Systèmes de billeterie

Logiciel de billetterie

Les systèmes de billetterie sont des solutions logicielles qui gèrent et automatisent les tâches liées à une billetterie en ligne, en kiosque et au guichet. Ils peuvent être utilisés pour n'importe quel événement particulier, mais les secteurs qui utilisent le plus souvent ces logiciels sont ceux des loisirs et du divertissement, tels que les théâtres, les parcs, les festivals et autres domaines similaires. Les solutions de billetterie s'intègrent ou incorporent parfois d'autres processus commerciaux, tels que le contrôle des stocks et le suivi des ventes. Ces applications peuvent également aider à la réservation des places, à l'affectation des intervenants et à la gestion d'autres informations liées à l'événement.

Parmi les fonctionnalités de base d'un logiciel de billetterie figure la possibilité de fournir des services de réservation automatique permettant à un client de choisir son emplacement ou son siège et de faire approuver ou non ce choix en fonction de règles prédéfinies. Ce type d’outil gère les confirmations de commande automatiques pour les clients en ligne. Dans les situations où cela s'avère pertinent, un contrôle des inventaires peut être incorporé au système pour que les réserves soient mises à jour lorsqu'une vente de billets a une incidence sur l'inventaire de l'organisateur.

La nature centralisée d'un système de billetterie permet souvent d'éviter des erreurs telles que la vente d'un trop grand nombre de billets ou la vente d'un même emplacement plusieurs fois. La gestion des billets à l'aide de l'un de ces systèmes implique également beaucoup moins de personnel, en particulier dans le cas des ventes en ligne où une personne n'a pas besoin d'être impliquée dans la transaction, sauf si le client rencontre un problème.

Bien que les systèmes de billetterie se concentrent sur la vente de billets, ils sont étroitement liés à d'autres types de logiciels. Ceux-ci comprennent des logiciels tels que les logiciels pour borne interactive et les logiciels de gestion de stocks. Les systèmes de billetterie informatisée peuvent être utilisés conjointement avec ces autres solutions logicielles pour automatiser davantage les tâches de routine liées à la vente de billets. Lors de l'achat d’une solution de billetterie, l'acheteur devra prendre en compte de nombreux facteurs. En premier lieu, les niveaux de compétences techniques des employés qui utilisent le logiciel et toute formation qui pourrait devoir être financée. Cependant, la plupart de ces considérations tourneront autour des fonctionnalités que les solutions logicielles potentielles proposent. Les fonctionnalités "de base" devraient être présentes dans toutes les solutions de gestion de billetterie, tandis que les fonctionnalités considérées additionnelles sont susceptibles de différer d'un système à l'autre. En règle générale, pour être incluse dans la catégorie des systèmes de billetterie, la solution devra présenter la plupart (sinon toutes) des fonctionnalités suivantes :

• Un système convivial de mise en œuvre des événements qui rationalise le processus de création de nouveaux événements et leur mise en ligne pour que les clients puissent acheter des billets.
• La possibilité de promouvoir un événement et ses billets avec des logos personnalisés, ce que l'on appelle également une "billetterie en marque blanche". Cette fonction est souvent une option payante, ce qui signifie qu'elle n'est pas disponible dans les versions gratuites.
• La prise en charge de plusieurs passerelles de paiement est une caractéristique essentielle de tout système marchand, car le fait de ne pas disposer d'une option de paiement exploitable par le client entrave de manière inéluctable la vente.
• Le système doit fournir une fonctionnalité permettant de procéder à un enregistrement lors d'un événement, afin que le système puisse être mis à jour pour indiquer qu'un participant spécifique est bien présent.
• La gestion des événements passe par le marketing par courriel, car les clients qui assistent à un type particulier d'événement sont plus susceptibles d'assister à d'autres événements de cette nature.
• La possibilité de personnaliser les tarifs est une caractéristique intégrale de la gestion des événements, car la manière dont la tarification des événements et des billets est structurée peut considérablement influer sur l'attrait d'une offre particulière.

Qu'est-ce qu'un système de billetterie?

Les systèmes de billetterie sont conçus pour améliorer l'efficacité, l'efficience et la rentabilité du processus de vente de billets pour un événement. Plutôt que de devoir recourir à des méthodes plus traditionnelles, telles que des tableurs ou des applications logicielles sur mesure, les entreprises peuvent utiliser ce type de logiciel. Ces logiciels vous permettront de vendre des billets en réduisant au minimum le risque d'erreurs dans le processus de vente et de réservation des billets, tout en améliorant la satisfaction client de manière générale.

Les clients s'attendent à pouvoir mieux contrôler leur expérience lorsqu'ils assistent à un événement, ce que les organisateurs d'événements sont généralement heureux de leur offrir, mais cela peut compliquer encore le processus de commande. Une telle complexité multiplie logiquement les risques d'erreurs, comme des sièges réservés en double ou des ventes mal comptabilisées. Les systèmes de billetterie automatisent de nombreuses tâches liées à la vente de billets, éliminant ainsi la possibilité d'une erreur humaine dans ces domaines, tout en simplifiant considérablement le processus d'organisation d'un événement.

Les entreprises canadiennes et étrangères qui doivent organiser des événements et vendre des billets se tournent plus volontiers vers ces solutions logicielles, elles sont de plus en plus pensées pour l’infonuagique. La possibilité pour une entreprise de mettre sa marque en avant lors d'un événement et de la présenter sur les billets dudit événement fait du logiciel SaaS une option intéressante, permettant à ces entreprises de ne pas avoir à héberger leur système centralisé de gestion des ventes de billets. Ce logiciel s'intègre également à d'autres systèmes connexes pour permettre une plus grande automatisation, comme la gestion des stocks et le contrôle des transactions. Dans de nombreux cas, des outils d'analytique sont inclus (ou disponibles en option) et permettent aux organisateurs d'événements d'obtenir des informations précieuses à partir des données recueillies lors d'événements organisés antérieurement.

Quels sont les avantages des logiciels de billetterie?

Les logiciels de billetterie présentent plusieurs avantages, parmi lesquels l'amélioration de l'expérience client grâce à l'automatisation de la vente des billets. En outre, ils offrent un processus plus efficace qui implique moins de personnel dans les opérations. Certains des avantages spécifiques découlant de l'utilisation de tels systèmes de billetterie en ligne incluent :

• Suivi précis des données : le suivi des données est essentiel lors de l'organisation d'un événement, notamment les grands événements qui regroupent des milliers, voire des dizaines de milliers de personnes. Une simple erreur de calcul concernant le nombre de billets vendus peut entraîner l'arrivée d'un trop grand nombre de personnes sur le lieu de l'événement, ce qui laisse aux organisateurs la décision de refuser les clients qui ont payé un billet ou d'enfreindre les règles concernant la capacité d'accueil du site. Ces solutions de billetterie garantissent que toutes les données soient suivies avec précision.
• Possibilité de vendre des billets en ligne : la vente de billets uniquement au guichet impose des contraintes supplémentaires lors d'un événement en raison des files d'attente générées par les files de vente de billets. Cela décourage également certains clients, car ils ne voudront pas tous entreprendre cette démarche s'ils ne sont pas certains d'obtenir un billet. La vente de billets en ligne permet de résoudre ces deux problèmes.
• Mise en place d'un système de billetterie plus rentable et plus durable : grâce à des systèmes de billetterie informatisée, il n'est plus nécessaire de disposer de billets papier. Les participants peuvent se faire envoyer un code-barres à leur courriel, qu'ils peuvent ensuite faire numériser sur leur téléphone à l'entrée. Cela supprime les frais de production de ces billets et accroît la durabilité de l'opération puisque moins de ressources sont nécessaires. Il est généralement toujours possible pour un client d'imprimer son billet.
• Réduction des files et des temps d'attente : les clients qui ont déjà acheté leurs billets en ligne et savent qu'un siège spécifique les attend sont moins susceptibles d'arriver tôt pour tenter d'obtenir une meilleure place dans la file d'attente ou un meilleur siège. Cela se traduit par des files d'attente moins nombreuses et des temps d'attente plus courts.
• Contrôle des prix des billets : le fait de confier le processus de vente des billets à un seul système centralisé permet au gestionnaire de l'événement d'avoir un contrôle total sur le prix de ses billets.
• Assistance supplémentaire pour les équipes de billetterie : ce système peut indirectement être synonyme du renforcement du soutien aux équipes qui gèrent l'opération de billetterie. En effet, de nombreuses tâches qui auraient normalement été de leur ressort seront prises en charge par le logiciel, ce qui les libérera pour qu'elles puissent s'occuper d'autres aspects du processus de billetterie et apporter leur aide en cas de besoin.
• Création d'une expérience personnalisée pour les acheteurs de billets : les clients aiment bénéficier d'une expérience personnalisée de la part des entreprises auprès desquelles ils effectuent leurs achats, même lorsque cette entreprise est amenée à traiter des dizaines de milliers de clients sur une courte période. Ce type de logiciel permet de créer une expérience personnalisée pour ces clients, par exemple en leur envoyant des courriels de suivi contenant des itinéraires ou d'autres informations pertinentes au sujet de leur déplacement.

Quelles sont les fonctionnalités des systèmes de billetterie?

Les fonctionnalités des systèmes de billetterie visent à rendre le processus de vente de billets plus efficace pour le vendeur et plus agréable pour le client. Le logiciel vise généralement à automatiser autant que possible le processus. Par conséquent, de nombreuses fonctionnalités sont basées sur cette automatisation. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus courantes que l'on trouve dans les logiciels de billetterie :

• Simplification du processus d'organisation des événements : créez un nouvel événement, y compris la saisie des informations et l'établissement des prix, de façon simplifiée grâce à ces solutions logicielles. Le logiciel vise à rendre l'ensemble du processus, de la configuration à la mise en ligne de l'événement sur le site web de l'organisateur, aussi rapide et simple que possible. La simplicité de ce processus réduira également le temps consacré aux formations supplémentaires dont auront besoin les employés qui l'utiliseront.
• Options de passerelles de paiement multiples : prenez en compte que même s'il s'agit d'une minorité de clients qui décideraient de ne pas assister à un événement parce qu'ils ne peuvent pas payer en utilisant leur passerelle de paiement privilégiée, ce pourcentage n'est pas nul. On considère par ailleurs qu'il s'agit d'une bonne pratique commerciale que de faciliter autant que possible l'achat du client, quel qu'il soit. Les solutions de billetterie facilitent généralement l'utilisation de plusieurs passerelles de paiement, offrant ainsi aux clients plus de choix dans la manière de payer leurs billets.
• Fonctionnalité d'enregistrement pour les événements : bénéficiez d'une fonctionnalité d'enregistrement qui permet un suivi précis et simple des personnes présentes à l'événement. Cette fonctionnalité se présente souvent sous la forme de codes-barres qui peuvent être numérisés à l'entrée du lieu de l'événement. Le système est alors automatiquement mis à jour pour indiquer que le détenteur du billet en question est présent. En plus de savoir combien de personnes se sont présentées à l'événement, cela peut également fournir des données pertinentes comme les heures d'arrivée des personnes, qui peuvent être utilisées pour informer les décisions futures relatives aux horaires des événements ou savoir comment le système de file d'attente fonctionne.
• Personnalisation en marque blanche des événements et de la billetterie : le terme "marque blanche" est utilisé pour décrire la possibilité de personnaliser le site web et les billets d'un événement pour qu'ils correspondent à l'image de marque souhaitée, que ce soit celle de l'organisateur de l'événement ou celle de l'événement proprement dit. Cette fonctionnalité est généralement incluse dans les versions payantes de ce type de logiciel, alors que les versions gratuites peuvent ne pas permettre la personnalisation en marque blanche ou peuvent la permettre, mais auront également la marque de l'éditeur du logiciel sur les billets.
• Fonctionnalité de marketing par courriel : comptez sur ce type de marketing pour atteindre vos objectifs. Les personnes intéressées par certains types d'événements sont plus propices à participer à d'autres événements. Il est donc utile de les tenir informées de ces événements par courrier électronique. Les systèmes de billetterie facilitent souvent cette démarche.
• Analyses et rapports détaillés : recueillez de nombreuses informations au cours de la conduite des opérations. De nombreuses solutions de billetterie fourniront des outils permettant d'obtenir une vision plus détaillée de toutes ces données. Cela inclut la création de rapports explicatifs qui peuvent être utiles pour les futures réunions d'affaires, les appels d'offres et pour informer les supérieurs.
• Enregistrement et saisie ultérieure des données : tenez compte que le processus d'inscription lors de l'utilisation de solutions de billetterie est souvent une situation avantageuse tant pour l'organisateur de l'événement que pour le client, surtout si ce dernier est susceptible de participer à d'autres événements. Cela permet au système de conserver un enregistrement de données pertinentes, telles que les types de spectacles auxquels le client aime assister, ainsi que les modalités de paiement, pour plus de commodité. Pour les organisateurs, cela leur permet de prendre des décisions plus éclairées sur les produits à commercialiser auprès de leurs clients.
• Tarification personnalisable : profitez de la personnalisation des tarifs, une composante importante de l'organisation d'événements qui est incluse dans les systèmes de billetterie. De nombreux frais sont généralement associés aux événements et aux sites, mais la possibilité de structurer ces frais de différentes manières peut créer une offre plus attrayante.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de billetterie au Canada?

Lors de l'achat d'un logiciel de billetterie, il est essentiel de prendre en compte les types d'événements que l'organisateur va proposer. Un logiciel adapté à la tenue de petites manifestations en plein air ne sera pas forcément adapté à des concerts dans des stades réunissant plusieurs groupes. Ces solutions logicielles sont de plus en plus souvent proposées sous la forme d'un logiciel SaaS, ce qui signifie que l'hébergement, le développement et la maintenance du logiciel sont tous pris en charge par un fournisseur distant, ce qui libère l'organisateur de l'événement d'une grande partie de ces tâches. Vous trouverez ci-dessous une liste de facteurs spécifiques à prendre en compte lors de l'achat de ce type de logiciel :

• Quelles sont les fonctionnalités de ce type de logiciels? Les premiers éléments à prendre en compte lors de l'achat d'un nouveau logiciel de billetterie sont certainement les fonctionnalités du logiciel et la question de savoir si ces fonctionnalités répondent aux besoins de la société qui effectue l'achat. Ces besoins ne se limitent pas à des fonctionnalités spécifiques telles que la possibilité d'envoyer des courriels promotionnels aux utilisateurs enregistrés, mais également à des éléments tels que la prise en charge par le logiciel de toute contrainte légale ou réglementaire relative au lieu ou au type d'événements organisés.
• Quels sont les coûts associés à la solution? Bien entendu, la tarification du logiciel est importante. Ces dernières années, de nombreuses solutions de billetterie sont des applications infonuagiques natives de type logiciel en tant que service (SaaS). Elles sont en général commercialisées sous forme d'abonnement, l'acheteur payant des frais mensuels, saisonniers ou annuels. Il est encore possible d'acheter directement un logiciel déployé localement, mais le coût initial et les avantages limités de ce type de logiciel font que cette option est de moins en moins courante.
• Le système de billetterie est-il adapté au type d'événements qui seront organisés? De nombreux systèmes de billetterie visent à satisfaire tous les besoins liés au type d'événements organisés, mais ce n'est pas toujours le cas. Si un organisateur d'événements fait l'acquisition de ce logiciel, il est impératif de s'assurer que le logiciel choisi est adapté au type d'événements qu'il est susceptible de proposer.
• De quelle manière le logiciel de gestion de billetterie traite-t-il les données des clients? Le traitement des données des clients est aujourd'hui un sujet de préoccupation de tout premier plan, la vie privée des consommateurs et la sécurité de leurs données faisant l'objet d'un contrôle réglementaire. Si la plupart des fournisseurs de services s'efforcent de respecter les réglementations relatives aux données des clients, il convient de s'assurer que la solution envisagée est conforme aux réglementations en vigueur dans les pays où elle sera exploitée.
• Le système de billetterie est-il compatible avec les logiciels dont vous aurez besoin? Comme cela a été mentionné précédemment, les systèmes de billetterie s'intègrent à d'autres systèmes (tels que ceux de contrôle des stocks et de gestion des événements) pour mieux automatiser la vente de billets. Si le logiciel est acheté pour être associé à d'autres systèmes, il faudra s'assurer que le logiciel est compatible avec les systèmes déjà en place.
• Le logiciel dispose-t-il d'une assistance technique adéquate? Bien que le logiciel automatise une grande partie du processus de vente des billets, il y aura toujours des problèmes qui devront être résolus par un employé. Il est donc important de s'assurer que le logiciel choisi dispose de services d'assistance technique adéquats, tant pour les clients que pour les employés qui utilisent le logiciel.
• Le logiciel permet-il une personnalisation en marque blanche? La valorisation de la marque est essentielle dans l'organisation d'événements. Les organisateurs d'événements voudront apposer leur marque pour chaque événement qu'ils sont en train de mettre en place. Il est important de souligner que toutes les solutions ne proposent pas cette option par défaut et peuvent impliquer un niveau de service supérieur.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de billetterie au Canada?

L’une des tendances logicielles les plus pertinentes en matière de logiciels de billetterie se rapporte à la possibilité pour les artistes d'entrer plus facilement en contact avec leurs fans, par exemple en proposant des forfaits VIP spéciaux aux passionnés qui sont prêts à payer un supplément. Voici quelques-unes des autres tendances à garder en tête en ce qui concerne les systèmes de billetterie :

• Mesures prioritaires en matière de santé et de sécurité : la pandémie de COVID-19 et la menace implicite qu'elle représente ont fait apparaître une nouvelle série de défis pour les organisateurs d'événements, car les restrictions varient d'un endroit à l'autre et sont même continuellement modifiées dans certaines régions. Cette situation aura probablement des répercussions sur les systèmes de billetterie, notamment l'intégration d'une fonction d'enregistrement des passeports de vaccination.
• Établissement de relations plus étroites avec les fans : dans le contexte des évolutions du numérique, de nombreux acteurs du monde du spectacle estiment qu'il est plus efficace de travailler de manière indépendante et de s'adresser à un plus petit nombre de fans dévoués que de collaborer avec de grandes entreprises et d'avoir une base de fans aussi large que possible. Il est probable que cela se traduise par un plus grand nombre d'options permettant aux artistes d'offrir à leurs fans des avantages supplémentaires, tels que des billets VIP, des forfaits de luxe, des produits dérivés signés, etc.
• Outils de gamification et récompenses de fidélité : La gamification (ludification en français) s'avère être un facteur de motivation efficace et les récompenses offertes par la fidélisation sont depuis longtemps reconnues à ce titre. Les systèmes de billetterie chercheront probablement à intégrer des éléments tels que les points de fidélité et les "succès ou accomplissements" dans leur logiciel. Il est essentiel que les entreprises canadiennes pensent à intégrer la ludification à leur stratégie marketing afin d’améliorer l’expérience client.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Définition infonuagique - Office québécois de la langue française (Date de consultation : lundi 27 février 2023)

2. Définition SaaS - Glossaire Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)

3. Définition Gamification - Glossaire Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)

4. Comment intégrer la ludification à sa stratégie marketing - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)