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Logiciels de paie

Un logiciel de paie automatise la gestion des salaires, des primes et des déductions des employés. Il suit également les absences, les congés, les avantages et les comptes de retraite. Le système de paie permet aux entreprises de conserver le processus de paie en interne. Un logiciel de paie ou gestionnaire de salaires peut être autonome, mais il s'intègre souvent au logiciel de comptabilité d'une organisation. Si vous recherchez un logiciel de paie au Québec, utilisez les filtres à votre disposition (fonctionnalités, langues ou pays disponibles, note, licence) et trouvez le gestionnaire de paie adapté aux besoins de votre affaire. Vous serez peut-être aussi intéressé par : logiciel de gestion des absences, logiciel des avantages sociaux, logiciel de gestion du personnel, logiciel de ressources humaines, ou encore logiciel ATS (Applicant Tracking System).

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Paie et conformité conçues pour la main-d'œuvre mondiale. Payez votre équipe avec des paiements en un clic et laissez Deel gérer les taxes et les avantages. En savoir plus sur Deel
Deel est une solution de paie et de recrutement globale et conforme conçue pour les équipes distantes qui permet de recruter et de rémunérer n'importe qui, n'importe où. Recrutez des employés à temps plein ou des entrepreneurs indépendants dans le monde entier en quelques minutes. Avec Deel, les entreprises peuvent s'occuper de la paie dans plus de 150 pays à l'aide d'un processus en libre-service optimisé par la technologie. Les retraits flexibles, la facturation automatique et les frais transparents simplifient les paiements internationaux. Deel aide plus de 4 500 clients allant des PME aux entreprises cotées en bourse. En savoir plus sur Deel

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Automated Online Banking télécharge les transactions depuis votre banque ou votre carte de crédit directement dans votre entreprise QuickBooks Online. Vous permet d'automatiser le processus de facturation avec les opérations de facturation récurrentes, le suivi des paiements, les relevés de facturation et la création de factures. En savoir plus sur QuickBooks Online

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Rippling Payroll est une solution de paie moderne facilitée. Payez les employés et les sous-traitants partout dans le monde, en quelques secondes. Déclarez vos impôts automatiquement. Découvrez pourquoi Rippling est l'un des meilleurs logiciels de paie. En savoir plus sur Rippling

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Bénéficiez de tout ce dont vous avez besoin pour payer et gérer votre personnel plus facilement. En tant que chef de petite activité, vous êtes l'activité. Et vous savez que le temps que vous consacrez à la paie et aux ressources humaines pourrait être consacré à d'autres priorités. Ceridian Powerpay est un logiciel de paie rapide, simple et intuitif approuvé par plus de 40 000 chefs de petites entreprises canadiennes comme vous. Automatisez vos processus de RH et de paie, assurez votre mise en conformité et payez vos employés via votre ordinateur de bureau ou téléphone portable. En savoir plus sur Dayforce Powerpay

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La plateforme SaaS de Papaya, basée sur le cloud, automatise la paie mondiale de bout en bout, des personnes aux salaires et aux paiements, dans plus de 160 pays. Les entreprises peuvent mettre à niveau leur ancien logiciel de paie obsolète pour passer à la plateforme révolutionnaire de Papaya sans avoir à détruire et remplacer leur réseau de partenaires locaux. Papaya peut s'intégrer au réseau des entreprises en un seul cycle de paie. Toutes les données de paie sont automatiquement vérifiées par des moteurs de conformité et de précision intégrés, afin de garantir une paie parfaite à chaque fois. En savoir plus sur Papaya Global

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Payez vos employés dans les temps, à chaque fois. Avec ce logiciel de paie conçu pour les entreprises canadiennes, vous pouvez gérer votre paie en trois clics. En savoir plus sur Humi
Gérez facilement la paie. Grâce à la paie entièrement intégrée, vous pouvez réduire les erreurs de reporting de paie, éliminer les changements de plateforme et les saisies en double qui accompagnent un fournisseur de paie autonome. Humi Payroll est conçu pour les entreprises canadiennes, avec des versements CRA, T4 et ROE automatiques, etc. Et si vous ne souhaitez pas gérer la paie vous-même, profitez du service de paie géré de Humi, où la paie sera gérée pour votre entreprise. En savoir plus sur Humi

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La plupart des sociétés gèrent des systèmes distincts pour la paie et la gestion du temps. Cela vous oblige à attendre que les données de temps aient été traitées à la toute fin d'une période de paie pour pouvoir exploiter vos données de paie. Dayforce vous permet, ainsi qu'à votre équipe de paie, d'accéder aux données et de les vérifier en continu tout au long du cycle de paie, au lieu d'attendre la clôture de la période de paie. Cela vous donne plus de temps pour les examens et les audits, ce qui permet de garantir une soumission plus complète et plus précise de la paie. En savoir plus sur Dayforce HCM

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BambooHR facilite, accélère et simplifie la gestion de la paie en offrant une solution de paie complète à source de données unique. En savoir plus sur BambooHR
Au lieu de passer des heures chaque mois à transférer manuellement des données et à vous soucier de leur précision, BambooHR facilite, accélère et simplifie la gestion de votre paie. Les mises à jour de données dans BambooHR sont automatiquement intégrées à la paie pour éliminer les doubles saisies de données de manière pratique. De plus, grâce au reporting complet sur la paie, au support client de qualité supérieure et à un service de déclaration fiscale complet, vous gagnez du temps et simplifiez vos processus de paie afin de mieux vous concentrer sur d'autres initiatives importantes. En savoir plus sur BambooHR

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Logiciel de paie en ligne simple pour les petites entreprises et les start-up de l'Amérique du Nord permettant de payer les employés et de rester conforme. En savoir plus sur Wagepoint
Logiciel de paie en ligne simple, rapide et convivial conçu pour les petites entreprises et soutenu par l'assistance la plus conviviale au monde. Tout ce dont vous avez besoin pour payer vos employés et vos sous-traitants en conformité avec les réglementations en matière de paie est inclus dans un seul plan. Les fonctionnalités incluent : Dépôt direct, déclarations de revenus, reporting de fin d'année, bulletins de paie en ligne, etc. Commencez dès aujourd'hui et découvrez comment Wagepoint peut vous aider à économiser du temps et de l'argent. En savoir plus sur Wagepoint

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Performant, flexible et facile à utiliser, UMANA est un système canadien de paie et de RH parmi les plus avancés que vous puissiez acheter. Voyez par vous-même ! En savoir plus sur Umana
Conçu pour les entreprises comptant plus de 150 employés. Performant, flexible et facile à utiliser, UMANA est un système canadien de paie et de RH parmi les plus avancés que vous puissiez acheter. RH entièrement intégrées, gestion du temps (y compris pointage et feuille de temps) et paie. Capable de gérer les tâches difficiles : règles de rémunération complexes, employés occupant plusieurs rôles, ancienneté par poste, arriérés d'avantages sociaux, etc. En savoir plus sur Umana

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Il est facile de gérer la paye canadienne, les rapports, les saisies-arrêts, les syndicats pour toute entreprise de 50 employés et plus. Plus qu’une simple calculatrice de retenues, MX-Smartpayer automatise l’ensemble du processus de paye et répond à des besoins complexes, notamment les prestations d’assurance collective, la paye de vacances, une banque d’heures, les plans de retraite, les syndicats, la saisie-arrêt, la CCQ, la CNESST, etc. En savoir plus sur MX-SmartPayer

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Système de RH, de paie et de gestion du temps intégré avec fonctionnalités d'automatisation du flux de travail pour gérer l'ensemble du cycle de vie des employés. En savoir plus sur StarGarden HR Suite
StarGarden HCM est un système de paie et RH intégré doté de fonctionnalités d'automatisation des flux de travail. La solution propose toutes les fonctionnalités requises pour gérer efficacement l'ensemble de votre service RH. Des fonctions de ressources humaines essentielles comme la tenue des dossiers d'employés, la paie, les avantages et la rémunération, la gestion du temps ainsi que des fonctions avancées, comme la planification de la relève, le reporting et l'analytique. Ce système est conçu comme une application basée sur les postes et est donc adapté aux secteurs impliquant des exigences complexes. En savoir plus sur StarGarden HR Suite

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Économisez du temps et de l'argent et gagnez en tranquillité d'esprit avec ADP Workforce Now, une solution de gestion du capital humain facile à utiliser et complète pour les entreprises de plus de 50 employés. Conçue à partir d'une base de données unique, la suite ADP Workforce Now entièrement intégrée inclut des fonctionnalités pour les ressources humaines, la paie, les avantages sociaux, la gestion des talents, la gestion du temps et du travail, la conformité et l'analytique pour les ressources humaines. De plus, Workforce Now s'intègre facilement et en toute sécurité à d'autres applications RH et commerciales. En savoir plus sur ADP Workforce Now

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Solution en ligne intuitive de facturation et de suivi du temps, disponible à partir de 15 $/mois. Utilisée par plus de 10 millions de personnes.
FreshBooks simplifie les activités de facturation des petites entreprises : vous serez surpris du temps que vous pourrez enfin consacrer à des tâches plus importantes et des délais de paiement considérablement réduits dont vous bénéficierez. Qui aurait pensé qu'un logiciel de facturation puisse accomplir de telles prouesses ? Essayez-le gratuitement pendant 30 jours, sans avoir à saisir vos coordonnées bancaires. En savoir plus sur FreshBooks

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Gusto est une plateforme en ligne moderne destinée au personnel qui aide les petites entreprises à s'occuper de leurs équipes. Ces produits et services vous aident à intégrer, payer, assurer et engager votre équipe au sein d'une plateforme intégrée simple d'utilisation, adoptée par plus de 100 000 employeurs modernes. Gusto s'occupe de votre équipe pour favoriser un environnement de travail agréable, tout en vous aidant à gérer vos résultats et à rester en conformité. Vous vous sentirez comme un expert, quelle que soit la situation. Adoptez Gusto et créez un environnement de travail au sein duquel chacun prospère. En savoir plus sur Gusto

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Solutions de paie en ligne pour propriétaires de petites entreprises. Gérez les salaires en 3 étapes simples. Prix avantageux sans frais cachés. Essai gratuit.
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Xero est le moyen le plus efficace de gérer vos employés, leurs fiches de paie, leurs feuilles de temps et leurs retraites. Les employés peuvent saisir leurs feuilles de temps, poser des congés et soumettre des demandes de remboursement à partir de leur navigateur web ou de cette application mobile leader sur le marché, ce qui réduit le temps passé à des tâches administratives. Les paies peuvent être traitées en quelques clics. Vos informations de paie sont mises à jour de manière transparente dans vos comptes, éliminant ainsi la saisie manuelle des données et vous garantissant une vision en temps réel des flux de trésorerie. En savoir plus sur Xero

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Aidez votre entreprise à améliorer l'efficacité, à réduire les problèmes de conformité et à gagner le temps nécessaire pour se concentrer sur leur stratégie commerciale, avec Paycor. La solution de paie et ressources humaines tout-en-un de Paycor élimine le travail manuel de votre journée. Son interface intuitive vous guide à chaque étape du processus, ce qui vous permet d'accéder rapidement à la paie. Toutes les données des employés sont accessibles en un seul endroit. Importez directement les heures des employés, gérez leurs informations et affichez les exigences en matière de trésorerie avant de soumettre la paie. En savoir plus sur Paycor

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Wave offre aux propriétaires de petites entreprises un logiciel de comptabilité par partie double qui est intégré aux autres solutions Wave et 100 % gratuit !
Wave propose un véritable logiciel de comptabilité par partie double 100 % gratuit pour les petites entreprises. En tant que logiciel cloud, Wave vous permet d'accéder à vos données depuis n'importe où, d'ajouter un nombre illimité de collaborateurs et de gérer toutes vos entreprises à partir d'un seul identifiant de connexion. Wave élimine les saisies de données et vous fournit les rapports financiers dont vous avez besoin pour vous permettre de passer plus de temps à faire ce que vous aimez. Votre comptabilité intègre également la facturation, la numérisation des reçus, le traitement des paiements et la gestion de la paie de manière transparente. En savoir plus sur Wave

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Paychex Flex est une solution RH tout-en-un sur laquelle vous pouvez vous appuyer à mesure que votre entreprise se développe ou évolue. Utilisez-le pour gérer la paie et associer votre gestion des ressources humaines, votre gestion de la retraite et de vos assurances au service que vous souhaitez et à la connaissance approfondie des réglementations susceptibles d'affecter votre activité. En savoir plus sur Paychex Flex

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NetSuite, l'ERP cloud n°1, offre la visibilité et le contrôle nécessaires pour décider rapidement et évoluer en toute confiance.
NetSuite est un logiciel de gestion cloud tout-en-un qui aide plus de 37 000 entreprises à optimiser leurs activités. NetSuite automatise les processus de base et offre une vue en temps réel sur les performances opérationnelles et financières. Avec une suite intégrée pour la comptabilité, le traitement des commandes, la gestion des stocks, la production, la chaîne logistique, etc., NetSuite offre aux entreprises une visibilité claire sur leurs données et un contrôle complet sur leurs activités. En savoir plus sur NetSuite

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Hubstaff dispose d'une gestion du temps et d'une surveillance des salariés fiables pour les équipes distantes et sur le terrain. Paie, facturation, reporting, planification, etc.
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Workday HCM est une solution cloud unique pour la planification, l'analyse et l'exécution utilisée par les entreprises leader pour piloter avec agilité et efficacité leur organisation RH. Contrairement aux systèmes RH rigides, seul Workday offre un socle HCM basé sur les compétences et innove en continu pour garantir le succès des clients à mesure que l'impact de la technologie, les modes de travail alternatif et les attentes des employés évoluent. En savoir plus sur Workday HCM

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Logiciels de paie : guide d'achat

Introduction

On appelle logiciel de paie les solutions logicielles qui aident les entreprises à gérer le processus de paiement des salaires, des rémunérations et des primes de leurs employés. La plupart des systèmes de paie ont pour but d'automatiser le plus possible de tâches associées, telles que la réalisation de déductions précises et le versement effectif des salaires, afin que l'argent arrive sur les comptes des employés de manière fiable et en temps voulu. Pour les entreprises, les logiciels de paie peuvent améliorer à la fois l'efficacité et la conformité avec la législation fiscale tout en permettant au personnel de se concentrer sur des tâches plus complexes.

Outre l'automatisation des tâches de base, les logiciels de paie permettent généralement aux utilisateurs de recueillir des informations pertinentes sur les employés, telles que les avantages auxquels ils ont droit, le nombre d'absences et de congés dont ils ont bénéficié et leurs droits à congés. Cela contribue non seulement à garantir l'exactitude de la paie, mais permet également aux entreprises de résoudre plus facilement les litiges relatifs aux paiements. Les entreprises peuvent par ailleurs fournir aux employés un accès limité à certaines de leurs informations de paie, ce qui leur permet de bénéficier d'un système de libre-service, par exemple en choisissant d'adhérer ou non à des services facultatifs.

Grâce à l'utilisation d'un système de paie, les entreprises peuvent établir et maintenir une culture de la transparence. Parallèlement, l'utilisation de ce gestionnaire de salaires permet d'éviter d'avoir à externaliser de nombreuses tâches connexes, ce qui signifie que les données personnelles sont conservées en interne. Les logiciels de paie peuvent se présenter sous forme de packs logiciels autonomes, qui peuvent souvent être intégrés à d'autres solutions logicielles ou faire partie d'une suite d'applications RH ou comptables.

La nature et les fonctionnalités du logiciel de paie font qu'il est fréquemment comparé ou classé dans la même catégorie que des solutions telles que les logiciels de ressources humaines, les logiciels de pointage et les logiciels de gestion du personnel. En général, les systèmes de paie peuvent fonctionner parallèlement à ces autres programmes, bien que des progiciels tout-en-un soient disponibles et il peut y avoir des convergences importantes en termes de fonctionnalités fournies.

Si certaines des fonctions supplémentaires ou facultatives peuvent varier considérablement d'une solution à l'autre, la plupart des gestionnaires de paie ont des fonctions de base similaires, même si la qualité de leur mise en œuvre diffère. Ainsi, de manière générale, l'acquisition d'un logiciel de paie permettra aux utilisateurs de profiter des fonctions suivantes :

  • Contrôler les présences, suivre les absences et calculer le montant de la rémunération du personnel.
  • Transférer numériquement de l'argent depuis les comptes de l'entreprise vers les comptes bancaires personnels des employés.
  • Stocker des informations importantes sur les avantages, les salaires et les droits aux congés des employés.
  • Garantir la conformité avec la législation sur l'emploi et la fiscalité et créer des rapports pertinents.

Qu'est-ce qu'un logiciel de paie?

Les logiciels de paie sont conçus pour aider les entreprises, leurs dirigeants et leurs services financiers à gérer toutes les tâches essentielles associées au calcul et au paiement des salaires, des rémunérations et des primes du personnel. Par ailleurs, les systèmes de paie sont destinés à aider les entreprises à organiser les informations pertinentes et à les rendre facilement accessibles, afin qu'elles puissent être consultées en cas de besoin et que l'entreprise puisse offrir plus de transparence.

L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises investissent dans un logiciel de paie est qu'il permet l'automatisation de nombreuses tâches associées à la paie. Lorsqu'il est configuré correctement, le logiciel peut calculer automatiquement le montant de la rémunération de chaque employé et verser cet argent sur son compte à la date spécifiée, sans que les utilisateurs humains aient à intervenir. Toutefois, le logiciel propose également des options permettant aux utilisateurs d'adopter une approche plus manuelle en cas de besoin, par exemple en accédant aux données pertinentes et en émettant manuellement les paiements.

En règle générale, les gestionnaires de paie sont utilisés par les entreprises et autres organisations qui doivent payer leur personnel et conserver des traces de leurs paiements. Néanmoins, les fonctions de certains logiciels de paie peuvent être utiles à d'autres entités, comme les particuliers qui souhaitent se conformer aux règlementations fiscales. Les gestionnaires de salaires se présentent souvent sous la forme d'un progiciel indépendant. Cependant, ils peuvent aussi être vendus au sein d'une suite plus étendue, en s’intégrant avec diverses autres applications de gestion d'affaires ou de finance.

Quels sont les avantages d'un logiciel de paie?

Les avantages d'un logiciel de paie résident principalement dans la possibilité de réaliser un large éventail de tâches différentes liées aux paiements et aux salaires à partir d'une seule application, ce qui évite de devoir passer d'une solution logicielle à une autre. Toutefois, il existe un certain nombre de bénéfices spécifiques découlant de l'utilisation de ce type de logiciel et il peut être intéressant de considérer certains de ces avantages de manière plus approfondie. Les logiciels de paie permettent aux entreprises de profiter des avantages suivants :

  • Améliorer la précision et l'efficacité : les entreprises recherchent constamment des moyens d'améliorer l'efficacité de leur organisation et l'utilisation de systèmes de paie peut y contribuer de manière significative. L'automatisation qu'elles permettent signifie que de nombreux processus devant être effectués chaque mois (ou à intervalles réguliers) peuvent être réalisés sans que personne n'ait à les exécuter manuellement. En outre, le logiciel peut également être utilisé pour calculer automatiquement le montant de la rémunération de chaque employé, en fonction de son salaire de base, du nombre d'heures travaillées et des primes ou déductions éventuelles. Cela permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi en précision en évitant certains problèmes liés aux erreurs humaines.
  • Améliorer la conformité de l'entreprise : l'un des plus grands avantages potentiels associés à l'utilisation d'un logiciel de paie est la possibilité d'améliorer la conformité globale de l'entreprise dans un certain nombre de domaines importants. Le principal domaine concerné est celui des impôts et un gestionnaire de paie peut aider les entreprises à gérer leurs obligations fiscales, à s'assurer que tous les paiements sont effectués à temps et à disposer d'un répertoire facile à utiliser pour les dossiers et rapports antérieurs. Cependant, le logiciel peut aussi potentiellement aider les entreprises dans d'autres domaines. Par exemple, des règlementations telles que La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) peut concerner de nombreux employeurs, car les entreprises ont l'obligation de protéger les données personnelles des employés et un logiciel de paie pourrait potentiellement y contribuer en permettant de conserver des données en toute sécurité.
  • Fournir des outils en libre-service : dans de nombreuses organisations, beaucoup de temps et d'efforts sont consacrés à répondre aux demandes d'accès aux informations relatives à la rémunération par les employés. Cela peut s'avérer particulièrement difficile lorsque l'employé a besoin d'informations relatives à une ancienne fiche de paie ou à des déductions qui ont pu être effectuées par le passé. À cet égard, l'un des grands avantages des gestionnaires de paie est de permettre l'accès à un portail libre-service pour les employés. Les employés peuvent bénéficier d'un accès limité aux informations contenues dans la base de données, telles que leurs propres bulletins de salaire, tout en ayant la possibilité de modifier leur participation à des programmes d'adhésion volontaire. Cela permet de libérer du temps qui aurait dû être consacré à répondre à leurs demandes et signifie également que les employés ont la possibilité d'accéder rapidement à leurs données personnelles, à tout moment de la journée.
  • Réduire ou éliminer l'externalisation : de nombreuses entreprises qui n'ont pas accès à un système de paie opteront plutôt pour l'externalisation de la gestion de la paie en la confiant à une organisation tierce. Bien que cette externalisation présente des avantages, elle comporte par ailleurs des risques évidents, l'un des plus importants étant la nécessité de confier à une entreprise externe les données personnelles du personnel. En gérant la paie en interne, les risques de sécurité associés à l'externalisation peuvent être évités, tandis que les coûts qui y sont liés peuvent être entièrement éliminés ou considérablement réduits.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de paie?

Les fonctionnalités d'un logiciel de paie sont généralement axées sur la facilitation de la gestion du processus de paiement des employés, tout en automatisant autant que possible les tâches les plus prévisibles ou répétitives. Il peut exister des divergences importantes entre les différentes solutions logicielles quant aux fonctionnalités supplémentaires ou additionnelles qu'elles incluent, ainsi que dans la qualité de la mise en œuvre de ces fonctionnalités. Cependant, la plupart des produits de cette catégorie partagent des fonctionnalités de base similaires. Les fonctionnalités les plus courantes et les plus importantes des logiciels de paie sont les suivantes :

  • Gestion de la paie : maintenez une base de données de paie contenant toutes les informations essentielles qui détermineront la rémunération du personnel et la manière dont ces paiements sont calculés et traités. Les données habituellement contenues dans ce type de base de données comprennent, entre autres, le nom et les coordonnées de chaque employé, leur salaire de base, leurs avantages sociaux, leurs informations fiscales et les informations sur les avances ou les remboursements de salaire. Les entrées individuelles de la base de données peuvent facilement être modifiées et des changements peuvent généralement être apportés à des sections entières de la base de données en une seule opération. Cela facilite l'application, par exemple, d'un pourcentage d'augmentation du salaire annuel pour tout un service ou d'une augmentation de la rémunération dans toute l'entreprise. En outre, de nombreuses solutions permettent aux entreprises de fournir aux employés un accès limité à leurs propres informations, ainsi que le contrôle sur certaines de ces informations. Cela peut permettre à un travailleur de revoir sa participation aux régimes de retraite proposés par l'entreprise ou de mettre à jour ses données personnelles.
  • Comptes rendus de paie : suivez les indicateurs clés, stockez les informations pertinentes et utilisez ces données pour générer automatiquement des rapports, qui peuvent être envoyés aux employés, à la direction, au service des RH ou à toute autre personne susceptible d'y avoir accès. Les rapports générés par la fonction de comptes rendus de paie peuvent généralement être personnalisés de façon à répondre aux besoins de chaque entreprise. L'utilisation de cette fonctionnalité peut également aider les entreprises et leurs services financiers ou juridiques à s'assurer qu'ils rédigent d’une manière formatée toutes les déclarations de salaire, les rapports de prestations et autres documents similaires, ce qui les rend plus faciles à comprendre pour toutes les parties prenantes.
  • Conformité fiscale : traitez toutes les transactions liées à la fiscalité, planifiez automatiquement les paiements d'impôts qui doivent être effectués à une date précise et stockez les informations importantes auxquelles il peut être nécessaire de se référer, comme la législation en vigueur, les dossiers fiscaux ou les reçus. Avoir accès à plusieurs années de documents et d'informations liés à la fiscalité dans un emplacement unique et centralisé peut s'avérer inestimable pour garantir qu'une entreprise soit pleinement conforme et puisse coopérer entièrement à toute demande d'audit éventuelle. En outre, le stockage des documents fiscaux peut aider à répondre aux demandes des employés concernant les déductions fiscales effectuées sur leur salaire.
  • Gestion du calendrier : visualisez et mettez à jour un calendrier d'entreprise, qui peut être utilisé pour stocker des informations pertinentes afin qu'elles soient facilement accessibles et organisées de manière logique. Le calendrier peut contenir les dates auxquelles les paiements seront effectués, les dates de congés des employés, les échéances importantes pour la transmission des informations fiscales ou la prise de décisions importantes concernant la paie, etc. Dans de nombreux cas, les fonctionnalités du calendrier peuvent être synchronisées avec d'autres applications de calendrier externes, tandis que des alertes peuvent souvent être configurées afin que les entreprises ne risquent pas de manquer un événement important.
  • Dépôt direct : transférez les salaires ou les rémunérations aux employés par le biais du logiciel, en utilisant une fonction de dépôt direct numérique. Grâce à cette fonction, l'argent peut être facilement transféré des comptes de l'entreprise vers le compte bancaire personnel de chaque employé. Les informations bancaires de chaque employé peuvent être stockées et modifiées si nécessaire. De plus, le processus d'envoi des paiements aux travailleurs peut être effectué manuellement ou être programmé et entièrement automatisé. Grâce à ce type d'automatisation, les entreprises peuvent s'assurer que leurs employés sont tous payés le même jour, à la même heure. Chaque employé reçoit automatiquement le montant qui lui est dû au moment où le paiement est effectué, sur la base des informations contenues dans la base de données. Dans de nombreux cas, cette fonction peut également être utilisée pour transférer de l'argent vers d'autres comptes, comme ceux de partenaires commerciaux.
  • Gestion des absences : suivez les présences des employés au fil du temps, comptabilisez le nombre total d'heures travaillées et enregistrez d'autres informations importantes liées aux présences et à la paie, notamment les absences du personnel, les congés sans solde et les vacances des employés. La gestion des absences peut inclure le suivi des statistiques à l'échelle de l'entreprise, comme le niveau moyen de présence dans l'entreprise ou le nombre moyen d'heures travaillées par les employés. Il permet par ailleurs d'enregistrer des informations sur chaque employé. La consultation de ces données peut s'avérer cruciale en cas de litige sur la paie ou si l'exactitude de la paie d'un employé est remise en question pour toute autre raison. Dans certains cas, cette fonction peut également être intégrée à un logiciel de gestion du personnel.

En utilisant le répertoire de logiciels de paie de Capterra, il est facile pour les utilisateurs de filtrer les options disponibles afin de ne voir que les solutions qui incluent les fonctionnalités précises dont ils ont besoin. Cela facilite considérablement l'acquisition de la bonne solution et permet aux entreprises d'identifier la meilleure solution possible pour leurs besoins. Par exemple, une entreprise peut aisément choisir de ne comparer que les logiciels de paie gratuits.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de paie au Canada?

Lors de l'investissement dans un système de paie, il convient d'examiner attentivement un certain nombre de questions. Après tout, les entreprises n'ont pas juste besoin de trouver la meilleure solution de paie du marché. Elles doivent plutôt trouver le pack logiciel qui est le plus susceptible de répondre à leurs besoins individuels. Pour bien comprendre les principaux éléments à prendre en compte, il convient de poser une série de questions et d'y apporter des réponses claires. Voici quelques-unes des questions les plus importantes auxquelles il faut réfléchir :

  • Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de paie? La première et peut-être la plus importante considération lors du choix d'une solution de paie est la palette des fonctionnalités proposées. Bien que les fonctionnalités de base décrites soient susceptibles d'être présentes dans la plupart des gestionnaires de paie, les meilleures options se distinguent parfois par certaines des fonctionnalités supplémentaires qu'elles proposent. Même lorsque les besoins de l'entreprise sont assez basiques ou modestes, il est important de prendre le temps de trouver la meilleure option possible en fonction de ce qui est requis et de ce que chaque application peut réellement offrir. Il est également essentiel que les entreprises comprennent que le meilleur programme pour répondre à leurs besoins peut être différent du choix réalisé par une autre entreprise, car les utilisations de l'application peuvent varier grandement.
  • Combien coûte un logiciel de paie? Lors de la sélection d'un logiciel, les entreprises doivent être claires sur le budget disponible. Ce montant peut osciller entre le budget maximum que l'entreprise peut se permettre et le montant auquel l'entreprise souhaiterait idéalement limiter les dépenses. Cependant, bien que le coût des logiciels soit toujours un facteur important, les entreprises doivent aborder cette question de la bonne manière en pensant au coût total de l'acquisition du logiciel, de sa configuration, de la formation des employés à son utilisation efficace et de son utilisation continue dans le temps. Certains logiciels peuvent être achetés directement, l'acheteur acquérant alors la propriété et le contrôle total de l'utilisation du logiciel, tandis que d'autres solutions sont vendues sous forme d'abonnement, l'entreprise payant l'accès à un service continu. L'entreprise doit également prendre le temps de vérifier si le stockage des données associées entraîne des coûts supplémentaires. En outre, il peut aussi y avoir des coûts à long terme, comme ceux liés à la mise à jour du logiciel.
  • Quelles sont les intégrations possibles? Les acheteurs doivent ensuite réfléchir à la manière dont le logiciel de paie s'inscrira dans leur stratégie logicielle plus large et, plus précisément, à la manière dont il s'intégrera à d'autres solutions. De nombreuses applications de cette catégorie peuvent être entièrement intégrées à divers autres programmes, notamment les logiciels de ressources humaines, les logiciels de calendrier, les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion du personnel. Cependant, certaines entreprises peuvent disposer d'autres outils essentiels à leur travail, qui devront aussi s'intégrer au programme de paie choisi. De manière plus générale, il est également essentiel que les entreprises vérifient si les options sont compatibles avec les appareils et les systèmes d'exploitation qu'elles utilisent et si certains programmes ou outils doivent être remplacés.
  • Des outils de conformité règlementaire sont-ils proposés? Les organisations et leurs services comptables doivent faire face à des délais stricts pour payer les impôts et satisfaire aux exigences de la sécurité sociale. Ne pas respecter les délais ou ne pas produire de rapports exacts peut non seulement coûter cher en cas d'amendes, mais les exigences spécifiques peuvent également varier d'une province à l'autre et sont susceptibles de changer au fil du temps. Pour cette raison, les entreprises peuvent souhaiter donner la priorité aux solutions qui fournissent des outils de conformité. Il est toutefois essentiel que ces outils soient adaptés aux règles et règlementations locales et qu'il soit possible de mettre à jour le logiciel en cas de modification de la législation.
  • Le logiciel est-il facile à utiliser? Les capacités d'une application sont un facteur clé de différenciation, mais pour de nombreuses organisations, l'interface utilisateur peut être tout aussi importante. Plus un logiciel est simple d'utilisation, plus il sera aisé à prendre en main par les employés, ce qui aura pour effet consécutif de réduire au minimum les investissements dans la formation, d'éviter les erreurs inutiles et de faciliter l'intégration des nouvelles recrues. Pour s'assurer d'acquérir un logiciel simple d'utilisation, les entreprises doivent prendre le temps de faire des recherches approfondies sur les options disponibles, de profiter des offres d'essai gratuit lorsqu'elles existent et de lire les critiques et autres commentaires des utilisateurs actuels du logiciel.
  • Le logiciel peut-il être utilisé à distance? Enfin, il est plus important que jamais que les logiciels soient accessibles à distance. La tendance générale des entreprises à faire travailler une plus grande partie de leur personnel à distance était déjà perceptible ces dernières années, mais elle a été stimulée par la pandémie de COVID-19 et les restrictions subséquentes sur les regroupements sur le lieu de travail. Au sortir de la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont continué à privilégier les modèles de travail à distance ou hybrides, mais ce changement a nécessité une planification importante. En effet, les études de Capterra (en anglais) montrent que 51 % des entreprises ont dû mettre en place de nouveaux logiciels en raison de la pandémie et que 75 % des entreprises ont adapté leurs offres afin qu'elles puissent être fournies virtuellement. Les entreprises qui souhaitent éviter ce type de bouleversement et de dépenses non planifiées privilégient les solutions logicielles qui peuvent facilement être utilisées à distance ou sur site en fonction des besoins.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de paie au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de paie sont également un sujet crucial à prendre en compte avant de prendre une décision d'achat finale. Les entreprises doivent essayer d'investir dans un logiciel qui restera utile dans un futur proche, soit parce qu'il a été conçu délibérément en tenant compte des tendances en matière de paie et de la trajectoire actuelle des besoins des entreprises, soit parce que le logiciel est régulièrement mis à jour pour s'adapter aux nouvelles tendances. Voici quelques-unes des tendances spécifiques liées aux gestionnaires de paie que les entreprises et leurs décideurs doivent connaître :

  • L'essor des logiciels infonuagiques : l'une des plus importantes tendances en matière d'applications de paie est la croissance rapide du développement et de l'adoption de solutions logicielles basées sur le nuage. Les logiciels de ce type sont généralement payés sous forme d'abonnement continu, avec un fournisseur de services tiers qui prend en charge le traitement des données et la mise à jour du logiciel et s'assure que le logiciel reste fonctionnel et disponible en permanence. L'avantage le plus important de l'approche SaaS infouagique est la possibilité pour plusieurs utilisateurs d'accéder au logiciel en même temps, qu'ils travaillent sur place ou à distance et de partager instantanément avec l'ensemble de l'entreprise toute modification apportée aux données. Les logiciels sur le nuage présentent également des avantages en termes d'accessibilité, car nombre de ces options sont basées sur un navigateur, ce qui signifie qu'elles sont accessibles sur un très grand nombre d'appareils connectés à Internet, souvent sans qu'il soit nécessaire d'installer un logiciel.
  • Un recours accru à l'intelligence artificielle : l'intelligence artificielle et l’apprentissage automatique (machine learning) permettent aux entreprises d'effectuer des actions intelligentes sans intervention humaine, ce qui peut grandement améliorer leur efficacité. Dans les systèmes de paie, il y a une demande croissante pour des fonctions d'assistance alimentées par l'IA. Par exemple, un robot conversationnel pourrait potentiellement répondre aux questions les plus courantes des employés sur leurs fiches de paie ou sur les régimes de retraite de l'entreprise. Cela permet d'économiser le temps qu'un employé aurait dû passer à répondre à ces questions et de rendre cette assistance disponible 24 h/24.
  • Des exigences accrues en matière d'intégration : enfin, les entreprises traitent plus de données que jamais, ce qui peut facilement entraîner de la confusion et des irrégularités si des mesures judicieuses ne sont pas prises pour assurer la cohérence des données au sein de l'organisation. La pertinence de l'intégration ne fait que croître, les entreprises souhaitant pouvoir partager facilement les données entre les solutions de gestion des RH, de la comptabilité et du personnel. Lorsque ce type d'intégration est possible, il peut aider les entreprises à éviter les duplications inutiles de données. En outre, les mises à jour de données effectuées dans une application sont ensuite appliquées à l'ensemble de l'entreprise, ce qui peut s'avérer particulièrement utile pour la collaboration entre les services.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

  1. COVID-19 forces UK SMEs to invest in software purchase (Le COVID-19 oblige les PME britanniques à investir dans l'achat de logiciels, en anglais uniquement) - Blogue de Capterra Royaume-Uni (Date de consultation : mercredi 5 janvier 2022)

  2. Télétravail et productivité : 7 informations à retenir des employés canadiens (Télétravail et productivité : 7 informations à retenir des employés canadiens) - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : mercredi 5 janvier 2022)