Logiciels de planning du personnel

Logiciel de planning du personnel

Le logiciel de planning du personnel aide les entreprises à gérer les horaires de travail des employés tout en leur permettant d'accéder à des informations importantes concernant leur poste et la planification plus globale de leur équipe. Ce logiciel peut aider les entreprises et les employés dans de nombreux domaines, depuis l'attribution des tâches et la création de plans de roulement jusqu'à la gestion de la disponibilité des employés et d'autres questions relatives au personnel.

Grâce aux logiciels de planning du personnel, une entreprise peut créer un planigramme qui indique quand les employés doivent travailler, avec qui ils vont travailler et les tâches à accomplir. Ces logiciels permettent aux utilisateurs de mener à bien ces tâches de planification tout en fournissant un accès rapide et facile aux informations pertinentes, telles que les employés qui ne seront pas disponibles pour cause de vacances ou de maladie. Le planning est ainsi plus cohérent et il est moins nécessaire de modifier ultérieurement le plan de roulement.

Au Canada, les logiciels de gestion de planning d’équipe sont principalement utilisés par les petites et moyennes entreprises, bien que toute société puisse l'utiliser lorsqu'elle a besoin de s'engager dans des activités de gestion des horaires de travail et de planification du personnel. Les logiciels de ce type peuvent également être appelés logiciels de gestion du planning ou logiciels de planification.

Les logiciels de planning du personnel sont souvent distribués en tant que solution autonome, mais ils peuvent aussi faire partie d'un outil de gestion du personnel plus large. Les applications logicielles de ce type sont regroupées avec des solutions similaires, notamment les logiciels de gestion des absences, les outils de pointage et les logiciels de ressources humaines. Ces différentes applications peuvent être intégrées pour constituer un système de gestion du personnel plus complet.

Certains logiciels de planning du personnel peuvent cibler une industrie ou un secteur spécifique, tandis que d'autres options sont plus générales et visent à attirer un plus grand nombre d'entreprises et de structures. Ainsi, certaines fonctionnalités spécifiques peuvent varier d'un programme à l'autre. En outre, il existe un certain nombre de fonctionnalités de base qui sont présentes dans presque toutes les applications de ce type. La plupart des solutions présentent également des caractéristiques communes. En général, les applications de planning du personnel permettent aux utilisateurs d'effectuer les tâches suivantes :

• Créer, gérer et accéder aux informations liées au planning du personnel, telles que les roulements de travail.
• Superviser une base de données contenant des informations importantes sur les employés ou le personnel.
• Contrôler les heures d'entrée et de sortie des employés sur le lieu de travail grâce à l'utilisation d'une pointeuse.
• Faciliter la permutation des équipes et gérez les demandes des employés en matière de vacances ou de congés annuels.

Qu'est-ce qu'un logiciel de planning du personnel?

Les logiciels de planning du personnel, également connus sous le nom de logiciels de gestion du planning des équipes ou de logiciels de planification du personnel, correspondent aux solutions logicielles qui aident les entreprises à gérer les horaires de travail. Les utilisateurs peuvent effectuer diverses tâches, telles que la répartition de quarts de travail aux employés, la gestion des vacances du personnel ou des congés annuels ainsi que le contrôle du nombre d'entrées et de sorties des employés. Par ailleurs, ce type de logiciel peut souvent faciliter l’attribution des tâches.

Grâce à ces logiciels, les sociétés peuvent tenir à jour une base de données sur les employés et accéder rapidement et facilement aux informations relatives aux horaires de travail. Elles peuvent en outre utiliser le logiciel pour créer un horaire de travail, le mettre à jour et accéder aux informations pertinentes, telles que les demandes de congés et le nombre d'heures travaillées des employés. À terme, cela permet une gestion plus efficace de la main-d'œuvre, une planification plus équitable du travail, une répartition plus efficace des tâches et une plus grande flexibilité.

Les petites et moyennes entreprises (PME) canadiennes utilisent le plus souvent des outils de gestion du planning, mais ces applications peuvent également être utilisées par les grandes entreprises et les entreprises qui ont besoin de gérer les rotations du personnel ou la planification générale des équipes. Il est également important de comprendre que les logiciels de planning du personnel comportent souvent des composantes destinées aux employés, leur permettant d'accéder à leurs horaires et de changer de quart de travail.

Quels sont les avantages d'un logiciel de planning du personnel?

Les avantages d'un logiciel de planning du personnel sont liés à sa capacité à aider les entreprises à améliorer la gestion de leur personnel. Ces dernières ont accès à toutes les informations essentielles nécessaires pour créer des planigrammes rigoureux. Pour autant, les logiciels de cette catégorie peuvent profiter aux employés en améliorant leur flexibilité et la transparence. Certains des avantages spécifiques associés à l'acquisition d'un logiciel de planning du personnel sont expliqués à continuation :

• Un planning du personnel plus efficace : gagnez en efficacité lors de la création des horaires de travail grâce à l'utilisation d'un logiciel de planning du personnel ou des équipes. La création manuelle des horaires de travail peut demander un temps considérable, car les responsables de la planification doivent prendre en compte tous les employés, leurs heures contractuelles, les absences du personnel, la disponibilité générale, etc. L'utilisation d'un logiciel de planning permet d'accélérer le processus, car les données relatives à la disponibilité sont facilement accessibles et un modèle de planification de base peut être utilisé et réutilisé. De nombreuses solutions offrent des options d'automatisation, permettant de créer des horaires de travail de base qui peuvent être modifiés lorsque des informations complémentaires sont disponibles.
• Une plus grande souplesse pour les employés : profitez de l'un des principaux avantages liés aux logiciels de planning du personnel et permettez aux employés de jouir d'une plus grande flexibilité dans leurs horaires de travail. En plus de servir d'outil aux entreprises et autres organisations pour la création de planigrammes, la plupart des meilleures solutions comprennent des outils en libre-service que les employés peuvent utiliser. L’option la plus importante pour les employés est de permuter leurs horaires de travail. Cette fonction permet aux employés d'abandonner les quarts de travail qu'ils ne peuvent pas assurer ou de rechercher des quarts de travail supplémentaires s'ils souhaitent augmenter leurs revenus. Dans de nombreuses entreprises, y compris les détaillants, cette flexibilité peut contribuer à remonter le moral des employés. La possibilité de permuter les équipes peut réduire la charge de travail des responsables qui, autrement, devraient rechercher manuellement des remplaçants pour les employés qui renoncent à couvrir leur quart de travail.
• Une conception plus efficace des plannings : créez des plannings de travail en prenant en compte de nombreux facteurs différents. Les logiciels de planification du personnel peuvent non seulement rendre la création des planigrammes plus efficace pour une société, mais aussi permettre de garantir leur fiabilité. Dans la mesure où les créateurs de plannings disposent de toutes les informations dont ils ont besoin, il devient beaucoup plus facile de créer un planning viable, qui ne devra être modifié que si les employés décident de changer de quart de travail. Des facteurs tels que les congés de maladie, les jours fériés et les contrats des employés peuvent être pris en compte dans la prise de décision, ce qui permet de s'assurer que tous les employés travaillent le nombre d'heures minimum prévu dans leur contrat et que toutes les heures supplémentaires soient réparties équitablement.
• Une meilleure satisfaction du personnel : bénéficiez d'un autre avantage clé associé aux logiciels de gestion de planning : les différentes façons dont il peut contribuer à la satisfaction du personnel. La fonction de pointage des logiciels de planification du personnel peut permettre d'accéder plus facilement à une vue d'ensemble des employés qui ont fait des heures supplémentaires et des membres du personnel qui ont accumulé le plus d'heures de travail dans une semaine, un mois ou une année donnée. Par ailleurs, ces logiciels peuvent également permettre aux responsables et aux chefs d'entreprise de voir quels sont les employés qui prennent le plus souvent la relève en cas d'absence ou de demande d'échange de quarts de travail. Cette capacité facilite la reconnaissance des collaborateurs les plus impliqués et des employés les plus performants. La satisfaction du personnel est essentielle, et une étude de Capterra explique les 5 tendances à suivre en 2023 pour retenir et fidéliser ses employés.
• Le respect de la législation du travail : les logiciels de planification aident les entreprises à s'assurer qu'elles soient pleinement conformes aux lois régissant le marché du travail au Canada. Grâce à ces logiciels, les utilisateurs peuvent accéder à des informations en temps réel sur le nombre d'heures travaillées par chaque employé et sur sa situation contractuelle. Les heures supplémentaires et les primes peuvent également être calculées à l'aide du logiciel. Cette fonctionnalité permet d'éviter les situations où le personnel travaille trop fréquemment ou n'est pas correctement rémunéré pour le travail supplémentaire qu'il effectue au-delà de ce que prévoit leur contrat. Par ailleurs, les outils de gestion de planning peuvent veiller à ce que les employeurs accordent aux travailleurs un délai suffisant entre deux quarts de travail, ce qui peut s'avérer particulièrement important dans certains secteurs, comme l'hôtellerie et les prestataires de services, où il peut y avoir une demande pour des équipes matinales ou des équipes du soir.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de planning du personnel?

Les fonctionnalités des logiciels de planning du personnel visent à aider les entreprises canadiennes à accomplir diverses tâches liées à la création de plannings de travail, à la gestion des rotations de travail et au suivi des vacances et des demandes de congé des employés. Les fonctionnalités spécifiques proposées et la manière dont elles sont mises en œuvre peuvent varier considérablement. Les éléments suivants peuvent être décrits comme des fonctions essentielles que les acheteurs peuvent s'attendre à retrouver dans la grande majorité des outils de gestion de planning :

• Base de données des employés : créez et gérez une base de données pour tous les employés afin que toutes les informations relatives au planning soient facilement accessibles sur simple demande. Pour chaque enregistrement de la base de données, plusieurs informations peuvent être ajoutées ou modifiées, notamment les noms, les coordonnées, le rôle de chaque employé au sein de l'entreprise, son taux de rémunération, etc. Ces informations peuvent ensuite être utilisées par les organisateurs ou par le moteur de planification intégré au logiciel pour créer des horaires de travail cohérents, les employés adéquats pouvant être affectés aux postes appropriés. Dans certains cas, des informations démographiques peuvent également être incluses, telles que l'âge et le sexe, ce qui peut permettre la création d'horaires inclusifs offrant la meilleure composition démographique. Cela peut, par exemple, éviter les situations où les hommes sont plus nombreux que les femmes ou lorsque tous les employés prévus pour un quart de travail sont plus jeunes ou inexpérimentés.
• Planning du personnel : créez des plannings du personnel afin que tous les employés connaissent les quarts de travail qui leur sont attribués. La plupart des logiciels facilitent la création manuelle et automatique des planigrammes. Les entreprises ont ainsi le choix d'attribuer manuellement les quarts de travail aux employés ou d'utiliser des outils d'automatisation pour créer un planning cohérent à partir des informations contenues dans la base de données, telles que les informations sur la disponibilité des employés. Dans certaines solutions logicielles, l'automatisation du planning fait appel à l'intelligence artificielle et à l’apprentissage automatique pour améliorer continuellement la fiabilité des plannings automatisés. Bien entendu, une fois qu'un planning a été créé, il peut être modifié à tout moment, ce qui permet aux entreprises de faire face aux absences du personnel ou à d'autres imprévus. De nombreuses applications logicielles permettront également aux employés d'accéder à leur planning depuis leurs appareils personnels. Le planigramme en question s'affiche généralement à l'aide d'une fonctionnalité de type calendrier afin que les utilisateurs puissent consulter les quarts de travail antérieurs, actuels et futurs.
• Pointeuse en ligne : enregistrez les heures d'entrée et de sortie du personnel grâce au pointage en ligne. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent pointer lorsqu'ils arrivent sur le lieu de travail ou entament leur quart de travail, puis pointer lorsqu'ils partent ou terminent leur quart de travail. Les meilleurs logiciels de gestion de planning offrent une visibilité en temps réel des personnes qui ont pointé à un moment donné, ce qui peut s'avérer particulièrement important en cas d'urgence, lorsqu'un décompte des effectifs est nécessaire. Donner aux employés la possibilité de pointer rapidement à leur arrivée et à leur départ peut également se traduire par une plus grande précision dans le calcul de la rémunération. Les modules en ligne peuvent en outre permettre aux employés de pointer lorsqu'ils travaillent à distance, ce qui revêt une importance croissante pour de nombreuses entreprises.
• Suivi des vacances et des congés : supervisez toutes les informations relatives aux demandes de vacances et de congés des employés. Toutes les périodes de vacances approuvées doivent être visibles dans le logiciel afin que les dirigeants d'une entreprise puissent planifier leurs plannings avec précision et avec toutes ces informations. De nombreuses solutions permettent aux employés de soumettre des demandes de congés et ces demandes peuvent être approuvées ou refusées par les responsables et autres dirigeants de l'entreprise. La possibilité de suivre le nombre de jours de congé pris par chaque employé au cours de l'année ou d'une autre période définie est une fonctionnalité qui peut s'avérer intéressante. Il est alors possible de refuser automatiquement les demandes de congé qui dépasseraient le nombre de jours de congé auxquels les employés ont droit contractuellement et légalement. Dans les outils de gestion de planning dotés d'une composante d'automatisation avancée, il peut y avoir des options permettant d'activer ou de désactiver l'approbation automatique des vacances et des congés, selon les besoins de la société et sur la base des informations contenues dans la base de données.
• Échange de quarts de travail : donnez aux employés la possibilité de faire des demandes de permutation des quarts de travail. Cette fonctionnalité peut permettre aux employés de se retirer des quarts de travail pour lesquels ils ne peuvent pas travailler ou de demander des quarts de travail supplémentaires s'ils ont besoin de travailler davantage. Les échanges de quarts peuvent être effectués de manière autonome et certains logiciels proposent des options permettant aux entreprises d'approuver ou de désapprouver les demandes individuelles d'échange. Cela permet d'adopter une approche plus souple de planification et d'éviter les situations où une société se retrouve en sous-effectif en raison d'absences.
• Accès depuis des appareils mobiles : mettez les plannings du personnel et d'autres informations pertinentes à la disposition des utilisateurs sur des appareils mobiles, y compris sur des téléphones mobiles et des tablettes. La possibilité d'utiliser des appareils mobiles est une caractéristique qui devient de plus en plus importante dans les logiciels de planning du personnel, en particulier pour les sociétés qui ont des agents sur le terrain ou des collaborateurs en télétravail, car ceux-ci peuvent avoir besoin d'appareils mobiles pour accéder aux informations. Certaines solutions logicielles basées sur le nuage peuvent être facilement accessibles à l'aide de divers appareils qui disposent d'un accès à Internet, tandis que d'autres solutions peuvent fournir une application mobile dédiée distincte qui offre la plupart des fonctionnalités de base. Quelles que soient les méthodes de diffusion, un logiciel performant qui privilégie la mise en œuvre de mesures d'accessibilité pour les appareils mobiles garantit également que le contenu est optimisé pour les écrans de ces appareils.

Le répertoire de logiciels de Capterra permet aux entreprises canadiennes de trouver plus facilement le meilleur logiciel de planning du personnel selon leurs besoins. Grâce aux outils de recherche fournis, les utilisateurs peuvent parcourir les solutions possibles dans cette catégorie et les trier en fonction des fonctionnalités qu'elles contiennent. Cela permet aux entreprises et aux autres acheteurs de rationaliser l'ensemble du processus de recherche en se concentrant sur les produits qui présentent les caractéristiques et les fonctions requises, tout en éliminant les solutions les moins susceptibles de convenir.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de planning du personnel au Canada?

Lors de l'achat d'un logiciel de planning du personnel ou de l'étude des différentes options disponibles sur le marché, de nombreux facteurs différents doivent être pris en compte. Après tout, il est crucial pour les acheteurs de donner la priorité à la recherche de la solution qui répondra à leurs besoins. Beaucoup d’outils peuvent avoir une excellente note, mais ne pas correspondre aux exigences ou problématiques de l’entreprise. Pour ce faire, il convient de poser des questions pertinentes et d'essayer de trouver des réponses qui aideront à orienter le processus d'achat. Les principales questions que les utilisateurs devraient poser sont notamment les suivantes :

• Combien coûte un logiciel de planning du personnel? Le prix d'un logiciel est toujours un facteur important dans toute décision d'achat. Dans le cas d'un logiciel de planning du personnel appelé à être utilisé sur le long terme, les acheteurs doivent tenir compte du coût total d'utilisation sur l'ensemble du cycle de vie du produit. Il faut donc penser au coût total de l'achat et à tous les autres frais de mise en œuvre liés à l'installation, au stockage des données et aux mesures de sécurité. Dans le cas d'un logiciel basé sur le nuage, il peut également y avoir des frais d'abonnement, qui doivent être pris en compte et appliqués à toute la durée du contrat d'abonnement. Par ailleurs, les acheteurs doivent prendre en compte les coûts "latents" qui peuvent être associés à l'acquisition des futures mises à jour et nouvelles versions du logiciel, à l'accès à l'assistance technique, à la formation des employés ou à celle des responsables afin qu'ils puissent utiliser le logiciel efficacement.
• Quelle est la méthode idéale de déploiement du logiciel? Les acheteurs doivent déterminer l'approche qu'ils adopteront en matière de déploiement de ces logiciels. La plupart des acheteurs sont familiers avec le déploiement sur site, dans lequel ils acquièrent la licence du logiciel et se chargent ensuite de l'installer sur leurs systèmes. Cette méthode présente des coûts initiaux élevés et une flexibilité limitée. En revanche, elle procure un contrôle accru et les coûts à long terme peuvent être inférieurs à ceux de la principale alternative, à savoir les logiciels infonuagiques. Ces alternatives sont des logiciels reposant sur les technologies d’informatique nuagique, généralement sur la base d'un SaaS. Dans le cadre de ces offres, un fournisseur de services tiers facture un abonnement en échange de la prise en charge du déploiement à distance du logiciel et de la gestion des problématiques d'ordre technique, telles que la sécurité et le stockage des données. Les logiciels d’informatique en nuage ont des coûts initiaux faibles, mais les coûts à long terme peuvent être beaucoup plus élevés que ceux d'un déploiement sur site en raison des frais récurrents. Le principal avantage des logiciels basés sur le nuage est leur flexibilité, car ils sont accessibles à partir d'un plus grand nombre d'appareils, ce qui peut être particulièrement bénéfique pour les entreprises employant des travailleurs distants et hybrides ou des agents de terrain. Pour trancher définitivement et se décider entre logiciels sur site ou nuagique, les acheteurs devront se demander quelles seront leurs priorités en termes de flexibilité, de coûts initiaux ainsi que sur la question de la propriété ou du contrôle du logiciel.
• Quelles sont les fonctions de comptes rendus et d'analytique disponibles? De nombreux outils de planning du personnel comprennent des fonctions avancées, notamment en ce qui concerne les comptes rendus et l’analytique. Les meilleures solutions peuvent inclure un tableau de bord contenant des informations clés sur la durée des quarts de travail et la charge de travail des employés. Ces informations peuvent potentiellement être utilisées pour déterminer combien de membres du personnel doivent être présents pendant une période de travail donnée et combien de personnes doivent être employées pour chaque rôle.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de planning du personnel au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de planning du personnel doivent également être soigneusement évaluées avant de se prononcer sur le produit à acquérir. Les acheteurs doivent avoir la garantie que le logiciel qu'ils acquièrent a été conçu et développé en tenant compte des principales tendances qui se dessinent actuellement. C'est l'une des meilleures façons de s'assurer que le logiciel est adapté à une utilisation à long terme et qu'il est aussi évolutif que possible. Parmi les tendances les plus significatives liées au planning du personnel et aux logiciels de ce type, on peut citer les tendances suivantes :

• Utilisation accrue des technologies liées à l'intelligence artificielle (IA) : tirez parti de l'IA, une technologie de plus en plus déployée, d'autant plus que sa fiabilité s'est accrue. Il existe déjà des logiciels de planning dotés de fonctionnalités exploitant l'IA, cette technologie peut aider à automatiser un grand nombre des tâches de planning les plus courantes, de sorte que seuls de modestes ajustements sont nécessaires une fois leurs tâches accomplies. Par exemple, l'IA peut être capable de détecter le nombre optimal d'employés sur le lieu de travail pour des quarts de travail spécifiques. Cela peut alors aider les entreprises à optimiser leurs effectifs et potentiellement réduire leurs dépenses pendant les périodes moins chargées tout en évitant les cas de manque de personnel durant les périodes de forte activité. Les acheteurs doivent étudier les différents avantages liés à l'IA et acquérir un logiciel de planning du personnel qui leur procure ces prestations.
• Utilisation de robots conversationnels pour les demandes de renseignements les moins complexes : comme pour la plupart des logiciels, les utilisateurs de logiciels de planning peuvent avoir besoin d'une assistance technique ponctuelle. Une tendance croissante au sein du développement de logiciels dans son ensemble est l'utilisation de robots conversationnels pour traiter la plupart des questions les plus basiques que les utilisateurs peuvent formuler. Les agents de clavardage sont assistés par l'IA et peuvent permettre aux utilisateurs de communiquer comme s'ils étaient en présence d'un être humain via une fonction de messagerie instantanée. L’agent conversationnel interprète les questions des utilisateurs et fournit des réponses lorsque cela est possible. Si le robot de messagerie instantanée ne peut pas répondre à la demande, la transcription peut être envoyée à une personne qui peut alors se charger du dossier et fournir une assistance plus approfondie. Plus important encore, les robots conversationnels sont tout à fait capables de fournir une assistance technique 365 j/an, 24 h/24 et 7 j/7, sans avoir besoin de se reposer, de faire des pauses ou de prendre des congés.
• Possibilité de soutien dans le domaine de la santé mentale : créez une politique solide en matière de santé mentale. Il s'agit d'une préoccupation importante pour les entreprises qui gèrent des plannings de travail. En effet, une étude de 2022 souligne que plus d’un quart (26 %) des employés québécois ne se sentent pas à l’aise pour parler de santé mentale avec leur employeur. En outre, les problèmes de santé mentale et les absences qui en découlent représentent une charge de plusieurs milliards de dollars par an pour les entreprises. Une bonne politique de gestion de la santé mentale, fondée sur des données probantes, peut contribuer à limiter ces coûts et à réduire les absences de longue durée en offrant aux employés un plus grand degré de flexibilité. Il peut s'agir de proposer des options d'échange de quarts de travail pour les travailleurs qui ont des difficultés ou de proposer des possibilités de télétravail si certains collaborateurs éprouvent des difficultés à se rendre sur leur lieu de travail. Un logiciel de planification des équipes de qualité doit être conçu pour aider les entreprises à favoriser ce type de flexibilité.
• Modèles de travail à distance et hybrides : équipez-vous d'un logiciel de planning du personnel qui offre toutes les fonctionnalités liées aux modèles de travail à distance et hybrides. La pandémie liée à la COVID-19 a été un tournant décisif pour de nombreux secteurs et leurs travailleurs, le télétravail est une pratique beaucoup plus courante aujourd'hui qu'avant la pandémie. Les solutions de planning du personnel ont entrepris de s'adapter à ces évolutions, en offrant notamment la possibilité de différencier les travailleurs à distance des travailleurs sur site dans le planning d'un employé, ainsi que des options de rotation des avantages de télétravail. Les entreprises ont tout intérêt à identifier les logiciels qui intègrent des fonctionnalités de télétravail et de travail hybride pertinentes pour leurs plannings.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. 5 tendances RH incontournables pour 2023 - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : mercredi 14 décembre 2022)
2. Définition IA (Intelligence Artificielle) - Glossaire Capterra Canada (Date de consultation : mercredi 14 décembre 2022)
3. La santé mentale au travail : les employés se sentent-ils considérés? - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : mercredi 4 mai 2022)