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Logiciels de gestion événementielle

Un logiciel de gestion de projet événementiel automatise le marketing, l'enregistrement, la coordination et la planification des événements. Les planificateurs l'utilisent pour gérer la planification et le processus des réunions et des événements, l'inscription des participants, la création de badges, la génération de calendriers et la gestion des espaces. Une plateforme de gestion d'événements propose aussi une variété de fonctions en libre-service pour les participants, telles que l'inscription en ligne, la livraison de contenu et le paiement de frais. Parcourez notre liste de produits pour trouver le meilleur outil de gestion événementiel, celui qui répondra aux attentes de votre affaire basée au Canada. En utilisant les filtres à votre disposition, vous pouvez sélectionner les logiciels d'organisation d'événement gratuits, les produits les mieux notés, les logiciels en français ou les fonctionnalités disponibles. Voir aussi : applications pour l'événementiel, logiciels d'événements en ligne, logiciels d'inscription et logiciels de billetterie.

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Le logiciel de gestion d'évènements EMS d'Accruent permet aux professionnels d'organiser des évènements mémorables pour les organisateurs et les participants. En savoir plus sur EMS
Rationalisez la planification d'évènements avec le logiciel de gestion d'évènements EMS d'Accruent. EMS permet aux professionnels de gérer des évènements avec précision, créativité et efficacité, ce qui se traduit par des expériences inoubliables tant pour les organisateurs que pour les participants. Grâce à ce logiciel de gestion d'évènements et de conférences, les entreprises peuvent orchestrer et assurer la réussite de leurs évènements, en améliorant la réputation de leur marque, en optimisant l'allocation des ressources et en favorisant des relations fructueuses avec les clients et les parties prenantes. En savoir plus sur EMS

Fonctionnalités

  • Gestion des bénévoles
  • Traitement des paiements
  • Marketing par courriel
  • Gestion des expositions et des fournisseurs
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Une suite de gestion d'événements avec inscription, notes, application mobile, traitement des paiements, gestion des bénévoles, aménagement de l'espace, etc. En savoir plus sur Eventsquid
Tarification forfaitaire et prévisible. Toutes les fonctionnalités sont disponibles à tout moment. Nombre illimité d'événements. Utilisateurs illimités. Aucuns frais de carte de crédit. Moderne et facile à utiliser pour les invités et participants aux événements. Création de sites web, inscription personnalisée, application mobile gratuite sur le web, évaluations des sessions, évaluations des conférenciers, traitement des paiements, gestion des conférenciers/agenda, aménagement de l'espace, CEU, etc. Les options de configuration massivement flexibles servent pratiquement tous les modèles d'entreprise événementiels. Classement de Capterra ! En savoir plus sur Eventsquid

Fonctionnalités

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EventsAIR et OnAIR sont des technologies évènementielles primées auxquelles les organisateurs font confiance pour gérer des évènements hybrides, en personne et virtuels immersifs. En savoir plus sur EventsAIR
EventsAir est une plateforme de gestion évènementielle tout-en-un qui fournit tous les outils et la technologie dont vous avez besoin pour organiser avec succès des évènements en personne, virtuels et hybrides. Des outils de budgétisation et de comptabilité intégrés aux sites évènementiels de qualité supérieure et aux expériences d'inscription transparentes, EventsAirs fait de la gestion des évènements une véritable source d'inspiration. En savoir plus sur EventsAIR

Fonctionnalités

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Tripleseat est une plateforme de gestion des événements et des services de traiteur pour les restaurants, hôtels et lieux de réception. En savoir plus sur Tripleseat
Tripleseat est une plateforme de gestion des événements et des services de traiteur pour les restaurants, hôtels et lieux de réception qui augmente les ventes et simplifie le processus de réservation. C'est le premier système web créé par des gestionnaires d'événements hôteliers pour les gestionnaires d'événements hôteliers. Depuis 2008, Tripleseat a révolutionné le secteur de la restauration en fournissant des solutions qui simplifient le processus événementiel de bout en bout. Plus de 2 500 sites et plus de 18 000 experts du secteur événementiel font confiance à Tripleseat. En savoir plus sur Tripleseat

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Trumba aide les entreprises à augmenter la sensibilisation et la participation aux événements grâce à des outils innovants de publication de calendrier et d'inscription aux événements. En savoir plus sur Trumba Connect
Trumba Connect propose un logiciel innovant de publication de calendriers et de gestion d'événements adopté par les établissements d'enseignement supérieur et d'enseignement primaire et secondaire, les établissements de soins de santé, les communautés et les organismes publics. Publiez des calendriers au design professionnel et à votre marque ; planifiez, promouvez et suivez les événements. Les participants peuvent facilement trouver des événements, s'y inscrire et être informés des modifications éventuelles. Simplifiez-vous également la vie en automatisant les tâches fastidieuses de gestion d'événements en un seul endroit (en éliminant souvent le besoin de plusieurs plateformes de gestion d'événements). En savoir plus sur Trumba Connect

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Gérez facilement votre portefeuille de réunions et d'événements, qu'ils soient en ligne, hybrides ou en personne, payants ou gratuits, privés ou publics. En savoir plus sur Attendease
Attendease est un logiciel de gestion d'événements tout-en-un utilisé par les entreprises de moyenne à grande envergure en vue de gérer un portefeuille de réunions et d'événements de bout en bout, qu'ils soient en ligne, hybrides ou en personne, payants ou gratuits, privés ou publics. Adopté par de grands noms tels qu'Adobe, NBC et Autodesk, ce logiciel primé élimine les difficultés liées à la gestion des événements grâce à une suite d'outils performants qui garantissent que chaque détail est pris en compte, que les modifications sont simples et que les tâches récurrentes sont automatisées. En savoir plus sur Attendease

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Une plateforme complète de marketing et de gestion d'événements qui gère l'ensemble du cycle de vie de l'événement (en personne et virtuel), du début à la fin. En savoir plus sur Cvent Event Management
Cvent est l'un des leaders mondiaux des technologies de marketing et de gestion d'événements. Cvent propose des solutions logicielles en personne et virtuelles pour l'inscription en ligne aux événements, l'engagement en cours d'événement, la sélection des salles, les applications événementielles, le marketing par e-mail et les sondages web. Les solutions Cvent optimisent l'ensemble de la chaîne de valeur du marketing et de la gestion des événements et ont permis à des clients du monde entier de gérer des millions de réunions et d'événements. Les solutions Cvent optimisent l'impact des événements en personne, virtuels et hybrides. En savoir plus sur Cvent Event Management

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Solution de gestion d'évènements pour entreprises offrant une assistance et une technologie de qualité supérieure pour n'importe quel type de public dans le monde. En savoir plus sur GlobalMeet Webcast
GlobalMeet est une solution de gestion d'évènements de qualité qui permet d'exécuter des communications soignées et variées à grande échelle. Ce logiciel de gestion d'évènements permet aux entreprises de disposer d'un partenaire pour offrir des expériences mémorables qui rassemblent les employés, les investisseurs et les clients. GlobalMeet vous permet de planifier, de gérer et de mener à bien les étapes les plus importantes de votre entreprise en organisant des évènements attrayants et convaincants. En savoir plus sur GlobalMeet Webcast

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Ce logiciel est basé sur le cloud et conçu pour aider les sites à commercialiser et à gérer leur espace de réception, leurs services de traiteur et plus encore, le tout au même endroit. En savoir plus sur iVvy Venue Management
Avec plus de 8 000 utilisateurs, iVvy Venue Management est un logiciel cloud conçu pour aider les lieux à commercialiser et à gérer leur espace évènementiel, leur restauration, leur équipement et leur hébergement, le tout depuis un même espace. En utilisant notre logiciel, les sites peuvent facilement gérer les demandes de renseignements et les réservations et fournir un reporting et une visibilité sur l'ensemble de l'entreprise. Ce logiciel est utilisé par certains des sites les plus emblématiques du monde, ainsi que par de petits restaurants disposant d'un espace de réception et par de grandes chaînes hôtelières possédant plusieurs établissements et espaces de réception. En savoir plus sur iVvy Venue Management

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Canada Produit local
L'application Showpass vous permet de gérer à distance votre guichet. Ajoutez des employés, créez des équipes de vente, transformez les smartphones en scanners, etc. En savoir plus sur Showpass
Showpass est une excellente plateforme de billetterie en ligne en Amérique du Nord. Les organisateurs d'événements choisissent le site web de Showpass pour vendre plus de billets, de marchandises et gérer les ventes, les enregistrements, les listes d'invités, les statistiques, etc., le tout tenant dans leurs mains. Avec l'application Showpass Dashboard, les promoteurs peuvent ajouter des employés à la volée, accepter des paiements en toute sécurité à l'entrée et transformer n'importe quel smartphone en scanner de billets. Transformez les entreprises locales, les amis et la famille en équipes de vente et gérez leurs autorisations depuis votre téléphone. En savoir plus sur Showpass

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Bizzabo optimise les expériences en personne, virtuelles et hybrides grâce à l'Event Experience OS, une plateforme ouverte pour les responsables de l'expérience événementielle. En savoir plus sur Bizzabo
La plate-forme de gestion d’événements de nouvelle génération de Bizzabo offre des expériences immersives en personne, virtuelles et hybrides destinées aux plus grandes marques mondiales. Le système d’exploitation Bizzabo Event Experience est une plate-forme ouverte riche en données qui permet aux responsables de l’expérience événementielle de gérer des événements, de mobiliser le public, de stimuler des communautés et d’obtenir des résultats commerciaux élevés. En savoir plus sur Bizzabo

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LineUpr est l'outil de création le plus simple pour créer des applications d'événement mobiles. Commencez immédiatement à créer une application entièrement fonctionnelle en quelques minutes. En savoir plus sur LineUpr
LineUpr est la plateforme la plus rapide pour créer des applications d'événements mobiles pour les conférences, les réunions annuelles, les sommets, etc. Créez des applications en quelques minutes seulement et publiez-les instantanément. Aucune compétence dans le domaine du codage ou de la conception n'est nécessaire. Partagez votre agenda, vos conférenciers et vos sponsors. Utilisez des enquêtes pour capturer des données d'événements précieuses et des sondages en direct pour engager des participants. LineUpr est l'outil de référence pour plus de 5 000 clients, des grandes entreprises aux associations locales à but non lucratif. Rendez-vous sur le site web pour tester LineUpr gratuitement ! En savoir plus sur LineUpr

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Gérez efficacement votre événement avec Tix. E-mail marketing, distanciation sociale, etc. Économique et sans risque. Essayez-le dès aujourd'hui. En savoir plus sur Tix
Gérez efficacement votre événement avec Tix. Une solution de gestion d'événements riche en fonctionnalités, comprenant un module de configuration d'événements facile à utiliser, les réservations de sièges, l'admission générale, les admissions limitées dans le temps, des outils d'e-mail marketing, la vente incitative, les renouvellements de billets saisonniers, des options de personnalisation, l'intégration de sites web, etc. Le tout sans risque, sans engagement et avec des frais peu élevés. Contactez l'éditeur pour recevoir une démonstration gratuite dès aujourd'hui. En savoir plus sur Tix

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Outil professionnel complet qui prend en charge l'ensemble des préparatifs de vos événements : inscriptions, réservations, paiements, etc. En savoir plus sur idloom.events
idloom.events fournit toutes les fonctionnalités nécessaires à l'organisation d'un évènement, depuis l'enregistrement des inscriptions, la création de badges, jusqu'à la facturation. • Gestion des présences : gérez les listes d'invités, filtrez et communiquez avec les participants, etc. • Tableau de bord des transactions : gérez les paiements et les transactions des participants, les remboursements, les transferts, etc. • Création de badges : créez des modèles de badges ou de porte-noms pour l'ensemble de votre liste d'invités. • Tableau de bord de statistiques. • Exportation de données : exportez toutes les données au format xls, csv ou pdf. En savoir plus sur idloom.events

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La suite de billetterie accesso ShoWare offre une gamme complète de solutions logicielles permettant aux sites de contrôler leurs propres ventes. En savoir plus sur accesso ShoWare
La solution de billetterie accesso ShoWare vous permet de contrôler vos ventes de billets. Dotée de fonctionnalités puissantes de billetterie pour sièges réservés, cette plateforme entièrement personnalisable vous aide à fidéliser vos clients et à augmenter la rentabilité globale. Tirez parti de votre propre marque et rationalisez les opérations avec des ventes intégrées pour les guichets, en ligne, sur les appareils mobiles, etc. De plus, vous aurez moins de choses à vous soucier grâce à des mises à jour gratuites, une assistance 24 h/24, 7 j/7 et un call center professionnel à votre disposition. En savoir plus sur accesso ShoWare

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C'est l'un des logiciels de planification d'événements et de restauration les plus populaires au monde avec plus de 50 000 utilisateurs. C'est la solution idéale pour votre entreprise. En savoir plus sur Caterease
Caterease est un des logiciels de planification d'événements et de restauration les plus populaires au monde. Conçu en coopération avec des organisateurs d'événements de toutes tailles, Caterease offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour simplifier votre journée de travail. Ce programme performant permet d'augmenter la productivité, d'éviter les erreurs coûteuses et d'économiser du temps et de l'argent tout en restant incroyablement intuitif et facile à utiliser. Caterease est le leader incontesté du secteur d'activité et il y a une raison à cela. Confiez votre entreprise à Caterease. En savoir plus sur Caterease

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Une plateforme pour tout : Billets, marchandises, dons, cartes-cadeaux, un programme de fidélité, gestion des abonnements et des usagers. En savoir plus sur ThunderTix
Idéal pour les spectacles et les concerts en direct avec des outils entièrement intégrés pour organiser efficacement des événements traditionnels ou virtuels. Facile à utiliser, avec fonctions entièrement intégrées pour vidéo et marketing, collecte de fonds, cartes-cadeaux, sièges réservés avec distanciation sociale, abonnements, marchandises, fidélisation des clients, coupons et enquêtes. Le seul service sans frais de guichet et 100 % de paiements par soirée. Utilisez la version d'essai gratuite pour bénéficier d'un service client et découvrez pourquoi ThunderTix est l'un des meilleurs choix pour les spectacles en direct. En savoir plus sur ThunderTix

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Solution SaaS qui fournit aux organisations une solution de gestion d'événements virtuels avec enregistrement des événements et intégration à Zoom. En savoir plus sur ConferenceLeap
ConferenceLeap est une solution complète de gestion d'événements virtuels optimisée par MemberLeap. Les forfaits proposés vous permettent de solliciter du contenu pour des réunions et des programmes à l'aide du système d'appel à propositions, puis de passer à l'inscription aux événements pour permettre aux participants de s'inscrire et de payer. Enfin, l'intégration à Zoom vous permet de diriger votre événement virtuel. En savoir plus sur ConferenceLeap

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Arlo est un logiciel de gestion d'événements qui vise à organiser et vendre des cours en ligne et en présentiel. Plus de 40 000 événements planifiés dans plus de 70 pays. En savoir plus sur Arlo for Training Providers
Arlo est un système de gestion événementielle basé sur le cloud qui permet de promouvoir, de vendre et de diffuser des événements physiques et en ligne. Arlo automatise les processus manuels et les tâches quotidiennes ! Ce système offre une planification simplifiée des événements, des inscriptions en ligne, la facturation et l'émission de reçus, exécute des activités de marketing et gère les enregistrements et les relations clients. Arlo s'intègre de manière transparente à votre site web et à d'autres applications d'entreprise pour gérer le flux de données au sein de votre organisation. En savoir plus sur Arlo for Training Providers

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Lancez votre événement en quelques minutes. Cette solution de gestion d'événements tout-en-un vous offre, ainsi qu'à vos participants, une expérience unifiée. En savoir plus sur Brushfire
Lancez votre événement en quelques minutes. Cette solution de gestion d'événements tout-en-un vous offre, ainsi qu'à vos participants, une expérience unifiée. L'éditeur propose une solution de billetterie et d'inscription idéale qui vous permet de personnaliser les e-mails, les rapports, les fonctions analytiques, etc. Profitez également d'une expérience en ligne avec messagerie instantanée, chat individuel, modération de l'hôte, notes et tout ce dont vous avez besoin pour engager vos participants. Rejoignez les plus de 30 000 événements qui utilisent Brushfire chaque année. De plus, profitez d'une équipe à laquelle vous pouvez vraiment parler. En savoir plus sur Brushfire

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Canada Produit local
AudienceView Professional (anciennement OvationTix) propose un moyen simple pour gérer efficacement vos événements. En savoir plus sur AudienceView
AudienceView Professional est une solution tout-en-un, fiable et facile à utiliser pour tous vos événements en direct. AudienceView Professional propose une plateforme de billetterie, de marketing et de collecte de fonds utilisée par des centaines d'organisations pour mieux gérer leurs théâtres, festivals et attractions. Elle fournit un outil technologique indispensable pour les professionnels sérieux qui cherchent à simplifier leur travail tout en améliorant leurs relations avec les consommateurs. En savoir plus sur AudienceView

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Ticketbud facilite le processus de billetterie pour vous permettre de vous dédier pleinement à votre événement. Inscriptions et billetterie en ligne avec support client imbattable. En savoir plus sur Ticketbud
Ticketbud est une plateforme en ligne de gestion événementielle et de billetterie conviviale et tout-en-un avec tarification tout inclus et support client avec mise en relation de conseillers. Les organisateurs ont toutes les opérations sous contrôle grâce à des options de paiement flexibles qui fournissent un accès anticipé aux fonds (paiements journaliers, hebdomadaires ou mensuels), des outils et des intégrations avancés, une fonctionnalité de reporting complète et un accès total aux données événementielles, sans frais supplémentaires. Des organisateurs événementiels du monde entier ont adopté Ticketbud, notamment en raison de ses personnalisations flexibles et de ses solutions en marque blanche. En savoir plus sur Ticketbud

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Solution web de réservation d'événements. Cette solution est basée sur un calendrier. Le tarif est fonction du nombre de salles. Nombre illimité d'événements. Premier prix : 62,50 dollars par mois. En savoir plus sur Function Tracker
Function Tracker est un programme de gestion d'événements basé sur un calendrier qui permet de gérer avec succès les réservations de salles et événements, d'affecter des éléments de menu, de créer des factures et des feuilles de calcul, ainsi que d'imprimer des rapports. Il s'agit du logiciel le plus convivial disponible et aussi tout à fait abordable pour tous types d'opérations hôtelières. Hôtels, clubs, bars, salles de conférence, lieux de formation et universités utilisent ce logiciel avec succès. Une démo en ligne gratuite permet de s'inscrire pour en essai gratuit de 30 jours. En savoir plus sur Function Tracker

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Découvrez comment les professionnels de l'événementiel économisent plus de 62 heures par mois et restent organisés grâce à ce logiciel en ligne de gestion événementielle. Contactez l'éditeur pour plus d'informations. En savoir plus sur Planning Pod
Découvrez comment les professionnels de l'événementiel économisent plus de 62 heures par mois et rationalisent leurs événements grâce à ce logiciel en ligne de gestion événementielle. Contactez l'éditeur pour plus d'informations. Planning Pod regroupe plus de 20 outils sur une plateforme pratique qui vous aide à rester mieux organisé. Idéale pour les planificateurs indépendants, les sociétés de planification d'événements, les planificateurs d'entreprise, les entreprises, les organismes à but non lucratif et les écoles. Comprend des outils de gestion des tâches, des calendriers, des programmes, des participants, des inscriptions, des réponses, des pages web, des enregistrements, des plans de salle, des e-mails, des leads et de la facturation. Version d'essai gratuite. En savoir plus sur Planning Pod

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Votre solution tout-en-un pour des événements virtuels, en personne et hybrides réussis. Inscription, mise en relation, création de sites web, etc. En savoir plus sur Converve
Converve est le logiciel événementiel par excellence pour la mise en relation et le réseautage B2B. L'application moderne basée sur le web est extrêmement flexible et peut être adaptée aux exigences particulières de vos événements avec l'aide de chefs de projet expérimentés. Avec Converve, vous pouvez maîtriser toutes les tâches de gestion de votre événement dans un seul logiciel. Envoyez des invitations, gérez les inscriptions, créez des sites web événementiels, vendez des billets, gérez les participants et les conférenciers, mesurez les KPI (Key Performance Indicator) et bien plus encore. En savoir plus sur Converve

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Logiciels de gestion événementielle : guide d'achat

Introduction

Les logiciels de gestion de projet événementiel sont une catégorie de logiciels conçus pour aider les organisateurs d'événements et d'autres personnes assumant des rôles similaires à stocker, organiser et gérer des informations pertinentes. La planification d'un événement ou d'une réunion comporte de nombreux éléments logistiques différents. Du marketing à l’organisation de l'événement, en passant par la communication avec les participants et les partenaires commerciaux, l'établissement d'une collaboration, la gestion des inscriptions ainsi que la prise en compte de divers aspects liés au lieu où se tient l'événement. Les logiciels de gestion d'événements peuvent aider les organisateurs à collecter toutes les informations dont ils ont besoin, à les stocker de manière logique et à y accéder à la demande.

Grâce à l'utilisation intelligente des logiciels de cette catégorie, il est généralement possible de capturer et de stocker des informations détaillées sur tous les individus et groupes qui seront présents à un événement particulier. Les informations capturées et stockées peuvent inclure absolument tout : coordonnées, statut de participation, préférences alimentaires et de boissons ou informations de planification. Avoir toutes ces informations à disposition permet de faciliter la planification et l'organisation d'un événement et d'assurer sa bonne organisation.

En fin de compte, les logiciels de gestion d'événements sont utiles aux organisateurs d'événements, car ils fournissent un emplacement unique pour stocker, modifier et accéder aux informations les plus critiques ainsi que des outils de communication précieux. Ainsi, le logiciel peut constituer l'endroit idéal pour coordonner les opérations avec le personnel du site où aura lieu l'événement, les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les conférenciers invités, les participants et les exposants.

Il existe de nombreuses similitudes en termes de caractéristiques et de fonctionnalités entre les logiciels de gestion d'événements et d'autres solutions telles que les logiciels de marketing événementiel et logiciels de gestion d'événements et de réservation. En outre, les solutions logicielles de cette catégorie peuvent souvent être combinées avec des outils tels que les logiciels de gestion des invitations, les logiciels d'événements virtuels et les solutions de billetterie afin de couvrir tous les aspects associés à la gestion d'événements.

Certaines des fonctionnalités incluses dans les plateformes de gestion d'événements peuvent varier considérablement et les outils précis proposés peuvent dépendre de facteurs tels que les types d'entreprises événementielles auxquelles le logiciel est destiné, la taille des événements pour lesquels le logiciel est conçu et le type d'événement (en personne ou virtuel). Cela étant dit, la plupart des solutions de gestion d'événements sur le marché partagent des fonctionnalités de base similaires. En général, les logiciels de ce type permettent aux utilisateurs de :

  • Collecter des informations importantes sur les participants, les fournisseurs, les exposants, les partenaires commerciaux, etc.
  • Gérer les aspects fondamentaux de l'événement, tels que la billetterie, la planification de l'événement et le lieu où il se tient.
  • Contrôler les aspects principaux des campagnes de marketing événementiel, faire la promotion de l'événement et attirer les participants ou générer des ventes.
  • Effectuer le suivi des informations financières et des indicateurs clés, afin que les performances puissent être surveillées et analysées.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d’événements?

Logiciels de gestion d'événements est le nom donné aux solutions logicielles conçues pour aider les oganisateurs d'événements à gérer divers aspects clés des événements ou réunions. L'objectif principal des logiciels de ce type est de conserver autant d'informations pertinentes que possible en un seul endroit. Les utilisateurs peuvent ensuite organiser ces informations, de sorte à pouvoir les trouver rapidement. Ces informations permettent ensuite aux organisateurs d'événements de planifier, d'organiser, de programmer, de promouvoir et de gérer efficacement leurs événements.

Grâce à l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements de haute qualité, il devient beaucoup plus facile de stocker et de gérer des informations importantes, telles que les coordonnées des partenaires commerciaux et des participants, les préférences des participants, les informations sur les fournisseurs, les exposants et les conférenciers invités, les informations liées à la planification de l'événement lui-même, etc. Ces informations peuvent être organisées de manière logique et il est possible de les trier ou d'effectuer une recherche dans les données.

En outre, un outil de gestion d'événements peut être utilisé pour communiquer avec les différentes personnes et différents groupes associés à un événement, pour gérer les supports marketing et pour surveiller les indicateurs clés de performance. Ainsi, les organisateurs d'événements peuvent avoir une meilleure idée de leur situation actuelle quant à la planification de l'événement, des implications financières et des points sur lesquels leurs efforts doivent être concentrés. En ce sens, les applications de gestion d'événements sont des solutions tout-en-un, qui fournissent un large éventail d'outils utiles aux organisateurs d'événements et aux entreprises qui utilisent le marketing événementiel.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion d’événements?

Les avantages des logiciels de gestion d'événements reposent principalement sur leur capacité à aider les organisateurs d'événements et les entreprises à capitaliser sur le marketing événementiel et à stocker, organiser et gérer des informations importantes à partir d'un seul endroit. Après tout, la gestion d'événements est une discipline complexe avec de nombreuses composantes variables et elle nécessite une coordination minutieuse. Cela dit, il existe aussi des avantages spécifiques et tangibles associés à l'utilisation de solutions logicielles de ce type et vous trouverez plus d'informations sur ces avantages ci-dessous :

- Organisation des données : l'un des principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements est la possibilité d'organiser les données de manière plus logique. Cela permet de trouver par la suite plus facilement des informations spécifiques, mais aussi d'identifier des tendances. Les données collectées grâce à un logiciel de ce type peuvent inclure vraiment tout : des coordonnées et des préférences personnelles des participants aux informations sur les lieux, les fournisseurs et les équipements. Conservez toutes ces données en un seul endroit et automatisez de nombreux aspects liés à la planification des événements pour simplifier le processus de planification et de gestion des événements.

- Gestion des personnes : une grande partie de la gestion d'événements tourne autour de la gestion des personnes. Cela implique de savoir qui sera présent à l'événement, de garder une trace de qui sera où et à quelle heure ainsi que de comprendre les choix individuels que les personnes ont pu faire. C'est pourquoi les logiciels de gestion d'événements permettent aux utilisateurs de collecter toutes ces données afin que les participants, les fournisseurs, les partenaires commerciaux, les sponsors, le personnel du lieu et toutes les autres personnes puissent être gérés efficacement afin d'optimiser le service, de maximiser les niveaux de satisfaction et de s'assurer que l'événement est à la hauteur.

- Planification efficace des événements : grâce aux logiciels de gestion de projet événementiel, les entreprises et les organisateurs d'événements peuvent également améliorer l'efficacité de leurs activités de planification. L'automatisation permet de gagner du temps et de concentrer les efforts sur les activités qui ne peuvent pas être automatisées. Les informations sont accessibles à partir d'un seul endroit sans avoir à basculer entre plusieurs solutions logicielles.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion d'événements?

Les fonctionnalités des logiciels de gestion d'événements sont en grande partie destinées à aider les utilisateurs à gérer les informations pertinentes pour la planification et l'organisation d'événements ou de réunions. De nombreuses fonctionnalités concernent l'organisation des informations afin qu'elles soient accessibles et qu'elles puissent être triées de manière logique. Bien que chaque logiciel puisse présenter des fonctionnalités spécifiques, la grande majorité des solutions de cette catégorie comprendront les fonctionnalités suivantes :

- Planification d'événement : planifiez les événements futurs, ajoutez-les à un calendrier et gérez tous les détails associés. Une planification efficace des événements est cruciale pour optimiser le marketing, gérer la disponibilité des lieux et s'assurer que les événements planifiés respectent le budget alloué. L'utilisation d'un calendrier permet aux organisateurs d'événements de rapidement et facilement voir quels événements sont planifiés, quand ils le sont et s'il y a des conflits en termes de disponibilité. En outre, la plupart des outils de qualité fournissent des notifications ainsi que l'intégration à des applications de calendrier externes.

- Marketing par courriel : supervisez les aspects clés d'une campagne de marketing par courriel et utilisez le courriel comme moyen de communication et de collaboration avec les participants, les fournisseurs, les exposants, les clients et les partenaires commerciaux. Les outils de marketing par courriel inclus dans les logiciels de gestion d'événements permettent de créer des listes de diffusion personnalisables, d'inclure automatiquement des appels à l'action dans les courriels, etc. Dans de nombreux cas, les logiciels peuvent également s'intégrer aux services de messagerie et aux solutions logicielles de marketing, de sorte que le marketing événementiel peut faire partie d'une stratégie marketing plus large. En plus d'attirer directement des particuliers et des entreprises à un événement, il est également important de se rappeler que le marketing par courriel peut jouer un rôle crucial dans l'établissement de relations à long terme et la fidélisation. Il peut porter ses fruits à long terme, car les clients fidèles sont alors plus susceptibles de répondre aux invitations.

- Rapports et analyses : suivez les mesures clés liées à la performance des événements, analysez les données relatives aux événements et accédez à toutes ces informations à l'aide d'une fonction de comptes rendus. La création de rapports est essentielle pour comprendre le contexte autour d’un événement planifié, mais aussi pour évaluer les implications à court et à long terme en termes de finances, de portée, de génération de prospects et de ventes. De plus, les outils d'analytique peuvent permettre aux organisateurs d'événements et aux entreprises d'évaluer la performance des événements passés, de comparer et de mettre en contraste les performances de différents événements, de comprendre la portée des événements sur les médias sociaux et d'identifier les tendances significatives. Avoir une compréhension claire de la performance des événements est essentiel pour améliorer continuellement les stratégies de marketing événementiel et fournir aux participants ce qu'ils veulent vraiment. Les solutions de gestion d'événements de qualité suivront automatiquement les indicateurs clés de performance, généreront des rapports à la demande et donneront accès aux données importantes dans un tableau de bord. En outre, des alertes peuvent être configurées afin que les utilisateurs soient avertis lorsque les indicateurs commencent à baisser ou lorsque les données suggèrent qu'une action est nécessaire.

- Budgétisation/prévision : surveillez toutes les données financières pertinentes liées aux événements afin que les événements puissent être organisés comme il se doit tout en respectant le budget. Une composante de budgétisation est souvent incluse dans les solutions de gestion d'événements. Elle permet aux utilisateurs de rapidement calculer les dépenses et connaître le montant disponible pour investir dans de nouvelles idées, services et offres. En outre, elle peut aider les organisateurs d'événements à suivre les finances, à éviter les dépenses excessives et à prendre des décisions plus intelligentes et fondées sur des données probantes pour savoir comment, quand et où dépenser l'argent. À cela il faut ajouter que les solutions de qualité de cette catégorie fourniront également des outils de prévision, pour permettre aux planificateurs d'événements de savoir à quoi s'attendre à l'avenir. Les outils de prévision utilisent l'intelligence artificielle, les données internes passées et présentes, ainsi que des données externes pertinentes, afin de faire des prédictions sur les événements futurs. Cette fonctionnalité peut aider les utilisateurs à mieux comprendre quels seront les revenus probables d'un événement, combien de personnes sont susceptibles d'y assister, etc. À l'aide de ces informations, les organisateurs d'événements peuvent ensuite identifier le meilleur moment pour organiser un événement afin de maximiser la portée, les revenus, les bénéfices et les ventes et afin d'atteindre d'autres buts ou objectifs commerciaux importants.

- Gestion des inscriptions : gérez les inscriptions aux événements et accédez à toutes les informations importantes liées à la participation. La fonctionnalité de gestion des inscriptions du logiciel d'événements offre la possibilité de voir le nombre de personnes qui se sont inscrites pour assister à un événement ou à des séances spécifiques au sein de l'événement, les informations de billetterie, le statut VIP des invités, etc. Ce module peut aussi inclure une option de traitement des paiements, permettant aux organisateurs d'événements d'accepter des paiements pour les billets, d'envoyer des courriels de confirmation et des reçus ainsi que de gérer les annulations et les demandes de remboursement.

En utilisant Capterra Canada pour trouver les solutions de gestion d'événements, il est rapide et facile de voir quelles fonctionnalités sont incluses dans un logiciel. Pour aller plus loin, les utilisateurs peuvent également trier les options disponibles en fonction des fonctionnalités incluses. Ainsi, un acheteur peut commencer sa recherche en éliminant toutes les options qui n'incluent pas de fonctionnalités qui sont importantes pour lui ou en priorisant les solutions qui incluent ces fonctionnalités. Il devient alors beaucoup plus facile de réduire le champ des recherches des différentes options disponibles et de se concentrer uniquement sur les solutions les plus susceptibles de répondre aux véritables besoins. S'ils le désirent, les acheteurs peuvent également utiliser le menu de filtres afin de ne voir que les logiciels basés au Canada ou disponibles en français.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion d’événements au Canada?

Avant d'acheter un logiciel de gestion d'événements, divers points importants doivent être évalués avec attention. L'un des principaux objectifs du processus de recherche d'une solution logicielle de ce type pour les planificateurs ou les organisateurs d'événements devrait être l'identification de la meilleure option possible pour leurs besoins spécifiques. Il est donc essentiel de comprendre que la meilleure solution pour une personne ou une entreprise n'est pas nécessairement la meilleure solution pour une autre. Une excellente façon de procéder pour y parvenir est de se poser une série de questions, de réfléchir attentivement à chacune d'elles et d'essayer d'y répondre. Voici des exemples de questions types que les organisateurs d'événements pourraient se poser :

- Combien coûte un logiciel de gestion d'événements? Le prix est une considération majeure lors de n'importe quel achat, mais le processus de recherche et d'acquisition d'un logiciel de gestion d'événements nécessite de porter attention à certains détails. Les organisateurs d'événements et les autres entreprises intéressées par des solutions de ce type doivent réfléchir attentivement non seulement au coût d'acquisition, mais également au coût total de possession et aux coûts permanents associés à l'utilisation. Le prix d'achat initial ou les frais d'abonnement liés à l'utilisation du logiciel ne représentent qu'une partie de ce coût total et doivent être considérés dans un contexte plus large. Certains des autres coûts à prendre en compte sont les coûts associés à la formation des employés pour apprendre à utiliser le logiciel, les coûts liés au stockage des données, à la mise à jour du logiciel et les coûts associés à l'accès à une assistance professionnelle en cas de problèmes techniques.

- Les logiciels de gestion d'événements peuvent-ils s'intégrer à d'autres solutions? Bien qu'un logiciel de gestion d'événements de qualité puisse suffire et constituer une solution complète à des fins de planification d'événements, il est peu probable qu'un individu ou une entreprise ne s'appuie pas sur d'autres solutions, ce qui rend l'intégration importante. En particulier, il peut être avantageux pour les applications de gestion d'événements de fournir des outils d'intégration aux systèmes de billetterie, logiciels d'inscription, applications de marketing événementiel, outils de gestion événementielle et divers autres outils connexes. Idéalement, l'intégration devrait également être possible avec des applications de base de données, des feuilles de calcul, des traitements de texte et des applications similaires, car cela facilite la mise à jour des données dans l'ensemble de l'organisation et peut aider à minimiser les problèmes de compatibilité. Enfin, l'intégration avec une solution de CRM (Customer Relationship Management, ou Gestion de la Relation Client) peut aider les entreprises à améliorer la communication avec les participants et les partenaires commerciaux.

- Quelle est la meilleure option de déploiement pour ces logiciels? Il existe deux options principales en matière de déploiement : le déploiement sur site ou le déploiement dans le nuage. La première est l'approche la plus courante lorsqu’un acheteur acquiert une licence de logiciel et est ensuite responsable de l'installation du logiciel sur ses propres systèmes et de la gestion des données associées. La deuxième option, en revanche, est généralement livrée sous la forme d'un SaaS. La propriété, l'exécution et la gestion du logiciel sont gérées par un fournisseur de services tiers, et le paiement se fait sur la base d'un abonnement. La première approche présente des avantages en termes de coûts à long terme. Ceux-ci finissent souvent par être inférieurs, tandis que l'entreprise ressent davantage qu'elle détient la responsabilité et garde le contrôle. Toutefois, l'approche basée sur le nuage (ou cloud) présente certains avantages. Le déploiement à distance du logiciel est idéal pour les entreprises qui ont des employés à distance, tandis que le stockage cloud permet de maintenir les données à jour pour tous ceux qui ont besoin d'y accéder. Il existe également des avantages en matière de sécurité et de compatibilité, car les données sont gérées par une entreprise professionnelle et le logiciel est souvent accessible à l'aide d'un plus large éventail d'appareils. En revanche, alors que les coûts initiaux sont extrêmement faibles, les coûts à long terme peuvent finir par être considérablement plus élevés. Par conséquent, les acheteurs doivent considérer quelle méthode de déploiement est la meilleure pour leurs besoins spécifiques.

- Quelles options et quels outils de marketing événementiel sont inclus? Une grande partie de la gestion d'événements consiste à promouvoir un événement afin que les participants, les fournisseurs et les exposants en soient informés et y trouvent un intérêt à venir. Ainsi, il est essentiel que les acheteurs considèrent les options et les outils de marketing qui sont inclus dans les différentes solutions de gestion d'événements disponibles. Par exemple, certains logiciels incluent des outils de marketing par courriel intégrés, tandis que d'autres mettent fortement l'accent sur le marketing pour médias sociaux, ce qui peut être extrêmement important pour les entreprises événementielles et les entreprises ayant une large portée sur les réseaux sociaux. Les acheteurs doivent prendre le temps de réfléchir à leur stratégie marketing, aux outils dont ils ont besoin et s'ils en ont besoin directement à partir de leur logiciel de gestion d'événements. C'est seulement ensuite que vous pourrez comparer ces solutions pour trouver celle qui vous convient le mieux.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion d'événements au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion d'événements doivent également être bien comprises avant de prendre une décision d'achat. Les acheteurs doivent savoir que le logiciel qu'ils acquièrent a été développé en tenant compte de la façon dont l'industrie de l'événementiel évolue afin que le logiciel garde son utilité à long terme, plutôt que de servir de solution à court terme. Certaines des tendances les plus importantes de l'industrie de la gestion d'événements et des logiciels sont abordées ci-dessous :

- Gestion durable d'événements : la durabilité devient un concept de plus en plus important dans le monde des affaires et dans presque tous les autres domaines de la vie, à mesure que les gens deviennent plus conscients de la contribution humaine au changement climatique. Une étude menée par Capterra Canada montre que la majorité des consommateurs estiment qu’il est important que les entreprises s’engagent dans un effort de durabilité, 14 % estiment même que les actions durables des entreprises ont "beaucoup d'influence" sur leur choix de consommation. Cette tendance à mettre davantage l'accent sur la durabilité influence le monde de la gestion d'événements, car les entreprises subissent de plus en plus de pression pour rendre leurs événements aussi durables et éthiques que possible. C'est pourquoi l'une des tendances pertinentes à connaître est l'accent accru mis sur les outils et les options de gestion d'événements durables. Cela pourrait inclure des options permettant de fournir des documentations via le logiciel ou via une application associée, plutôt que d'utiliser des supports papier. Cela pourrait également signifier réduire les émissions en organisant des événements ou des sessions virtuellement, grâce à l'utilisation d'outils de communication vidéo, plutôt que d'organiser l'événement dans un lieu où les participants, les vendeurs et les exposants sont tenus de se rendre.

- Améliorations apportées à la technologie de l'IA (Intelligence artificielle) : l'IA devient de plus en plus fiable et, par conséquent, plus largement utilisée. Dans les logiciels de gestion d'événements, elle peut optimiser toutes les tâches : de l'envoi de messages marketing automatisés à la prévision automatisée des performances des événements ou à la collecte automatisée des indicateurs clés de performance. Les capacités de l’IA et du machine learning (apprentissage automatique en français) peuvent être utiles pour améliorer la productivité et libérer les employés des tâches non productives, de sorte qu'ils se concentrent sur les tâches qui nécessitent réellement une intervention ou une interaction humaine. Par conséquent, les acheteurs devraient essayer de se tourner vers les solutions qui utilisent le plus efficacement les capacités de l'IA.

- La croissance de la technologie portable : enfin, il est important pour les organisateurs d'événements non seulement d'être conscients de la croissance de l'adoption de la technologie portable, mais aussi de planifier pertinemment pour capitaliser sur cette tendance. Cela signifie rechercher des applications de gestion d'événements conçues avec des fonctionnalités liées à la technologie portable. Les montres intelligentes et les traqueurs de forme physique sont des exemples de technologie portable. Beaucoup de ces appareils incluent des outils de suivi de localisation qui peuvent être avantageux pour les organisateurs d'événements. Par exemple, la technologie des balises peut permettre à des messages spécifiques d'être envoyés aux participants lorsqu'ils atteignent une zone particulière d'un événement. La technologie portable peut être distribuée à l'arrivée des invités et cette technologie peut ensuite être utilisée pour suivre les activités, comprendre quelles parties de l'événement sont les plus prisées ou envoyer des messages marketing au moment où ils sont le plus efficaces. En outre, les appareils portables et les logiciels de gestion d'événements peuvent être combinés pour permettre une entrée fluide aux événements ou pour fournir des options de paiement sans contact aux participants qui cherchent à effectuer des achats.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

  1. La durabilité influence les habitudes de consommation de 58 % des Canadiens - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : lundi 17 octobre 2021)