Logiciels de gestion de flotte automobile

Logiciel de gestion de flotte automobile

Un logiciel de gestion de flotte automobile aide les propriétaires, les gestionnaires et les décideurs à gérer leur parc automobile au quotidien. Cela peut inclure le suivi des opérations du parc automobile, l'analyse des performances et la maintenance des véhicules. Ce type de logiciels peut être utile aux propriétaires d'entreprises dans un large éventail de secteurs et de domaines où la gestion et l'entretien des parcs automobiles doivent être assurés. Parmi les exemples les plus courants, citons les fournisseurs de services de livraison ou de courrier dans des domaines tels que l'alimentation, la vente au détail et le commerce en ligne.

Grâce à l'utilisation efficace d'un gestionnaire de flotte automobile de haute qualité, les chefs d'entreprise et les gestionnaires de parc automobile peuvent suivre ou surveiller les performances et le comportement des conducteurs, optimiser les itinéraires, localiser des véhicules spécifiques au sein d'un parc automobile, attribuer des tâches spécifiques aux conducteurs, programmer les tâches de maintenance, surveiller les dépenses liées au carburant, aux taxes et à l'entretien des véhicules, mais également gérer plusieurs autres domaines liés à la logistique et à la disponibilité des véhicules ou des conducteurs. Certains logiciels de gestion de parc automobile sont destinés aux entreprises d'un secteur spécifique, comme la livraison de nourriture ou les services de transporteur. Cependant, d'autres options sont beaucoup plus générales et peuvent être utilisées par pratiquement tout gestionnaire d'une entreprise ou d'un service de gestion de flotte.

En termes de fonctionnalités de base, les logiciels de gestion de parc automobile peuvent être classés dans la même catégorie que diverses solutions similaires, comme les logiciels de gestion des interventions et les logiciels pour régulateur des transports. Compte tenu du large éventail d'options disponibles, ces logiciels peuvent souvent remplacer les logiciels de planification d'itinéraire et les logiciels de traceur GPS. Dans certains cas, les solutions de gestion de flotte automobile peuvent également être intégrées à ces outils connexes si ceux-ci sont déjà utilisés.

Les caractéristiques précises des solutions de cette catégorie peuvent varier, surtout si elles sont destinées à un secteur d'activité spécifique. Néanmoins, plusieurs fonctionnalités permettent de définir la catégorie, ainsi que certaines caractéristiques de la grande majorité des solutions de haute qualité. En général, lorsque vous utilisez un gestionnaire de flotte, vous devez être en mesure d'effectuer les actions suivantes :

• Attribuer des missions ou des tâches à des conducteurs spécifiques, puis suivre leur localisation et leur progression grâce à un suivi en temps réel.
• Utiliser un traceur GPS pour connaître la position actuelle de tous les véhicules, ainsi que leurs destinations et autres emplacements stratégiques.
• Surveiller le trafic, planifier et optimiser les itinéraires afin que les trajets soient aussi efficaces et rentables que possible.
• Gérer votre personnel, y compris les horaires, la disponibilité des conducteurs, leurs performances et d'autres informations clés.
• Gérer les dossiers des véhicules, y compris les historiques d'entretien et la consommation de carburant et programmer les interventions de maintenance ultérieures.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flotte automobile?

Un logiciel de gestion de flotte automobile aide les gestionnaires ou responsables de parcs automobiles dans leurs opérations quotidiennes. Il peut s'agir de la gestion de la main-d'œuvre elle-même, de l'attribution de tâches aux différents membres de l'équipe, du suivi de l'avancement des missions, de la gestion de la flotte de véhicules elle-même, y compris la programmation des travaux d'entretien et l'enregistrement de la consommation de carburant et opérations d'entretien antérieures.

En définitive, les gestionnaires de flotte peuvent aider les entreprises à optimiser leurs prestations et à améliorer leur efficacité. Par exemple, la localisation de chaque véhicule peut être suivie en permanence grâce à la technologie GPS et les itinéraires peuvent être planifiés et modifiés pour maximiser le rythme des opérations et éviter les retards inutiles. En outre, le logiciel peut aider les entreprises à s'assurer que leurs véhicules soient en parfait état de marche, tandis que les informations financières peuvent également être enregistrées et analysées.

Parmi les autres informations qui peuvent être gérées par les logiciels de gestion de parc automobile, on peut citer les dossiers fiscaux et les journaux de bord des conducteurs, le logiciel pouvant être un outil de contrôle de la conformité particulièrement utile. Bien que les logiciels de cette catégorie puissent être utilisés par toute entreprise ayant une flotte de véhicules à surveiller et à gérer, les solutions de gestion de flotte automobile sont plus courantes dans les entreprises de livraison et de transporteur des secteurs de l'alimentation, du commerce de détail et du commerce en ligne.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de parc automobile?

Les avantages d'un logiciel de gestion de parc automobile sont nombreux, car le logiciel peut optimiser toutes sortes de processus, depuis les performances financières d'une entreprise jusqu'aux performances de chaque conducteur. Le logiciel peut contribuer à la planification et à la logistique, à la bonne maintenance des véhicules et à la fourniture d'informations actualisées sur la progression d'un conducteur dans l'exécution d'une tâche spécifique. Ceci étant dit, certains des avantages les plus significatifs liés à l'utilisation de ce type de logiciel permettront aux utilisateurs de :

• Suivre les véhicules et optimiser la disponibilité : l'un des principaux avantages dont peuvent bénéficier les entreprises canadiennes et étrangères utilisant un logiciel de gestion de parc automobile est la possibilité de suivre les véhicules au sein d'un parc automobile et d'optimiser leur disponibilité. Ces avantages peuvent se manifester à travers plusieurs aspects. Ainsi, les tâches peuvent être réparties de manière à ce qu'au moins un véhicule se trouve toujours à portée immédiate, ce qui réduit les retards. Par ailleurs, les informations relatives à la maintenance peuvent être contrôlées, des mesures préventives peuvent être prises pour éviter les problèmes et les entreprises peuvent éviter les situations où les véhicules se retrouvent inexploitables. Le maintien en service de la totalité de la flotte et l'adoption d'une approche stratégique de l'attribution des tâches peuvent garantir qu'il y aura toujours un véhicule disponible pour répondre à une nouvelle mission ou à un pic d'activité soudain. Cet article explique en détail comment choisir son logiciel d’optimisation d’itinéraire afin d’être le plus efficace possible.
• Stimuler les résultats financiers en réduisant les coûts : un autre avantage important du logiciel de gestion de parc automobile est sa capacité à suivre et à gérer les coûts liés aux opérations du parc automobile. La plupart des solutions de haute qualité permettent aux gestionnaires de parc automobile de suivre la consommation de carburant et de gérer les coûts associés. Il sera en outre généralement possible de gérer les informations fiscales pertinentes et de suivre les coûts associés aux réparations des véhicules. Tout cela permet d'identifier des tendances, tandis que la visualisation de la répartition des dépenses peut permettre de sensibiliser les responsables de parcs automobiles aux problèmes de performance financière dans certains domaines. Lorsque toutes ces informations sont rassemblées et facilement accessibles, il est beaucoup plus facile pour les responsables d'optimiser une stratégie financière, de réduire les coûts et d'améliorer les résultats financiers globaux.
• Adopter des mesures pour contrôler la conformité : les entreprises exploitant des parcs automobiles doivent souvent gérer plusieurs domaines de conformité, notamment le paiement des taxes, l'assurance des véhicules et des conducteurs et le contrôle technique de chaque véhicule, en veillant notamment à ce qu'il passe le contrôle technique. La gestion de toutes ces informations relatives à un parc automobile est compliquée et certains renseignements peuvent facilement être négligés. Ces difficultés sont d'autant plus grandes en présence de parcs automobiles plus importants ou d'entreprises comptant de nombreux employés. En adoptant un système de gestion de parc automobile efficace, les entreprises peuvent éviter de négliger accidentellement des mesures importantes qui doivent être prises pour s'assurer que l'entreprise est entièrement conforme aux règles, aux règlements et à la législation.
• Améliorer les performances et le comportement des conducteurs : les entreprises exploitant une flotte automobile doivent également bien appréhender les performances de leurs employés et savoir si certains comportements indésirables doivent être corrigés avant que les prestations puissent être pleinement optimisées. Le module de traceur GPS des gestionnaires de flotte permet aux propriétaires d'entreprise et aux autres décideurs de surveiller ce que font les conducteurs et de comprendre si certains d'entre eux ont des problèmes de rendement qui doivent être résolus.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de flotte automobile?

Les fonctionnalités des logiciels de gestion de flotte automobile aident les responsables et les dirigeants de ces entreprises à superviser les opérations quotidiennes. Certaines de ces solutions sont destinées à des secteurs spécifiques, tandis que d'autres ont un public cible plus large, ce qui peut signifier que certaines des fonctionnalités peuvent varier d'un programme à l'autre. Pourtant, il existe des fonctions de base dans presque tous les outils de ce type et des fonctions partagées par la grande majorité des solutions. On considère généralement les éléments suivants comme des fonctionnalités de base ou courantes :

• Gestion de la répartition : attribuez des tâches ou des livraisons aux conducteurs, puis suivez leur progression. La plupart des solutions de cette catégorie permettent de définir des tâches et de les attribuer à un chauffeur individuel ou de les placer dans un fichier commun afin qu'un chauffeur puisse les récupérer dès qu'elles sont disponibles. Une fois qu'une tâche a été attribuée à un chauffeur, les utilisateurs du logiciel peuvent suivre son évolution et accéder à des données actualisées indiquant si une livraison a été effectuée, à quelle heure elle a eu lieu, etc. Ces informations sont importantes non seulement pour les propriétaires et les responsables de parcs automobiles, mais aussi pour les clients, qui peuvent ainsi être informés de l'état d'avancement de la livraison.
• Optimisation des itinéraires : créez et modifiez les itinéraires des conducteurs et déterminez l'itinéraire optimal pour que la mission puisse être accomplie de manière efficace, sûre et fiable. Les itinéraires peuvent être planifiés en visualisant des informations importantes, notamment les niveaux de trafic sur la route, les temps de trajet moyens sur cet itinéraire et les différentes livraisons à effectuer en cours de route. Dans de nombreux cas, ces informations peuvent être suivies en temps réel, ce qui permet de prendre des décisions immédiates, pour une efficacité maximale. D'autres facteurs doivent être pris en compte lors de la planification des trajets, notamment la consommation de carburant et la capacité du véhicule. Les utilisateurs peuvent planifier des itinéraires à l'avance, les adapter au fur et à mesure que de nouvelles informations sont disponibles et partager ces informations avec les conducteurs.
• Traceur GPS et télématique : utilisez le traceur GPS pour vérifier l'emplacement précis de tout véhicule appartenant à un parc automobile, ainsi que son emplacement relatif par rapport à la destination de la livraison, à la base d'opérations du parc automobile, etc. La technologie GPS permet un suivi en temps réel et précis de la localisation. Elle permet de fournir aux clients des informations actualisées sur l'endroit où se trouve leur livraison et sur l'heure à laquelle elle doit arriver. La technologie GPS permet d'obtenir des données télématiques, telles que la consommation moyenne de carburant sur un itinéraire donné, la consommation moyenne de carburant sur une distance donnée, le coût moyen du carburant et le temps moyen passé sur la route par un conducteur particulier. Grâce à ces informations, les propriétaires de parcs automobiles peuvent se faire une idée beaucoup plus complète de la situation actuelle et de ce qu'ils peuvent escompter de leur parc automobile à l'avenir.
• Recherche de NIV (numéro d'identification du véhicule) : recherchez des véhicules à l'aide de leur NIV. Le NIV est un code ou un identifiant unique qui permet d'identifier un véhicule motorisé spécifique. Dans le cadre des gestionnaires de flotte automobile, les logiciels permettant aux utilisateurs de rechercher un NIV peuvent s'avérer essentiels pour gérer les différents véhicules et rechercher des informations importantes. Parmi les exemples les plus courants de renseignements que l'on peut trouver en utilisant la fonctionnalité de recherche de NIV figurent l'année de fabrication du véhicule, le fabricant responsable de la production du véhicule, le nom du modèle et les spécifications du véhicule. Le fait de pouvoir accéder facilement à ces informations permet de prendre des décisions en fonction de l'état actuel d'un parc automobile et facilite également la comparaison entre les différents véhicules.
• Gestion du personnel : gérez toutes les informations pertinentes relatives aux employés conduisant les véhicules du parc automobile. La fonctionnalité de gestion des employés permet aux utilisateurs de superviser les informations sur la disponibilité des employés, ce qui facilite la programmation. Une fois qu'un planning a été créé, ces informations peuvent être consultées à tout moment pour déterminer quels employés travailleront à des horaires précis. Il est possible de modifier la planification si les employés sont malades, s'ils choisissent de changer d'équipe ou s'ils ne sont pas disponibles pour toute autre raison. Le module de gestion des employés du logiciel de gestion de flotte automobile permet également de suivre les performances, de stocker les coordonnées et, dans certains cas, de stocker et de gérer les informations relatives à la paie. Une récente étude de Capterra souligne l’importance de la rétention et la fidélisation du personnel dans un contexte de pénurie de main d’œuvre à travers 5 grandes tendances RH afin de répondre aux attentes des collaborateurs, tous secteurs confondus.
• Suivi du parc automobile : visualisez des informations importantes sur l'état actuel de votre parc automobile et des différents véhicules qui le composent. Il peut s'agir d'informations sur les performances de chaque véhicule, la distance parcourue, la consommation de carburant et tout enregistrement relatif aux réparations ou à la maintenance préventive. Ces informations sont facilement accessibles et permettent une analyse complète des performances du parc automobile et de l'état actuel des véhicules. Ce type de suivi permet également de prendre des décisions concernant le remplacement des vieux véhicules ou de modifier les stratégies.

Le répertoire des logiciels de gestion de parc automobile de Capterra permet aux utilisateurs de rechercher la solution idéale en filtrant les options qui ne comprennent pas les fonctionnalités requises. Les acheteurs peuvent donc commencer à rechercher une solution de gestion de parc automobile en consultant les options les plus susceptibles de répondre à leurs besoins.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion de parc automobile au Canada?

Lors de l'achat d'un logiciel de gestion de parc automobile au Canada, de nombreux aspects différents doivent être pris en compte. Les acheteurs doivent s'assurer qu'ils acquièrent la meilleure solution possible pour leurs besoins spécifiques. Pour ce faire, il convient de se poser quelques questions importantes, de déterminer les réponses à ces questions et d'essayer d'identifier les principaux domaines prioritaires. Voici quelques exemples de questions à aborder :

• Quelles sont les intégrations tierces disponibles? Les activités liées aux parcs automobiles peuvent être complexes et il est probable que de nombreuses autres solutions doivent être utilisées, par exemple un logiciel de comptabilité, un logiciel CRM ou des solutions de gestion du personnel. Idéalement, les entreprises devraient essayer de trouver des solutions qui peuvent être intégrées, car cela facilite grandement le partage des données entre les applications. Ce faisant, elles réduisent aussi la duplication inutile des données et peuvent rendre les processus beaucoup plus efficaces, car le passage d'une application à l'autre est alors plus rare. Compte tenu de ce qui précède, les acheteurs sont invités à réfléchir aux différentes options d'intégration disponibles, puis à essayer de sélectionner le meilleur logiciel à utiliser en parallèle avec les logiciels existants.
• Combien coûte un logiciel de gestion de flotte automobile? Le coût d'un logiciel doit toujours être pris en compte avant d'effectuer un achat. Dans le cas d'un logiciel de gestion de flotte automobile ou de véhicules, il est important de réfléchir à cette question dans la mesure où il s'agit probablement d'un logiciel de base, utilisé quotidiennement. Bien sûr, le prix initial du logiciel n'est qu'un élément à prendre en compte, car l'acquisition d'un logiciel doit être appréhendée davantage en termes de la plus-value qu'il confère. Il est en effet préférable de payer plus cher pour un meilleur produit, tant qu'il ne dépasse pas le budget convenu. Cependant, il est également indispensable de prendre en compte les éventuels coûts à long terme et les frais non apparents. Par exemple, combien l'installation et la configuration du logiciel vont-elles coûter si l'on tient compte de facteurs tels que le stockage des données? Des frais seront-ils associés à l'accès à l'assistance ou à la mise à jour du logiciel? Quel sera le coût de la formation dispensée à tous les employés qui doivent avoir accès au logiciel pour l'utiliser efficacement? Avec les solutions infonuagiques, il faudra prendre en compte les coûts à long terme liés aux frais d'abonnement au service.
• Quelle est la meilleure option de déploiement de logiciels? Il est ensuite crucial de bien réfléchir pour déterminer la meilleure option quant au déploiement du logiciel. Deux grandes catégories sont à prendre en compte et toutes deux présentent des avantages et des inconvénients. Les solutions sur site sont les plus courantes et impliquent que l'acheteur acquière la licence du logiciel, l'installe sur ses systèmes, gère lui-même les données et s'occupe de tous les aspects inhérents à la sécurité des données. Les coûts initiaux sont élevés, car le logiciel doit être acheté intégralement et l'infrastructure doit être mise en place. En revanche, les coûts à long terme sont relativement faibles, même s'ils sont difficiles à prévoir, car il n'y a pas de frais d'abonnement récurrents. En revanche, les logiciels basés sur le nuage sont déployés par un fournisseur tiers sur la base d'un SaaS. L'acheteur paie un abonnement périodique et le logiciel est déployé à distance grâce à la technologie de l'informatique dématérialisée. Les données sont gérées par le fournisseur, tout comme la cybersécurité et l'assistance est assurée en continu pendant toute la durée de l'abonnement. Les coûts initiaux sont extrêmement faibles et le logiciel est accessible à distance sur un large éventail d'appareils connectés à Internet. En dépit d'un sentiment de contrôle moins important et de coûts à plus long terme, il s'agit généralement de la meilleure option pour les situations où une plateforme de gestion de parc automobile doit être accessible à des travailleurs à distance ou depuis plusieurs sites.
• Le logiciel est-il évolutif? Un autre élément essentiel à prendre en compte est le volume des activités du parc automobile et la possibilité pour le logiciel de s'adapter aux différentes évolutions. Il faut aussi se demander si le logiciel peut s'adapter aux divers changements d'échelle. Par exemple, le logiciel sera-t-il toujours utile si la taille du parc automobile double? De même, sera-t-il utile si la taille du parc automobile est réduite de moitié? Ces changements de volume posent-ils des problèmes potentiels? Certaines solutions sont destinées aux petites entreprises et si vous envisagez de les faire évoluer considérablement, il est préférable de ne pas les adopter. Dans le même ordre d'idées, certaines solutions sont destinées aux grandes entreprises et peuvent ne pas avoir le niveau de détail nécessaire pour gérer un parc automobile bien plus réduit. Cherchez à savoir si chaque solution convient à l'entreprise dans sa configuration actuelle, mais également aux situations futures qui pourraient se présenter, afin de vous assurer que le logiciel choisi est à l'épreuve du temps et suffisamment flexible.
• Est-il possible de se conformer aux exigences des enregistreurs électroniques ou ELD (electronic logging device)? Au Canada, les véhicules commerciaux et de transport de marchandises sont légalement tenus d'être équipés de dispositifs de consignation électronique. Il s'agit d'un autre domaine de conformité auquel les entreprises de gestion de parcs automobiles se doivent d'accorder une attention toute particulière. Il est important d'investir dans un logiciel de gestion de parc automobile qui soit conforme à la réglementation en vigueur. Par ailleurs, cela aidera les entreprises à éviter de rencontrer des problèmes de conformité inattendus plus tard et de risquer des amendes ou d'autres pénalités pour cause de non-conformité.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion de flotte automobile au Canada?

Les principales tendances en matière de logiciels de gestion de flotte automobile sont un autre aspect qu'il convient de comprendre et de prendre en compte avant de prendre une éventuelle décision d'achat. Les acheteurs voudront savoir que le logiciel dans lequel ils investissent restera utile dans les années à venir et pour que cela soit possible, il doit avoir été conçu en tenant compte des tendances du secteur et propres à ce type de logiciel. Avant d'acheter un gestionnaire de flotte, il convient de se renseigner sur les principales tendances de ce secteur :

• L'IdO (Internet des objets) : dans de nombreux secteurs d'activité, l'IdO contribue à révolutionner la technologie et à modifier fondamentalement la manière dont les données sont recueillies, ce qui se vérifie également pour les entreprises exploitant des parcs automobiles. Une tendance croissante dans ce secteur est l'utilisation de véhicules équipés de la technologie IdO, ce qui permet la transmission de données en temps réel du véhicule à l'entreprise. Le potentiel de cette technologie est presque infini, mais elle permet notamment aux entreprises d'obtenir des informations précieuses sur des comportements de conduite spécifiques, comme la force avec laquelle un conducteur freine ou la durée d'immobilisation du véhicule et même les données relatives aux changements de vitesse. Lorsqu'un logiciel est conçu en intégrant cette technologie, il permet une collecte et une analyse très poussées des données. Cela permet de fournir un retour d'information tangible aux conducteurs, de modifier les stratégies commerciales et de prévoir avec précision le moment où une maintenance est nécessaire et ce qu'elle implique.
• Accès à distance et sur mobile : une autre tendance importante à prendre en compte est la montée en puissance des modèles de travail à distance et hybrides, ainsi que le besoin toujours plus grand d'un accès aux logiciels à partir d'appareils mobiles. En ce qui concerne le premier point, de plus en plus d'entreprises offrent à leurs employés la possibilité de travailler à domicile ou à distance, mais ces derniers doivent pouvoir accéder à l'ensemble des logiciels de base. Pour les responsables de parcs automobiles et les autres dirigeants d'entreprises de ce type, cela signifie qu'ils doivent pouvoir accéder à distance au logiciel de gestion de flotte automobile, ce qui constitue un atout majeur des solutions infonuagiques. Cependant, les appareils mobiles, y compris les téléphones intelligents et les tablettes, sont de plus en plus intégrés sur les lieux de travail modernes, ce qui implique souvent de bénéficier d'accès par le biais de ces appareils. Là encore, les logiciels basés sur le nuage intègrent souvent des fonctions d'accessibilité pour les appareils mobiles, mais certaines solutions peuvent également proposer des applications mobiles complémentaires. Quelle que soit l'approche, le logiciel doit être accessible à partir d'appareils mobiles et être véritablement fonctionnel sur ces appareils. Cela suppose une optimisation adaptée aux appareils mobiles afin que l'interface utilisateur fonctionne sur un écran de plus petite taille.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Qu'est-ce que l'optimisation d'itinéraire et quels sont les avantages pour les PME? - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
2. 5 tendances RH incontournables pour 2023 - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
3. Définition SaaS - Glossaire Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
4. Définition dispositifs de consignation électronique - Office québécois de la langue française (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
5. Télétravail et productivité : 7 informations à retenir des employés canadiens - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)