qu'un seul candidat, qui remplit toutes les conditions requises pour l’entreprise.

Que faut-il prendre en compte lors de l'achat d'une application de gestion de tâches au Canada?

La sélection d’une application de gestion de tâches doit être moins une question d'esthétique que de praticité. La valeur d'une application réside dans sa capacité à relever trois défis majeurs de la gestion de projet : la communication, la visibilité et la portée. À cette fin, les gestionnaires et chefs d’entreprise doivent tenir compte de trois éléments clés lors de l'achat d'un logiciel de gestion de tâches :

• Répond-il aux besoins de l'entreprise? Selon le type d'entreprise, un simple outil de suivi des tâches sans fonctionnalités superflues peut ne pas être suffisant. Les dirigeants soucieux de la croissance de leur entreprise peuvent opter pour des logiciels évolutifs, de type SaaS. Ceux-ci peuvent s'intégrer à des outils existants ou fournir un couplage API (Application Programming Interface) afin de pouvoir développer leur pile logicielle en continu et de gagner en complexité. Les entreprises canadiennes sont en mesure de trouver des outils qui répondent à leurs attentes, dans les limites de leur budget, en comparant les plans tarifaires et les fonctionnalités en parallèle sur le catalogue de Capterra.
• Ce logiciel est-il spécifique à un marché? Bien que la plupart des applications de gestion de tâches s'adressent à un large public, certains secteurs d'activité ont besoin d'outils spécifiques à leur marché. Par exemple, les utilisateurs des secteurs de la santé, de la logistique, de la construction ou de la traduction peuvent constater que seule une poignée d'applications répond à leurs besoins en termes de praticité, de fonctionnalité, de conformité et de respect de la loi. Lorsqu'il s'agit de logiciels de gestion de tâches pour une entreprise internationale, cela est d'autant plus important, car les lois sur le travail et la confidentialité diffèrent d'un pays à l'autre.
• Facilite-t-il la transparence? La communication et la visibilité sont les piliers de la gestion de projet. Les outils de gestion des tâches qui ne facilitent pas la collaboration en temps réel, la visualisation instantanée et l'accès immédiat aux données pour les parties prenantes ne répondent pas à ces exigences de base. En accédant aux tableaux Kanban et aux diagrammes de Gantt en temps réel, les employés peuvent visualiser instantanément l'impact de leur travail tout en restant au fait des changements et en voyant sur quoi leurs collègues travaillent. Il est tout aussi indispensable de proposer un contenu multilingue et multiappareils que de permettre aux utilisateurs d'accéder aux données en temps réel, d'envoyer des notifications poussées en cas de notifications et de communiquer des rappels d'échéance.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion de tâches au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion de tâches reflètent une transition de la gestion de projet conventionnelle basée sur des tableurs vers une technologie plus sophistiquée et spécifique à l'entreprise. Comme ces logiciels automatisent et rationalisent de nombreuses phases et tâches liées à la gestion de projet, il va de soi que de plus en plus d'entreprises au Canada les adopteront. Tandis que certaines développeront leurs propres outils, beaucoup s'abonneront à des prestataires de services capables de s'adapter rapidement à ces nouvelles tendances en matière de logiciels de gestion de tâches :

• La dépendance à l'égard de l'IA (intelligence artificielle) est croissante : de nos jours, l'IA fait partie intégrante des outils de gestion de tâches. Ce phénomène s'explique par la demande sans cesse croissante d'un travail plus rapide et plus efficace qui stimule la compétitivité. En l'intégrant à leurs processus opérationnels, les entreprises du Canada automatisent leurs flux de travail et se débarrassent des éléments superflus et redondants. Toutefois, si l’apprentissage automatique et les robots conversationnels peuvent automatiser et accélérer des opérations complexes, ils peuvent laisser des indicateurs non tangibles passer à travers les mailles du filet. Les machines ne peuvent pas quantifier la valeur de l'interaction humaine, favorisant les employés rapides et efficaces au détriment de ceux qui sont peut-être plus lents, mais plus efficaces. Les outils d'IA sont à la hauteur de leur programmation et le point faible de nombreux outils de gestion de tâches réside dans le fait que leur programmation n'est pas visible ou accessible aux utilisateurs réguliers.
• Essor de l'IdO (Internet des objets) : Dans des secteurs comme la construction, la logistique, les soins de santé et la vente, les utilisateurs s'appuient sur les données fournies par les appareils IdO pour déterminer quand lancer certaines tâches ou mener à bien un projet. Par exemple, des employés sont affectés à la réparation d'un capteur ou à l'approche d'un acheteur qui utilise un terminal helpdesk. Selon une étude de Gartner citée dans Digitalisation's Impact on PPM Practices and the PMO (en anglais), l'IdO gagne du terrain dans la collecte et l’analyse des données. De nos jours, les chefs de projet et les entreprises s'efforcent de trouver des outils qui répondent à leurs besoins en termes de taille d'équipe, de collaboration, de présentation, de fonctionnalités et d'adaptabilité. Cependant, il est facile de se laisser submerger par les tendances et la couverture médiatique au lieu de se concentrer sur les fonctionnalités clés destinées aux entreprises ou aux projets spécifiques.
• La préparation à la mobilité est indispensable : l'accès mobile est une exigence clé depuis un certain temps. Les logiciels de gestion de tâches adaptés aux téléphones intelligents et tablettes permettent aux utilisateurs de suivre leurs tâches, de collaborer, d'établir des rapports et de communiquer en tout lieu et à tout moment. Les applications mobiles sont essentielles pour les employés à distance qui ont besoin d'accéder aux tableaux de bord des projets à toute heure, et ce, dès leur intégration dans l'entreprise. Néanmoins, à mesure que les appareils mobiles évoluent, avec des modèles à double écran, pliables et qui occupent le devant de la scène, cette tendance clé pourrait présenter davantage de défis pour les applications de gestion de tâches.
• L'utilisation des robots conversationnels est la prochaine grande tendance : les utilisateurs s'habituent à avoir des robots conversationnels sur la quasi-totalité des applications auxquelles ils accèdent. Ces agents virtuels contribuent à automatiser les tâches, les flux de travail, les rapports, les notifications et presque tous les autres aspects de la gestion de tâches. Ils servent également à guider les nouveaux utilisateurs dans les différentes sections du tableau de bord en leur suggérant des moyens d'automatiser leur travail. De même, ils sont en mesure de connecter le gestionnaire de tâches à d'autres outils internes, tels que les bases de données clients, les bases de connaissances et les archives de rapports. Cependant, la qualité de leur travail est directement proportionnelle à la qualité de leur code et ils sont vulnérables aux biais sociaux.
• Des délais plus serrés : pour les entreprises compétitives, la vitesse est une évidence et les délais sont plus stricts d'année en année. Aujourd’hui, les entreprises intègrent davantage de logiciels et automatisent une plus grande partie de leurs tâches. Ce faisant, les affaires canadiennes s'attendent à ce que les délais de leurs projets s'alignent, ce qui raccourcit les phases cruciales de gestion des risques et d'intégration des cycles de vie des projets. Toutefois, les entreprises doivent également tenir compte de la gestion du changement et des défis qu'elle entraîne, en budgétisant et en allouant du temps pour la mise en œuvre de nouveaux logiciels.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Digitalization’s Impact on PPM Practices and the PMO by 2030 (Impact de la digitalisation sur les pratiques PPM et le PMO d'ici 2030) - Gartner.com (Date de consultation : lundi 18 avril 2022)
2. Qu’est-ce que la gestion des risques dans un projet? - Blogue de Capterra Canada francophone (Date de consultation : lundi 19 septembre 2022)
3. What are OKRs and how can SMEs use them? (Que sont les OKR et comment les PME peuvent-elles les utiliser?) - Blogue de Capterra Canada anglophone (Date de consultation : lundi 19 septembre 2022)