Outils de planification

Introduction

Les outils de planification permettent aux entreprises et à leurs employés de gérer plus facilement des événements tels que des réunions, des échéances et d'autres événements soumis à des contraintes de temps. Ce type de logiciel est très utilisé dans la gestion de projets et joue un rôle crucial dans la réduction de la quantité de travail administratif et du temps passé à le traiter. Les outils de planification permettent aux entreprises de gérer les horaires de leur personnel au sein d'un système centralisé, ce qui facilite la gestion du temps de chacun.

L'une des principales caractéristiques d'un logiciel de planification est la possibilité pour le personnel d'ajouter des éléments à leur calendrier aussi rapidement et aisément que possible. Ce type d’outils permet également de centraliser ces informations et de permettre le suivi des tâches et la répartition des équipes. Le logiciel devrait améliorer le flux de travail d'une organisation en réduisant le temps consacré à l'organisation des horaires, ainsi que les problèmes causés par les erreurs de communication.

Les principaux avantages des outils de planification sont la possibilité de saisir rapidement et facilement de nouveaux éléments dans le système de calendrier, ce qui réduit le temps consacré à cette activité. Il constitue un point de décision unique, ce qui réduit le risque de conflits d'horaires. Il permet en outre de planifier les ressources et les stocks, de gérer les équipes et de suivre la présence des employés.

Un autre bénéfice des outils de planification est qu’il est applicable dans la plupart des domaines d'une entreprise. Si les logiciels d'agenda se concentrent sur les rendez-vous et les logiciels de gestion de tâches sur les activités, ce logiciel s'intéresse à toutes les formes de planification au sein de l'organisation, de la présence des employés à la gestion de la chaîne logistique..

Le niveau de complexité requis par une organisation en matière de planification dépendra, bien entendu, de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'entreprise et ses besoins concernant des éléments comme l'accès à distance. Les organisations comptant un petit nombre d'employés travaillant sur un seul site auront des exigences de planification plus simples que les grandes entreprises dont les employés sont répartis dans tout le pays, voire dans le monde entier. Les outils de planification comprennent généralement de nombreuses fonctions qui facilitent la gestion du temps, notamment les suivantes :

• Permettre aux propriétaires d'entreprises de gérer les horaires de leurs employés avec un suivi en temps réel de leurs calendriers.
• Fournir des rappels automatiques aux employés pour leurs rendez-vous à venir en utilisant le moyen de communication de leur choix.
• Envoyer une confirmation ou un refus instantané d'une demande de réservation en fonction de la disponibilité.
• Prévoir la planification des ressources, par exemple la réservation de salles ou d'équipements pour certains événements.
• Permettre aux propriétaires d'entreprise de gérer les heures de travail des employés grâce à des fonctions de gestion de pointage.
• Prendre en charge le suivi et la gestion des employés et des ressources d'intervention.

Qu'est-ce qu'un outil de planification?

Les outils de planification sont utilisés par les entreprises pour gérer plus efficacement le temps des employés et les ressources, réduisant le temps consacré à l’organisation et en éliminant des éléments tels que les conflits de planification. Ils permettent également d'automatiser certaines tâches, comme l'approbation ou le refus des réservations en fonction des disponibilités et le suivi des présences des employés.

Par le passé, les entreprises canadiennes utilisaient le papier et, plus tard, des feuilles de calcul pour gérer les agendas. C'étaient des outils imparfaits et leurs faiblesses deviennent de plus en plus évidentes à mesure que les services d'une entreprise se déplacent vers le nuage. Les outils de planification facilitent le suivi de tout ce qui se passe dans tous les services de l'entreprise, en fournissant un point de décision unique pour les informations relatives à la planification. Ce point de décision unique garantit qu'il n'y aura pas de "croisement" dû à des erreurs de communication, puisque les réservations sont saisies directement dans le système et sont ensuite immédiatement consultables par tous.

À mesure qu'une organisation se développe au Canada et devient plus complexe, l'utilisation d'un outil de planification passe d’être utile à être nécessaire. Les possibilités croissantes d'automatisation des tâches professionnelles transforment le calendrier en véritable goulot d'étranglement qui entraîne des pertes de temps et d'efficacité. L'automatisation de certains aspects de l’agenda permet d'accélérer le processus et d'éliminer les erreurs humaines. Elle facilite également la transparence puisque toute réservation peut facilement être imputée à un utilisateur spécifique. Mais ce niveau de visibilité n'a pas pour seul but de tenir les employés responsables de leurs erreurs. Il permet aussi à l'entreprise de donner à ses employés la possibilité de prendre en charge une plus grande partie de leur calendrier, notamment le choix de leurs horaires.

Quels sont les avantages d'un logiciel de planification?

Les avantages d'un logiciel de planification portent essentiellement sur l'efficacité de l’organisation, notamment grâce à l'automatisation et à la visibilité du système de planification. En centralisant le système et en le rendant accessible à tous les niveaux de l'entreprise, on élimine les risques d'erreurs et on évite que la planification prenne plus de temps que nécessaire. Voici quelques-uns des avantages d'un outil de planification :

• Réduisez la charge de travail lors de la planification : il arrive qu'une réservation nécessite une autorisation, mais la grande majorité des réservations réalisées dans une entreprise sont des opérations de routine et peuvent être effectuées sans surveillance. C'est pourquoi les logiciels de planification peuvent automatiser le processus d'approbation ou de refus des demandes de réservation, le cas échéant. Les critères d'approbation peuvent être configurés dans le logiciel, mais on peut donner comme exemple de refus de réservation le fait qu'elle entre en conflit avec une réservation existante. Par exemple, en cas de demande de réservation d'une salle donnée pour une réunion à une heure à laquelle elle a déjà été réservée.
• Gérez le calendrier du personnel : l'un des avantages les plus évidents de ce type de logiciel est la possibilité pour les responsables et les superviseurs à suivre les calendriers des employés en temps réel. La nature centralisée de la plateforme permet aux responsables de planifier les tâches en fonction des compétences de chacun, même lorsque les employés sont répartis sur plusieurs sites. Elle permet également auxdits employés de se porter volontaires pour des quarts de travail vacants et d'échanger des quarts de travail avec des collègues sans avoir besoin de faire appel à un responsable ou à un superviseur pour mettre à jour le calendrier.
• Planifiez les ressources : il est important d'affecter la bonne personne à la bonne tâche et c'est souvent la première application qui vient à l'esprit lorsqu'on parle de ce type de logiciel. Cependant, la main-d'œuvre n'est pas la seule à être soumise à un calendrier. Ce type de logiciel permet aussi de planifier l'utilisation de certaines ressources, comme les salles et les équipements. Cela contribue à éviter les réservations conflictuelles de ces ressources, car il sera impossible de réserver deux fois une ressource par le biais du système.
• Réduisez le nombre de rendez-vous manqués : les entreprises modernes disposent d'un large éventail d'outils de communication, allant des SMS et des courriels aux médias sociaux et aux plateformes de messagerie interne. Ce type de logiciel permet d'exploiter ces moyens de communication pour envoyer des rappels automatiques (ou manuels) aux employés ou aux clients pour des rendez-vous ou des événements à venir. En réduisant le risque de rendez-vous manqués, une entreprise peut éviter de devoir reprogrammer des réunions ou rétablir des réservations de ressources.
• Gérez efficacement les employés d'intervention : la gestion des interventions a longtemps été l'un des aspects les plus difficiles de la planification pour les entreprises. Cependant, grâce à la technologie interconnectée d'aujourd'hui, les solutions de planification permettent aux responsables et aux superviseurs de suivre et de gérer les calendriers et les activités de leurs employés d'intervention. Il s'agit notamment de mises à jour en temps réel en provenance du terrain, de sorte que tout rendez-vous établi depuis le bureau peut être parfaitement informé. Elles permettent également de prendre des décisions en fonction de l'emplacement, par exemple en affectant l'employé d'intervention disponible le plus proche à une tâche particulière.
• Remplacez complètement les méthodes traditionnelles de planification : la gestion d'un calendrier unique est l'une des fonctions clés d'un outil de planification. Enregistrer tous les rendez-vous et réservations dans un seul système de calendrier permet d'éliminer les doubles réservations et autres conflits. De plus, ce type de logiciel permet généralement une synchronisation avec des applications de gestion de calendrier tierces, comme Google Calendar, ce qui permet de s'assurer que les employés sont tenus informés.
• Gérez le temps de façon centralisée : l'avantage le plus important des solutions de planification est la possibilité de tenir un calendrier centralisé pour les besoins en gestion du temps de l'organisation. Les avantages sont multiples : il est plus facile de prévenir les doubles réservations et les parties concernées peuvent voir à quoi ressemble le calendrier de certains employés ou certaines ressources avant de prendre des décisions. Elles réduisent également le temps consacré à l'organisation des opérations. Auparavant, l'organisation d'une réunion pouvait nécessiter plusieurs appels téléphoniques et de nombreux allers-retours pour essayer de trouver un moment qui convienne à tout le monde. Avec ce logiciel, la disponibilité de chaque personne concernée est visible et il est simple de s'y référer.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de planification?

Les fonctionnalités des logiciels de planification sont axées sur la gestion efficace du temps, tant au niveau des personnes que des ressources. En facilitant la planification et en éliminant ou en réduisant les risques d'erreurs et d'accidents, le logiciel aide les organisations à réduire les coûts et à être plus efficaces. Les fonctionnalités utilisées pour atteindre cet objectif peuvent varier d'une solution à l'autre, mais un certain nombre de fonctionnalités communes devraient se retrouver dans la plupart des solutions de planificaton. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes des outils de planification :

• Gérez le calendrier : la fonctionnalité principale de tout logiciel de planification est de gérer un calendrier centralisé pour toute l’entreprise. Ce calendrier offre une visibilité à travers toute l'organisation (si les autorisations le permettent) et est mis à jour en temps réel. Il permet à toute personne tentant d'effectuer une réservation de voir instantanément quelles ressources et quelles personnes sont disponibles à un moment donné. Il est également plus facile pour le personnel de voir les rendez-vous à venir. Il est de plus en plus courant que ces solutions assurent la synchronisation avec des applications de gestion de calendrier tierces, ce qui permet aux employés d'obtenir des informations d’agenda liées au travail dans leur application de calendrier.
• Planifiez de façon automatisée en temps réel : la plupart des solutions de planification offrent un certain degré d'automatisation dans leurs fonctionnalités. L'exemple le plus simple est l'approbation ou le refus automatique d'une réservation en fonction de la disponibilité des ressources et des personnes demandées. Toutes les réservations ne sont pas aussi simples, mais il est tout à fait possible qu'une réunion prévue au même moment qu'une autre déjà programmée ne puisse pas avoir lieu. Dans ce cas, le logiciel peut automatiquement informer la personne qui tente de faire la réservation que celle-ci n'est pas possible. Une autre fonctionnalité connexe est la possibilité de gérer une liste de réservations pouvant être permutées si la ressource demandée n'était pas disponible, mais qu'elle le devient plus tard en raison d'une annulation ou d'une reprogrammation.
• Planifiez la main-d'œuvre/des équipes : l'utilisation d’outils de planification ne se limite pas aux événements ponctuels tels que les réunions et les entretiens, mais peut également servir à gérer le calendrier des employés dans son ensemble. Il existe généralement des fonctionnalités permettant de suivre les agendas des employés en temps réel et de définir des agendas spécifiques pour les employés travaillant par roulement. Dans ces systèmes, les employés peuvent consulter le calendrier et se porter volontaires pour les quarts de travail vacants. Par ailleurs, ils permettent aux gestionnaires de planifier des tâches spécialisées selon les compétences sur plusieurs sites. Cela permet d’optimiser les talents disponibles dans l'ensemble de l'organisation, plutôt que de se limiter aux seuls employés présents dans le bâtiment.
• Recevez des rappels automatiques de rendez-vous : bien qu'ils soient souvent considérés comme un désagrément relativement mineur, les rendez-vous manqués représentent une dépense qui peut devenir importante dans les grandes entreprises. Il y a tout d'abord le coût engendré par la mobilisation d'une partie du calendrier des employés, l'utilisation d'un équipement et l'occupation d'une salle, mais la réunion devra également être reprogrammée en raison de cette absence. Les logiciels de planification ne peuvent pas garantir que cela n'arrivera pas, mais les rappels automatiques de rendez-vous réduiront considérablement le nombre de rendez-vous manqués parce que quelqu'un a oublié ou ne savait pas qu'il avait une réunion. Et comme ils sont automatiques, ils ne nécessitent pas que quelqu'un envoie les rappels manuellement.
• Gérez les interventions : la gestion du calendrier devient de plus en plus complexe au fur et à mesure qu'une entreprise se développe et cette complexité augmente de façon exponentielle lorsque des employés du service de terrain sont impliqués. De nombreuses solutions de planification offrent la possibilité de gérer facilement les activités des employés et les ressources du service de terrain. Cela comprend la gestion des agendas de répartition, l'établissement des demandes d'intervention et l'optimisation des itinéraires des véhicules. Les données de localisation permettent également aux responsables d'utiliser au mieux leurs ressources en planifiant l'intervention de l'employé le plus proche pour une tâche donnée.
• Gérez le pointage : la gestion du pointage est un élément crucial pour toute organisation canadienne comptant un grand nombre d'employés. Les outils de planification prévoient généralement la gestion des heures de travail des employés, y compris le suivi de leurs heures d'arrivée et de départ. Par ailleurs, elles permettent de gérer aisément le suivi des congés payés. Les informations relatives à la présence des employés peuvent être aisément exportées pour établir des rapports sur les retards répétés ou les absences journalières d'un employé. Certaines solutions permettent l'intégration avec des logiciels tiers, tels que les logiciels de traitement de la paie ou de gestion des RH.
• Planifiez les ressources : le calendrier de l'utilisation des ressources est tout aussi important que celui des employés, car il n'existe qu'une quantité limitée de ressources. Si celles-ci font l'objet de doubles réservations, cela peut entraîner des pertes de temps et des conflits internes. Les logiciels de planification permettent souvent aux responsables et aux superviseurs de planifier des événements et des rendez-vous ainsi que les ressources nécessaires pour ceux-ci. Par exemple, un entretien avec un employé particulier nécessite également la réservation d'une salle pour mener à bien cet entretien. Une réunion nécessitera une salle et des équipements, tels qu'un projecteur. Le logiciel permettra le suivi de ces ressources afin qu'elles puissent être correctement réservées en cas de besoin, garantissant ainsi qu'elles sont toujours disponibles pour un événement ou un rendez-vous correctement planifié.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de planning au Canada?

Lors de l'achat d'un logiciel de planification, il est essentiel de tenir compte des fonctionnalités qui sont importantes pour l'acheteur. Par exemple, ce serait gaspiller de l'argent que de payer un supplément pour pouvoir gérer les employés du service d'intervention alors que l'entreprise n'en dispose pas. L'acheteur doit également tenir compte de la flexibilité des logiciels envisagés. La plupart des logiciels de gestion du SaaS permettent de mettre facilement à niveau l'abonnement à tout moment, ce qui fait qu'il est moins important de tenir compte des besoins futurs lors du choix d'une solution. Un autre facteur crucial est la taille de l'organisation. Les besoins en gestion du temps d'une petite entreprise peuvent être radicalement différents de ceux d'une entreprise de taille moyenne. Voici quelques-uns des éléments plus spécifiques qu'un acheteur doit prendre en compte lorsqu'il recherche un outil de planification :

• Quelles sont les principales fonctionnalités de la solution de planning? Lors de la recherche d’un logiciel de planification, l'acheteur doit toujours prendre en compte les principales fonctionnalités de cette solution et surtout, se demander si ces fonctionnalités correspondent aux besoins de l'entreprise. Dans la plupart des cas, les fournisseurs de ce type de logiciel proposent des sélections de fonctionnalités comparables, mais toutes les fonctionnalités ne sont pas nécessairement considérées comme standard. Chaque solution est différente, mais certaines des fonctions les plus courantes qui peuvent être omises sont la gestion des stocks, la gestion du pointage en ligne et le routage.
• Quel est le coût du logiciel? Le coût du logiciel est important, mais il peut être un peu complexe dans le cas des solutions SaaS, car il existe souvent différentes formules d'abonnement. Certaines solutions sont même gratuites, mais comme on peut s'y attendre, les solutions de planification gratuites sont limitées par rapport à leurs homologues payantes. Il est également important d'évaluer l'engagement financier à long terme. Acheter un logiciel en une seule fois, ce qui est de moins en moins fréquent de nos jours, implique un coût initial important. En revanche, le SaaS est beaucoup moins coûteux au départ, mais représente un engagement financier sur la durée. Il est crucial de prendre en compte le coût du déploiement si l'acheteur a l'intention de déployer la solution localement.
• L'entreprise tirera-t-elle un avantage important du logiciel? L'une des choses les plus importantes à prendre en considération avant d'effectuer un achat important ou de modifier la façon dont une entreprise est gérée est de savoir si ce changement lui sera bénéfique. Un logiciel de planification améliore incontestablement l'efficacité et la rentabilité du calendrier au sein d'une entreprise. Cependant, l'entreprise se trouve-t-elle dans une situation où ces économies sont suffisamment importantes pour justifier le coût de la solution logicielle?
• L’outil de planification est-il adapté à la taille de l'entreprise? Les solutions modernes de planification, et en particulier les solutions SaaS, proposent généralement des solutions évolutives. Cependant, un acheteur qui acquiert une solution en vue d'un déploiement local devra évaluer l'adéquation de cette solution à son entreprise. Par exemple, sera-t-il possible de faire évoluer la solution de planification en fonction de la croissance prévue de l'organisation ?
• Le logiciel s'intègre-t-il aux autres solutions utilisées par l'entreprise? Les systèmes interconnectés deviennent indispensables pour les entreprises modernes. La possibilité d'intégrer différents systèmes est un facteur important pour la réduction du temps et du coût des tâches. Si un acheteur travaille déjà avec des solutions logicielles, il est utile de trouver un outil de planification qui puisse s'y intégrer, si une telle solution existe. Dans le cas d'un logiciel de planification, les exemples les plus évidents seraient les applications de calendrier utilisées par les employés et d'autres éléments comme la gestion de stocks.
• Comment la solution gère-t-elle les données? Le stockage des données est un sujet de plus en plus sensible dans le monde d'aujourd'hui. Les acheteurs devront s'assurer que leurs données sont stockées en toute sécurité et que toutes les pratiques sont conformes aux réglementations en vigueur. Ce n'est généralement pas un problème pour les logiciels SaaS, car le stockage des données est assuré dans l'environnement infonuagique. Pour les solutions déployées localement, il faudra veiller à ce que toutes les données soient sécurisées, en particulier si le système comprend des informations sur les clients.
• Le fournisseur propose-t-il une assistance technique? Chaque fois qu'une organisation déploie un nouveau système, son adoption devra être accompagnée d'une période de formation. Dans de nombreux cas, cette formation peut être limitée aux quelques employés qui utiliseront le système. Dans le cas du planning, une grande partie de l'organisation utilisera le système. En choisissant une solution offrant un bon support technique, les entreprises pourront réaliser des économies considérables, à la fois en évitant d'avoir à fournir le support elles-mêmes et en réduisant le temps perdu par les employés qui rencontrent des difficultés avec le système.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de planning au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière d’outils de planification sont centrées sur l'utilisation à distance des logiciels en question. Le télétravail étant de plus en plus courant et les solutions infonuagiques devenant la solution privilégiée, les logiciels d'entreprise sont de plus en plus accessibles, avec des options de plus en plus étendues quant aux dispositifs pris en charge. Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de planification sont les suivantes :

• Optimisation mobile : les téléphones mobiles sont devenus une partie intégrante de la vie quotidienne, dans la sphère professionnelle comme personnelle. Les téléphones intelligents représentent près de la moitié du trafic en ligne, il est donc logique que les fournisseurs s'efforcent de faire en sorte que leurs logiciels fonctionnent bien sur cette plateforme. Cette optimisation s'inscrit de plus en plus dans le cadre d'une combinaison d'applications natives et d'interfaces web adaptées aux mobiles.
• Système de gestion infonuagique : le passage vers des systèmes basés sur le nuage est en cours depuis de nombreuses années. À mesure que la couverture d'accès à Internet et la fiabilité de ces connexions s'améliorent, il devient de plus en plus pratique d'utiliser des solutions basées sur le nuage. Cette tendance devrait se poursuivre, avec l'accent davantage mis sur les solutions SaaS, ce qui éloignerait la probabilité du déploiement local des outils de planification.
• Des intégrations plus larges : les API (Application Programming Interface) sont plus populaires que jamais et les fournisseurs cherchent constamment à tirer parti de la commodité et du potentiel qu'elles offrent. Les intégrations avec d'autres applications connexes sont l'une des principales façons dont leurs bénéfices se manifestent. Que ce soit pour des applications de calendrier ou des systèmes de gestion des stocks, les acheteurs doivent s'attendre à ce que le fournisseur de logiciel mette l'accent sur la manière dont leur outil s’intègre avec d’autres solutions.
• Une automatisation plus intelligente : plus une solution logicielle peut automatiser d'opérations de manière fiable, plus ce logiciel facilitera la tâche d'une organisation. La fiabilité est clé. S'il faut que quelqu'un vérifie constamment une tâche automatisée pour s'assurer qu'elle a fonctionné correctement, il n'y a aucun avantage à automatiser cette tâche. Les acheteurs peuvent s'attendre à ce que les fournisseurs proposent de nouvelles options d'automatisation dans les années à venir.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Toolkit : Resource Scheduling Application Vendor and Product Data (Boîte à outils : fournisseur d'application de planification des ressources et données sur les produits, en anglais) - Gartner.com (Date de consultation : lundi 25 avril 2022)
2. How to use an employee schedule template (with a downloadable Excel sheet) (Comment utiliser un calendrier d'horaire des employés (tableau Excel téléchargeable inclus, en anglais) Blogue de Capterra Canada anglophone (Date de consultation : lundi 25 avril 2022)