Logiciels de gestion événementielle

Introduction

Les logiciels de gestion de projet événementiel sont une catégorie de logiciels conçus pour aider les organisateurs d'événements et d'autres personnes assumant des rôles similaires à stocker, organiser et gérer des informations pertinentes. La planification d'un événement ou d'une réunion comporte de nombreux éléments logistiques différents. Du marketing à l’organisation de l'événement, en passant par la communication avec les participants et les partenaires commerciaux, l'établissement d'une collaboration, la gestion des inscriptions ainsi que la prise en compte de divers aspects liés au lieu où se tient l'événement. Les logiciels de gestion d'événements peuvent aider les organisateurs à collecter toutes les informations dont ils ont besoin, à les stocker de manière logique et à y accéder à la demande.

Grâce à l'utilisation intelligente des logiciels de cette catégorie, il est généralement possible de capturer et de stocker des informations détaillées sur tous les individus et groupes qui seront présents à un événement particulier. Les informations capturées et stockées peuvent inclure absolument tout : coordonnées, statut de participation, préférences alimentaires et de boissons ou informations de planification. Avoir toutes ces informations à disposition permet de faciliter la planification et l'organisation d'un événement et d'assurer sa bonne organisation.

En fin de compte, les logiciels de gestion d'événements sont utiles aux organisateurs d'événements, car ils fournissent un emplacement unique pour stocker, modifier et accéder aux informations les plus critiques ainsi que des outils de communication précieux. Ainsi, le logiciel peut constituer l'endroit idéal pour coordonner les opérations avec le personnel du site où aura lieu l'événement, les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les conférenciers invités, les participants et les exposants.

Il existe de nombreuses similitudes en termes de caractéristiques et de fonctionnalités entre les logiciels de gestion d'événements et d'autres solutions telles que les logiciels de marketing événementiel et logiciels de gestion d'événements et de réservation. En outre, les solutions logicielles de cette catégorie peuvent souvent être combinées avec des outils tels que les logiciels de gestion des invitations, les logiciels d'événements virtuels et les solutions de billetterie afin de couvrir tous les aspects associés à la gestion d'événements.

Certaines des fonctionnalités incluses dans les plateformes de gestion d'événements peuvent varier considérablement et les outils précis proposés peuvent dépendre de facteurs tels que les types d'entreprises événementielles auxquelles le logiciel est destiné, la taille des événements pour lesquels le logiciel est conçu et le type d'événement (en personne ou virtuel). Cela étant dit, la plupart des solutions de gestion d'événements sur le marché partagent des fonctionnalités de base similaires. En général, les logiciels de ce type permettent aux utilisateurs de :

• Collecter des informations importantes sur les participants, les fournisseurs, les exposants, les partenaires commerciaux, etc.
• Gérer les aspects fondamentaux de l'événement, tels que la billetterie, la planification de l'événement et le lieu où il se tient.
• Contrôler les aspects principaux des campagnes de marketing événementiel, faire la promotion de l'événement et attirer les participants ou générer des ventes.
• Effectuer le suivi des informations financières et des indicateurs clés, afin que les performances puissent être surveillées et analysées.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d’événements?

Logiciels de gestion d'événements est le nom donné aux solutions logicielles conçues pour aider les oganisateurs d'événements à gérer divers aspects clés des événements ou réunions. L'objectif principal des logiciels de ce type est de conserver autant d'informations pertinentes que possible en un seul endroit. Les utilisateurs peuvent ensuite organiser ces informations, de sorte à pouvoir les trouver rapidement. Ces informations permettent ensuite aux organisateurs d'événements de planifier, d'organiser, de programmer, de promouvoir et de gérer efficacement leurs événements.

Grâce à l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements de haute qualité, il devient beaucoup plus facile de stocker et de gérer des informations importantes, telles que les coordonnées des partenaires commerciaux et des participants, les préférences des participants, les informations sur les fournisseurs, les exposants et les conférenciers invités, les informations liées à la planification de l'événement lui-même, etc. Ces informations peuvent être organisées de manière logique et il est possible de les trier ou d'effectuer une recherche dans les données.

En outre, un outil de gestion d'événements peut être utilisé pour communiquer avec les différentes personnes et différents groupes associés à un événement, pour gérer les supports marketing et pour surveiller les indicateurs clés de performance. Ainsi, les organisateurs d'événements peuvent avoir une meilleure idée de leur situation actuelle quant à la planification de l'événement, des implications financières et des points sur lesquels leurs efforts doivent être concentrés. En ce sens, les applications de gestion d'événements sont des solutions tout-en-un, qui fournissent un large éventail d'outils utiles aux organisateurs d'événements et aux entreprises qui utilisent le marketing événementiel.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion d’événements?

Les avantages des logiciels de gestion d'événements reposent principalement sur leur capacité à aider les organisateurs d'événements et les entreprises à capitaliser sur le marketing événementiel et à stocker, organiser et gérer des informations importantes à partir d'un seul endroit. Après tout, la gestion d'événements est une discipline complexe avec de nombreuses composantes variables et elle nécessite une coordination minutieuse. Cela dit, il existe aussi des avantages spécifiques et tangibles associés à l'utilisation de solutions logicielles de ce type et vous trouverez plus d'informations sur ces avantages ci-dessous :

- Organisation des données : l'un des principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements est la possibilité d'organiser les données de manière plus logique. Cela permet de trouver par la suite plus facilement des informations spécifiques, mais aussi d'identifier des tendances. Les données collectées grâce à un logiciel de ce type peuvent inclure vraiment tout : des coordonnées et des préférences personnelles des participants aux informations sur les lieux, les fournisseurs et les équipements. Conservez toutes ces données en un seul endroit et automatisez de nombreux aspects liés à la planification des événements pour simplifier le processus de planification et de gestion des événements.

- Gestion des personnes : une grande partie de la gestion d'événements tourne autour de la gestion des personnes. Cela implique de savoir qui sera présent à l'événement, de garder une trace de qui sera où et à quelle heure ainsi que de comprendre les choix individuels que les personnes ont pu faire. C'est pourquoi les logiciels de gestion d'événements permettent aux utilisateurs de collecter toutes ces données afin que les participants, les fournisseurs, les partenaires commerciaux, les sponsors, le personnel du lieu et toutes les autres personnes puissent être gérés efficacement afin d'optimiser le service, de maximiser les niveaux de satisfaction et de s'assurer que l'événement est à la hauteur.

- Planification efficace des événements : grâce aux logiciels de gestion de projet événementiel, les entreprises et les organisateurs d'événements peuvent également améliorer l'efficacité de leurs activités de planification. L'automatisation permet de gagner du temps et de concentrer les efforts sur les activités qui ne peuvent pas être automatisées. Les informations sont accessibles à partir d'un seul endroit sans avoir à basculer entre plusieurs solutions logicielles.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion d'événements?

Les fonctionnalités des logiciels de gestion d'événements sont en grande partie destinées à aider les utilisateurs à gérer les informations pertinentes pour la planification et l'organisation d'événements ou de réunions. De nombreuses fonctionnalités concernent l'organisation des informations afin qu'elles soient accessibles et qu'elles puissent être triées de manière logique. Bien que chaque logiciel puisse présenter des fonctionnalités spécifiques, la grande majorité des solutions de cette catégorie comprendront les fonctionnalités suivantes :

- Planification d'événement : planifiez les événements futurs, ajoutez-les à un calendrier et gérez tous les détails associés. Une planification efficace des événements est cruciale pour optimiser le marketing, gérer la disponibilité des lieux et s'assurer que les événements planifiés respectent le budget alloué. L'utilisation d'un calendrier permet aux organisateurs d'événements de rapidement et facilement voir quels événements sont planifiés, quand ils le sont et s'il y a des conflits en termes de disponibilité. En outre, la plupart des outils de qualité fournissent des notifications ainsi que l'intégration à des applications de calendrier externes.

- Marketing par courriel : supervisez les aspects clés d'une campagne de marketing par courriel et utilisez le courriel comme moyen de communication et de collaboration avec les participants, les fournisseurs, les exposants, les clients et les partenaires commerciaux. Les outils de marketing par courriel inclus dans les logiciels de gestion d'événements permettent de créer des listes de diffusion personnalisables, d'inclure automatiquement des appels à l'action dans les courriels, etc. Dans de nombreux cas, les logiciels peuvent également s'intégrer aux services de messagerie et aux solutions logicielles de marketing, de sorte que le marketing événementiel peut faire partie d'une stratégie marketing plus large. En plus d'attirer directement des particuliers et des entreprises à un événement, il est également important de se rappeler que le marketing par courriel peut jouer un rôle crucial dans l'établissement de relations à long terme et la fidélisation. Il peut porter ses fruits à long terme, car les clients fidèles sont alors plus susceptibles de répondre aux invitations.

- Rapports et analyses : suivez les mesures clés liées à la performance des événements, analysez les données relatives aux événements et accédez à toutes ces informations à l'aide d'une fonction de comptes rendus. La création de rapports est essentielle pour comprendre le contexte autour d’un événement planifié, mais aussi pour évaluer les implications à court et à long terme en termes de finances, de portée, de génération de prospects et de ventes. De plus, les outils d'analytique peuvent permettre aux organisateurs d'événements et aux entreprises d'évaluer la performance des événements passés, de comparer et de mettre en contraste les performances de différents événements, de comprendre la portée des événements sur les médias sociaux et d'identifier les tendances significatives. Avoir une compréhension claire de la performance des événements est essentiel pour améliorer continuellement les stratégies de marketing événementiel et fournir aux participants ce qu'ils veulent vraiment. Les solutions de gestion d'événements de qualité suivront automatiquement les indicateurs clés de performance, généreront des rapports à la demande et donneront accès aux données importantes dans un tableau de bord. En outre, des alertes peuvent être configurées afin que les utilisateurs soient avertis lorsque les indicateurs commencent à baisser ou lorsque les données suggèrent qu'une action est nécessaire.

- Budgétisation/prévision : surveillez toutes les données financières pertinentes liées aux événements afin que les événements puissent être organisés comme il se doit tout en respectant le budget. Une composante de budgétisation est souvent incluse dans les solutions de gestion d'événements. Elle permet aux utilisateurs de rapidement calculer les dépenses et connaître le montant disponible pour investir dans de nouvelles idées, services et offres. En outre, elle peut aider les organisateurs d'événements à suivre les finances, à éviter les dépenses excessives et à prendre des décisions plus intelligentes et fondées sur des données probantes pour savoir comment, quand et où dépenser l'argent. À cela il faut ajouter que les solutions de qualité de cette catégorie fourniront également des outils de prévision, pour permettre aux planificateurs d'événements de savoir à quoi s'attendre à l'avenir. Les outils de prévision utilisent l'intelligence artificielle, les données internes passées et présentes, ainsi que des données externes pertinentes, afin de faire des prédictions sur les événements futurs. Cette fonctionnalité peut aider les utilisateurs à mieux comprendre quels seront les revenus probables d'un événement, combien de personnes sont susceptibles d'y assister, etc. À l'aide de ces informations, les organisateurs d'événements peuvent ensuite identifier le meilleur moment pour organiser un événement afin de maximiser la portée, les revenus, les bénéfices et les ventes et afin d'atteindre d'autres buts ou objectifs commerciaux importants.

- Gestion des inscriptions : gérez les inscriptions aux événements et accédez à toutes les informations importantes liées à la participation. La fonctionnalité de gestion des inscriptions du logiciel d'événements offre la possibilité de voir le nombre de personnes qui se sont inscrites pour assister à un événement ou à des séances spécifiques au sein de l'événement, les informations de billetterie, le statut VIP des invités, etc. Ce module peut aussi inclure une option de traitement des paiements, permettant aux organisateurs d'événements d'accepter des paiements pour les billets, d'envoyer des courriels de confirmation et des reçus ainsi que de gérer les annulations et les demandes de remboursement.

En utilisant Capterra Canada pour trouver les solutions de gestion d'événements, il est rapide et facile de voir quelles fonctionnalités sont incluses dans un logiciel. Pour aller plus loin, les utilisateurs peuvent également trier les options disponibles en fonction des fonctionnalités incluses. Ainsi, un acheteur peut commencer sa recherche en éliminant toutes les options qui n'incluent pas de fonctionnalités qui sont importantes pour lui ou en priorisant les solutions qui incluent ces fonctionnalités. Il devient alors beaucoup plus facile de réduire le champ des recherches des différentes options disponibles et de se concentrer uniquement sur les solutions les plus susceptibles de répondre aux véritables besoins. S'ils le désirent, les acheteurs peuvent également utiliser le menu de filtres afin de ne voir que les logiciels basés au Canada ou disponibles en français.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion d’événements au Canada?

Avant d'acheter un logiciel de gestion d'événements, divers points importants doivent être évalués avec attention. L'un des principaux objectifs du processus de recherche d'une solution logicielle de ce type pour les planificateurs ou les organisateurs d'événements devrait être l'identification de la meilleure option possible pour leurs besoins spécifiques. Il est donc essentiel de comprendre que la meilleure solution pour une personne ou une entreprise n'est pas nécessairement la meilleure solution pour une autre. Une excellente façon de procéder pour y parvenir est de se poser une série de questions, de réfléchir attentivement à chacune d'elles et d'essayer d'y répondre. Voici des exemples de questions types que les organisateurs d'événements pourraient se poser :

- Combien coûte un logiciel de gestion d'événements? Le prix est une considération majeure lors de n'importe quel achat, mais le processus de recherche et d'acquisition d'un logiciel de gestion d'événements nécessite de porter attention à certains détails. Les organisateurs d'événements et les autres entreprises intéressées par des solutions de ce type doivent réfléchir attentivement non seulement au coût d'acquisition, mais également au coût total de possession et aux coûts permanents associés à l'utilisation. Le prix d'achat initial ou les frais d'abonnement liés à l'utilisation du logiciel ne représentent qu'une partie de ce coût total et doivent être considérés dans un contexte plus large. Certains des autres coûts à prendre en compte sont les coûts associés à la formation des employés pour apprendre à utiliser le logiciel, les coûts liés au stockage des données, à la mise à jour du logiciel et les coûts associés à l'accès à une assistance professionnelle en cas de problèmes techniques.

- Les logiciels de gestion d'événements peuvent-ils s'intégrer à d'autres solutions? Bien qu'un logiciel de gestion d'événements de qualité puisse suffire et constituer une solution complète à des fins de planification d'événements, il est peu probable qu'un individu ou une entreprise ne s'appuie pas sur d'autres solutions, ce qui rend l'intégration importante. En particulier, il peut être avantageux pour les applications de gestion d'événements de fournir des outils d'intégration aux systèmes de billetterie, logiciels d'inscription, applications de marketing événementiel, outils de gestion événementielle et divers autres outils connexes. Idéalement, l'intégration devrait également être possible avec des applications de base de données, des feuilles de calcul, des traitements de texte et des applications similaires, car cela facilite la mise à jour des données dans l'ensemble de l'organisation et peut aider à minimiser les problèmes de compatibilité. Enfin, l'intégration avec une solution de CRM (Customer Relationship Management, ou Gestion de la Relation Client) peut aider les entreprises à améliorer la communication avec les participants et les partenaires commerciaux.

- Quelle est la meilleure option de déploiement pour ces logiciels? Il existe deux options principales en matière de déploiement : le déploiement sur site ou le déploiement dans le nuage. La première est l'approche la plus courante lorsqu’un acheteur acquiert une licence de logiciel et est ensuite responsable de l'installation du logiciel sur ses propres systèmes et de la gestion des données associées. La deuxième option, en revanche, est généralement livrée sous la forme d'un SaaS. La propriété, l'exécution et la gestion du logiciel sont gérées par un fournisseur de services tiers, et le paiement se fait sur la base d'un abonnement. La première approche présente des avantages en termes de coûts à long terme. Ceux-ci finissent souvent par être inférieurs, tandis que l'entreprise ressent davantage qu'elle détient la responsabilité et garde le contrôle. Toutefois, l'approche basée sur le nuage (ou cloud) présente certains avantages. Le déploiement à distance du logiciel est idéal pour les entreprises qui ont des employés à distance, tandis que le stockage cloud permet de maintenir les données à jour pour tous ceux qui ont besoin d'y accéder. Il existe également des avantages en matière de sécurité et de compatibilité, car les données sont gérées par une entreprise professionnelle et le logiciel est souvent accessible à l'aide d'un plus large éventail d'appareils. En revanche, alors que les coûts initiaux sont extrêmement faibles, les coûts à long terme peuvent finir par être considérablement plus élevés. Par conséquent, les acheteurs doivent considérer quelle méthode de déploiement est la meilleure pour leurs besoins spécifiques.

- Quelles options et quels outils de marketing événementiel sont inclus? Une grande partie de la gestion d'événements consiste à promouvoir un événement afin que les participants, les fournisseurs et les exposants en soient informés et y trouvent un intérêt à venir. Ainsi, il est essentiel que les acheteurs considèrent les options et les outils de marketing qui sont inclus dans les différentes solutions de gestion d'événements disponibles. Par exemple, certains logiciels incluent des outils de marketing par courriel intégrés, tandis que d'autres mettent fortement l'accent sur le marketing pour médias sociaux, ce qui peut être extrêmement important pour les entreprises événementielles et les entreprises ayant une large portée sur les réseaux sociaux. Les acheteurs doivent prendre le temps de réfléchir à leur stratégie marketing, aux outils dont ils ont besoin et s'ils en ont besoin directement à partir de leur logiciel de gestion d'événements. C'est seulement ensuite que vous pourrez comparer ces solutions pour trouver celle qui vous convient le mieux.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion d'événements au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion d'événements doivent également être bien comprises avant de prendre une décision d'achat. Les acheteurs doivent savoir que le logiciel qu'ils acquièrent a été développé en tenant compte de la façon dont l'industrie de l'événementiel évolue afin que le logiciel garde son utilité à long terme, plutôt que de servir de solution à court terme. Certaines des tendances les plus importantes de l'industrie de la gestion d'événements et des logiciels sont abordées ci-dessous :

- Gestion durable d'événements : la durabilité devient un concept de plus en plus important dans le monde des affaires et dans presque tous les autres domaines de la vie, à mesure que les gens deviennent plus conscients de la contribution humaine au changement climatique. Une étude menée par Capterra Canada montre que la majorité des consommateurs estiment qu’il est important que les entreprises s’engagent dans un effort de durabilité, 14 % estiment même que les actions durables des entreprises ont "beaucoup d'influence" sur leur choix de consommation. Cette tendance à mettre davantage l'accent sur la durabilité influence le monde de la gestion d'événements, car les entreprises subissent de plus en plus de pression pour rendre leurs événements aussi durables et éthiques que possible. C'est pourquoi l'une des tendances pertinentes à connaître est l'accent accru mis sur les outils et les options de gestion d'événements durables. Cela pourrait inclure des options permettant de fournir des documentations via le logiciel ou via une application associée, plutôt que d'utiliser des supports papier. Cela pourrait également signifier réduire les émissions en organisant des événements ou des sessions virtuellement, grâce à l'utilisation d'outils de communication vidéo, plutôt que d'organiser l'événement dans un lieu où les participants, les vendeurs et les exposants sont tenus de se rendre.

- Améliorations apportées à la technologie de l'IA (Intelligence artificielle) : l'IA devient de plus en plus fiable et, par conséquent, plus largement utilisée. Dans les logiciels de gestion d'événements, elle peut optimiser toutes les tâches : de l'envoi de messages marketing automatisés à la prévision automatisée des performances des événements ou à la collecte automatisée des indicateurs clés de performance. Les capacités de l’IA et du machine learning (apprentissage automatique en français) peuvent être utiles pour améliorer la productivité et libérer les employés des tâches non productives, de sorte qu'ils se concentrent sur les tâches qui nécessitent réellement une intervention ou une interaction humaine. Par conséquent, les acheteurs devraient essayer de se tourner vers les solutions qui utilisent le plus efficacement les capacités de l'IA.

- La croissance de la technologie portable : enfin, il est important pour les organisateurs d'événements non seulement d'être conscients de la croissance de l'adoption de la technologie portable, mais aussi de planifier pertinemment pour capitaliser sur cette tendance. Cela signifie rechercher des applications de gestion d'événements conçues avec des fonctionnalités liées à la technologie portable. Les montres intelligentes et les traqueurs de forme physique sont des exemples de technologie portable. Beaucoup de ces appareils incluent des outils de suivi de localisation qui peuvent être avantageux pour les organisateurs d'événements. Par exemple, la technologie des balises peut permettre à des messages spécifiques d'être envoyés aux participants lorsqu'ils atteignent une zone particulière d'un événement. La technologie portable peut être distribuée à l'arrivée des invités et cette technologie peut ensuite être utilisée pour suivre les activités, comprendre quelles parties de l'événement sont les plus prisées ou envoyer des messages marketing au moment où ils sont le plus efficaces. En outre, les appareils portables et les logiciels de gestion d'événements peuvent être combinés pour permettre une entrée fluide aux événements ou pour fournir des options de paiement sans contact aux participants qui cherchent à effectuer des achats.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. La durabilité influence les habitudes de consommation de 58 % des Canadiens - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : lundi 17 octobre 2021)