Outils de gestion des risques

Les logiciels de gestion des risques aident les sociétés en réduisant leur exposition aux risques opérationnels et à ceux affectant toute l'entreprise, principalement grâce à une utilisation et à une gestion efficace des données. Pour y parvenir, les solutions de gestion des risques proposent généralement aux utilisateurs de mesurer les niveaux de risque au sein des processus, activités ou projets existants. Elles classent les risques par ordre d'importance et de criticité en termes de réussite commerciale, documentent les réglementations et créent des rapports sur l'état actuel des risques ainsi que sur des incidents spécifiques survenant au sein de l'entreprise. Avec un système de gestion des risques efficace, il est plus facile pour les entreprises et pour leurs employés d'adopter des mesures appropriées pour réduire les risques et de mettre en œuvre des mesures préventives pour que ces risques ne se transforment pas en véritables problèmes. En outre, le déploiement d'outils de gestion des risques aide les entreprises et autres organisations à créer une culture sensible aux risques, une sensibilisation qui peut être renforcée par le biais de politiques, de planifications, de processus métier, de prises de décision et d'activités de formation. Si les solutions disponibles sur le marché sont nombreuses et variées et proposent toutes leur propre éventail de fonctionnalités et de caractéristiques, il existe cependant quelques points communs. Dans cette catégorie d'applications, des outils intégrés aidant les organisations à identifier, évaluer et atténuer les risques et à prendre des mesures préventives, sont des composants déterminants. Par ailleurs, la plupart de ces outils proposent également des options d'audit et de création de rapports pertinents. Bien que les logiciels de gestion des risques se caractérisent par des fonctions très spécifiques, ils peuvent s'utiliser parallèlement à d'autres outils et présentent des recoupements importants avec d'autres logiciels. Parmi les programmes associés se trouvent les logiciels de GRC (gouvernance, risque et compliance), les logiciels d'audit et les logiciels de gestion des risques financiers. La catégorie des logiciels de gestion des risques regroupe de nombreuses options offrant chacune leur propre éventail unique de fonctionnalités, avec leurs avantages et inconvénients spécifiques. Il existe cependant un noyau de fonctionnalités communes, pouvant être considéré comme définissant la catégorie, que l'on retrouve dans la grande majorité des applications de ce type. Les fonctionnalités essentielles spécifiques à l'utilisation d'une plateforme de gestion des risques permettent généralement aux entreprises d'effectuer les tâches suivantes :

• Identifier les risques, les classer et leur attribuer un score, une note ou une indication de l'importance de la menace qu'ils représentent.
• Évaluer les processus internes et veiller à la compliance avec les règles, réglementations et lois.
• Définir des KRI (Key Risk Indicator) et configurer des alertes se déclenchant en cas de violations et d'échecs particuliers.
• Créer des rapports sur la compliance, l'état des risques et les incidents survenant en interne.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des risques?

Outils de gestion des risques est le nom donné aux solutions conçues pour aider les entreprises en minimisant leur exposition et leurs risques opérationnels. En exploitant efficacement de tels outils de gestion des risques de grande qualité, les entreprises prennent mieux conscience des risques, se conforment davantage aux règles et réglementations et sont mieux préparées à répondre aux incidents internes. En outre, il est possible d'optimiser les processus et procédures, d'effectuer plus facilement et plus efficacement les audits et d'éviter des problèmes importants ou du moins de les maintenir à un strict minimum. Parmi les tâches rendues possibles par le recours à un logiciel de gestion des risques figurent l'identification de risques spécifiques au sein d'une organisation, l'évaluation du niveau de menace posé par chaque risque et la création de processus, mesures et stratégies pouvant contribuer à atténuer ces risques ou à empêcher que des risques hypothétiques ne se concrétisent. Les logiciels de gestion des risques sont parfois appelés logiciels d'évaluation des risques ou systèmes de gestion des risques. L'évaluation des risques est au cœur de ces programmes et si les entreprises adoptent ces solutions, c'est principalement dans le but d'instaurer une culture plus consciente des risques. L'objectif ultime est d'éviter des problèmes inutiles et potentiellement coûteux.

Quels sont les avantages d'un outil de gestion des risques?

Les principaux avantages d'un logiciel de gestion des risques découlent principalement de sa capacité à aider les entreprises à identifier les risques, à les définir, à mesurer la menace qu'ils posent et à prendre des mesures pour éviter des conséquences négatives ou pour en atténuer l'impact. Grâce à ce type de logiciels, les organisations sont en mesure de modifier leurs processus, leurs programmes de formation et leur culture en général. Il convient cependant de se montrer aussi spécifique que possible en ce qui concerne les avantages du recours à un logiciel de gestion des risques et des meilleures raisons pour en adopter un. L'un des principaux atouts d'un tel logiciel est la capacité de ce dernier à permettre aux entreprises d'effectuer ce qui suit :

• Identifier les risques et les traiter rapidement : le plus important avantage associé à l'utilisation d'un logiciel de gestion des risques est probablement sa capacité à aider les entreprises et leurs dirigeants à identifier les risques, les définir et veiller à ce qu'ils soient traités aussi vite que possible. De nombreuses applications identifient précisément les menaces, les expliquent, leur attribuent un score général qu'ils présentent et les classent pour que la nature du risque soit comprise. La relation entre les différentes menaces peut également être explorée. Enfin, le principal avantage est sa capacité à répondre aux risques de manière plus efficace et personnalisée.
• Hiérarchiser les risques présentant la menace la plus élevée : il importe de reconnaître que les menaces ne présentent pas toutes le même niveau de danger et que certaines d'entre elles provoqueront plus de dommages que d'autres. C'est pourquoi certains risques doivent se voir attribuer un niveau de priorité plus élevé. Cette approche permet non seulement de prendre des mesures préventives avant que les problèmes n'apparaissent, mais également d'affecter comme il convient les ressources nécessaires pour gérer en priorité les menaces les plus critiques lorsque des problèmes surviennent. Les logiciels de gestion des risques offrent aux utilisateurs la capacité fondamentale de noter les risques et les menaces afin qu'ils ne soient pas tous traités de la même façon et que les principales parties prenantes connaissent les priorités.
• Créer des processus de réponse aux risques : lorsque les organisations ont identifié et compris les divers risques, elles doivent également développer des processus de réponse. Cela ne se limite cependant pas à définir les mesures qui seront adoptées. Il faut également déterminer quelles parties prenantes seront impliquées dans une réponse et pourquoi. En interne, les employés doivent savoir quels risques il leur incombe de gérer et ce qui est attendu d'eux.
• Développer une culture consciente des risques : comme précédemment indiqué, l'un des principaux avantages d'un logiciel de gestion des risques est le fait qu'il permet de développer une culture encourageant la prise de conscience des menaces. Bien des défis auxquels sont confrontées les entreprises proviennent de problèmes qu'elles ont ignorés ou qu'elles n'ont pas identifiés. En utilisant un logiciel de gestion des risques, les employés peuvent réfléchir plus soigneusement à ce qui pourrait advenir, aux conséquences possibles et aux mesures qui permettraient d'éviter ces dernières. Les menaces imprévues sont ainsi minimisées et les entreprises se trouvent globalement mieux préparées.
• Établir un registre général des risques : avec un logiciel de gestion des risques, les risques individuels sont identifiés et évalués, ce qui présente un autre avantage parfois négligé. Lorsqu'une organisation a une perception claire du nombre de risques ou de menaces auxquelles elle peut être confrontée et qu'un score a été attribué à chacun d’entre eux, elle peut se forger une représentation plus exhaustive du niveau de risque général. Avec un registre des risques, il est alors plus simple pour les organisations de se forger une représentation générale et de concevoir une stratégie plus vaste en matière de risques.
• Encourager une plus grande compliance : enfin, utiliser un logiciel de gestion des risques peut contribuer à promouvoir des niveaux accrus de compliance au sein des organisations en établissant des règles claires et en soulignant précisément pourquoi la compliance est très importante. Les entreprises qui comprennent les risques existants et prennent des mesures appropriées pour les éviter ou les atténuer sont bien plus susceptibles de fonctionner dans le respect des lois et réglementations sectorielles existantes. Cependant, lorsque de nouvelles règles apparaissent, il convient de prendre des mesures pour adapter les processus en conséquence. Un logiciel de gestion des risques peut alors aider les entreprises à opérer rapidement des changements.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des risques?

Un logiciel de gestion des risques présente des fonctionnalités principalement destinées à identifier et gérer les risques, que ce soit au niveau de l'entreprise ou à celui de processus spécifiques. Bien évidemment, les fonctionnalités exactes offertes par les plateformes de gestion des risques ne sont pas nécessairement les mêmes d'une solution à l'autre. Cela étant dit, certaines fonctionnalités (dites fondamentales) se retrouvent dans pratiquement tous les progiciels, alors que des fonctions communes sont présentes dans la majorité des applications de ce type. Les principales fonctionnalités à rechercher sont les suivantes :

• Évaluation des risques : effectuez une évaluation des différents risques présents dans une entreprise et attribuez une note ou un score à chacun d'eux. La fonctionnalité d'évaluation des risques incluse dans un logiciel de gestion des risques a pour vocation d'aider les organisations à comprendre les diverses menaces pesant sur elles, leur gravité et l'attention ou l'importance qui doit leur être accordée. L'attribution d'un score ou d'une note permet également de comparer directement différents risques et de les classer plus facilement. Certaines solutions sont plus spécialisées, c'est-à-dire qu'elles se focalisent sur un domaine précis de la gestion des risques comme l'évaluation des risques financiers ou informatiques, juridiques ou encore opérationnels. Ces solutions peuvent inclure des fonctionnalités et caractéristiques supplémentaires pertinentes pour la gestion d'une catégorie de risques en particulier.
• Reporting des risques : créez des rapports sur les risques. Ces rapports contiennent des informations sur les menaces actuelles et émergentes, ainsi que des détails sur la façon dont l'entreprise les gère actuellement. Un rapport de risque doit, en définitive, indiquer aux responsables d'entreprises et autres parties prenantes majeures quels contrôles et politiques sont efficaces, lesquels sont défaillants, ceux qui sont prometteurs et ceux qui doivent être modifiés. Un autre aspect important du reporting concerne l'identification des KRI et l'utilisation de ces derniers pour déterminer le niveau de risque d'une activité en particulier. Utiliser un logiciel de gestion des risques pour créer des rapports de ce type permet donc de prévoir les événements difficiles ou dommageables avant qu'ils ne se produisent.
• Audits et gestion de la compliance : effectuez des audits, actualisez les informations sur la compliance et prenez des mesures lorsque l'entreprise n'opère pas en pleine conformité avec les règles, réglementations ou lois. La capacité à procéder à des audits et à gérer la compliance est absolument essentielle, en particulier lorsque de nouvelles lois apparaissent. L'adoption des lois LPRPSP et LPRPDE, imposent de nouvelles exigences aux entreprises en ce qui concerne le traitement des données personnelles des citoyens Canadiens avec soin et transparence pour assurer la sécurité et la protection de ces données, en est un bon exemple. Les logiciels de gestion des risques contribuent à éviter ce genre de problèmes, car ils permettent de s'assurer que tout problème de compliance est signalé et résolu en temps opportun. Les entreprises peuvent ainsi éviter les amendes, poursuites judiciaires et autres nombreuses pénalités pouvant exister.
• Tableau de bord : surveillez la performance en matière de gestion des risques à l'aide d'un tableau de bord fournissant des informations en temps réel. Les meilleures solutions d'analyse des risques exploitent les KRI identifiés par une organisation et s'en servent pour présenter des informations utiles sur un affichage interactif. Les employés intervenant dans des domaines tels que la gestion des risques et la compliance savent ainsi où des mesures doivent être prises et sont informés de l'émergence de nouveaux risques.
• Alertes/notifications : pour configurer des alertes et notifications dans le but d'être informé de toute modification requérant une attention immédiate. Généralement, dans les logiciels de gestion des risques, il est possible de configurer des systèmes d'alerte ou de notification en plus des KRI choisis et des informations de compliance saisies dans le système. Les utilisateurs reçoivent des notifications quand une violation s'est produite, quand un risque devient critique ou quand une nouvelle loi ou exigence en matière de conformité prend effet. Tout cela contribue à garantir que des mesures sont prises au meilleur moment possible, par les employés des services appropriés, afin de minimiser les perturbations ou les dommages. Le répertoire de logiciels de gestion des risques de Capterra offre un moyen aisé et rapide d'examiner les fonctionnalités spécifiques à chaque solution et, donc, d'effectuer des comparaisons. Il permet également de trier les options disponibles en fonction des fonctionnalités offertes afin que seules les applications respectant des exigences de base soient présentées.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un outil de gestion des risques au Canada?

Avant d'acheter un logiciel de gestion des risques, différents points doivent être soigneusement examinés afin d'identifier la meilleure solution possible. Cette procédure doit être considérée comme la recherche de la solution répondant le mieux aux besoins spécifiques de l'entreprise. En effet, certaines solutions proposées sur le marché ciblent des secteurs différents ou contiennent d'excellentes fonctionnalités qui ne présentent cependant pas d'intérêt réel pour une organisation. Pour examiner les différents points importants, posez-vous les questions suivantes :

• Combien coûte un logiciel de gestion des risques? Lors de l'examen de toute nouvelle solution, il convient de réfléchir soigneusement à son coût et au budget pouvant être dépensé. Tentez d'identifier globalement la meilleure solution abordable, mais sans oublier de tenir compte des coûts d'un point de vue holistique. Le coût d'achat et d'installation ou de configuration n'est pas le seul aspect à prendre en compte. Réfléchissez aussi au coût de l'exploitation continue du logiciel, du montant à investir dans la formation du personnel et aux coûts pouvant être associés à l'accès au support technique ou aux mises à niveau du logiciel lorsque de nouvelles versions sont proposées. Si vous optez pour une formule SaaS, déterminez le montant des frais d'abonnement récurrents et des coûts pouvant être liés à la résiliation de cet abonnement.
• Comment le logiciel de gestion des risques peut-il être déployé? À l'heure actuelle, deux grandes options existent en matière de déploiement de logiciels. La première est le déploiement sur site, auquel cas le logiciel est acheté, installé et géré sur site, avec un contrôle et une maîtrise complets. La seconde est l'approche cloud, souvent proposée au format SaaS, dans le cadre de laquelle un prestataire de services tiers gère le logiciel, ses mises à jour et le stockage des données tout en fournissant un accès distant. Chacun de ces deux modèles présente des avantages et des inconvénients, le premier offrant un plus grand sentiment de contrôle alors que le second s'accompagne de coûts plus prévisibles et d'une flexibilité supérieure. En l'occurrence, les points à prendre en compte ne sont pas ces avantages et inconvénients eux-mêmes, mais la façon dont ils s'appliquent à l'entreprise.
• Quelles sont vos attentes spécifiques? Ensuite, déterminez clairement ce qui est vraiment attendu du logiciel de gestion des risques et quelles fonctionnalités sont les plus importantes. Avec un but clair, il est bien plus facile de comparer efficacement les logiciels de gestion des risques. Les fonctionnalités d'un logiciel ne sont pas forcément toutes pertinentes et même si leur mise en œuvre est excellente, elles ne doivent pas jouer un rôle important dans le processus de prise de décision. Réfléchissez à ce qui est véritablement nécessaire et utilisez ces informations comme base pour comparer et confronter les différentes options dans le répertoire de logiciels Capterra.
• Existe-t-il des options mobiles de gestion des risques? De plus en plus d'entreprises emploient du personnel travaillant à distance ou lors de déplacements et ces employés peuvent avoir besoin d'accéder au logiciel de gestion des risques et à ses fonctionnalités. C'est pourquoi, si cela s'applique à l'organisation, vous devez examiner les capacités d'accès mobile proposées. Dans certains cas, cette accessibilité peut être fournie par le biais d'une application mobile dédiée et dans d'autres cas, par la mise à disposition d'un logiciel en ligne accessible via un navigateur web mobile.
• Avez-vous besoin d'une solution spécifique à un secteur d'activité? Enfin, si l'entreprise opère dans un secteur tel que celui des finances ou des technologies de l'information, il peut être avisé d'envisager certaines des solutions logicielles de gestion des risques spécifiquement conçues pour un tel secteur. Ces solutions intègrent une connaissance des risques les plus courants spécifiques au secteur, ce qui contribue à réduire la charge de travail générale du personnel.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion des risques au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion des risques doivent aussi être prises en compte dans toute décision d'achat, car la solution retenue doit répondre correctement aux besoins futurs, aussi bien qu'actuels, de l'entreprise. Cela implique de choisir une application pouvant être associée à des logiciels et technologies existants et émergeants et susceptible d'être intégrée aux processus et procédures d'un lieu de travail moderne. Sachant cela, certaines des tendances les plus importantes sont présentées ci-dessous :

• Améliorations apportées à l'IA (intelligence artificielle) : l'amélioration de la qualité et de l'exactitude de l'IA et du machine learning a eu un impact sur de nombreux types de logiciels, ce qui se vérifie également pour les logiciels de gestion des risques. Dans ce type d'applications, l'IA est en mesure d'anticiper les risques avant qu'ils ne se manifestent, d'effectuer certaines actions automatiques pour limiter les menaces, de tirer des enseignements des réponses trouvées à des problèmes antérieurs et de gérer elle-même les questions relatives à la compliance et à la défense contre les risques. Il en résulte que la gestion des risques devient plus efficace et que des mesures peuvent être appliquées au moment idéal, même si aucun employé n'est disponible pour effectuer en personne ces actions. Il est donc utile de réfléchir aux capacités d'IA de la solution choisie.
• Popularité croissante de la technologie cloud : globalement parlant, les entreprises prennent de plus en plus conscience des avantages potentiels de l'utilisation de la technologie cloud, en particulier en ce qui concerne la sécurisation des données, leur capacité de récupération et leur sauvegarde continue. Au-delà de ces aspects, les solutions cloud permettent aux entreprises de réduire la taille de leurs installations, car elles ont besoin de moins d'espace de stockage sur site et de moins d'informaticiens. L'autre grand atout des options cloud est leur accessibilité. Les employés peuvent accéder au logiciel à distance, depuis n'importe quel endroit, à l'aide d'un appareil compatible avec Internet. Alors que les entreprises orientent une part croissante de leur infrastructure informatique vers le cloud, il n'est pas superflu de se demander si les options en ligne peuvent apporter une solution pérenne aux besoins en logiciels de gestion des risques.
• Évolution de la nature du travail moderne : les avancées réalisées en termes de débit Internet, de technologies de communication et de cloud computing ont toutes contribué à bouleverser la nature même du travail moderne et ces changements ont été accélérés par la pandémie de COVID-19. Alors que les modèles de travail distant ou hybride sont de plus en plus plébiscités, les entreprises doivent répondre à ces attentes, ce qui implique pour elles d'investir dans des solutions spécialement conçues dans une optique de travail distant et hybride. En ce qui concerne les logiciels de gestion des risques, si des employés en télétravail ont besoin d'un accès, il est logique de se concentrer sur des options offrant un déploiement dans le cloud ou pouvant être configurées de façon à permettre un accès hors site.
• L'IdO (Internet des objets) au sein de l'entreprise : la notion d'IdO fait référence à l'intégration d’Internet à des objets de la vie courante, faisant de ces derniers, des appareils "connectés" capables de communiquer entre eux. La technologie IdO s'infiltre de plus en plus dans le monde du travail. Il est donc utile de réfléchir à l'aide que certains appareils de ce type pourraient apporter à la détection automatique des risques. Dans le cadre de cette réflexion, recherchez des solutions compatibles avec de tels appareils connectés. Même pour une entreprise qui n'utilise pas actuellement de tels supports, le glissement vers des appareils compatibles avec l'IdO est une tendance de plus en plus abordable et largement utilisée dans le contexte professionnel. Lorsqu'il s'agit de hiérarchiser les logiciels de gestion des risques susceptibles d'être utiles à une entreprise à l'avenir, il peut être nécessaire de tenir compte de cette tendance dans toute décision et dans tout achat de logiciel.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• 1.Best Risk Management Software (Meilleur logiciel de gestion des risques) - Capterra (Date de consultation : lundi 4 octobre 2021)

• 2.Risk Glossary: Key Risk Indicators (Glossaire du risque : KRI) - Risk.net (Date de consultation : mardi 5 octobre 2021)

• 3.Tendances technologiques de 2023 : dans quels outils les entreprises canadiennes vont-elles investir? - Blogue Capterra (Date de consultation : mercredi 21 juin 2023)