Logiciels de paie

Introduction

On appelle logiciel de paie les solutions logicielles qui aident les entreprises à gérer le processus de paiement des salaires, des rémunérations et des primes de leurs employés. La plupart des systèmes de paie ont pour but d'automatiser le plus possible de tâches associées, telles que la réalisation de déductions précises et le versement effectif des salaires, afin que l'argent arrive sur les comptes des employés de manière fiable et en temps voulu. Pour les entreprises, les logiciels de paie peuvent améliorer à la fois l'efficacité et la conformité avec la législation fiscale tout en permettant au personnel de se concentrer sur des tâches plus complexes.

Outre l'automatisation des tâches de base, les logiciels de paie permettent généralement aux utilisateurs de recueillir des informations pertinentes sur les employés, telles que les avantages auxquels ils ont droit, le nombre d'absences et de congés dont ils ont bénéficié et leurs droits à congés. Cela contribue non seulement à garantir l'exactitude de la paie, mais permet également aux entreprises de résoudre plus facilement les litiges relatifs aux paiements. Les entreprises peuvent par ailleurs fournir aux employés un accès limité à certaines de leurs informations de paie, ce qui leur permet de bénéficier d'un système de libre-service, par exemple en choisissant d'adhérer ou non à des services facultatifs.

Grâce à l'utilisation d'un système de paie, les entreprises peuvent établir et maintenir une culture de la transparence. Parallèlement, l'utilisation de ce gestionnaire de salaires permet d'éviter d'avoir à externaliser de nombreuses tâches connexes, ce qui signifie que les données personnelles sont conservées en interne. Les logiciels de paie peuvent se présenter sous forme de packs logiciels autonomes, qui peuvent souvent être intégrés à d'autres solutions logicielles ou faire partie d'une suite d'applications RH ou comptables.

La nature et les fonctionnalités du logiciel de paie font qu'il est fréquemment comparé ou classé dans la même catégorie que des solutions telles que les logiciels de ressources humaines, les logiciels de pointage et les logiciels de gestion du personnel. En général, les systèmes de paie peuvent fonctionner parallèlement à ces autres programmes, bien que des progiciels tout-en-un soient disponibles et il peut y avoir des convergences importantes en termes de fonctionnalités fournies.

Si certaines des fonctions supplémentaires ou facultatives peuvent varier considérablement d'une solution à l'autre, la plupart des gestionnaires de paie ont des fonctions de base similaires, même si la qualité de leur mise en œuvre diffère. Ainsi, de manière générale, l'acquisition d'un logiciel de paie permettra aux utilisateurs de profiter des fonctions suivantes :

• Contrôler les présences, suivre les absences et calculer le montant de la rémunération du personnel.
• Transférer numériquement de l'argent depuis les comptes de l'entreprise vers les comptes bancaires personnels des employés.
• Stocker des informations importantes sur les avantages, les salaires et les droits aux congés des employés.
• Garantir la conformité avec la législation sur l'emploi et la fiscalité et créer des rapports pertinents.

Qu'est-ce qu'un logiciel de paie?

Les logiciels de paie sont conçus pour aider les entreprises, leurs dirigeants et leurs services financiers à gérer toutes les tâches essentielles associées au calcul et au paiement des salaires, des rémunérations et des primes du personnel. Par ailleurs, les systèmes de paie sont destinés à aider les entreprises à organiser les informations pertinentes et à les rendre facilement accessibles, afin qu'elles puissent être consultées en cas de besoin et que l'entreprise puisse offrir plus de transparence.

L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises investissent dans un logiciel de paie est qu'il permet l'automatisation de nombreuses tâches associées à la paie. Lorsqu'il est configuré correctement, le logiciel peut calculer automatiquement le montant de la rémunération de chaque employé et verser cet argent sur son compte à la date spécifiée, sans que les utilisateurs humains aient à intervenir. Toutefois, le logiciel propose également des options permettant aux utilisateurs d'adopter une approche plus manuelle en cas de besoin, par exemple en accédant aux données pertinentes et en émettant manuellement les paiements.

En règle générale, les gestionnaires de paie sont utilisés par les entreprises et autres organisations qui doivent payer leur personnel et conserver des traces de leurs paiements. Néanmoins, les fonctions de certains logiciels de paie peuvent être utiles à d'autres entités, comme les particuliers qui souhaitent se conformer aux règlementations fiscales. Les gestionnaires de salaires se présentent souvent sous la forme d'un progiciel indépendant. Cependant, ils peuvent aussi être vendus au sein d'une suite plus étendue, en s’intégrant avec diverses autres applications de gestion d'affaires ou de finance.

Quels sont les avantages d'un logiciel de paie?

Les avantages d'un logiciel de paie résident principalement dans la possibilité de réaliser un large éventail de tâches différentes liées aux paiements et aux salaires à partir d'une seule application, ce qui évite de devoir passer d'une solution logicielle à une autre. Toutefois, il existe un certain nombre de bénéfices spécifiques découlant de l'utilisation de ce type de logiciel et il peut être intéressant de considérer certains de ces avantages de manière plus approfondie. Les logiciels de paie permettent aux entreprises de profiter des avantages suivants :

• Améliorer la précision et l'efficacité : les entreprises recherchent constamment des moyens d'améliorer l'efficacité de leur organisation et l'utilisation de systèmes de paie peut y contribuer de manière significative. L'automatisation qu'elles permettent signifie que de nombreux processus devant être effectués chaque mois (ou à intervalles réguliers) peuvent être réalisés sans que personne n'ait à les exécuter manuellement. En outre, le logiciel peut également être utilisé pour calculer automatiquement le montant de la rémunération de chaque employé, en fonction de son salaire de base, du nombre d'heures travaillées et des primes ou déductions éventuelles. Cela permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi en précision en évitant certains problèmes liés aux erreurs humaines.
• Améliorer la conformité de l'entreprise : l'un des plus grands avantages potentiels associés à l'utilisation d'un logiciel de paie est la possibilité d'améliorer la conformité globale de l'entreprise dans un certain nombre de domaines importants. Le principal domaine concerné est celui des impôts et un gestionnaire de paie peut aider les entreprises à gérer leurs obligations fiscales, à s'assurer que tous les paiements sont effectués à temps et à disposer d'un répertoire facile à utiliser pour les dossiers et rapports antérieurs. Cependant, le logiciel peut aussi potentiellement aider les entreprises dans d'autres domaines. Par exemple, des règlementations telles que La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) peut concerner de nombreux employeurs, car les entreprises ont l'obligation de protéger les données personnelles des employés et un logiciel de paie pourrait potentiellement y contribuer en permettant de conserver des données en toute sécurité.
• Fournir des outils en libre-service : dans de nombreuses organisations, beaucoup de temps et d'efforts sont consacrés à répondre aux demandes d'accès aux informations relatives à la rémunération par les employés. Cela peut s'avérer particulièrement difficile lorsque l'employé a besoin d'informations relatives à une ancienne fiche de paie ou à des déductions qui ont pu être effectuées par le passé. À cet égard, l'un des grands avantages des gestionnaires de paie est de permettre l'accès à un portail libre-service pour les employés. Les employés peuvent bénéficier d'un accès limité aux informations contenues dans la base de données, telles que leurs propres bulletins de salaire, tout en ayant la possibilité de modifier leur participation à des programmes d'adhésion volontaire. Cela permet de libérer du temps qui aurait dû être consacré à répondre à leurs demandes et signifie également que les employés ont la possibilité d'accéder rapidement à leurs données personnelles, à tout moment de la journée.
• Réduire ou éliminer l'externalisation : de nombreuses entreprises qui n'ont pas accès à un système de paie opteront plutôt pour l'externalisation de la gestion de la paie en la confiant à une organisation tierce. Bien que cette externalisation présente des avantages, elle comporte par ailleurs des risques évidents, l'un des plus importants étant la nécessité de confier à une entreprise externe les données personnelles du personnel. En gérant la paie en interne, les risques de sécurité associés à l'externalisation peuvent être évités, tandis que les coûts qui y sont liés peuvent être entièrement éliminés ou considérablement réduits.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de paie?

Les fonctionnalités d'un logiciel de paie sont généralement axées sur la facilitation de la gestion du processus de paiement des employés, tout en automatisant autant que possible les tâches les plus prévisibles ou répétitives. Il peut exister des divergences importantes entre les différentes solutions logicielles quant aux fonctionnalités supplémentaires ou additionnelles qu'elles incluent, ainsi que dans la qualité de la mise en œuvre de ces fonctionnalités. Cependant, la plupart des produits de cette catégorie partagent des fonctionnalités de base similaires. Les fonctionnalités les plus courantes et les plus importantes des logiciels de paie sont les suivantes :

• Gestion de la paie : maintenez une base de données de paie contenant toutes les informations essentielles qui détermineront la rémunération du personnel et la manière dont ces paiements sont calculés et traités. Les données habituellement contenues dans ce type de base de données comprennent, entre autres, le nom et les coordonnées de chaque employé, leur salaire de base, leurs avantages sociaux, leurs informations fiscales et les informations sur les avances ou les remboursements de salaire. Les entrées individuelles de la base de données peuvent facilement être modifiées et des changements peuvent généralement être apportés à des sections entières de la base de données en une seule opération. Cela facilite l'application, par exemple, d'un pourcentage d'augmentation du salaire annuel pour tout un service ou d'une augmentation de la rémunération dans toute l'entreprise. En outre, de nombreuses solutions permettent aux entreprises de fournir aux employés un accès limité à leurs propres informations, ainsi que le contrôle sur certaines de ces informations. Cela peut permettre à un travailleur de revoir sa participation aux régimes de retraite proposés par l'entreprise ou de mettre à jour ses données personnelles.
• Comptes rendus de paie : suivez les indicateurs clés, stockez les informations pertinentes et utilisez ces données pour générer automatiquement des rapports, qui peuvent être envoyés aux employés, à la direction, au service des RH ou à toute autre personne susceptible d'y avoir accès. Les rapports générés par la fonction de comptes rendus de paie peuvent généralement être personnalisés de façon à répondre aux besoins de chaque entreprise. L'utilisation de cette fonctionnalité peut également aider les entreprises et leurs services financiers ou juridiques à s'assurer qu'ils rédigent d’une manière formatée toutes les déclarations de salaire, les rapports de prestations et autres documents similaires, ce qui les rend plus faciles à comprendre pour toutes les parties prenantes.
• Conformité fiscale : traitez toutes les transactions liées à la fiscalité, planifiez automatiquement les paiements d'impôts qui doivent être effectués à une date précise et stockez les informations importantes auxquelles il peut être nécessaire de se référer, comme la législation en vigueur, les dossiers fiscaux ou les reçus. Avoir accès à plusieurs années de documents et d'informations liés à la fiscalité dans un emplacement unique et centralisé peut s'avérer inestimable pour garantir qu'une entreprise soit pleinement conforme et puisse coopérer entièrement à toute demande d'audit éventuelle. En outre, le stockage des documents fiscaux peut aider à répondre aux demandes des employés concernant les déductions fiscales effectuées sur leur salaire.
• Gestion du calendrier : visualisez et mettez à jour un calendrier d'entreprise, qui peut être utilisé pour stocker des informations pertinentes afin qu'elles soient facilement accessibles et organisées de manière logique. Le calendrier peut contenir les dates auxquelles les paiements seront effectués, les dates de congés des employés, les échéances importantes pour la transmission des informations fiscales ou la prise de décisions importantes concernant la paie, etc. Dans de nombreux cas, les fonctionnalités du calendrier peuvent être synchronisées avec d'autres applications de calendrier externes, tandis que des alertes peuvent souvent être configurées afin que les entreprises ne risquent pas de manquer un événement important.
• Dépôt direct : transférez les salaires ou les rémunérations aux employés par le biais du logiciel, en utilisant une fonction de dépôt direct numérique. Grâce à cette fonction, l'argent peut être facilement transféré des comptes de l'entreprise vers le compte bancaire personnel de chaque employé. Les informations bancaires de chaque employé peuvent être stockées et modifiées si nécessaire. De plus, le processus d'envoi des paiements aux travailleurs peut être effectué manuellement ou être programmé et entièrement automatisé. Grâce à ce type d'automatisation, les entreprises peuvent s'assurer que leurs employés sont tous payés le même jour, à la même heure. Chaque employé reçoit automatiquement le montant qui lui est dû au moment où le paiement est effectué, sur la base des informations contenues dans la base de données. Dans de nombreux cas, cette fonction peut également être utilisée pour transférer de l'argent vers d'autres comptes, comme ceux de partenaires commerciaux.
• Gestion des absences : suivez les présences des employés au fil du temps, comptabilisez le nombre total d'heures travaillées et enregistrez d'autres informations importantes liées aux présences et à la paie, notamment les absences du personnel, les congés sans solde et les vacances des employés. La gestion des absences peut inclure le suivi des statistiques à l'échelle de l'entreprise, comme le niveau moyen de présence dans l'entreprise ou le nombre moyen d'heures travaillées par les employés. Il permet par ailleurs d'enregistrer des informations sur chaque employé. La consultation de ces données peut s'avérer cruciale en cas de litige sur la paie ou si l'exactitude de la paie d'un employé est remise en question pour toute autre raison. Dans certains cas, cette fonction peut également être intégrée à un logiciel de gestion du personnel.

En utilisant le répertoire de logiciels de paie de Capterra, il est facile pour les utilisateurs de filtrer les options disponibles afin de ne voir que les solutions qui incluent les fonctionnalités précises dont ils ont besoin. Cela facilite considérablement l'acquisition de la bonne solution et permet aux entreprises d'identifier la meilleure solution possible pour leurs besoins. Par exemple, une entreprise peut aisément choisir de ne comparer que les logiciels de paie gratuits.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de paie au Canada?

Lors de l'investissement dans un système de paie, il convient d'examiner attentivement un certain nombre de questions. Après tout, les entreprises n'ont pas juste besoin de trouver la meilleure solution de paie du marché. Elles doivent plutôt trouver le pack logiciel qui est le plus susceptible de répondre à leurs besoins individuels. Pour bien comprendre les principaux éléments à prendre en compte, il convient de poser une série de questions et d'y apporter des réponses claires. Voici quelques-unes des questions les plus importantes auxquelles il faut réfléchir :

• Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de paie? La première et peut-être la plus importante considération lors du choix d'une solution de paie est la palette des fonctionnalités proposées. Bien que les fonctionnalités de base décrites soient susceptibles d'être présentes dans la plupart des gestionnaires de paie, les meilleures options se distinguent parfois par certaines des fonctionnalités supplémentaires qu'elles proposent. Même lorsque les besoins de l'entreprise sont assez basiques ou modestes, il est important de prendre le temps de trouver la meilleure option possible en fonction de ce qui est requis et de ce que chaque application peut réellement offrir. Il est également essentiel que les entreprises comprennent que le meilleur programme pour répondre à leurs besoins peut être différent du choix réalisé par une autre entreprise, car les utilisations de l'application peuvent varier grandement.
• Combien coûte un logiciel de paie? Lors de la sélection d'un logiciel, les entreprises doivent être claires sur le budget disponible. Ce montant peut osciller entre le budget maximum que l'entreprise peut se permettre et le montant auquel l'entreprise souhaiterait idéalement limiter les dépenses. Cependant, bien que le coût des logiciels soit toujours un facteur important, les entreprises doivent aborder cette question de la bonne manière en pensant au coût total de l'acquisition du logiciel, de sa configuration, de la formation des employés à son utilisation efficace et de son utilisation continue dans le temps. Certains logiciels peuvent être achetés directement, l'acheteur acquérant alors la propriété et le contrôle total de l'utilisation du logiciel, tandis que d'autres solutions sont vendues sous forme d'abonnement, l'entreprise payant l'accès à un service continu. L'entreprise doit également prendre le temps de vérifier si le stockage des données associées entraîne des coûts supplémentaires. En outre, il peut aussi y avoir des coûts à long terme, comme ceux liés à la mise à jour du logiciel.
• Quelles sont les intégrations possibles? Les acheteurs doivent ensuite réfléchir à la manière dont le logiciel de paie s'inscrira dans leur stratégie logicielle plus large et, plus précisément, à la manière dont il s'intégrera à d'autres solutions. De nombreuses applications de cette catégorie peuvent être entièrement intégrées à divers autres programmes, notamment les logiciels de ressources humaines, les logiciels de calendrier, les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion du personnel. Cependant, certaines entreprises peuvent disposer d'autres outils essentiels à leur travail, qui devront aussi s'intégrer au programme de paie choisi. De manière plus générale, il est également essentiel que les entreprises vérifient si les options sont compatibles avec les appareils et les systèmes d'exploitation qu'elles utilisent et si certains programmes ou outils doivent être remplacés.
• Des outils de conformité règlementaire sont-ils proposés? Les organisations et leurs services comptables doivent faire face à des délais stricts pour payer les impôts et satisfaire aux exigences de la sécurité sociale. Ne pas respecter les délais ou ne pas produire de rapports exacts peut non seulement coûter cher en cas d'amendes, mais les exigences spécifiques peuvent également varier d'une province à l'autre et sont susceptibles de changer au fil du temps. Pour cette raison, les entreprises peuvent souhaiter donner la priorité aux solutions qui fournissent des outils de conformité. Il est toutefois essentiel que ces outils soient adaptés aux règles et règlementations locales et qu'il soit possible de mettre à jour le logiciel en cas de modification de la législation.
• Le logiciel est-il facile à utiliser? Les capacités d'une application sont un facteur clé de différenciation, mais pour de nombreuses organisations, l'interface utilisateur peut être tout aussi importante. Plus un logiciel est simple d'utilisation, plus il sera aisé à prendre en main par les employés, ce qui aura pour effet consécutif de réduire au minimum les investissements dans la formation, d'éviter les erreurs inutiles et de faciliter l'intégration des nouvelles recrues. Pour s'assurer d'acquérir un logiciel simple d'utilisation, les entreprises doivent prendre le temps de faire des recherches approfondies sur les options disponibles, de profiter des offres d'essai gratuit lorsqu'elles existent et de lire les critiques et autres commentaires des utilisateurs actuels du logiciel.
• Le logiciel peut-il être utilisé à distance? Enfin, il est plus important que jamais que les logiciels soient accessibles à distance. La tendance générale des entreprises à faire travailler une plus grande partie de leur personnel à distance était déjà perceptible ces dernières années, mais elle a été stimulée par la pandémie de COVID-19 et les restrictions subséquentes sur les regroupements sur le lieu de travail. Au sortir de la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont continué à privilégier les modèles de travail à distance ou hybrides, mais ce changement a nécessité une planification importante. En effet, les études de Capterra (en anglais) montrent que 51 % des entreprises ont dû mettre en place de nouveaux logiciels en raison de la pandémie et que 75 % des entreprises ont adapté leurs offres afin qu'elles puissent être fournies virtuellement. Les entreprises qui souhaitent éviter ce type de bouleversement et de dépenses non planifiées privilégient les solutions logicielles qui peuvent facilement être utilisées à distance ou sur site en fonction des besoins.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de paie au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de paie sont également un sujet crucial à prendre en compte avant de prendre une décision d'achat finale. Les entreprises doivent essayer d'investir dans un logiciel qui restera utile dans un futur proche, soit parce qu'il a été conçu délibérément en tenant compte des tendances en matière de paie et de la trajectoire actuelle des besoins des entreprises, soit parce que le logiciel est régulièrement mis à jour pour s'adapter aux nouvelles tendances. Voici quelques-unes des tendances spécifiques liées aux gestionnaires de paie que les entreprises et leurs décideurs doivent connaître :

• L'essor des logiciels infonuagiques : l'une des plus importantes tendances en matière d'applications de paie est la croissance rapide du développement et de l'adoption de solutions logicielles basées sur le nuage. Les logiciels de ce type sont généralement payés sous forme d'abonnement continu, avec un fournisseur de services tiers qui prend en charge le traitement des données et la mise à jour du logiciel et s'assure que le logiciel reste fonctionnel et disponible en permanence. L'avantage le plus important de l'approche SaaS infouagique est la possibilité pour plusieurs utilisateurs d'accéder au logiciel en même temps, qu'ils travaillent sur place ou à distance et de partager instantanément avec l'ensemble de l'entreprise toute modification apportée aux données. Les logiciels sur le nuage présentent également des avantages en termes d'accessibilité, car nombre de ces options sont basées sur un navigateur, ce qui signifie qu'elles sont accessibles sur un très grand nombre d'appareils connectés à Internet, souvent sans qu'il soit nécessaire d'installer un logiciel.
• Un recours accru à l'intelligence artificielle : l'intelligence artificielle et l’apprentissage automatique (machine learning) permettent aux entreprises d'effectuer des actions intelligentes sans intervention humaine, ce qui peut grandement améliorer leur efficacité. Dans les systèmes de paie, il y a une demande croissante pour des fonctions d'assistance alimentées par l'IA. Par exemple, un robot conversationnel pourrait potentiellement répondre aux questions les plus courantes des employés sur leurs fiches de paie ou sur les régimes de retraite de l'entreprise. Cela permet d'économiser le temps qu'un employé aurait dû passer à répondre à ces questions et de rendre cette assistance disponible 24 h/24.
• Des exigences accrues en matière d'intégration : enfin, les entreprises traitent plus de données que jamais, ce qui peut facilement entraîner de la confusion et des irrégularités si des mesures judicieuses ne sont pas prises pour assurer la cohérence des données au sein de l'organisation. La pertinence de l'intégration ne fait que croître, les entreprises souhaitant pouvoir partager facilement les données entre les solutions de gestion des RH, de la comptabilité et du personnel. Lorsque ce type d'intégration est possible, il peut aider les entreprises à éviter les duplications inutiles de données. En outre, les mises à jour de données effectuées dans une application sont ensuite appliquées à l'ensemble de l'entreprise, ce qui peut s'avérer particulièrement utile pour la collaboration entre les services.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

3. COVID-19 forces UK SMEs to invest in software purchase (Le COVID-19 oblige les PME britanniques à investir dans l'achat de logiciels, en anglais uniquement) - Blogue de Capterra Royaume-Uni (Date de consultation : mercredi 5 janvier 2022)

4. Télétravail et productivité : 7 informations à retenir des employés canadiens (Télétravail et productivité : 7 informations à retenir des employés canadiens) - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : mercredi 5 janvier 2022)