Qu'est-ce qu'un logiciel pour call center ?

Les logiciels pour call center aident les entreprises à exploiter efficacement leurs call centers en gérant les appels entrants et sortants, en enregistrant les réclamations des clients, en effectuant un suivi de l'expérience client et en contrôlant la productivité des agents. Ces solutions peuvent être utilisées dans divers départements.

Alors que les équipes des ventes et du marketing utilisent les solutions pour call center dans le cadre d'appels de vente et promotionnels aux clients, les équipes de l'assistance client utilisent ces logiciels pour résoudre les problèmes des clients, traiter les réclamations et même fournir une formation après-vente. Les systèmes pour call center facilitent non seulement la communication et l'engagement par téléphone, mais également par le biais d'autres canaux, tels que les e-mails, la conversation en direct, la messagerie instantanée, les SMS et les réseaux sociaux.

Avantages d'un logiciel pour call center

• Amélioration de la productivité et de l'efficacité des agents  : les solutions pour call center comprennent des fonctionnalités puissantes telles que la distribution automatique des appels et l'escalade basée sur des règles qui aident les entreprises à gérer les appels efficacement, à minimiser les périodes d'inactivité et à moduler la vitesse de réponse aux appels et les temps d'attente en fonction du nombre d'agents disponibles. L'affectation en fonction des rôles garantit que les appels sont acheminés aux agents les plus qualifiés pour traiter l'appel sans délai. De manière générale, les solutions pour call center aident les entreprises à améliorer leurs opérations et à résoudre davantage de demandes de clients en optimisant l'utilisation du temps et des ressources disponibles.
• Amélioration des relations avec la clientèle  : les systèmes pour call center aident les entreprises à renforcer leurs relations avec les clients et à délivrer une expérience plus personnalisée et plus agréable par le biais de divers canaux de communication. L'efficacité du service client contribue à renforcer la confiance du client en l'entreprise, la fidélité à la marque et la longévité de la relation client.

Fonctionnalités clés d'un logiciel pour call center

• Téléphonie intégrée : passez vos appels à partir d'appareils capables de se connecter à Internet.
• Routage des appels : distribuez et affectez les appels aux agents ou à des files d'attente en fonction de critères préétablis, tels que l'heure, le jour ou la disponibilité de l'agent.
• Intégration de la téléphonie : intégrez des services VoIP (Voice over Internet Protocol) aux équipements téléphoniques existants.
• Consignation des appels : collectez, enregistrez et analysez les appels passés ou reçus sur une période spécifique. Obtenez des données statistiques telles que l'heure et la date, la fréquence des appels, la durée des appels et l'identifiant de l'appelant.
• Enregistrement des appels : enregistrez les appels entrants et/ou sortants d'un call center et conservez un référentiel central de tous les enregistrements, à des fins de formation et de contrôle qualité.
• Gestion des files d'attente : répondez aux appels des clients, créez une file d'attente d'appels et mettez les clients en attente avant qu'un agent ne réponde à leur appel.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel pour call center

• Type de déploiement : plusieurs options de déploiement de solutions pour call center existent : la solution peut être hébergée, sur site ou de type cloud. Les déploiements sur site et les solutions hébergées conviennent aux entreprises qui recherchent une solution pour call center personnalisable, mais leur coût est élevé si elles ne sont utilisées que durant une courte période. Même si les logiciels basés dans le cloud sont relativement peu onéreux et peuvent souvent être configurés en quelques heures, ils nécessitent toutefois une connexion Internet permanente fiable pour fonctionner efficacement. Les utilisateurs devront comparer les avantages et les inconvénients des systèmes basés dans le cloud et sur site et sélectionner les produits qui leur conviennent en conséquence.
• Assistance multicanale : les logiciels pour call center permettent aux entreprises de gérer leurs communications via différents canaux, comme les SMS, la messagerie en ligne, les e-mails, la conversation en direct et les plateformes de réseaux sociaux, pour un faible coût supplémentaire. Cependant, les exigences peuvent varier selon les cas d'utilisation. Si votre marque repose essentiellement sur les réseaux sociaux, vous aurez besoin d'une fonctionnalité de gestion des réseaux sociaux. Si votre stratégie marketing, des ventes ou d'assistance à la clientèle implique l'utilisation de SMS, votre entreprise a besoin d'une prise en charge des SMS. Les acheteurs doivent clairement identifier leurs besoins avant de commencer à rechercher un logiciel, afin de bien vérifier que le logiciel comprend les fonctionnalités désirées avant de procéder à l'achat.

Principales tendances en matière de logiciel pour call center

• Les interactions vocales avec le client vont diminuer dans les deux prochaines années  : les call centers passent des logiciels pour call center classiques à des solutions de centre de contact qui leur permettent d'exploiter d'autres outils de communication (tels que les e-mails, SMS, réseaux sociaux et conversation en direct). Une étude menée par Capterra indique que bien que les interactions vocales avec les clients resteront significatives, elles vont continuer à diminuer dans les prochaines années, car de plus en plus d'entreprises commencent à utiliser les canaux numériques.
• Les bots de conversation basés sur l'IA (intelligence artificielle) sont de plus en plus adoptés par les PME (petites et moyennes entreprises)  : les bots vocaux et textuels traitent efficacement les conversations initiales avec le client. Selon une étude Capterra, 68 % des petites entreprises utilisent ou prévoient d'utiliser des bots conversationnels dans les deux années à venir. Lorsque de telles interfaces sont utilisées, les clients entendent une voix ou un message robotique (à la place d'un agent humain) qui recueille leurs informations personnelles et le type de la demande. Le bot peut ensuite répondre lui-même aux demandes simples ou acheminer les appels vers l'agent le plus approprié. Cette automatisation permet d'accélérer le processus de gestion des appels dans son ensemble et de libérer les agents de sorte qu'ils peuvent traiter les demandes plus complexes.