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Outils de planification

Un logiciel de planification automatise la programmation et l'organisation des événements, du personnel, des salles et d'autres ressources. Les entreprises l'utilisent pour gérer la planification des activités internes et externes. Généralement, il propose des outils comme un calendrier partagé avec un planigramme en temps réel des projets, des tâches, du personnel et des ressources, ainsi que diverses fonctionnalités de prévision, d'allocation et de gestion des ressources. D'autres informations, telles que la catégorisation des ressources, les détails d'emplacement, les enregistrements de feuilles de temps et les ensembles de compétences des employés, peuvent être modifiées, mises à jour et gérées depuis l'interface de planification. Parcourez notre liste de produits pour trouver l'outil de planification qui répondra aux besoins de votre affaire canadienne. Vous pouvez également sélectionner les logiciels de planification gratuits. Voir aussi : logiciel de planification de projet, logiciels d'agenda ou logiciels d'affectation du personnel.

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Jobber est idéal pour les entreprises de services à domicile qui souhaitent assurer le suivi des tâches et offrir une expérience client sans faille. Essai gratuit. En savoir plus sur Jobber
Renforcez l'image de votre entreprise grâce au logiciel Jobber. Jobber aide des milliers d'entreprises de service à domicile à améliorer et à faire croître leur activité. Générez des devis, planifiez et facturez des missions que vous soyez au bureau ou sur site ; optimisez les itinéraires et effectuez le suivi et la répartition des équipes ; envoyez des alertes et communiquez avec les clients ; synchronisez automatiquement toutes vos actions avec votre logiciel de comptabilité. Vous recevrez vos paiements plus vite et aurez l'air plus professionnel que jamais. De plus, l'assistance gratuite de Jobber est disponible pour vous aider à chaque étape. En savoir plus sur Jobber

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Une façon simple de planifier et de communiquer avec vos employés. Gagnez du temps et réduisez le taux d'absentéisme. Gratuit jusqu'à 75 employés. En savoir plus sur When I Work
When I Work offre aux entreprises un moyen simple d'assurer la planification et la gestion du temps et des absences, ainsi que de communiquer les plannings aux employés horaires. Placez les emplois du temps et les horodateurs dans les poches de chaque employé grâce à des applications Android et iOS gratuites. Gardez une trace des congés et des disponibilités des employés, tout en gérant les échanges de quarts en quelques clics. Intégrez votre fournisseur de paie pour rationaliser les processus et éviter les erreurs humaines. Démarrez dès maintenant avec une version d'essai gratuite de quatorze jours. En savoir plus sur When I Work

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FMS:Employee propose aux organisations des solutions dotées de fonctionnalités de planification puissantes et intégrées. En savoir plus sur FMS:Employee
FMS:Employee propose aux organisations des solutions dotées de fonctionnalités de planification puissantes et intégrées. Ces solutions sont conçues pour les lieux de travail flexibles et collaboratifs et sont destinées à accroître l'efficacité et la productivité des employés au bureau et à distance. FMS:Employee propose des fonctionnalités telles que la planification des bureaux et des ressources, des plans d'étage interactifs, des flux de travail sans contact, la gestion des visiteurs, etc. En savoir plus sur FMS:Employee

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Un moyen rapide et flexible de créer les horaires des équipes et des projets. Distribuez le travail, programmez les réunions et gérez les congés grâce à la planification « glisser-déposer ». En savoir plus sur Resource Guru
Une manière simple et rapide de gérer les personnes et les autres ressources en ligne ! Bénéficie de la confiance des équipes d'Apple, d'Ogilvy et de la NASA. Obtenez une visibilité de l'équipe sur un calendrier intelligent. Glissez-déposez les réservations en quelques secondes. Gérez les vacances et d'autres types de congés. La gestion des conflits vous aide à garder le contrôle. Avec les tableaux de bord et la synchronisation du calendrier et des notifications par e-mail, tout le monde donne le meilleur de soi. Des rapports performants vous permettent de surveiller les taux d'utilisation. Aucun logiciel à installer. À partir de seulement 2,50 dollars par personne/mois. Inscrivez-vous pour une version d'essai gratuite dès aujourd'hui. En savoir plus sur Resource Guru

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TimeTap est un outil de planification riche en fonctionnalités et hautement personnalisable. Il est approuvé par des entreprises partout dans le monde. En savoir plus sur TimeTap
TimeTap automatise la planification et les tâches connexes tout en répondant aux besoins de réservation personnalisés et complexes. La solution offre plus que des fonctionnalités standard, comme des confirmations de rendez-vous et des rappels personnalisés. Avec TimeTap, vous bénéficiez d'un outil conforme au RGPD qui peut collecter et stocker des informations client, intégrer plusieurs calendriers du personnel sur une même page de réservation, éviter les doubles réservations avec la synchronisation bidirectionnelle des calendriers, calculer le temps de déplacement entre les rendez-vous et ajuster automatiquement votre disponibilité. En savoir plus sur TimeTap

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Ministry Scheduler Pro aide les églises à planifier, mettre en relation et développer leurs ministères. En savoir plus sur Ministry Scheduler Pro
avec Ministry Scheduler Pro, vous pouvez gérer les bénévoles et à partir de l'application MSP ou de tout appareil connecté à Internet. Découvrez pourquoi 3 800 églises utilisent MSP pour planifier, mettre en relation et développer leurs ministères. Optimisé par Rotunda Software. En savoir plus sur Ministry Scheduler Pro

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Volunteer Scheduler Pro est un outil puissant qui aide les organisations et les organismes à but non lucratif qui dépendent des bénévoles. En savoir plus sur Volunteer Scheduler Pro
Volunteer Scheduler Pro est un outil puissant qui aide les organisations et les organismes à but non lucratif qui dépendent des bénévoles. En offrant une solution simple pour planifier, gérer et communiquer avec vos bénévoles, VSP permet de gagner du temps et d'éliminer les frustrations. Les fonctionnalités comprennent une planification flexible, des rappels automatiques, des substitutions en ligne et une application mobile complémentaire. Optimisé par Rotunda Software. En savoir plus sur Volunteer Scheduler Pro

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Visual Planning est une plateforme de planification à grande échelle conçue pour les planificateurs. Inscrivez-vous pour une démo personnalisée gratuite dès aujourd'hui. En savoir plus sur Visual Planning
Visual Planning est une plateforme de planification à grande échelle conçue pour les planificateurs. Surveillez les flux de travail des projets et les données pertinentes à l'aide de tableaux de bord personnalisés. Planifiez sur tous les appareils à l'aide d'une plateforme de gestion collaborative. Personnalisez une solution de planification qui répond aux besoins de votre entreprise. Inscrivez-vous pour une démo personnalisée gratuite dès aujourd'hui. En savoir plus sur Visual Planning

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Forecast organise vos équipes dans des plans visuels qui vous permettent de cartographier vos projets à venir et de prendre des décisions plus judicieuses concernant l'allocation des ressources. En savoir plus sur Forecast
Forecast organise vos équipes dans des plans visuels qui vous permettent de cartographier vos projets à venir et de prendre des décisions plus judicieuses concernant les ressources. Affectez des employés à plusieurs projets et déterminez le nombre d'heures à consacrer à chaque tâche. Des barres rouges vous permettent de savoir facilement quelles personnes sont submergées de travail afin de réaffecter les projets avant que votre équipe soit surmenée. La mise en page de Forecast permet de consulter les périodes de disponibilité pour de nouvelles tâches et les personnes disponibles pour les accomplir. En savoir plus sur Forecast

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Le logiciel de planning sur le cloud rationalise les ordres de travail et la gestion des installations. Créez des projets et attribuez des ordres de travail. En savoir plus sur UpKeep
Le logiciel de planning UpKeep est une solution moderne de maintenance et de gestion des actifs pour votre équipe. Que ce soit sur votre ordinateur de bureau, votre téléphone et même votre tablette, UpKeep est facilement accessible de n'importe où et à n'importe quel moment. Créez des ordres de travail lors de vos déplacements, recevez des notifications lorsque des tâches sont mises à jour et recevez des alertes directement depuis votre application lorsque les ressources sont épuisées. Ainsi, votre entreprise est plus efficace que jamais. En savoir plus sur UpKeep

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Goldie vous permet de prendre des rendez-vous en toute simplicité, de réduire le nombre de rendez-vous manqués grâce à des rappels textuels automatisés et d'effectuer le paiement des services. En savoir plus sur Goldie
Goldie (anciennement Appointfix) est un carnet de rendez-vous moderne qui se synchronise sur tous vos appareils mobiles. Goldie vous permet de planifier vos rendez-vous sans effort et de réduire les non-présentations grâce à des rappels textuels automatisés, vous rendant la tâche un peu plus facile. L'application est adaptée à toute entreprise dotée d'une base de clients réguliers. Remplacez votre carnet papier dès aujourd'hui et laissez l'application envoyer des rappels pour vous afin que vos clients soient toujours au rendez-vous. En savoir plus sur Goldie

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Un logiciel pour interventions facile à utiliser et à mettre en œuvre qui permet d'automatiser votre main-d'œuvre mobile. Gérer les leads, les estimations, les travaux et les factures. Synchronisation avec QB En savoir plus sur Kickserv
Fondée par un propriétaire d'entreprise de plomberie, la plateforme Kickserv Home Services est conçue pour répondre aux besoins de votre entreprise de services. Disponible à partir de seulement 59 $/mois pour un compte complet : vous ne pouvez pas vous tromper. L'éditeur peut vous aider à créer un site web avec un formulaire de lead exclusif permettant de diriger les leads directement dans Kickserv, d'envoyer automatiquement des e-mails à tous vos leads, d'envoyer des campagnes promotionnelles à vos clients, de fournir des estimations, de planifier des tâches, de facturer, de générer des rapports sur votre entreprise et de les intégrer à une plateforme de comptabilité de choix (Xero ou QuickBooks). En savoir plus sur Kickserv

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Peek Pro est une solution de bout en bout, conçue pour permettre aux organisateurs de voyages et d'activités de gérer leur entreprise depuis leurs appareils mobiles, lorsqu'ils en ont besoin. En savoir plus sur Peek Pro
Peek Pro est un système de réservation en ligne qui permet aux organisateurs d'activités d'augmenter leur chiffre d'affaires, d'économiser du temps et de fournir un service de haute qualité à leurs clients. Ces professionnels apprécient particulièrement les applications mobiles de pointe de l'outil ainsi que le design intuitif de son système de gestion administrative. Ses fonctionnalités incluent les paiements journaliers, les e-mails automatisés, la gestion des ressources et canaux, la numérisation des codes QR, les chèques-cadeaux, les exonérations gratuites, plus de 20 rapports personnalisables et bien plus. En savoir plus sur Peek Pro

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Taggg est un logiciel de planification de réunion de groupe qui utilise des superpositions de calendriers pour trouver rapidement des horaires de réunion sans avoir besoin de vote ni de sondage. Sélectionnez les participants à la réunion, partagez les disponibilités avec le groupe et réservez la réunion instantanément sans aucun chevauchement ou conflit de planning, que vous utilisiez Google ou Microsoft comme calendrier. En savoir plus sur Taggg

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Simple. Intelligent. Mobile. Planification, distribution, estimations, travaux, facturation, paiements sur mobiles et en ligne. Pas de frais par utilisateur. Aucun contrat. En savoir plus sur Service Fusion
Service Fusion est un logiciel de planification des interventions et de gestion des expéditions conçu pour aider les professionnels des services à rationaliser leurs opérations professionnelles et à faciliter la planification. Service Fusion fournit un certain nombre de fonctionnalités avancées telles qu'une grille de distribution par glisser-déposer, la planification des rappels, des applications mobiles pour les techniciens, la gestion du calendrier, etc. Obtenez une démo gratuite dès aujourd'hui. En savoir plus sur Service Fusion

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ServiceTitan est un logiciel métier qui transforme la façon dont les entreprises de services d'interventions pour particuliers et professionnels réalisent leurs activités. En savoir plus sur ServiceTitan
ServiceTitan est une des principales solutions logicielles métiers pour les entreprises de services d'intervention pour particuliers et professionnels. Cette puissante plateforme optimise et élimine les tâches sur le terrain et au bureau avec une réactivité basée sur le cloud, une synchronisation en temps réel et une disponibilité constante. De plus, elle comprend une application robuste pour tablette destinée aux techniciens externes. ServiceTitan aide les petites entreprises et les grandes entreprises régionales à rationaliser leurs opérations et à améliorer leur service client tout en favorisant la croissance et la génération de revenus. En savoir plus sur ServiceTitan

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Le seul outil dont vous aurez besoin pour comprendre le fonctionnement de votre activité en temps réel et fournir des parcours client d'envergure internationale. En savoir plus sur Commusoft
Commusoft est un logiciel cloud B2B tout-en-un conçu pour les entreprises de maintenance sur site comptant plus de 3 techniciens. Plus de 15 000 utilisateurs font confiance à Commusoft chaque jour. Celui-ci vous aide à gérer votre CRM (Customer Relationship Management), vos devis, vos ordres de mission, les agendas de vos techniciens, la gestion des ressources, l'inventaire, la PPM (Project Portfolio Management), les SLA (Service Level Agreement), les listes de contrôle et la facturation. Le logiciel s'intègre à des outils populaires tels que Mailchimp, Salesforce, naturalForms, Stripe, QuickBooks et Google Agenda. Accessible sur votre PC, Mac, iPhone, iPad, votre téléphone Android ou votre tablette Android. En savoir plus sur Commusoft

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Rationalisez les opérations avec Gomocha Scheduling. Améliorez l'efficacité et le service client grâce à une planification intelligente. En savoir plus sur Gomocha
Gomocha Scheduling offre aux entreprises des outils de planification intelligents qui améliorent l'efficacité et la satisfaction des clients. Cette solution simplifie le processus de planification, permettant des ajustements rapides et une allocation optimale des ressources. Elle répond aux complexités de la gestion de travaux multiples, garantissant une prestation de services dans les délais et une meilleure exploitation de la main-d'œuvre. Elle est adaptée pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité opérationnelle et à offrir des expériences client exceptionnelles. En savoir plus sur Gomocha

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Planifiez des rendez-vous, encaissez des paiements, gérez facilement vos clients et pilotez l'expérience client de votre entreprise de bout en bout. En savoir plus sur Practice
Simplifiez votre entreprise de coaching : l'éditeur aide les coachs à regrouper des systèmes peu pratiques, décousus et incohérents en une seule solution. Tirez parti d'un système de planification simple qui montre votre disponibilité en temps réel et de formulaires faciles à utiliser pour recueillir des informations, des factures et des paiements, le tout encadré par des automatisations. Créez des factures, des abonnements récurrents et des forfaits en quelques secondes et assurez-vous d'être payé à temps en toute circonstance. Ces outils d'envergure internationale sont conçus pour vous et vos clients, avec un portail dédié à l'engagement client. En savoir plus sur Practice

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Planifiez des réunions et des événements en optimisant l'utilisation des salles et autres ressources, quelle que soit leur distance. En savoir plus sur EMS
Le logiciel de planification EMS d'Accruent aide les établissements d'enseignement supérieur et les entreprises de tous les secteurs à optimiser leurs espaces physiques. Ce logiciel de réservation de salles, de bureaux et d'évènements simplifie la gestion des espaces et vous aide à créer un lieu de travail ou un campus sûr, enrichissant et moderne. Avec EMS, vous pouvez : - éliminer les contraintes liées à la programmation ; - faciliter les activités hybrides grâce à l'intégration de vidéoconférences ; - bénéficier d'une collaboration accrue ; - stimuler la mobilité ; - bénéficier d'analyses pour vous aider à gérer votre espace. En savoir plus sur EMS

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Une suite de produits de collaboration pour les équipes et les petites entreprises. Conférence web, partage de fichiers et planification dans le cloud.
Consacrez plus de temps à l'action qu'à la planification en utilisant des agendas partageables, qui s'intègrent parfaitement dans Gmail, Drive, Contacts, Sites et Meet, afin d'être toujours informé de la suite des événements. Planifiez rapidement des événements en vérifiant la disponibilité de vos collègues ou en affichant tous leurs agendas sur un même écran. Affichez et modifiez votre planning à partir de votre téléphone ou de votre tablette. En savoir plus sur Google Workspace

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Simplifiez votre système de réservation et augmentez votre chiffre d'affaires grâce à la solution de réservation en ligne de Wix.
Gérez les disponibilites de votre agenda et augmentez vos revenus en proposant vos services directement sur votre site web grâce à la solution de planification en ligne de Wix. Cette plateforme vous permet de proposer des services personnalisés, gérer votre personnel, vos calendriers, d'établir des relations avec vos clients et de développer votre activité à partir d'un seul endroit. Vous trouverez des fonctionnalités telles qu'un calendrier de réservation intelligent, une gestion mobile, des communications automatisées, des systèmes de paiement et de gestion de relation client, des analyses personnalisées et une solution marketing complète. En savoir plus sur Wix

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Gérez le temps de vos employés avec une application mobile et un GPS. Avec TSheets, les gestionnaires peuvent voir en temps réel qui travaille, où et sur quels projets. Intégrez facilement la paie à TSheets
Système de gestion du temps intuitif et facile à utiliser avec assistance gratuite et illimitée en ligne ou par téléphone. Les employés peuvent calculer le temps de travail où qu'ils se trouvent en utilisant un téléphone mobile Android ou iOS, un ordinateur, une tablette, des SMS, un numéro d'appel et bien plus encore grâce à des cartes perforées ou des feuilles de temps manuelles. Les gestionnaires peuvent voir en temps réel qui travaille, où et sur quels projets. Intégré à QuickBooks, Sage, ADP, Paychex et bien d'autres, TSheets synchronise les données de feuilles de temps en temps réel pour gérer la paie et la facturation de manière plus rapide et précise. En savoir plus sur QuickBooks Time

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Automatisez les rendez-vous, les annulations, les rappels et les paiements de vos clients avec ce logiciel convivial de planification en ligne. Tapez-m'en cinq !
Découvrez l'assistant personnel (le meilleur) qui se consacre à votre emploi du temps, qui travaille 24h/24, 7j/7, pour tenir votre agenda et vous soulager dans votre travail. Dès que des clients prennent rendez-vous avec vous, Acuity est là pour envoyer automatiquement des confirmations de rendez-vous personnalisées et aux couleurs de votre marque, fournir des rappels en format texte, les laisser reprogrammer d'eux-mêmes et traiter les paiements afin que votre journée de travail se déroule de manière plus fluide, même lorsque l'entreprise a un surcroît d'activité. Tout ce que vous avez à faire est de vous présenter au bon moment. En savoir plus sur Acuity Scheduling

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Planifiez les heures de travail des employés, faites des plans sur un calendrier, organisez les équipes et suivez le temps passé sur chaque mission avec Clockify.
Clockify permet une planification simple avec un aperçu des échéances du projet, du nombre total d'heures attribuées, des destinataires et de la durée des tâches. Les données complètes peuvent être ventilées par les membres de l'équipe pour vérifier leur capacité et voir leurs affectations en détail. Vous pouvez planifier des tâches sur différents quarts de travail, définir des heures de début pour chaque tâche et définir une limite pour le nombre d'heures quotidiennes. Personnalisez les jours non travaillés dans votre processus de planification, utilisez la fonction de glisser-déposer pour effectuer des ajustements directement dans un calendrier. En savoir plus sur Clockify

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Outils de planification : guide d'achat

Introduction

Les outils de planification permettent aux entreprises et à leurs employés de gérer plus facilement des événements tels que des réunions, des échéances et d'autres événements soumis à des contraintes de temps. Ce type de logiciel est très utilisé dans la gestion de projets et joue un rôle crucial dans la réduction de la quantité de travail administratif et du temps passé à le traiter. Les outils de planification permettent aux entreprises de gérer les horaires de leur personnel au sein d'un système centralisé, ce qui facilite la gestion du temps de chacun.

L'une des principales caractéristiques d'un logiciel de planification est la possibilité pour le personnel d'ajouter des éléments à leur calendrier aussi rapidement et aisément que possible. Ce type d’outils permet également de centraliser ces informations et de permettre le suivi des tâches et la répartition des équipes. Le logiciel devrait améliorer le flux de travail d'une organisation en réduisant le temps consacré à l'organisation des horaires, ainsi que les problèmes causés par les erreurs de communication.

Les principaux avantages des outils de planification sont la possibilité de saisir rapidement et facilement de nouveaux éléments dans le système de calendrier, ce qui réduit le temps consacré à cette activité. Il constitue un point de décision unique, ce qui réduit le risque de conflits d'horaires. Il permet en outre de planifier les ressources et les stocks, de gérer les équipes et de suivre la présence des employés.

Un autre bénéfice des outils de planification est qu’il est applicable dans la plupart des domaines d'une entreprise. Si les logiciels d'agenda se concentrent sur les rendez-vous et les logiciels de gestion de tâches sur les activités, ce logiciel s'intéresse à toutes les formes de planification au sein de l'organisation, de la présence des employés à la gestion de la chaîne logistique..

Le niveau de complexité requis par une organisation en matière de planification dépendra, bien entendu, de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'entreprise et ses besoins concernant des éléments comme l'accès à distance. Les organisations comptant un petit nombre d'employés travaillant sur un seul site auront des exigences de planification plus simples que les grandes entreprises dont les employés sont répartis dans tout le pays, voire dans le monde entier. Les outils de planification comprennent généralement de nombreuses fonctions qui facilitent la gestion du temps, notamment les suivantes :

  • Permettre aux propriétaires d'entreprises de gérer les horaires de leurs employés avec un suivi en temps réel de leurs calendriers.
  • Fournir des rappels automatiques aux employés pour leurs rendez-vous à venir en utilisant le moyen de communication de leur choix.
  • Envoyer une confirmation ou un refus instantané d'une demande de réservation en fonction de la disponibilité.
  • Prévoir la planification des ressources, par exemple la réservation de salles ou d'équipements pour certains événements.
  • Permettre aux propriétaires d'entreprise de gérer les heures de travail des employés grâce à des fonctions de gestion de pointage.
  • Prendre en charge le suivi et la gestion des employés et des ressources d'intervention.

Qu'est-ce qu'un outil de planification?

Les outils de planification sont utilisés par les entreprises pour gérer plus efficacement le temps des employés et les ressources, réduisant le temps consacré à l’organisation et en éliminant des éléments tels que les conflits de planification. Ils permettent également d'automatiser certaines tâches, comme l'approbation ou le refus des réservations en fonction des disponibilités et le suivi des présences des employés.

Par le passé, les entreprises canadiennes utilisaient le papier et, plus tard, des feuilles de calcul pour gérer les agendas. C'étaient des outils imparfaits et leurs faiblesses deviennent de plus en plus évidentes à mesure que les services d'une entreprise se déplacent vers le nuage. Les outils de planification facilitent le suivi de tout ce qui se passe dans tous les services de l'entreprise, en fournissant un point de décision unique pour les informations relatives à la planification. Ce point de décision unique garantit qu'il n'y aura pas de "croisement" dû à des erreurs de communication, puisque les réservations sont saisies directement dans le système et sont ensuite immédiatement consultables par tous.

À mesure qu'une organisation se développe au Canada et devient plus complexe, l'utilisation d'un outil de planification passe d’être utile à être nécessaire. Les possibilités croissantes d'automatisation des tâches professionnelles transforment le calendrier en véritable goulot d'étranglement qui entraîne des pertes de temps et d'efficacité. L'automatisation de certains aspects de l’agenda permet d'accélérer le processus et d'éliminer les erreurs humaines. Elle facilite également la transparence puisque toute réservation peut facilement être imputée à un utilisateur spécifique. Mais ce niveau de visibilité n'a pas pour seul but de tenir les employés responsables de leurs erreurs. Il permet aussi à l'entreprise de donner à ses employés la possibilité de prendre en charge une plus grande partie de leur calendrier, notamment le choix de leurs horaires.

Quels sont les avantages d'un logiciel de planification?

Les avantages d'un logiciel de planification portent essentiellement sur l'efficacité de l’organisation, notamment grâce à l'automatisation et à la visibilité du système de planification. En centralisant le système et en le rendant accessible à tous les niveaux de l'entreprise, on élimine les risques d'erreurs et on évite que la planification prenne plus de temps que nécessaire. Voici quelques-uns des avantages d'un outil de planification :

  • Réduisez la charge de travail lors de la planification : il arrive qu'une réservation nécessite une autorisation, mais la grande majorité des réservations réalisées dans une entreprise sont des opérations de routine et peuvent être effectuées sans surveillance. C'est pourquoi les logiciels de planification peuvent automatiser le processus d'approbation ou de refus des demandes de réservation, le cas échéant. Les critères d'approbation peuvent être configurés dans le logiciel, mais on peut donner comme exemple de refus de réservation le fait qu'elle entre en conflit avec une réservation existante. Par exemple, en cas de demande de réservation d'une salle donnée pour une réunion à une heure à laquelle elle a déjà été réservée.
  • Gérez le calendrier du personnel : l'un des avantages les plus évidents de ce type de logiciel est la possibilité pour les responsables et les superviseurs à suivre les calendriers des employés en temps réel. La nature centralisée de la plateforme permet aux responsables de planifier les tâches en fonction des compétences de chacun, même lorsque les employés sont répartis sur plusieurs sites. Elle permet également auxdits employés de se porter volontaires pour des quarts de travail vacants et d'échanger des quarts de travail avec des collègues sans avoir besoin de faire appel à un responsable ou à un superviseur pour mettre à jour le calendrier.
  • Planifiez les ressources : il est important d'affecter la bonne personne à la bonne tâche et c'est souvent la première application qui vient à l'esprit lorsqu'on parle de ce type de logiciel. Cependant, la main-d'œuvre n'est pas la seule à être soumise à un calendrier. Ce type de logiciel permet aussi de planifier l'utilisation de certaines ressources, comme les salles et les équipements. Cela contribue à éviter les réservations conflictuelles de ces ressources, car il sera impossible de réserver deux fois une ressource par le biais du système.
  • Réduisez le nombre de rendez-vous manqués : les entreprises modernes disposent d'un large éventail d'outils de communication, allant des SMS et des courriels aux médias sociaux et aux plateformes de messagerie interne. Ce type de logiciel permet d'exploiter ces moyens de communication pour envoyer des rappels automatiques (ou manuels) aux employés ou aux clients pour des rendez-vous ou des événements à venir. En réduisant le risque de rendez-vous manqués, une entreprise peut éviter de devoir reprogrammer des réunions ou rétablir des réservations de ressources.
  • Gérez efficacement les employés d'intervention : la gestion des interventions a longtemps été l'un des aspects les plus difficiles de la planification pour les entreprises. Cependant, grâce à la technologie interconnectée d'aujourd'hui, les solutions de planification permettent aux responsables et aux superviseurs de suivre et de gérer les calendriers et les activités de leurs employés d'intervention. Il s'agit notamment de mises à jour en temps réel en provenance du terrain, de sorte que tout rendez-vous établi depuis le bureau peut être parfaitement informé. Elles permettent également de prendre des décisions en fonction de l'emplacement, par exemple en affectant l'employé d'intervention disponible le plus proche à une tâche particulière.
  • Remplacez complètement les méthodes traditionnelles de planification : la gestion d'un calendrier unique est l'une des fonctions clés d'un outil de planification. Enregistrer tous les rendez-vous et réservations dans un seul système de calendrier permet d'éliminer les doubles réservations et autres conflits. De plus, ce type de logiciel permet généralement une synchronisation avec des applications de gestion de calendrier tierces, comme Google Calendar, ce qui permet de s'assurer que les employés sont tenus informés.
  • Gérez le temps de façon centralisée : l'avantage le plus important des solutions de planification est la possibilité de tenir un calendrier centralisé pour les besoins en gestion du temps de l'organisation. Les avantages sont multiples : il est plus facile de prévenir les doubles réservations et les parties concernées peuvent voir à quoi ressemble le calendrier de certains employés ou certaines ressources avant de prendre des décisions. Elles réduisent également le temps consacré à l'organisation des opérations. Auparavant, l'organisation d'une réunion pouvait nécessiter plusieurs appels téléphoniques et de nombreux allers-retours pour essayer de trouver un moment qui convienne à tout le monde. Avec ce logiciel, la disponibilité de chaque personne concernée est visible et il est simple de s'y référer.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de planification?

Les fonctionnalités des logiciels de planification sont axées sur la gestion efficace du temps, tant au niveau des personnes que des ressources. En facilitant la planification et en éliminant ou en réduisant les risques d'erreurs et d'accidents, le logiciel aide les organisations à réduire les coûts et à être plus efficaces. Les fonctionnalités utilisées pour atteindre cet objectif peuvent varier d'une solution à l'autre, mais un certain nombre de fonctionnalités communes devraient se retrouver dans la plupart des solutions de planificaton. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes des outils de planification :

  • Gérez le calendrier : la fonctionnalité principale de tout logiciel de planification est de gérer un calendrier centralisé pour toute l’entreprise. Ce calendrier offre une visibilité à travers toute l'organisation (si les autorisations le permettent) et est mis à jour en temps réel. Il permet à toute personne tentant d'effectuer une réservation de voir instantanément quelles ressources et quelles personnes sont disponibles à un moment donné. Il est également plus facile pour le personnel de voir les rendez-vous à venir. Il est de plus en plus courant que ces solutions assurent la synchronisation avec des applications de gestion de calendrier tierces, ce qui permet aux employés d'obtenir des informations d’agenda liées au travail dans leur application de calendrier.
  • Planifiez de façon automatisée en temps réel : la plupart des solutions de planification offrent un certain degré d'automatisation dans leurs fonctionnalités. L'exemple le plus simple est l'approbation ou le refus automatique d'une réservation en fonction de la disponibilité des ressources et des personnes demandées. Toutes les réservations ne sont pas aussi simples, mais il est tout à fait possible qu'une réunion prévue au même moment qu'une autre déjà programmée ne puisse pas avoir lieu. Dans ce cas, le logiciel peut automatiquement informer la personne qui tente de faire la réservation que celle-ci n'est pas possible. Une autre fonctionnalité connexe est la possibilité de gérer une liste de réservations pouvant être permutées si la ressource demandée n'était pas disponible, mais qu'elle le devient plus tard en raison d'une annulation ou d'une reprogrammation.
  • Planifiez la main-d'œuvre/des équipes : l'utilisation d’outils de planification ne se limite pas aux événements ponctuels tels que les réunions et les entretiens, mais peut également servir à gérer le calendrier des employés dans son ensemble. Il existe généralement des fonctionnalités permettant de suivre les agendas des employés en temps réel et de définir des agendas spécifiques pour les employés travaillant par roulement. Dans ces systèmes, les employés peuvent consulter le calendrier et se porter volontaires pour les quarts de travail vacants. Par ailleurs, ils permettent aux gestionnaires de planifier des tâches spécialisées selon les compétences sur plusieurs sites. Cela permet d’optimiser les talents disponibles dans l'ensemble de l'organisation, plutôt que de se limiter aux seuls employés présents dans le bâtiment.
  • Recevez des rappels automatiques de rendez-vous : bien qu'ils soient souvent considérés comme un désagrément relativement mineur, les rendez-vous manqués représentent une dépense qui peut devenir importante dans les grandes entreprises. Il y a tout d'abord le coût engendré par la mobilisation d'une partie du calendrier des employés, l'utilisation d'un équipement et l'occupation d'une salle, mais la réunion devra également être reprogrammée en raison de cette absence. Les logiciels de planification ne peuvent pas garantir que cela n'arrivera pas, mais les rappels automatiques de rendez-vous réduiront considérablement le nombre de rendez-vous manqués parce que quelqu'un a oublié ou ne savait pas qu'il avait une réunion. Et comme ils sont automatiques, ils ne nécessitent pas que quelqu'un envoie les rappels manuellement.
  • Gérez les interventions : la gestion du calendrier devient de plus en plus complexe au fur et à mesure qu'une entreprise se développe et cette complexité augmente de façon exponentielle lorsque des employés du service de terrain sont impliqués. De nombreuses solutions de planification offrent la possibilité de gérer facilement les activités des employés et les ressources du service de terrain. Cela comprend la gestion des agendas de répartition, l'établissement des demandes d'intervention et l'optimisation des itinéraires des véhicules. Les données de localisation permettent également aux responsables d'utiliser au mieux leurs ressources en planifiant l'intervention de l'employé le plus proche pour une tâche donnée.
  • Gérez le pointage : la gestion du pointage est un élément crucial pour toute organisation canadienne comptant un grand nombre d'employés. Les outils de planification prévoient généralement la gestion des heures de travail des employés, y compris le suivi de leurs heures d'arrivée et de départ. Par ailleurs, elles permettent de gérer aisément le suivi des congés payés. Les informations relatives à la présence des employés peuvent être aisément exportées pour établir des rapports sur les retards répétés ou les absences journalières d'un employé. Certaines solutions permettent l'intégration avec des logiciels tiers, tels que les logiciels de traitement de la paie ou de gestion des RH.
  • Planifiez les ressources : le calendrier de l'utilisation des ressources est tout aussi important que celui des employés, car il n'existe qu'une quantité limitée de ressources. Si celles-ci font l'objet de doubles réservations, cela peut entraîner des pertes de temps et des conflits internes. Les logiciels de planification permettent souvent aux responsables et aux superviseurs de planifier des événements et des rendez-vous ainsi que les ressources nécessaires pour ceux-ci. Par exemple, un entretien avec un employé particulier nécessite également la réservation d'une salle pour mener à bien cet entretien. Une réunion nécessitera une salle et des équipements, tels qu'un projecteur. Le logiciel permettra le suivi de ces ressources afin qu'elles puissent être correctement réservées en cas de besoin, garantissant ainsi qu'elles sont toujours disponibles pour un événement ou un rendez-vous correctement planifié.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de planning au Canada?

Lors de l'achat d'un logiciel de planification, il est essentiel de tenir compte des fonctionnalités qui sont importantes pour l'acheteur. Par exemple, ce serait gaspiller de l'argent que de payer un supplément pour pouvoir gérer les employés du service d'intervention alors que l'entreprise n'en dispose pas. L'acheteur doit également tenir compte de la flexibilité des logiciels envisagés. La plupart des logiciels de gestion du SaaS permettent de mettre facilement à niveau l'abonnement à tout moment, ce qui fait qu'il est moins important de tenir compte des besoins futurs lors du choix d'une solution. Un autre facteur crucial est la taille de l'organisation. Les besoins en gestion du temps d'une petite entreprise peuvent être radicalement différents de ceux d'une entreprise de taille moyenne. Voici quelques-uns des éléments plus spécifiques qu'un acheteur doit prendre en compte lorsqu'il recherche un outil de planification :

  • Quelles sont les principales fonctionnalités de la solution de planning? Lors de la recherche d’un logiciel de planification, l'acheteur doit toujours prendre en compte les principales fonctionnalités de cette solution et surtout, se demander si ces fonctionnalités correspondent aux besoins de l'entreprise. Dans la plupart des cas, les fournisseurs de ce type de logiciel proposent des sélections de fonctionnalités comparables, mais toutes les fonctionnalités ne sont pas nécessairement considérées comme standard. Chaque solution est différente, mais certaines des fonctions les plus courantes qui peuvent être omises sont la gestion des stocks, la gestion du pointage en ligne et le routage.
  • Quel est le coût du logiciel? Le coût du logiciel est important, mais il peut être un peu complexe dans le cas des solutions SaaS, car il existe souvent différentes formules d'abonnement. Certaines solutions sont même gratuites, mais comme on peut s'y attendre, les solutions de planification gratuites sont limitées par rapport à leurs homologues payantes. Il est également important d'évaluer l'engagement financier à long terme. Acheter un logiciel en une seule fois, ce qui est de moins en moins fréquent de nos jours, implique un coût initial important. En revanche, le SaaS est beaucoup moins coûteux au départ, mais représente un engagement financier sur la durée. Il est crucial de prendre en compte le coût du déploiement si l'acheteur a l'intention de déployer la solution localement.
  • L'entreprise tirera-t-elle un avantage important du logiciel? L'une des choses les plus importantes à prendre en considération avant d'effectuer un achat important ou de modifier la façon dont une entreprise est gérée est de savoir si ce changement lui sera bénéfique. Un logiciel de planification améliore incontestablement l'efficacité et la rentabilité du calendrier au sein d'une entreprise. Cependant, l'entreprise se trouve-t-elle dans une situation où ces économies sont suffisamment importantes pour justifier le coût de la solution logicielle?
  • L’outil de planification est-il adapté à la taille de l'entreprise? Les solutions modernes de planification, et en particulier les solutions SaaS, proposent généralement des solutions évolutives. Cependant, un acheteur qui acquiert une solution en vue d'un déploiement local devra évaluer l'adéquation de cette solution à son entreprise. Par exemple, sera-t-il possible de faire évoluer la solution de planification en fonction de la croissance prévue de l'organisation ?
  • Le logiciel s'intègre-t-il aux autres solutions utilisées par l'entreprise? Les systèmes interconnectés deviennent indispensables pour les entreprises modernes. La possibilité d'intégrer différents systèmes est un facteur important pour la réduction du temps et du coût des tâches. Si un acheteur travaille déjà avec des solutions logicielles, il est utile de trouver un outil de planification qui puisse s'y intégrer, si une telle solution existe. Dans le cas d'un logiciel de planification, les exemples les plus évidents seraient les applications de calendrier utilisées par les employés et d'autres éléments comme la gestion de stocks.
  • Comment la solution gère-t-elle les données? Le stockage des données est un sujet de plus en plus sensible dans le monde d'aujourd'hui. Les acheteurs devront s'assurer que leurs données sont stockées en toute sécurité et que toutes les pratiques sont conformes aux réglementations en vigueur. Ce n'est généralement pas un problème pour les logiciels SaaS, car le stockage des données est assuré dans l'environnement infonuagique. Pour les solutions déployées localement, il faudra veiller à ce que toutes les données soient sécurisées, en particulier si le système comprend des informations sur les clients.
  • Le fournisseur propose-t-il une assistance technique? Chaque fois qu'une organisation déploie un nouveau système, son adoption devra être accompagnée d'une période de formation. Dans de nombreux cas, cette formation peut être limitée aux quelques employés qui utiliseront le système. Dans le cas du planning, une grande partie de l'organisation utilisera le système. En choisissant une solution offrant un bon support technique, les entreprises pourront réaliser des économies considérables, à la fois en évitant d'avoir à fournir le support elles-mêmes et en réduisant le temps perdu par les employés qui rencontrent des difficultés avec le système.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de planning au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière d’outils de planification sont centrées sur l'utilisation à distance des logiciels en question. Le télétravail étant de plus en plus courant et les solutions infonuagiques devenant la solution privilégiée, les logiciels d'entreprise sont de plus en plus accessibles, avec des options de plus en plus étendues quant aux dispositifs pris en charge. Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de planification sont les suivantes :

  • Optimisation mobile : les téléphones mobiles sont devenus une partie intégrante de la vie quotidienne, dans la sphère professionnelle comme personnelle. Les téléphones intelligents représentent près de la moitié du trafic en ligne, il est donc logique que les fournisseurs s'efforcent de faire en sorte que leurs logiciels fonctionnent bien sur cette plateforme. Cette optimisation s'inscrit de plus en plus dans le cadre d'une combinaison d'applications natives et d'interfaces web adaptées aux mobiles.
  • Système de gestion infonuagique : le passage vers des systèmes basés sur le nuage est en cours depuis de nombreuses années. À mesure que la couverture d'accès à Internet et la fiabilité de ces connexions s'améliorent, il devient de plus en plus pratique d'utiliser des solutions basées sur le nuage. Cette tendance devrait se poursuivre, avec l'accent davantage mis sur les solutions SaaS, ce qui éloignerait la probabilité du déploiement local des outils de planification.
  • Des intégrations plus larges : les API (Application Programming Interface) sont plus populaires que jamais et les fournisseurs cherchent constamment à tirer parti de la commodité et du potentiel qu'elles offrent. Les intégrations avec d'autres applications connexes sont l'une des principales façons dont leurs bénéfices se manifestent. Que ce soit pour des applications de calendrier ou des systèmes de gestion des stocks, les acheteurs doivent s'attendre à ce que le fournisseur de logiciel mette l'accent sur la manière dont leur outil s’intègre avec d’autres solutions.
  • Une automatisation plus intelligente : plus une solution logicielle peut automatiser d'opérations de manière fiable, plus ce logiciel facilitera la tâche d'une organisation. La fiabilité est clé. S'il faut que quelqu'un vérifie constamment une tâche automatisée pour s'assurer qu'elle a fonctionné correctement, il n'y a aucun avantage à automatiser cette tâche. Les acheteurs peuvent s'attendre à ce que les fournisseurs proposent de nouvelles options d'automatisation dans les années à venir.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

  1. Toolkit : Resource Scheduling Application Vendor and Product Data (Boîte à outils : fournisseur d'application de planification des ressources et données sur les produits, en anglais) - Gartner.com (Date de consultation : lundi 25 avril 2022)
  2. How to use an employee schedule template (with a downloadable Excel sheet) (Comment utiliser un calendrier d'horaire des employés (tableau Excel téléchargeable inclus, en anglais) Blogue de Capterra Canada anglophone (Date de consultation : lundi 25 avril 2022)