Logiciels de gestion de la qualité

Logiciel de gestion de la qualité

Un logiciel de gestion de la qualité permet aux entreprises basées au Canada et à l’étranger de produire plus facilement et de manière constante des produits qui répondent aux exigences des clients et minimisent les défauts de production. Les programmes de gestion de la qualité peuvent être utilisés pour gérer et surveiller la qualité des produits à chaque étape de la production, depuis l'acquisition des matières premières jusqu'à la livraison du produit fini au client.

Les principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion des non-conformités incluent des politiques et des objectifs de gestion de la qualité conçus pour définir ce que recouvre la notion de qualité dans le contexte d'une entreprise spécifique, ainsi qu'un manuel de contrôle de la qualité qui définit le cadre de base dans lequel le logiciel de gestion de la qualité fonctionnera. En outre, vous pouvez vous attendre à retrouver un modèle clair de la structure organisationnelle de l'entreprise et de l'attribution des responsabilités, auquel les employés peuvent accéder à partir de la base de données centralisée du logiciel. L'une des fonctionnalités centrales les plus importantes de toute application QMS (quality management system) est une base de données centrale qui contient toutes les données dont le logiciel a besoin pour fonctionner. Ces données sont partagées avec les différents modules du logiciel de gestion de la qualité, ce qui lui permet de fonctionner comme une entité unique.

La possibilité d'intégrer des données provenant de plusieurs sources dans une base de données centralisée du logiciel de gestion de la qualité facilite la collaboration entre les différents services et équipes d'une entreprise. Par ailleurs, les logiciels de ce type donnent aux entreprises des informations très importantes sur la qualité des produits, aident à identifier tout problème potentiel et permettent de déterminer les domaines qui peuvent être améliorés pour rendre l'entreprise plus efficace. Toutes ces informations sont précieuses et permettent de prendre des décisions commerciales éclairées par les données, qui influeront à terme de manière positive sur les résultats de l'entreprise. Cependant, le logiciel QMS n'est pas seulement avantageux en termes financiers ; il aide également les entreprises à établir une relation de confiance avec leurs clients et à fournir des produits qui répondent constamment à leurs attentes.

Parce que la gestion de la qualité fait partie intégrante des activités d'une entreprise, les logiciels de gestion de la qualité sont conçus pour être utilisés dans chacun des processus commerciaux. Cela signifie que, contrairement aux logiciels de lead management, aux logiciels de marketing automation et aux logiciels de gestion des contacts, les logiciels de contrôle de la qualité ne sont pas spécifiquement axés sur un secteur d'activité particulier. Les programmes de gestion de la qualité envisagent plutôt l'entreprise dans son ensemble afin de simplifier les processus complexes et de comprendre comment un processus particulier affecte la qualité des produits et services de l'entreprise. Les systèmes QMS sont généralement assez spécifiques et adaptés à une entreprise particulière, en fonction des exigences uniques de cette dernière, mais plusieurs composants clé se retrouvent dans presque tous les systèmes de gestion des non-conformités.

Chaque entreprise canadienne doit tenir compte de plusieurs éléments avant d'investir dans un logiciel de gestion de la qualité. Il s'agit notamment de facteurs tels que la taille de l'entreprise, le secteur dans lequel elle opère, la nécessité ou non d'un accès à distance et la compatibilité avec d'autres systèmes d'entreprise. Les logiciels QMS sont disponibles sous forme de solution sur site ou infonuagique, un autre facteur de réflexion essentiel pour les entreprises. Pour être classées dans la catégorie des logiciels de gestion de la qualité, les solutions de contrôle de la qualité doivent généralement :

• Permettre aux entreprises de créer des politiques et des objectifs de gestion de la qualité pour différents secteurs d'activité, accessibles depuis une base de données centrale.
• Permettre aux entreprises de développer un manuel de gestion de la qualité numérique décrivant les exigences et les processus de qualité spécifiques qui doivent être suivis pour garantir la qualité des produits fabriqués et des processus commerciaux.
• Disposer d'une base de données centralisée pour stocker les informations de manière à ce qu'elles puissent être consultées par n'importe lequel des différents modules qui composent le logiciel de contrôle de la qualité.
• Créer des rapports détaillés permettant d'identifier les domaines qui nécessitent une amélioration et un développement plus poussé afin d'améliorer la délivrance de produits et la prestation de services de qualité.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de la qualité?

Un logiciel de gestion de la qualité automatise le processus d'identification et de réduction des défauts dans les produits. Les logiciels de gestion des non-conformités peuvent surveiller et contrôler la qualité des produits et aider les entreprises à identifier tout défaut potentiel avant qu'il ne cause un quelconque préjudice à l'entreprise. Les applications de gestion de la qualité aident également les entreprises à identifier les nouvelles tendances et à réagir rapidement aux évolutions du secteur, ce qui peut rendre l'entreprise plus compétitive et accroître sa rentabilité.

Les entreprises modernes s'appuient souvent sur des processus compliqués. Un incident à n'importe quel stade du processus de production peut avoir des répercussions financières et de réputation préjudiciables. Dans de nombreux cas, ces processus sont si complexes que toute gestion manuelle est inenvisageable. Les systèmes de contrôle de la qualité permettent à toute entreprise de simplifier les processus les plus complexes et de suivre les indicateurs de performance clé afin de s'assurer que les attentes en matière de qualité sont satisfaites. Les outils de gestion de la qualité peuvent comparer automatiquement les indicateurs de qualité escomptés aux indicateurs de qualité réels, ce qui permet au logiciel d'identifier les zones problématiques éventuelles et d'alerter le personnel sur ces constatations. Les rapports du logiciel QMS peuvent en outre aider une entreprise à réagir de manière proactive aux anomalies détectées au lieu d'essayer de les rectifier a posteriori.

Les entreprises canadiennes se tournent souvent vers les logiciels QMS afin de pouvoir se familiariser plus facilement et plus efficacement aux normes et réglementations industrielles qui régissent de nombreux processus de production. Ces processus requièrent souvent une supervision permanente pour garantir que les produits respectent ou excèdent les normes spécifiées. Le programme de gestion de la qualité facilite considérablement le respect des normes de qualité strictes. Qui plus est, le logiciel QMS aide également les entreprises à identifier les défauts et à les rectifier. Cela permet de garantir que les processus de production sont aussi efficaces que possible, conformes à toutes les normes industrielles pertinentes et de réduire la possibilité de devoir faire face à des amendes coûteuses et à des atteintes à la réputation pour cause de non-conformité.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de la qualité?

Les avantages des logiciels de gestion de la qualité sont nombreux et variés, la plupart d'entre eux sont axés sur la recherche de la satisfaction et de la fidélisation client, ainsi que sur le respect des exigences réglementaires ou des normes industrielles. Chaque entreprise étant unique, le logiciel QMS est généralement conçu pour répondre aux besoins d'une entreprise spécifique. Parmi les fonctionnalités de base de la plupart des logiciels de contrôle de la qualité, citons :

• Centralisation de la politique et des objectifs de gestion de la qualité : un logiciel de gestion de la qualité permet aux entreprises de centraliser leurs politiques de gestion de la qualité en un seul endroit et de les partager facilement avec les employés et les autres parties prenantes. La centralisation des objectifs de contrôle de la qualité permet également aux employés de mieux comprendre les buts et objectifs en la matière que l'entreprise s'efforce d'atteindre, cela permet également de s'assurer que tout le monde travaille à partir du même ensemble de règles. Les bases de données centralisées permettent au logiciel QMS d'offrir de meilleures possibilités d'analyse des données et de réduire les risques de discordance entre les employés dans les grandes entreprises.
• Amélioration de la satisfaction client : les programmes de gestion de la qualité améliorent la satisfaction client en réduisant la probabilité qu'un produit défectueux soit vendu à un client. Les logiciels de contrôle de la qualité contribuent en outre à protéger la réputation de l'entreprise en garantissant que les défauts dans les processus de production sont détectés et corrigés avant qu'ils ne puissent causer des problèmes. Des informations importantes telles que les causes des défauts, ce qui peut être fait pour améliorer les processus de production et comment les plaintes des clients peuvent être traitées plus efficacement peuvent toutes être soutirées des programmes de gestion de la qualité.
• Amélioration de l'élaboration des politiques internes : l'élaboration des politiques internes est plus facile lorsque les entreprises y intègrent les informations essentielles que le logiciel de gestion des non-conformités peut fournir. Le logiciel QMS peut aider les développeurs de politiques à identifier les failles des politiques internes existantes et à les corriger en conséquence pour améliorer l'efficacité et la qualité. En utilisant les informations fournies par le logiciel de gestion de la qualité, les entreprises canadiennes peuvent développer des politiques internes conçues pour améliorer la communication entre les employés, accroître la qualité dans toute la société et s'assurer que les clients sont toujours satisfaits des produits fabriqués par l'entreprise.
• Meilleures capacités d'automatisation : l'utilisation d'un logiciel de contrôle de la qualité pour automatiser les tâches de gestion de la qualité peut alléger la charge de travail des employés et augmenter l'efficacité des systèmes de gestion de la qualité dans l'entreprise. De plus, l'automatisation peut faire gagner un temps précieux et à accroître l'efficacité globale d'une ligne de production. Les systèmes d'assurance qualité s'appuient souvent sur une automatisation partielle pour effectuer des contrôles de qualité sur les produits, ces derniers peuvent également être améliorés en intégrant les informations fournies par les logiciels QMS.
• Amélioration de la communication interne : une base de données centralisée permet aux différents services d'une entreprise de communiquer plus facilement entre eux et d'adopter les mêmes politiques d'assurance qualité. Ceci est particulièrement important et avantageux pour les grandes entreprises et les sociétés qui produisent des articles devant respecter des normes d'assurance qualité strictes. Les malentendus entre les différents employés et services d'une entreprise peuvent causer de sérieux problèmes lorsqu'il s'agit de garantir la qualité et les entreprises doivent utiliser des outils tels que les programmes de gestion de la qualité pour s'assurer que la communication est fluide et efficace.
• Amélioration de la détection des défauts : la détection des défauts est indispensable pour garantir la prestation de produits et de services de haute qualité par une entreprise. Les logiciels de gestion de la qualité permettent aux entreprises canadiennes de détecter les défauts et d'analyser les tendances afin de prévoir les éventuels défauts récurrents. Cela permet aux entreprises de réagir à d'éventuels problèmes de qualité avant que les produits ne soient envoyés aux clients et de réduire le risque d'atteinte à la réputation due à des déficiences au niveau de la qualité des produits.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de la qualité?

Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de la qualité se composent généralement de fonctionnalités de base et optionnelles. Les logiciels de gestion de la qualité sont souvent personnalisés en fonction des besoins spécifiques d'une entreprise particulière, de sorte que les fonctionnalités peuvent différer considérablement d'une solution à l'autre. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes :

• Suivi des défauts : assurez le suivi des défauts signalés par les clients à l'aide du logiciel de contrôle de la qualité. Le fait de pouvoir suivre les défauts permet aux entreprises d'identifier les problèmes récurrents et de les rectifier avant qu'ils ne deviennent un risque pour la réputation du produit ou de la société. Un suivi approprié des défauts permet également à une entreprise de préserver la confiance et la satisfaction de ses clients, car ces derniers bénéficient au final d'un meilleur produit qui répond à leurs attentes. La finalité du suivi des défauts est d'éliminer proactivement tout risque d'apparition de défauts.
• Gestion de la conformité : restez conforme aux dernières normes et exigences du secteur en utilisant un logiciel de gestion de la qualité pour vous tenir au fait des amendements à la législation. Les logiciels QMS peuvent alerter les entreprises des modifications apportées aux normes, ce qui facilite l'application des changements et le maintien de la conformité. Ne pas rester en conformité avec les normes du secteur peut faire perdre de l'argent aux entreprises, porter atteinte à leur réputation et finalement entraîner le déclin de la confiance de leurs clients. L'utilisation d'un programme de gestion de la qualité pour identifier les éventuels remaniements des normes et alerter l'entreprise de ces modifications réduit considérablement les chances que de tels problèmes se produisent.
• Gestion de la formation : formez les employés plus efficacement en utilisant le logiciel QMS pour garantir l'uniformité de la documentation et des procédures de formation dans toute l'entreprise. Les logiciels de contrôle de la qualité sont souvent dotés d'un module de formation spécialisé qui aide l'entreprise à s'assurer que le personnel chargé de l'assurance qualité reçoit une formation sur tous les aspects les plus importants et à suivre les progrès des apprenants pour garantir qu'ils respectent les normes applicables.
• Gestion des audits : effectuez des audits réguliers des processus cruciaux d'assurance qualité, ceci est essentiel dans la plupart des solutions logicielles de gestion des non-conformités. L'audit des procédures et des pratiques d'assurance qualité est une tâche compliquée qui peut être facilitée par l'utilisation d'un logiciel de gestion de la qualité pour vous assister dans l'audit des documents, des processus et des rapports.
• Codage et contrôle des documents : assurez le suivi des différentes versions des documents grâce à la base de données centralisée d'un logiciel QMS. Le codage automatisé des documents facilite le suivi des révisions de politique et garantit que toutes les parties prenantes utilisent toujours les dernières versions des documents importants et des politiques.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion de la qualité au Canada?

Le logiciel de gestion de la qualité est un élément essentiel de la suite logicielle de toute entreprise. Cela dit, les logiciels QMS sont généralement coûteux et les entreprises doivent tenir compte de certaines considérations spécifiques avant de se décider pour une solution particulière. Chaque entreprise est différente et la gestion de la qualité n'est pas la même dans toutes les sociétés, ce qui signifie que, bien que les systèmes de contrôle de la qualité aient de nombreuses caractéristiques communes, ils sont souvent adaptés pour répondre aux besoins d'une entreprise spécifique. Le logiciel de gestion des non-conformités peut être fourni en tant que système autonome ou via un modèle SaaS. Une entreprise doit tenir compte de ses exigences opérationnelles lorsqu'elle choisit l'un de ces deux modèles. Parmi les facteurs à prendre en compte lors de l'examen d'une solution QMS, citons les suivants :

• Le logiciel est-il modulable? La possibilité d'adapter les fonctionnalités d'une solution logicielle de gestion de la qualité aux besoins particuliers d'une entreprise donnée est un facteur essentiel pour la plupart des acheteurs de ce type de logiciel. Chaque entreprise est unique et ses besoins sont particuliers, c'est pourquoi le logiciel de gestion de la qualité doit être flexible et modulable. Ce point est également important si l'on envisage la mutation constante du secteur de l'assurance qualité et le logiciel choisi doit pouvoir s'adapter facilement aux nouveaux changements. Il est également crucial que l’outil puisse évoluer au même rythme que l'entreprise et se développer pour accueillir de nouvelles fonctionnalités en cas de besoin.
• Le modèle de tarification convient-il à la société? La tarification est une composante importante pour toute entreprise, en particulier lors de l'acquisition d'un logiciel spécialisé. En général, les logiciels de gestion de la qualité sont disponibles dans deux variantes avec des modèles de tarification distincts. La première variante est une solution logicielle sur site, installée sur les serveurs de l'entreprise et gérée par le personnel informatique interne. La seconde est une application infonuagique (via le cloud computing) qui est vendue à l'entreprise en tant que produit SaaS. Il est essentiel de déterminer le modèle de tarification qui répond le mieux aux besoins d'une entreprise particulière, surtout si l'on tient compte des coûts initiaux associés à une solution logicielle sur site.
• Les principaux objectifs de l'entreprise peuvent-ils être atteints? Comprendre les objectifs et les exigences exacts auxquels une solution logicielle de gestion de la qualité doit répondre est essentiel pour assurer au final la bonne marche du système. Il est crucial d'établir ces objectifs avant d'opter pour un système spécifique, car il est généralement compliqué et coûteux de changer de système une fois qu'une solution logicielle de gestion de la qualité a été mise en œuvre.
• Le logiciel offre-t-il une compatibilité avec d'autres systèmes? Les outils de contrôle de la qualité doivent souvent interagir avec d'autres systèmes logiciels d'entreprise. Il est donc essentiel de vérifier si le programme de gestion de la qualité choisi pourra ou non interagir avec les systèmes déjà en place. Découvrir des problèmes de compatibilité entre des systèmes stratégiques après l'installation de ces systèmes est habituellement une erreur coûteuse à corriger, il est préférable de s'assurer de la compatibilité des systèmes avant de porter son choix sur un système spécifique.
• La solution est-elle conforme aux exigences légales? Les logiciels de gestion de la qualité sont fréquemment utilisés pour traiter des données sensibles et nominatives qui sont protégées par les lois et réglementations sur la confidentialité des données. Il est primordial de s'assurer que l’outil QMS choisi respecte ou même excède toutes les normes applicables en matière de protection des données afin d'éviter d'éventuelles complications juridiques. Le logiciel de contrôle de la qualité peut aussi potentiellement conserver des données sensibles et propriétaires, il est donc très important de s'assurer que le système retenu prévoit des mesures de protection des données contre les cybercrimes tels que le piratage et l'espionnage industriel.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion de la qualité au Canada?

Le secteur de l'assurance qualité est marqué par plusieurs tendances et celles-ci doivent être prises en compte dans les processus de décision au moment de sélectionner une solution logicielle de gestion de la qualité. Les entreprises canadiennes qui opèrent dans des secteurs où la qualité des produits est une notion à ne pas négliger sont susceptibles d'être affectées par ces tendances et doivent y prêter une attention particulière. Voici quelques-unes des tendances les plus notables dont il faut tenir compte :

• Évolution des normes du secteur : les normes industrielles acceptées au niveau international évoluent régulièrement, ce qui peut affecter les normes internes d'assurance qualité d'une entreprise. Les logiciels QMS doivent pouvoir s'adapter aux nouvelles normes industrielles au prix d'un minimum de contraintes. La mise en œuvre automatique et en temps voulu des nouvelles normes industrielles est primordiale, car elle peut aider une entreprise à ne pas avoir à payer des amendes et subir des atteintes à sa réputation découlant d'une modification des normes industrielles qui n'a pas été identifiée.
• De plus grandes attentes de la part des clients : les clients exigent plus que jamais une meilleure qualité de la part des entreprises. Pour qu'une entreprise reste compétitive sur un marché exigeant, il est essentiel qu'elle puisse fournir des produits de haute qualité à des prix raisonnables. Les logiciels de gestion des non-conformités peuvent fournir des informations importantes que les entreprises canadiennes peuvent utiliser pour mieux comprendre et répondre aux attentes des clients.
• Renforcement de l'automatisation des lignes de production : l'assurance qualité gagne en importance à mesure que de plus en plus de processus de production sont automatisés. Les entreprises adoptent des processus de production plus automatisés, ce qui explique en grande partie le développement de nouvelles fonctions de gestion de la qualité.
• La nécessité d'améliorer l'analyse des données : les entreprises modernes dépendent fortement de la collecte de données et il est très peu probable que cette tendance s'inverse de sitôt. Les logiciels de contrôle de la qualité peuvent fournir aux entreprises canadiennes des informations essentielles sur le comportement des clients et les modifications des normes industrielles, tout en mettant en évidence les domaines dans lesquels la qualité peut être améliorée sur la base de l'analyse des données.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Définition Cloud computing - Glossaire de Capterra Canada (Date de consultation : mercredi 11 janvier 2023)