Qu'est-ce qu'un logiciel de workflow ?

Un logiciel de workflow coordonne le flux des tâches quotidiennes au sein de l'entreprise et garantit une bonne mise en œuvre des processus métier. Ces systèmes fournissent un environnement collaboratif afin de vous aider à suivre et évaluer vos processus plus facilement.

Les systèmes de workflow permettent aux entreprises de :

• Coordonner plusieurs projets et membres d'équipe.
• Tenir les données de performances et de projets exactes et à jour.
• Synchroniser les modifications apportées à plusieurs calendriers (comme Outlook, Google Agenda et iCal).
• Tester l'efficacité des stratégies commerciales.

Avantages d'un logiciel de workflow

• Une gestion efficace des autorisations : dans le contexte actuel d'environnement professionnel collaboratif, presque tous les processus demandent une approbation de la part de responsables. Cela signifie que les latences dans le processus en réduisent l'efficacité et entraînent des retards. Les logiciels de workflow automatisent différentes étapes du processus d'approbation en vous laissant soumettre des requêtes d'approbation, affecter des approbateurs et définir des échéances. Une fois les requêtes d'approbation créées, ces systèmes envoient automatiquement des notifications aux parties concernées.
• Une collaboration performante en matière de processus : la plupart des processus d'espaces de travail impliquent de collaborer entre équipes, départements et organisations. Gérer manuellement ces processus de collaboration à plusieurs méthodes est chronophage et contraignant. Les systèmes de workflow vous permettent de gérer les approbations ainsi que de concevoir, personnaliser et suivre vos processus collaboratifs grâce à des formulaires, flux et portails destinés aux requêtes de modification des processus.
• Une meilleure visibilité sur la performance de l'équipe : les logiciels de workflow servent d'emplacement de stockage centralisé pour toutes les données liées aux processus, comme les tâches en cours et finalisées ainsi que les approbations traitées et en attente. Les systèmes de workflow exploitent ces informations pour créer des rapports de performances des processus au sein d'une entreprise. Les responsables peuvent également mettre les KPI en œuvre pour les membres de leur équipe et évaluer les employés selon des attributs prédéfinis, comme la ponctualité et l'efficacité.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de workflow

• Automatisation des processus métier : concevez des workflow pour les processus au moyen d'une interface de type glisser-déposer. Vous pouvez ajouter des formulaires afin de collecter des données pour chaque étape du processus.
• Gestion de tâches : créez des listes de tâches et de vérification standard pour différentes étapes du processus et suivez leur évolution en temps réel.
• Configuration des workflow : segmentez les étapes (p. ex., approbation, révision, etc.) au sein d'un processus et concevez des flux de processus.
• Contrôle des accès/autorisations : gérez l'accès aux données pour des utilisateurs individuels ou des groupes d'utilisateurs selon le service ou la position hiérarchique.
• Contrôle du processus d'approbation : gérez les approbations pour différentes étapes. Les parties responsables recevront une notification en cas de demande d'approbation.
• Gestion du calendrier : effectuez le suivi des activités et des tâches grâce à un calendrier. Vous pouvez synchroniser vos informations avec des solutions comme le Calendrier Outlook et Google Agenda.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de workflow

• Reporting et analytics : les logiciels de workflow en simplifient la gestion en fournissant des rapports de performance en temps réel concernant différentes étapes du processus (p. ex., en cours, révision, autorisation). Ces systèmes peuvent également fournir des informations relatives à l'amélioration des processus en vous permettant d'identifier les goulots d'étranglement et d'éliminer les redondances. Les rapports générés par logiciel suivent et affichent en outre les performances de l'équipe et de chaque employé pour permettre aux responsables de concevoir des programmes de formation. Votre entreprise doit définir clairement ses besoins en matière de reporting et d'analytics, puis déterminer les outils de workflow nécessaires en conséquence.
• Générateur de formulaires WYSIWYG : les données de processus résident au cœur des systèmes de workflow. Ces données assurent la qualité des produits à chaque étape du processus et vous fournissent en outre des informations pertinentes concernant l'amélioration des performances. Cela signifie qu'une collecte de données efficace est essentielle aux logiciels de workflow. Les générateurs de formulaires WYSIWYG (What You See Is What You Get) vous permettent d'y ajouter des champs, polices, formats et mises en page personnalisés. Cette fonctionnalité vous permet également de mettre en œuvre la logique des processus (p. ex., sélectionner un formulaire spécifique transfère automatiquement un processus pour autorisation) et de garantir que les champs obligatoires sont remplis à chaque étape. Les entreprises sans service de collecte de données adapté devraient se tourner vers des systèmes de workflow qui proposent cette fonctionnalité.

Principales tendances en matière de logiciel de workflow

• Le machine learning stimule l'automatisation de workflow : le machine learning vous aide à concevoir des workflow et des processus avec un minimum d'intervention humaine. Les solutions optimisées par machine learning permettent aux spécialistes du marketing de créer des workflow automatisés pour leurs campagnes, tout en laissant aux autres utilisateurs la possibilité de créer des listes de tâches automatisées et de traiter les formulaires à chaque étape du processus. L'adoption du machine learning parmi les PME (petites et moyennes entreprises) est en croissance. Une étude Capterra a révélé que 53 % des PME emploient actuellement ou prévoient d'intégrer cette technologie au sein de leur entreprise d'ici deux ans.
• Les chatbots tiendront un rôle plus important dans les logiciels de workflow : les chatbots sont des interfaces conversationnelles qui simulent des communications humaines et viennent en aide aux utilisateurs grâce à des fonctions de base. Ces assistants virtuels permettent aux utilisateurs d'automatiser leurs tâches par le biais d'instructions écrites. Les utilisateurs peuvent par exemple demander à un chatbot de créer un nouveau workflow ou une nouvelle tâche au sein d'un processus sans recherche manuelle dans la solution. Devant l'adoption croissante d'agents conversationnels parmi les PME, attendez-vous à découvrir plus de fonctionnalités optimisées par chatbot au sein des systèmes de workflow au cours des prochaines années.