Logiciels de gestion immobilière

Introduction

Un logiciel de gestion des biens a pour vocation d'automatiser les outils administratifs, financiers et opérationnels pour les gestionnaires de biens immobiliers. Les solutions logicielles entrant dans cette catégorie incluent généralement des fonctionnalités telles que des outils de gestion locative, de gestion de la maintenance et de suivi des loyers. Grâce à ces outils, les propriétaires de biens immobiliers sont en mesure de surveiller en continu l'état de leur portefeuille de biens et de réagir rapidement aux problèmes financiers et opérationnels pouvant survenir. En outre, les solutions de logiciels de gestion des biens incluent souvent une base de données des biens et un portail dédié aux locataires pour faciliter la communication.

Le principal avantage d'un système de gestion des biens est potentiellement sa capacité à surveiller divers problèmes en lien avec les propriétés multiples, le tout depuis un emplacement unique. Les outils d'automatisation contribuent à réduire la charge de travail globale des gestionnaires immobiliers et de leur personnel, alors que ceux de suivi des locations et des disponibilités aident à optimiser les résultats financiers. Il convient cependant de noter qu'un logiciel de gestion des biens présente également des avantages pour les locataires. En effet, lorsqu'un portail dédié aux locataires existe, ces derniers peuvent l'utiliser pour poser des questions, faire part de leurs problèmes, envoyer des documents, régler leur loyer ou signaler des problèmes de maintenance aux gestionnaires immobiliers.

Les logiciels de gestion des biens sont parfois appelés logiciels de gestion immobilière afin de les distinguer de logiciels relevant d'une catégorie assez semblable, notamment des logiciels de gestion hôtelière. En outre, ils sont étroitement liés à d'autres solutions logicielles, comme celles de gestion locative et de CRM immobilier. Enfin, ce type de logiciel facilite le suivi d'aspects essentiels associés aux biens et aux locataires. Ce suivi est rendu possible par la centralisation des informations et des communications avec les locataires qui rend l'accès aux données utiles plus rapide et plus aisé.

Une décision d'achat doit tenir compte de divers facteurs, parmi lesquels le budget disponible et l'importance du portefeuille de biens immobiliers concerné. En général, cependant, la gestion des biens demeure l'un des facteurs primordiaux. Même si les fonctionnalités spécifiques à la gestion des biens varient d'un logiciel à un autre, les principales options à haute qualité sont les suivantes :

• Suivez les informations importantes, telles que les dates de début et de fin et les fenêtres de renouvellement.
• Accédez à un registre des paiements de loyers incluant les dates et montant des règlements.
• Gérez des informations relatives à la maintenance des biens et aux demandes de réparations.
• Mettez à disposition des locataires des canaux de communications et/ou des options pour payer leur loyer.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des biens?

Un logiciel de gestion des biens, aussi appelé logiciel de gestion immobilière, a pour vocation d'aider les gestionnaires immobiliers en automatisant diverses tâches opérationnelles, financières et administratives. Les meilleures solutions de gestion des biens centralisent les informations importantes et rendent facilement accessibles les données essentielles. Cela peut être particulièrement appréciable lorsque le portefeuille d'un gestionnaire immobilier contient de nombreux biens et lui impose de superviser un nombre important de contrats de location différents.

En général, un gestionnaire immobilier utilise un logiciel de gestion des biens pour suivre le règlement des loyers, gérer les locataires et savoir quand la période de renouvellement du bail d'un locataire approche. Une solution de logiciel de gestion des biens peut en outre s'avérer utile pour surveiller les communications avec les locataires, gérer les demandes de maintenance et communiquer aux locataires des informations importantes sur leur location ou sur le contrat qu'ils ont signé. La composante d'automatisation d'un logiciel de gestion des biens contribue également à améliorer l'efficacité et l'exactitude, notamment des tâches répétitives.

En plus d'aider les gestionnaires immobiliers dans l'exécution de leurs principales tâches, de nombreuses solutions logicielles de gestion des biens proposent également un portail web destiné aux locataires. Lorsque c'est le cas, ce type de portail inclut généralement des options de communication avec le gestionnaire immobilier ou son personnel et de paiement des loyers. Il est ainsi beaucoup plus facile pour les locataires de signaler des problèmes, poser des questions, effectuer des paiements en temps voulu et tenir le gestionnaire immobilier informé de leurs intentions pour l'avenir.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des biens?

Un logiciel de gestion des biens présente l'avantage de réunir les outils de communication, d'administration, financiers et opérationnels en un seul produit et de centraliser autant de données pertinentes que possible. Utilisé efficacement, un tel logiciel permet aux gestionnaires de biens de maîtriser leurs tâches essentielles et de répondre aux demandes des locataires, tout en automatisant certaines tâches afin de réduire la charge de travail. Ceci étant dit, il convient de se pencher sur certains avantages spécifiques d'un tel logiciel, à savoir, en particulier :

- Centralisation des données : les gestionnaires immobiliers sont tenus de gérer un grand nombre de données, parmi lesquelles les conditions des baux, l'historique des paiements de chaque locataire ; des informations sur chaque bien qu'ils possèdent et toutes les coordonnées pertinentes. L'un des principaux arguments en faveur de l'utilisation d'un logiciel de gestion des biens est sa capacité à centraliser toutes ces données pour en faciliter l'accès, de sorte que de nombreuses tâches administratives s'en trouvent optimisées. Regrouper toutes les données en un seul lieu présente également l'avantage de réduire les problèmes de comptabilité et de prévenir les erreurs.

- Automatisation des processus : une grande partie des tâches associées à la gestion des biens est assez répétitive et prévisible. Ainsi, les demandes de paiement sont généralement envoyées à intervalles réguliers et contiennent presque systématiquement les mêmes informations. L'un des avantages majeurs des solutions de logiciels de gestion des biens est leur capacité à automatiser certaines de ces tâches prévisibles, de sorte que les communications répétitives sont envoyées automatiquement. Les gestionnaires immobiliers disposent ainsi de plus de temps à consacrer à des tâches plus complexes. Ces solutions s'avèrent également utiles pour éviter d'oublier des notifications importantes quand elles devraient l'être (une cause possible de confusions et de retards inutiles).

- Implication des deux parties : les gestionnaires immobiliers aussi bien que leurs locataires tirent un avantage d'un logiciel de gestion des biens. C'est d'autant plus vrai que le logiciel inclut un portail web dédié aux locataires proposant des options de communication. Lorsque c'est le cas, les locataires peuvent poser des questions, payer des loyers, signaler des problèmes de maintenance ou communiquer d'autres informations importantes au gestionnaire immobilier, lequel répond comme il convient. Pouvoir accéder aux discussions précédentes avec les locataires contribue à garantir le traitement efficace des problèmes. Cela peut être essentiel pour la satisfaction des locataires et le respect des conditions de leur contrat de location.

- Renforcement de l'exactitude : de par sa nature même, le travail effectué par les gestionnaires immobiliers peut être chronophage et exiger une grande exactitude. Lorsque des calculs complexes sont réalisés manuellement, il existe un risque d'erreur alors que même une erreur mineure peut entraîner des problèmes importants à un stade ultérieur. Ceci étant dit, l'un des principaux avantages des logiciels de gestion des biens est leur capacité à effectuer une grande partie de ce travail de façon numérique. Il y a donc moins de nombres à saisir manuellement, ce qui assure une exactitude globalement plus élevée. Il en résulte que les factures envoyées aux locataires ou le travail comptable effectué par le gestionnaire immobilier seront plus probablement corrects.

- Sélection des locataires : la gestion de biens implique de sélectionner des locataires en veillant à ce qu'ils conviennent à la location et à éviter les escroqueries potentielles ou les locataires présentant un risque élevé. Avec un logiciel de gestion des biens, il devient possible d'automatiser une partie de ce processus tout en filtrant aisément les candidats en fonction de paramètres précis. Les locataires potentiels peuvent être triés selon des facteurs tels que leur âge, leur profession et leur historique de crédit afin d'identifier les candidats les plus sérieux et les plus sûrs, ce qui débouche sur une prise de décision améliorée.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des biens?

Les fonctionnalités proposées par un logiciel de gestion des biens peuvent fortement varier d'une solution à une autre. C'est la principale caractéristique permettant aux acheteurs de réduire les choix possibles et de sélectionner le progiciel le plus adapté. Après tout, les caractéristiques les plus importantes pour un gestionnaire de biens commerciaux disposant d'un petit portefeuille peuvent être très différentes de celles privilégiées par un gestionnaire de biens résidentiels avec un large portefeuille. Certaines fonctionnalités sont cependant plus courantes que d'autres et, en général, les meilleures options devraient inclure la plupart des fonctions suivantes :

- Base de données des biens : accédez à des informations sur tous les biens grâce à une base de données des biens intégrée. Cette fonctionnalité peut notamment renseigner sur les dimensions des pièces, les évaluations des propriétés et l'état actuel d'un bien. Un accès facile à ces informations sur l'ensemble des biens composant un portefeuille peut également s'avérer utile pour effectuer rapidement des comparaisons ou pour fournir des détails importants aux locataires ou aux acheteurs potentiels.

- Gestion financière : créez des rapports financiers et exécutez des tâches comptables grâce aux outils de gestion financière. Ces tâches peuvent inclure la gestion des flux de trésorerie généraux, la consultation des transactions financières (y compris les ventes de biens et les revenus de la location) et la production de graphiques et autres rapports.

- Gestion locative : consultez les contrats de location de tous les biens loués à des locataires et gérez d'autres informations pertinentes. En plus de pouvoir consulter les baux signés avec les locataires, il est possible de connaître l'ancienneté de chaque location et le planning de renouvellement. Il est ainsi beaucoup plus facile de savoir quand une intervention est requise. Certaines solutions proposent également des capacités d'automatisation dans ce domaine et envoient des notifications de renouvellement ou d'autres avis importants pour éviter que des dates butoirs ne soient oubliées.

- Gestion de la maintenance : gérez les problèmes de maintenance concernant l'ensemble d'un portefeuille de biens, le tout depuis un même endroit. Consultez les communications des résidents à propos des travaux de réparation nécessaires, ou d'autres problèmes de maintenance devant être traités, tout en accédant aux détails des travaux de maintenance antérieurs déjà effectués. Par ailleurs, les solutions de logiciels de gestion des biens dotées de fonctionnalités de gestion de la maintenance permettent souvent aussi d'affecter les tâches de maintenance à des employés précis une fois que la nécessité d'effectuer de tels travaux a été confirmée.

- Gestion de biens commerciaux/résidentiels : permutez entre options de gestion de biens immobiliers commerciaux et de biens immobiliers résidentiels. De nombreuses solutions logicielles de gestion des biens incluent une option permettant de gérer simultanément des biens commerciaux et résidentiels, bien que certaines solutions se spécialisent uniquement dans un type de biens. Lorsque le logiciel permet de gérer ces deux types de biens, il peut exister de légères différences au niveau des fonctionnalités disponibles selon que le portefeuille concerne le secteur commercial ou le secteur résidentiel. Les solutions permettant de gérer ces deux types de biens peuvent s'avérer particulièrement utiles pour les gestionnaires dont le portefeuille est diversifié.

- Suivi des locations : consultez toutes les informations importantes se rapportant à l'encaissement des loyers et stockez ces données dans un endroit unique. Accédez à l'historique des paiements de tous les locataires, déterminez quand un loyer est dû pour chaque bien, vérifiez qui est à jour dans ses paiements et identifiez les retards de paiements. Dans certains cas, il est possible de surveiller l'évolution des taux dans le temps et de produire des rapports indiquant le revenu des locations généré chaque mois.

- Gestion des biens vacants : demeurez informé des unités immobilières actuellement occupées et de celles qui sont vacantes et disponibles à la location. Certains logiciels de gestion des biens incluent aussi des options facilitant la présentation des biens vacants sur des plateformes populaires afin d'attirer de nouveaux locataires.

- Portail Web dédié aux locataires : permettez aux locataires d'accéder à leur propre portail web dédié sur lequel ils pourront effectuer des tâches importantes, poser des questions, envoyer des requêtes ou alerter les gestionnaires sur les problèmes de maintenance à résoudre. Parmi les tâches pouvant être accomplies par les locataires sur le portail web figurent le paiement des factures et celui du loyer mensuel. Cette possibilité rend le logiciel de gestion des biens utile aussi bien pour les gestionnaires immobiliers que pour leurs locataires. En effet, il renforce l'efficacité, facilite les tâches courantes et favorise la communication.

Utilisez le répertoire de logiciels de gestion des biens de Capterra pour filtrer les options en fonction des fonctionnalités qu'elles proposent. Étant donné que seules les solutions correspondant aux exigences sont présentées, il est facile de mieux cibler un logiciel de gestion des biens.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion des biens?

Au moment d'acheter un logiciel de gestion des biens, les gestionnaires immobiliers recherchant la solution de logiciel de gestion des biens idéale devront comparer divers facteurs. En effet, les logiciels disponibles sur le marché sont très divers et une option parfaitement adaptée à un gestionnaire immobilier ne constitue pas nécessairement la meilleure option pour un autre. Pour réduire le nombre d'options à comparer, posez-vous quelques questions clés.

- Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des biens? Les premières questions à se poser avant d'acheter un logiciel de gestion des biens se rapportent à l'objectif d'un tel logiciel et aux raisons qui le rendent nécessaire. Quel est l'usage qui en sera fait? En quoi peut-il aider ou faciliter les choses? Quelles sont les principales fonctionnalités requises? Une fois les réponses à ces questions obtenues, il devient facile de hiérarchiser les fonctionnalités appropriées et de se concentrer sur la solution véritablement adaptée. Il est indispensable de comprendre que le logiciel recherché est celui qui répondra le mieux aux besoins de l'entreprise et non le progiciel le plus complet. Certaines solutions disponibles sur le marché peuvent intégrer une large gamme d'excellentes fonctionnalités sans intérêt par rapport à l'usage qui sera fait du logiciel, alors que d'autres proposeront des fonctionnalités moins nombreuses, mais répondant à toutes les attentes.

- Combien coûte un logiciel de gestion des biens? Comme c'est le cas pour toute décision d'achat, le coût est l'un des principaux facteurs dont il faut tenir compte. L'option choisie doit être la meilleure disponible respectant le budget. Il faut également réfléchir au coût total de possession et non au seul coût d'achat initial. Si, par exemple, vous achetez une solution cloud, le coût initial sera peut-être très faible, mais des frais d'abonnement mensuels s'appliqueront. Déterminez également s'il sera nécessaire de dispenser une formation spécialisée, quel en sera le coût, si un essai gratuit est proposé et si le logiciel propose des mises à jour gratuites.

- Quelle est la meilleure option de déploiement? Les logiciels de gestion des biens se répartissent en deux catégories : les options déployées sur site et celles déployées sur le cloud. Ces deux approches possèdent leurs propres avantages et inconvénients. Les options basées sur le cloud ont généralement un coût d'achat initial plus faible. Elles sont plus faciles à configurer et les informations sont accessibles à distance depuis n'importe où dans le monde à condition qu'un appareil compatible avec Internet soit utilisé. À l'inverse, les options sur site offrent un sentiment de possession plus important et, bien qu'elles soient plus chères à l'achat initialement, elles ne s'accompagnent d'aucuns frais d'abonnement récurrents. En fin de compte, déterminer laquelle de ces deux options est la meilleure peut se résumer à des préférences personnelles et dépendre de circonstances spécifiques.

- Quels types de biens le logiciel prend-il en charge? Dans la catégorie des logiciels de gestion immobilière, des solutions différentes peuvent cibler des types de biens différents. Certaines solutions sont dédiées aux biens commerciaux alors que d'autres sont plus axées sur les biens résidentiels ou sur les logements loués à des touristes. Certaines solutions conviennent à tous les types, ce qui est idéal pour un portefeuille diversifié, mais une solution plus spécialisée peut s'avérer plus adaptée si le portefeuille est restreint et composé d'un seul type de biens.

- Le logiciel peut-il s'intégrer aux systèmes existants? Pour utiliser au mieux un logiciel de gestion des biens, les gestionnaires immobiliers doivent réfléchir aux logiciels, systèmes et processus actuellement en place et déterminer le niveau d'intégration possible de la solution de logiciel de gestion des biens dans la configuration existante. Ils doivent notamment réfléchir au degré d'intégration à tout logiciel CRM déjà en cours d'utilisation et aux outils comptables. Dans l'idéal, tentez d'associer des progiciels permettant une transition fluide des données d'une application vers une autre afin que les divers logiciels puissent être utilisés ensemble sans heurt inutile.

- Le logiciel est-il facile à configurer et à utiliser? Enfin, demandez-vous si le logiciel sera facilement configurable et utilisable. Il est facile de répondre à cette question quand des essais gratuits sont proposés, mais, dans d'autres cas, il peut être utile de se fier aux commentaires et connaissances des utilisateurs sur le fonctionnement de solutions logicielles semblables. Le répertoire de logiciels de gestion des biens de Capterra peut apporter une aide pour cela, car il inclut des avis d'utilisateurs sur les diverses solutions logicielles proposées. Mieux encore, ces avis sont répartis en catégories et l'une des catégories sur lesquelles les utilisateurs peuvent donner leur impression est la facilité d'utilisation. La plateforme peut donc être un outil inestimable dans la recherche de l'option la plus conviviale.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciel de gestion des biens?

Les principales tendances en matière de logiciel de gestion des biens doivent être prises en compte dans chaque décision d'achat. Cela implique d'étudier les principales tendances en matière de logiciels et celles ayant le plus fort impact sur la gestion des biens en général. Plus spécifiquement, les tendances les plus significatives dont les organisations et personnes impliquées dans la gestion de bien doivent tenir compte avant tout achat de logiciel sont les suivantes :

- Montée en puissance de la RV (réalité virtuelle) dans le secteur immobilier : depuis plusieurs années déjà, la technologie de RV s'impose, mais une étude de Gartner (disponible en anglais) suggère qu'elle est encore loin d'avoir atteint sa pleine maturité. Pourtant, la demande de fonctionnalités de RV ne cesse d'augmenter dans l'immobilier. En effet, les locataires potentiels veulent pouvoir effectuer des visites virtuelles de biens avant de se déplacer pour une visite en personne. Cette technologie est également utile pour les gestionnaires immobiliers, car ils n'ont pas besoin d'organiser autant de visites de biens en personne, la réalité virtuelle leur permettant de proposer aux locataires potentiels une visite virtuelle mettant en évidence les meilleurs aspects du bien concerné.

- Technologie cloud et développement des SaaS : ces dernières années, un glissement vers des solutions logicielles s'est opéré dans de nombreux secteurs. Divers facteurs sont à l'origine de cette transition, notamment les inquiétudes liées au stockage des données en un seul endroit, l'exigence d'accès à distance, le désir de réduire les délais de configuration et la capacité à passer à un modèle aux coûts plus prévisibles.

- Accroissement de la demande d'accessibilité mobile : la demande accrue d'une accessibilité mobile (associée aux concepts d'optimisation de la mobilité et de télétravail) est une tendance généralisée dans le domaine du développement de logiciels. Bien qu'il s'agisse là d'un facteur important, il peut être préférable de se tourner vers une solution logicielle disposant d'une application mobile associée ou vers une solution basée sur le cloud accessible à l'aide d'un navigateur Internet mobile.

- Recours généralisé aux chatbots exploitant l'IA (intelligence artificielle) : alors que des temps de réponse rapides sont aujourd'hui exigés, le recours aux chatbots se généralise dans le domaine du service client. Même si certains rapports indiquent que le secteur immobilier est lent à adopter la technologie pour biens immobiliers, ou "PropTech", l'utilisation des chatbots se généralise toujours plus dans ce domaine également. Les chatbots sont particulièrement performants lorsqu'il s'agit de répondre aux questions les plus courantes et ils fournissent d'excellents temps de réponse. En fait, même lorsqu'une intervention humaine est nécessaire, les chatbots peuvent servir à réunir des informations préliminaires et à orienter l'utilisateur vers le membre approprié du personnel. Dans les solutions logicielles proposant un portail web dédié aux locataires, les chatbots contribuent à réduire la charge de travail et offrent aux locataires un moyen de résoudre rapidement de nombreux problèmes.

- Importance accrue accordée à la durabilité : les préoccupations liées à l'environnement et plus généralement à la durabilité, perturbent de nombreux secteurs. Suite à la pandémie de COVID-19, 58 % des consommateurs canadiens ont déclaré que la durabilité influençait leurs achats. Dans le domaine immobilier, cela se traduit parfois par le fait que davantage de communications s'effectuent en ligne et que la dématérialisation se généralise et par l'utilisation de technologies susceptibles de réduire les déplacements en permettant de voir les biens à distance, comme la réalité virtuelle et la photographie à 360 degrés.

- Un impératif d'exactitude et d'efficacité : le secteur de l'immobilier a besoin d'exactitude, en particulier en ce qui concerne les informations financières. En outre, les locataires, les clients et les autres intervenants concernés par les transactions commerciales ou immobilières ont tendance à exiger des réponses rapides à leurs questions et de l'efficacité dans les processus. Ces exigences concordent avec le concept d'automatisation. C'est pourquoi de nombreux gestionnaires immobiliers ont tendance à rechercher des solutions permettant de traiter automatiquement les tâches les plus répétitives et prévisibles, avec exactitude et ponctualité.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence en ce qui concerne la gestion des biens et du pourcentage de produits du répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour créer ce document :

1. 3 Reasons Why VR and AR Are Slow to Take Off (3 raisons expliquant pourquoi la réalité virtuelle et la réalité augmentée mettent du temps à décoller) - Gartner.com (Date de consultation : mercredi 1er septembre 2021)

2. Développement durable : des consommateurs inquiets, mais moyennement actifs - Capterra Canada 2021 (Date de consultation : lundi 11 octobre 2021)