Qu'est-ce qu'un logiciel de service client ?

Un logiciel de service client est un système de cas d'assistance qui documente et suit les demandes des clients et qui y répond. Il réunit les demandes provenant de plusieurs canaux (tels que le téléphone, la messagerie électronique, la messagerie instantanée en direct et les réseaux sociaux) au sein d'un portail unique, ce qui permet aux agents de traiter les demandes rapidement et avec facilité.

Grâce à ce logiciel, plusieurs agents peuvent travailler sur un même cas d'assistance, ce qui facilite la collaboration entre divers services pour répondre aux demandes des clients. Cet outil fournit également des rapports détaillés et des informations sur les interactions avec les clients. Il est ainsi plus facile pour les organisations d'évaluer la qualité de leur service client.

Avantages d'un logiciel de service client

Un logiciel de service client aide les entreprises à gérer et préserver une relation avec les clients. Cette solution peut vous aider à bénéficier des avantages suivants :

• Recueil des demandes des clients provenant de nombreux canaux : les logiciels de service client recueillent les demandes des clients provenant de nombreuses plateformes et les réunissent dans un flux unique. Qu'il s'agisse d'un appel à la ligne d'assistance, d'un e-mail adressé à l'équipe d'assistance ou d'un commentaire sur votre page de réseau social, l'outil génère un cas d'assistance pour chaque demande de client. Ces cas d'assistance sont automatiquement ajoutés aux flux centralisés, ce qui garantit qu'aucune demande n'est ignorée.
• Réduction du temps consacré par les agents à chaque demande : le logiciel fournit une base de données dans laquelle effectuer des recherches pour référence rapide. Les agents peuvent assigner un cas à un membre d'une autre équipe ou le transférer à l'équipe appropriée, en orientant le client vers la meilleure ressource. Les réponses standardisées, les modèles aisément modifiables et la capacité à répondre simultanément à de nombreuses demandes raccourcissent le délai de résolution des cas d'assistance.
• Accroissement de la satisfaction des clients grâce à une résolution plus rapide des problèmes : ce type de logiciel permet aux utilisateurs de traiter chaque cas d'assistance en fonction de la priorité et de réduire le temps d'attente. Il organise également le flux de travail de résolution des cas d'assistance et permet aux agents de collaborer sur des cas. Le cycle de résolution s'en trouve raccourci et les niveaux de satisfaction des clients sont améliorés.
• Obtention d'informations sur les performances de l'équipe : les logiciels de service client offrent des capacités d'analyse associées à des rapports et tableaux de bord personnalisables, ce qui fournit des informations sur les performances de votre équipe d'assistance. Découvrez combien de temps il faut à votre équipe pour répondre, dans quelle mesure vos agents sont occupés certains jours de la semaine et quelles sont les questions fréquentes. Ces informations peuvent vous aider à gérer les agents, à améliorer leur temps de réponse et à accroître la productivité.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de service client

• Base de connaissances : élaborez et gérez un référentiel d'informations centralisé et consultable dédié aux questions fréquentes et à celles précédemment posées, ainsi qu'aux réponses.
• Création de cas d'assistance : suivez les interactions et générez automatiquement des cas d'assistance pour les clients et des demandes de service.
• Communication sur de nombreux canaux : gérez les communications entrantes et sortantes des clients sur de nombreux canaux, parmi lesquels la messagerie électronique, le téléphone, la messagerie instantanée en direct et les réseaux sociaux.
• Gestion des files d'attente : gérez la file d'attente des cas d'assistance pour répondre aux besoins de l'équipe et surveillez le temps d'attente des demandes entrantes qui n'ont pas été routées.
• Conversation en direct : conversez avec les clients pour répondre à leurs demandes en temps réel.
• Gestion des rendez-vous : planifiez et gérez les interactions avec les clients.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de service client

• Convivialité de la solution : une mauvaise expérience de l'utilisateur ou UX (User Experience), est préjudiciable à l'activité de l'entreprise. L'outil ne doit pas ralentir les agents ni prolonger le temps de réponse. C'est pourquoi, lorsque vous achetez une solution, vous devez l'essayer et vous assurer que l'IU/UX n'est pas trop compliquée et complexe pour vos agents. Après tout, ils doivent l'utiliser chaque jour et devraient être heureux de le faire.
• Intégration à des applications tierces existantes : même si la plupart des logiciels s'intègrent à d'autres applications tierces, assurez-vous que votre solution de prédilection et/ou votre plan de tarification prend en charge l'intégration aux autres solutions que vous utilisez. Après tout, il peut être coûteux et frustrant de découvrir après l'achat que votre logiciel ne prend pas en charge vos applications.
• Support client omnicanal : il vous permet de tout centraliser et facilite la gestion de plusieurs canaux de communication. Cependant, les entreprises n'en ont pas toutes besoin. Si vos clients sont très susceptibles de vous contacter par messagerie instantanée ou électronique, choisissez une solution de service client offrant les fonctionnalités dont vous avez besoin afin de ne pas payer pour des canaux qui ne sont pas utilisés de façon optimale.

Principales tendances en matière de logiciel de service client

• Les chatbots vont améliorer le service client en libre-service : les fournisseurs ont recours aux chatbots pour répondre aux demandes des clients en temps réel sans créer de cas d'assistance. La technologie est en mesure de simuler des interactions semblables à celles des êtres humains et répond à des demandes simples telles que les heures d'ouverture, les coordonnées et la mise à jour du statut. Elle recommande également des parties appropriées d'articles de la base de connaissances. Ainsi, si un client ignore comment réinitialiser son mot de passe, le chatbot l'orientera vers une description étape par étape de la procédure. Les entreprises qui utilisent un chatbot rapportent une réduction de 70 % des demandes téléphoniques, par messagerie instantanée et/ou par e-mail.
• L'IA (intelligence artificielle) va accroître l'efficacité des agents : les fournisseurs de logiciels de service client adoptent l'IA pour permettre aux agents de travailler plus intelligemment. Certains l'utilisent pour marquer, classer et indexer automatiquement les cas d'assistance pour faciliter le référencement, alors que d'autres ont recours à l'IA pour déterminer le niveau de détresse des clients et prévoir les réponses de messagerie instantanée. L'IA peut également recommander d'apporter des modifications à des articles existants en fonction de la façon dont les clients communiquent leurs problèmes pour qu'il soit plus facile, par la suite, de trouver des réponses et de les comprendre.