Outils de pointage

Introduction

Les entreprises et d'autres organisations utilisent des logiciels de pointage pour suivre la présence des employés, leur heure d'arrivée et de départ, les emplois du temps de travail et les arrêts maladie. Également appelées logiciels de gestion du temps de travail ou plus généralement logiciels de pointage en ligne, ces solutions sont capables d'automatiser une grande partie de ce processus de suivi, ce qui présente un double avantage : libérer du temps pour les employés qui peuvent se consacrer à d'autres tâches et améliorer la précision globale.

Pour diverses raisons, les entreprises doivent pouvoir suivre le temps passé par les employés au travail (ou à travailler à des tâches spécifiques). Il s'agit de s'assurer que les membres du personnel reçoivent la rémunération correcte pour leur travail, d'analyser les performances individuelles des employés ou de créer des emplois du temps plus précis pour de futurs projets de travail. Les logiciels de pointage permettent aux entreprises non seulement de surveiller les heures des employés, mais aussi d'évaluer le coût de la main-d'œuvre.

Pour de nombreuses entreprises, il est essentiel de comprendre précisément à quoi le temps travaillé a été consacré pour prévoir exactement la facturation des clients. En outre, l'utilisation d'un logiciel de pointage peut aider les entreprises à identifier des tendances sur la façon dont le temps est passé, par qui et savoir concrètement à quels projets il est le plus et le moins consacré. Il devient alors plus facile d'identifier les domaines d'amélioration potentielle, ainsi que ceux qui fonctionnent le plus efficacement.

En général, les logiciels d’horloge pointeuse se présentent sous la forme d'une solution autonome, bien que certains systèmes de pointage en ligne fassent partie de logiciels de gestion du personnel , de logiciels comptables ou de logiciels de paie plus généraux. Les fonctionnalités et les objectifs des logiciels de pointage font qu'ils se retrouvent souvent dans la même catégorie que les logiciels de gestion des absences et les logiciels de planning du personnel, ces solutions pouvant souvent être intégrées les unes aux autres.

La majorité des systèmes de pointage d’entreprise ont des fonctionnalités en commun, mais certaines sont moins courantes et cette page peut aider les acheteurs à faire plus facilement la distinction entre les différentes options. Certaines fonctionnalités sont si répandues qu'elles sont typiques pour les logiciels de cette catégorie. Dans cet esprit, la grande majorité des logiciels de pointage en ligne permet aux utilisateurs de réaliser les tâches suivantes :

• Utiliser une fonctionnalité de pointage à l'arrivée et au départ afin de suivre la présence et le nombre d'heures travaillées.
• Suivre le nombre total d'heures travaillées et utiliser cette information pour la paie et les emplois du temps.
• Planifier les quarts des employés en fonction des besoins de l'entreprise, de la disponibilité du personnel et des exigences contractuelles.
• Permettre aux employés de faire des demandes de congés et d'arrêts maladie, puis suivre les absences ou les ajouter au calendrier.

Qu'est-ce qu'un logiciel de pointage?

On appelle logiciel de pointage ou outil de gestion du temps de travail les applications logicielles conçues pour aider les utilisateurs avec le processus de suivi de la présence des employés et du temps passé au travail et en dehors, ainsi que des heures d'arrivée et de départ. Pour de nombreuses raisons, il est important d'avoir accès à ces informations, par exemple pour établir la paie et s'assurer que la rémunération des employés correspond précisément à leur travail. Les systèmes de pointage peuvent aider les chefs d'entreprise à avoir une meilleure vision des performances de l'entreprise et des employés.

Il est possible d'automatiser une grande partie de ce processus en utilisant ce type de logiciel. Les entreprises peuvent donc réaliser des économies considérables en termes de temps et d'efforts, sans compromis sur la précision. En fait, l'automatisation assurée par nombre de ces solutions logicielles contribue à éviter les problèmes liés à l'erreur humaine. Les employés peuvent également utiliser ces logiciels pour pointer au début et à la fin de leurs quarts de travail et faire des demandes de congés ou d'arrêts maladie.

Il est en général possible de créer et partager des emplois du temps de travail au moyen du logiciel. Il existe aussi souvent des outils d'intégration qui permettent au logiciel de partager des données avec des applications de calendrier externes. La centralisation de toutes les informations relatives aux feuilles de temps est l'une des autres raisons qui incitent les entreprises à investir dans cette catégorie de logiciels, car cela élimine le besoin de passer d'une application à l'autre lors de la réalisation des différentes tâches associées.

Quels sont les avantages d'un logiciel de pointage?

Les avantages des logiciels de pointage reposent principalement sur le suivi efficace et précis de la présence des employés. Grâce à ces horloges pointeuses en ligne, les entreprises peuvent en général suivre la présence ou l'absence d'un employé à son poste, mais également le nombre exact d'heures travaillées et s'il s'agissait d'heures contractuelles ou d'heures supplémentaires. Cela s'avère très utile, car cela facilite de nombreuses tâches critiques pour l'entreprise. Bien évidemment, les avantages des systèmes de pointage pour entreprise ne s'arrêtent pas là et il peut être utile d'en examiner certains plus en détail. Dans cet esprit, certains des avantages les plus importants associés à l'utilisation d'un logiciel de pointage sont décrits ci-dessous :

• Le calcul précis de la paie : le processus manuel de suivi du nombre d'heures travaillées par les employés, puis de calcul de leur paie est non seulement chronophage, mais de plus sujet à l'erreur humaine. L'un des plus gros avantages associés aux logiciels de pointage est donc leur capacité à calculer la paie plus précisément. Mieux encore, une grande partie de ce processus peut s’automatiser en fonction des heures d'arrivée et de départ des employés. Non seulement cela réduit les conflits inutiles sur le montant de la paie, mais cela permet aussi d'économiser du temps et des efforts.
• La facturation : de nombreuses entreprises facturent leurs clients en fonction du nombre d'heures passées sur un projet ou consacrées à effectuer une tâche en particulier. Dans ce cas, l'utilisation d'un logiciel de pointage peut être cruciale, car elle permet aux entreprises d'émettre des factures basées sur un nombre d'heures précis, mais elle fournit aussi des preuves à présenter aux clients qui peuvent demander à connaître le nombre heures qu'on leur a facturées. Sans un tel logiciel, les entreprises doivent souvent donner des estimations du nombre d'heures travaillées, ce qui peut être imprécis et coûteux, tout en minant la confiance des clients ou des partenaires commerciaux.
• La gestion du temps de travail des télétravailleurs : chez certaines entreprises ou organisations, les employés ne travaillent pas nécessairement tous au même endroit et le télétravail devient une réalité au fur et à mesure que les technologies de communication s'améliorent. Pour cette raison, les meilleurs logiciels de pointage donneront aux entreprises la capacité de surveiller les heures des employées en télétravail. Cela implique généralement l'utilisation d'un système électronique de pointage au début et à la fin de la prise de poste, lequel fonctionne en grosso modo de la même façon que les systèmes utilisés par les employés sur site. Potentiellement, les télétravailleurs peuvent également utiliser le logiciel pour planifier des congés ou signaler une maladie à leur direction.
• La surveillance des performances : un autre avantage important de l'acquisition d'un logiciel de pointage est sa capacité à surveiller les performances internes, notamment les performances de services spécifiques et même des employés eux-mêmes. Quand les entreprises ont une vision plus claire du temps passé sur des tâches spécifiques, des personnes qui travaillent sur ces tâches et de la façon dont elles utilisent leur temps par rapport à d'autres employés, il devient plus simple d'identifier les inefficacités ou les situations dans lesquelles le temps n'est pas utilisé de façon aussi efficace que possible. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour allouer des ressources supplémentaires là où cela est nécessaire et pour alimenter les évaluations des performances du personnel.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de pointage?

Les fonctionnalités d'un logiciel de pointage s'articulent principalement autour de la simplification du suivi des heures travaillées par les employés. Cela est en général réalisé grâce à une combinaison d'automatisation et de suivi manuel. Cependant, la vaste majorité des applications de cette catégorie comprennent des fonctionnalités qui vont plus loin que la simple mesure du temps de travail. Bien que les fonctionnalités précises varient d'une solution à l'autre et que la qualité et la mise en œuvre de ces fonctions puissent aussi être différentes, la grande majorité des options logicielles de cette catégorie présentent des fonctions de base ou caractéristiques en commun, telles que :

• Pointage en ligne : permettez aux employés de démarrer et arrêter le pointage selon leurs heures de travail, qu’ils soient en pause ou à la fin de leur quart. En général, l’horloge pointeuse en ligne incluse est simple à utiliser, les employés ayant accès à leur propre compte auquel ils se connectent pour pointer en fonction de leurs besoins. Cela signifie qu'ils peuvent s'enregistrer au début de leur quart, se marquer comme inactifs pendant les pauses et se déconnecter à la fin de leur journée de travail. À l'aide de ces informations, le logiciel peut alors automatiquement calculer le nombre d'heures travaillées et utiliser ces données pour préparer la paie et les emplois du temps, ainsi que pour surveiller le nombre d'employés présents sur le site. Grâce à sa fonctionnalité en ligne, le système de pointage peut être utilisé facilement par les employés qui travaillent à domicile ou hors du site.
• Gestion des feuilles de temps : consultez les données relatives au nombre d'heures travaillées par les employés et suivez en permanence ces données au fil du temps. La capacité à gérer les feuilles de temps sur le lieu de travail est essentielle pour les services de paie et de comptabilité et les calculs associés peuvent s'avérer compliqués sans l'aide d'un logiciel adapté en raison de facteurs comme les heures supplémentaires. Cela est particulièrement vrai si les heures supplémentaires sont payées à un taux différent des heures normales. Cependant, la gestion des feuilles de temps est importante pour plusieurs autres raisons. Par exemple, en fonction de la nature du travail effectué, les clients peuvent être facturés selon de nombre d'heures travaillées sur un projet ou une tâche en particulier. Sinon, les informations peuvent aussi être utilisées pour déterminer le temps consacré à des tâches spécifiques ou le temps passé au total sur un projet particulier. Il est aussi possible d'automatiser, en partie ou entièrement, de nombreux aspects de la gestion des feuilles de temps avec des calculs comme la paie du personnel et le nombre total d'heures travaillées calculés automatiquement en fonction de l'utilisation, par les employés, du tableau de pointage en ligne mentionné précédemment.
• Planning du personnel : créez des emplois du temps pour le personnel et communiquez leurs quarts aux employés. La plupart des logiciels de pointage disposant de fonctionnalités de feuilles de temps permettent aux employés de se connecter pour voir leur planning, qui est ainsi accessible à tout moment. Cependant, les meilleures solutions comprennent également des options d'intégrations à d'autres logiciels de calendrier. Cela signifie qu'il est possible de synchroniser les quarts avec les calendriers de l'entreprise ou ceux de chaque utilisateur, améliorant ainsi la communication ce faisant. Il peut être utile d'avoir accès à des outils de gestion des feuilles de temps et de planning au sein d'un même logiciel, car les quarts attribués aux employés peuvent dépendre du nombre d'heures travaillées par eux-mêmes, du nombre d'heures travaillées par d'autres employés et des dispositions de leurs contrats personnels.
• Accès mobile : permettez à ceux qui peuvent avoir besoin d'accéder au système de pointage, notamment le service financier et les employés, de le faire à l'aide de leurs téléphones mobiles. La possibilité d'un accès mobile est particulièrement importante à une époque où le télétravail devient de plus en plus répandu. En fait, plus d’un tiers des travailleurs canadiens interrogés lors d'une enquête de Capterra ont déclaré qu'ils étaient plus productifs en travaillant depuis leur domicile. De nombreuses entreprises en tiennent compte pour satisfaire leurs employés et rester compétitives en matière de recrutement. Dans les solutions proposant un accès mobile, les employés ont la capacité de pointer à l'aide de leur téléphone mobile. Cela peut aussi s'avérer particulièrement important pour les entreprises qui emploient du personnel sur le terrain.
• Suivi des arrêts maladie : fournissez à vos employés un système permettant de faire des demandes d'arrêt maladie ou d'informer leurs responsables qu'ils ne vont pas être en mesure de travailler. Cette information du logiciel de pointage est envoyée aux chefs de service et à la direction et les demandes peuvent être approuvées ou rejetées en fonction des informations fournies et de la situation personnelle. Il est possible de suivre les arrêts maladie dans le temps, ce qui permet aux entreprises de savoir combien de jours d'arrêt maladie ont été posés par chaque employé. Le suivi des arrêts maladie peut ensuite être synchronisé avec la paie afin que les employés reçoivent le bon salaire, en fonction du nombre d'heures travaillées, du nombre de jours d'absence, de la politique d'arrêts maladie de l'entreprise et de la législation en vigueur.
• Suivi des congés : permettez aux employés de poser des demandes de congés, de transmettre ces demandes aux décisionnaires pour approbation et de suivre le nombre de jours de congé auxquels ils ont droit. Avec cette fonctionnalité, il est en général possible de suivre les jours de récupération, c'est-à-dire les jours gagnés en compensation des heures supplémentaires travaillées. Pour des raisons pratiques, les autres demandes de congés faites par les employés peuvent être gérées au moyen de cette même fonction de base au sein d'un système de pointage.

Le répertoire de logiciels de pointage en ligne de Capterra Canada permet aux utilisateurs de rapidement et facilement faire le tri dans les programmes ou logiciels disponibles en fonction des fonctionnalités précises qu'ils offrent. Les solutions peuvent ainsi ne pas être retenues si elles n'incluent pas la fonctionnalité dont un acheteur a besoin. Seules les solutions correspondant le mieux à ses besoins seront alors affichées. Il est par ailleurs possible de consulter les avis des utilisateurs. Ainsi, il est beaucoup plus facile de trouver la meilleure solution possible répondant aux besoins précis de l'entreprise.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de pointage au Canada?

Lors de l'achat d'un logiciel de pointage, il existe de nombreux aspects à prendre en compte. En fin de compte, les entreprises doivent trouver un logiciel de haute qualité, mais également identifier la solution optimale qui répond à leurs besoins spécifiques. Cela exige de prendre le temps de réfléchir soigneusement aux questions connexes. Un bon moyen de le faire est de se poser quelques questions essentielles et d'y répondre de façon à trouver le meilleur logiciel. Voici quelques-unes des questions les plus importantes qu'il faut se poser :

• Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de pointage? La première chose à prendre en compte lors l'étude d’un système de pointage d’entreprise est la gamme de fonctionnalités offertes. Bien que les fonctionnalités de base soient similaires dans toutes les solutions, il peut exister des variations importantes quand il s'agit de la conception de ces fonctionnalités et de la manière dont elles fonctionnent. De plus, les meilleures solutions peuvent se distinguer des autres par les fonctionnalités supplémentaires qu'elles offrent et leur mis en œuvre.
• Comment peut-on surveiller les employés en télétravail? Malgré les différents avantages associés au télétravail et au travail hybride, les employés travaillant depuis leur domicile peuvent aujourd'hui poser des problèmes et la surveillance du temps passé à travailler est l'un d'entre eux. Les meilleures horloges pointeuse en ligne donneront aux utilisateurs la capacité de pointer à distance, tandis que d'autres solutions offrent des outils permettant de surveiller également les niveaux d'activité. Il faut cependant faire attention à ce point, car la surveillance de l'activité peut s'opposer aux droits relatifs à la protection de la vie privée de l'employé. Certains systèmes de pointage prennent aussi en charge la biométrie, ce qui offre une couche de sécurité supplémentaire. Cela signifie que les employés pointent en utilisant des moyens comme la lecture d'empreintes digitales ou la reconnaissance faciale pour confirmer leur identité lorsqu'ils ne sont pas sur le site.
• Quel est la méthode idéale de déploiement du logiciel? Ensuite, il est essentiel que les acheteurs réfléchissent à la méthode de déploiement la plus adaptée à leurs besoins. Les logiciels sur site sont déployés sur site, l'acheteur gérant l'installation et le stockage des données. Cela présente des avantages en termes de contrôle et les coûts totaux pourront même être inférieurs. Cependant, les coûts initiaux peuvent être élevés. La principale alternative à cette approche conventionnelle est un logiciel infonuagique. Ici, la majeure partie de la responsabilité de la gestion du logiciel et du stockage des données est confiée à un prestataire de services tiers. Les données sont stockées dans le nuage et accessibles à distance depuis une large gamme d'appareils. Bien que les coûts totaux soient parfois plus élevés, les dépenses se font sous forme de frais d'abonnement mensuels ou annuels. Cela signifie que les coûts initiaux sont bien plus bas et que les coûts à long terme sont prévisibles. Gartner prévoit que les dépenses des utilisateurs finaux (étude en anglais) concernant les solutions SaaS infonuagiques vont atteindre 145,4 milliards de dollars en 2022, alors qu'elles n'étaient que de 103 milliards de dollars en 2020, preuve d'une popularité grandissant rapidement ces dernières années.
• Les systèmes de pointage peuvent-ils être intégrés à d'autres logiciels? Alors que de nombreux systèmes de pointage comprennent des fonctionnalités intégrées liées aux feuilles du temps et à la paie, la plupart des entreprises souhaitent toujours utiliser d'autres logiciels avec leurs logiciels de pointage. Cela soulève la question de la compatibilité et les meilleures options doivent proposer des options d'intégration permettant au logiciel de s'intégrer dans un écosystème technologique plus global. Outre les options qui permettent l'intégration ou la compatibilité avec les logiciels de gestion du personnel et de la paie, il peut être important pour un logiciel de pointage de s'intégrer aussi à des applications de calendrier en ligne et à des outils similaires.
• Quel est le coût d'un logiciel de pointage? Enfin, il est indispensable de réfléchir soigneusement aux coûts associés aux différents logiciels. Les acheteurs doivent sélectionner la meilleure option possible en fonction de leur budget. Ceci dit, il est important de réfléchir de façon holistique plutôt que de se focaliser uniquement sur le prix d'un produit particulier. En réalité, les entreprises doivent prendre en compte le coût total de possession, d'accès et/ou d'utilisation. Cela signifie considérer les frais d'abonnement permanents, ainsi que les dépenses liées à l'installation du logiciel, la formation des employés à l'utilisation efficace du logiciel et l'accès aux mises à jour logicielles et à l'aide et l'assistance d'experts.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de pointage au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de pointage sont un autre aspect important à prendre en compte pour les acheteurs qui étudient les options à leur disposition. Comprendre les tendances peut aider les acheteurs à faire des achats plus éclairés et, pour les entreprises, il est raisonnable de donner la priorité aux logiciels qui ont été conçus en pensant aux technologies, comportements et processus émergents. En particulier, les tendances suivantes sont pertinentes lors de la recherche d'un système de pointage :

• Le recours à l'IA (intelligence artificielle) : les améliorations apportées à l'IA influencent pratiquement tous les types de logiciels, car l'IA et l’apprentissage automatique (machine learning) offrent des options d'automatisation supplémentaires. L'un des déploiements très efficaces de l'intelligence artificielle dans les logiciels de pointage se traduit par la mise à disposition de robots conversationnels. Ces agents de clavardage peuvent ensuite être utilisés pour gérer l'assistance utilisateur pour les employés accédant au logiciel à distance et cette assistance peut être proposée 24 h/24, 7 j/7. Les agents conversationnels peuvent réagir aux signalements d'arrêts maladie et faire passer des messages importants aux responsables une fois qu'ils ont pointé et ont le temps de répondre.
• La saisie électronique du temps : l'amélioration de l'efficacité est un objectif crucial pour la plupart des entreprises et la saisie électronique du temps les aide à y parvenir. Essentiellement, cela concerne la pratique d'automatisation du processus de pointage à l'arrivée et au départ, en général en utilisant des appareils électroniques ou la biométrie pour confirmer les identités. Lorsqu'elle fonctionne correctement, la saisie électronique du temps permet aux employés de se connecter au lieu de travail, de pointer à l'arrivée, d'effectuer leur travail, de pointer au départ, simplement et sans problème.
• Les applications mobiles associées : la technologie mobile représente une part de plus en plus importante des offres des lieux de travail modernes et peut contribuer à optimiser la productivité. Cependant, il ne suffit plus de proposer une prise en charge mobile via des offres basées sur le web, car les utilisateurs demandent des applications mobiles associées aux solutions logicielles principales qu'ils doivent utiliser. Une étude Gartner de 2019 (en anglais) a révélé que les applications mobiles allaient avoir un impact très fort sur la réussite des entreprises l'année suivante, mais que les prochaines années verraient un intérêt accru pour les services multiexpérience avec les applications mobiles et les appareils portables qui complètent les logiciels plus traditionnels.
• L'essor des commandes vocales : une autre tendance technologique qui va probablement devenir encore plus pertinente pour les développeurs des logiciels de pointage en ligne dans les années à venir est l'essor des commandes vocales. Les enceintes connectées, les téléphones mobiles et les différents autres appareils qui forment l'IdO (Internet des objets) ont contribué à normaliser le processus consistant pour les utilisateurs à émettre des commandes vocales et à attendre que les appareils électroniques effectuent des actions intelligentes en retour. Avec les systèmes de pointage, les commandes vocales peuvent encore améliorer l'efficacité et éliminer les problèmes, car les utilisateurs peuvent potentiellement pointer à l'arrivée et au départ du travail uniquement à l'aide de leur voix. Les assistants vocaux sont capables d'identifier les personnes uniquement par leur voix et cette technologie pourrait aussi potentiellement être utilisée à l'avenir pour valider la personne qui émet la commande vocale. Outre une facilité d'utilisation, les commandes vocales peuvent également améliorer l'accessibilité et l'expérience utilisateur.
• Les services de localisation sur les appareils mobiles : le développement des applications mobiles associées a eu un impact considérable, à savoir l'utilisation des services de localisation dans les lieux de travail. Quand elles sont intégrées à un logiciel de pointage, les entreprises peuvent potentiellement localiser leurs employés à tout moment. Ceci est particulièrement précieux lorsqu'il s'agit d'agents sur le terrain, qui peuvent avoir besoin de se rendre à différents endroits pendant la même journée et qui doivent réagir aux modifications de leur planning alors qu'ils sont en intervention. Néanmoins, les services de localisation peuvent également être utiles dans les cas où tous les employés d'une entreprise travaillent dans le même bâtiment. Les données fournies par un GPS peuvent indiquer où les personnes se trouvent à un instant donné. Cela peut aussi donner des informations sur les parties du bâtiment où il y a le plus de monde et à quels moments de la journée ces périodes animées surviennent.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra Canada qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Télétravail et productivité : 7 informations à retenir des employés canadiens - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : mardi 11 janvier 2022)

2. Gartner Forecasts Worldwide Public Cloud End-User Spending to Grow 23% in 2021 (Gartner prévoit que les dépenses des utilisateurs finaux dans le cloud public mondial vont augmenter de 23 % en 2021, en anglais uniquement) - Gartner (Date de consultation : mardi 11 janvier 2022)

3. Gartner Says the Future of App Development Is Multiexperience (Selon Gartner, la multiexpérience est l'avenir du développement d'applications, en anglais uniquement) - Gartner.com (Date de consultation : mercredi 12 janvier 2022)