Logiciel de gestion des actifs

Un logiciel de gestion des actifs permet aux gestionnaires de suivre l'inventaire des ressources internes et des actifs informatiques de leur entreprise. Cela inclut le suivi d’informations, telles que les garanties, les usages et la dépréciation. Les solutions de gestion des actifs proposent généralement des moyens de rationaliser le processus de suivi, tels que des codes-barres ou des codes QR. Ces fonctionnalités peuvent réduire les temps d'arrêt des actifs et améliorer les délais de réparation.

Parmi les principales fonctionnalités qu'une entreprise devrait attendre d'une solution de gestion des actifs, citons la possibilité de suivre le cycle de vie des actifs, de contrôler l'efficacité des équipements et, plus généralement, de maîtriser tous les aspects liés aux actifs de l'entreprise. Pour les sociétés les plus importantes, la gestion des actifs est tout aussi fondamentale que la gestion des stocks, c'est pourquoi il existe des solutions dédiées à ce besoin. Ce type de logiciel permet aussi souvent de personnaliser les rôles et les profils des employés.

Le principal avantage d'un logiciel de gestion des actifs efficace est lié au coût. En gérant ses actifs, une entreprise peut réduire de nombreuses dépenses qu'elle aurait pu autrement engager. Une économie de coûts peut être réalisée en évitant les situations où un travail est retardé parce qu'il nécessite un équipement qui n'est pas disponible au moment voulu. Une gestion appropriée des actifs peut également faciliter la gestion des finances d'une entreprise, car elle permet de suivre plus facilement la valeur des actifs, ce qui contribue à planifier plus efficacement leur fin de vie.

Les solutions de gestion des actifs se concentrent sur les actifs eux-mêmes, mais il existe d'autres catégories de logiciels qui sont étroitement liées. On peut citer par exemple les logiciels de gestion des immobilisations ou encore les logiciels de gestion des ressources informatiques.

Dans leur recherche d’un logiciel de gestion des actifs, les entreprises doivent tenir compte de plusieurs facteurs pour faire le bon choix en fonction de leurs besoins. La plupart de ces décisions portent bien entendu sur les fonctionnalités offertes par l’outil. Ces fonctionnalités peuvent être divisées en deux grandes catégories : les fonctionnalités de base et les fonctionnalités communes, les premières étant indispensables. D'une manière générale, pour qu'un logiciel soit inclu dans la catégorie des solutions de gestion des actifs, il devra comporter au moins les fonctionnalités suivantes :

• Effectuez un suivi des pannes et de la maintenance, pour permettre à l'entreprise de prendre des décisions cruciales sur des éléments tels que les temps d'arrêt et le remplacement des actifs.
• Représentez le cycle de vie des actifs afin d'utiliser les données collectées à partir des pannes et de l'historique de maintenance pour éclairer les décisions et aider à anticiper des problèmes tels que des coûts de maintenance importants.
• Utilisez le suivi de l'efficacité, qui peut aider à mesurer la rentabilité d'un actif (par exemple un équipement), fournissant des données essentielles lorsqu'une entreprise envisage de le remplacer ou de le mettre à niveau.
• Utilisez les rôles et les profils des employés pour simplifier l'attribution des tâches.
• Générez et scannez des codes-barres et des codes QR pour rendre le processus de suivi des actifs plus précis et partiellement automatisé, réduisant ainsi les tâches liées à la gestion des actifs.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des actifs ?

Un logiciel de gestion des actifs permet aux entreprises de suivre toute une série d'indicateurs liés aux actifs en leur possession, y compris leur performance et leur fin de vie prévue. L'utilisation d'un logiciel de gestion des actifs peut aider les entreprises à réduire les coûts associés à la possession d'actifs en éliminant les carences des systèmes traditionnels de gestion des actifs. Par exemple, il réduit les risques qu'un actif subisse un temps d'arrêt inattendu du fait d'une absence de mise à jour ou veille à ce que l'actif n'atteigne pas sa fin de vie à un moment imprévu par la société

Dans presque toutes les entreprises, une gestion adéquate des actifs est tout aussi importante que la gestion des stocks. Les actifs englobent des éléments comme l'inventaire, comprennent à peu près tous les équipements, des outils aux machines lourdes et tout autre type d'équipement utilisé dans l'entreprise. Ces actifs peuvent être plus ou moins importants, mais une gestion rigoureuse de ces éléments est primordiale. Les actifs qui ne sont pas à leur emplacement habituel, qui font l'objet d'une double réservation ou qui sont en panne et ne peuvent être utilisés, entraînent des retards et des dépenses pour l'entreprise. Un logiciel de gestion des actifs permet ainsi de prévenir ces situations.

Les solutions modernes de gestion des actifs intègrent diverses technologies pour améliorer l'efficacité et la précision de la gestion des actifs. Par exemple, la lecture de codes-barres ou de codes QR, qui permet de générer un code pour un actif particulier. Une fois dans le système, le code de cet actif est scanné à chaque fois qu'il se déplace ou commence à être utilisé sur un nouveau projet, ce qui garantit un suivi permanent par le système. L'analyse de données est également un élément important de la gestion moderne des actifs. Grâce à des algorithmes de plus en plus précis et à l'intelligence artificielle, la gestion des actifs peut renseigner sur l'utilisation des actifs d'une entreprise, mais aussi permettre de faire des prédictions plus précises sur des questions telles que la maintenance.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des actifs ?

Les avantages d'un logiciel de gestion des actifs sont nombreux, mais tous convergent vers un seul point d'intérêt : l'utilisation plus efficace des actifs d'une entreprise. Cet objectif peut être atteint grâce à plusieurs fonctionnalités, mais il se traduit par une réduction des coûts associés à la propriété, à l'utilisation et à la maintenance des actifs de toutes sortes. Parmi les bénéfices associés aux systèmes de gestion des actifs, citons les suivants :

- Optimisation de la gestion des actifs : le principal avantage des solutions de gestion des actifs est l'efficacité accrue qu'elles apportent. Les actifs peuvent être suivis avec plus de précision dans tous les domaines, qu'il s'agisse de déterminer l'état actuel de l'actif et ses besoins de maintenance ou de connaître son emplacement physique à un moment donné.

- Maîtrise des coûts : les entreprises peuvent réaliser des économies en veillant à ce que les actifs ne soient pas réservés pour des travaux lorsqu'ils ne sont pas disponibles, en s'assurant que les temps d'arrêt sont programmés au moment opportun et en prévoyant avec précision la fin de vie d'un actif. Les économies réalisables grâce à une solution de gestion des actifs représentent une somme considérable pour les grandes entreprises possédant de nombreux actifs, en particulier des actifs coûteux comme les véhicules ou les machines lourdes. Les solutions de gestion des actifs peuvent également permettre de réduire les dépenses, notamment en réduisant la main-d'œuvre impliquée dans la gestion des actifs et en améliorant le service client.

- Responsabilisation : les solutions de gestion des actifs modernes automatisent les opérations de consignation et de déconsignation des actifs, ce qui facilite la gestion des problèmes liés à un actif. Les employés devront scanner le code QR attribué à cette ressource lorsqu'ils la retirent, puis le scanner à nouveau lorsqu'ils la rendent. Cela permet à une entreprise de toujours déterminer qui était la dernière personne à utiliser cet actif.

- Respect de la réglementation et des règles financières : les registres détaillés de gestion des actifs sont importants dans certains secteurs pour des raisons réglementaires et financières, notamment fiscales. Les solutions de gestion des actifs facilitent le respect de ces réglementations en fournissant des rapports détaillés et automatisés qui peuvent être utilisés pour remplir les documents nécessaires et être directement intégrés à d'autres systèmes logiciels pertinents.

- Informations en temps réel : les responsables et autres membres de la direction de la société pourront facilement obtenir une vue d'ensemble en temps réel de l'emplacement actuel de certains actifs, ainsi que générer des rapports sur la base de ces informations.

- Possibilité de modifier facilement les registres de l'entreprise en fonction des modifications apportées aux actifs : bien qu'il soit généralement admis qu'une entreprise achète un actif et l'utilise jusqu'à ce qu'il atteigne sa phase de fin de vie, ce n'est pas toujours le cas. Parfois, les actifs sont vendus ou simplement déplacés au sein de la société, ce qui peut avoir des implications sur des aspects tels que le calcul des impôts. Les solutions de gestion des actifs permettent de prendre en compte facilement ces changements.

- Rapports détaillés et une vision d'ensemble : les logiciels de gestion des actifs ont accès à un plus grand nombre de points de données que les systèmes traditionnels de gestion des actifs, à savoir les carnets de route ou les tableurs. Cette profusion de données permet au logiciel de gestion des actifs de fournir des rapports détaillés impossible sans cette solution. En outre, en raison de l'évolution constante des capacités d'analyse de technologies telles que l'intelligence artificielle, il est de plus en plus courant que les solutions de gestion des actifs offrent des informations avancées basées sur les données collectées.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des actifs ?

Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des actifs peuvent être divisées en deux catégories : les fonctionnalités de base et les fonctionnalités communes. Les fonctionnalités de base devraient être présentes dans presque toutes les solutions de gestion des actifs sur le marché, alors que la composition des fonctionnalités communes d’un logiciel variera d'une solution à l'autre. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes d'un logiciel de gestion des actifs :

- Suivi de la maintenance et des autres temps d'arrêt : disposez d'une compréhension détaillée et actualisée du rendement des actifs, cela est crucial pour rendre l'utilisation la plus efficace possible. Les solutions de gestion des actifs offrent généralement la possibilité de suivre les pannes et autres causes de temps d'arrêt, notamment la maintenance. Il est ainsi plus facile de savoir quand un actif particulier doit être remplacé en raison de pannes constantes ou si cet actif pourrait bénéficier d'une mise à niveau ou d'un remplacement.

- Représentation du cycle de vie des actifs : planifiez le cycle de vie d'un actif peut s'avérer difficile, mais les solutions de gestion des actifs permettent de simplifier cet aspect. En assurant le suivi de paramètres tels que les pannes, les coûts de maintenance et d'autres points de données, les logiciels de suivi des actifs peuvent aider une entreprise à représenter plus efficacement le cycle de vie de ses actifs et, par conséquent, à planifier ses activités futures.

- Suivi du rendement des équipements : sachez qu'il n'est pas toujours possible d'utiliser un équipement jusqu'à ce qu'il atteigne son stade de fin de vie. Que ce soit en raison de dommages accidentels, de mauvaises décisions relatives à l'entretien, de changements dans l'activité ou même du fait que le bien lui-même est moins efficace que prévu, il est parfois plus rentable de mettre un bien hors service de manière anticipée. Les plateformes de gestion des actifs permettent d'obtenir une représentation claire des performances d'un actif en fonction d'indices de performance prédéfinis. Les entreprises peuvent ainsi prendre des décisions en connaissance de cause, par exemple sur le remplacement ou non d'un actif particulier.

- Applications cloud natives : prenez en compte que de nos jours, de nombreuses applications commerciales et de nombreux développeurs de logiciels de gestion des actifs ont adopté le cloud pour leurs produits. Grâce à cette technologie, les entreprises peuvent bénéficier d'avantages tels que la gestion des actifs à distance, le stockage centralisé des données et la possibilité pour les employés de scanner les actifs à l'aide de terminaux intelligents tels que leurs téléphones portables.

- Génération et lecture de codes QR : utilisez des codes QR (et dans certains cas, des codes-barres) afin de faciliter les opérations de consignation et de déconsignation des actifs, car ils contiennent toutes les informations dont le système a besoin pour identifier un actif. Le système peut, conjointement aux informations relatives à l'employé qui scanne les actifs, en précisant la date et l'heure, enregistrer automatiquement un dossier très détaillé sur l'emplacement des actifs, le tout à partir d'une seule analyse qui ne prend que quelques secondes. Le système sera également en mesure de générer ces codes QR.

- Rôles et profils personnalisés pour les employés : bénéficiez de la possibilité d'attribuer aux employés des rôles et des profils spécifiques, cela permet à une entreprise d'automatiser facilement le processus d'attribution de tâches telles que l'entretien d'un bien particulier. Il est également possible d'approuver ou de refuser automatiquement la déconnexion d'un actif particulier en fonction de l'autorité ou de la permission dont dispose l'employé qui tente de le faire.

- Tableaux de bord interactifs pour le reporting et la planification : bénéficiez d'une solution de gestion des actifs avec une interface utilisateur conviviale où vous pouvez consulter une multitude d'options de reporting, des vues d'ensemble des actifs et de leur localisation, mais où vous pouvez également effectuer diverses tâches comme la mise à jour des informations sur les actifs ou la génération de nouveaux codes QR. Ces tableaux de bord sont souvent des applications cloud natives, ce qui signifie qu'ils peuvent être consultés par tout employé autorisé, où qu'il se trouve, à l'aide d'un appareil approprié.

- Planification de la maintenance préventive : organisez une maintenance préventive des actifs plutôt que d'attendre qu'ils tombent en panne grâce aux nombreuses données recueillies par ces solutions et leur capacité de prédiction. Programmer la maintenance nécessaire à un moment opportun peut se traduire par des économies substantielles sur le long terme.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion des actifs ?

Lors de l'achat d'un logiciel de gestion des actifs, il est essentiel de prendre en compte plusieurs facteurs, à savoir le coût et les fonctionnalités proposées. Toutes les solutions de gestion des actifs ne se valent pas et il est utile de se renseigner sur la réputation du développeur ainsi que sur les évaluations du logiciel disponibles. C'est notamment le cas des solutions cloud natives. Parmi les facteurs plus spécifiques à prendre en compte avant d'opter pour une solution de gestion des actifs, citons les suivants :

- Quelles sont les fonctionnalités de ce type de logiciels ? Les principales fonctionnalités du logiciel sont, bien entendu, celles qui feront ou non de lui une solution potentielle pour une entreprise donnée. Un logiciel particulièrement abordable n'aura finalement aucune valeur s'il ne dispose pas des fonctionnalités dont la société a besoin. Sur le court terme, il est inutile d’opter pour une solution dont toutes les fonctions ne sont pas utilisées par la société. Cependant, il est également important de savoir anticiper les évolutions du marché. Une fonction qui n'est pas nécessaire aujourd'hui pourrait s'avérer avantageuse dans un avenir très proche.

- Le développeur est-il un partenaire digne de confiance ? Qu'il s'agisse d'un logiciel standard à installer localement ou d'une application cloud native exécutée selon un modèle SaaS, il convient de vérifier que le développeur a de bons antécédents en matière de service client, de support technique et de maintenance de ses logiciels. La gestion des actifs est importante dans toute activité. Il est donc utile de ne pas avoir à s'inquiéter de problèmes techniques que le développeur n'est pas en mesure de résoudre.

- Le logiciel est-il sécurisé ? Les solutions de gestion des actifs ont l'avantage de réduire les pertes d'argent imputables à la dégradation des actifs. Cela n'est toutefois possible que si le logiciel et les procédures qu'il utilise sont parfaitement sécurisés. La sécurisation peut se faire de plusieurs manières, notamment par la façon dont les données sont stockées. Ce point est particulièrement important lorsqu'il s'agit d'un fournisseur de logiciels en tant que service, car les données ne sont pas sous le contrôle de votre entreprise.

- Le logiciel est-il adapté à la taille de l'entreprise ? Les besoins d'une petite entreprise diffèrent considérablement de ceux d'une grande société en matière de gestion des actifs. Il est donc important de s'assurer que la solution logicielle potentielle est adaptée à la taille de l'entreprise dans laquelle elle sera utilisée. Assurez-vous qu'il n'y a pas de limites au nombre d'actifs pouvant être gérés dans le cadre du forfait actuel et que le logiciel peut recenser plusieurs sites pour les grandes entreprises.

- Le logiciel est-il compatible avec d'autres logiciels analogues ? Un logiciel de gestion des actifs peut grandement simplifier les activités de divers autres secteurs de l'entreprise, tels que la comptabilité, mais le logiciel choisi devra être capable de fonctionner avec les logiciels existants pour en tirer parti.

- Est-ce que le développeur assure une assistance et un perfectionnement continus du logiciel ? Comme nous le verrons plus loin, la gestion des actifs est un domaine de développement actif et de nombreuses tendances sont susceptibles d'influencer ce secteur du logiciel à l'avenir. Si vous recherchez un développeur qui se consacre activement au développement de sa solution logicielle afin d'y apporter des améliorations et de la maintenir à jour par rapport aux tendances actuelles en matière de gestion des actifs, il vous sera beaucoup plus facile de tirer parti de ces tendances.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion des actifs ?

Les principales tendances en matière de logiciels de gestion des actifs se rapportent à la collecte de données supplémentaires sur ces actifs et à leur utilisation une fois ces données recueillies. Voici les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion des actifs :

- Maintenance prédictive : au cours des dernières années, la capacité de l'intelligence artificielle en tant qu'outil analytique a continué à révolutionner de nombreux secteurs d'activité et la gestion des actifs ne fera probablement pas exception à cette tendance. Les outils de gestion des actifs continueront probablement à intégrer une fonctionnalité de maintenance prédictive de plus en plus précise dans leurs logiciels. Ainsi, les entreprises réaliseront des économies grâce à un degré de précision plus élevé lors de la programmation d’une maintenance préventive pour un actif particulier.

- Télématique des parcs automobiles : dans le cas d'actifs tels que des véhicules et des camions, l'utilisation du tracker GPS est devenue une option viable pour en assurer la supervision. Il est probable que cette option sera non seulement proposée dans bien plus de solutions de gestion des actifs, mais qu'elle deviendra également la norme pour les actifs de ce type.

- Gestion accrue des solutions IdO (Internet des objets) : dans le prolongement de la tendance précédente, les codes-barres, les codes QR et même les puces RFID sont devenus des moyens bien établis de suivre l'emplacement d'un équipement, mais avec les nombreuses options de plus en plus précises de suivi de toutes sortes d'objets, ainsi que la baisse des coûts de ces options, il est probable que davantage de capteurs seront utilisés pour la gestion des actifs. Ces dispositifs peuvent inclure des capteurs de température, d'humidité, de chocs ou de pression. Ces nouvelles données fourniront au système et à la société une représentation beaucoup plus détaillée du cycle de vie et du calendrier de maintenance.

- Poursuite de la migration vers le cloud : les solutions de gestion des actifs sont déjà couramment proposées sous forme d'applications cloud SaaS natives. Du fait des avantages offerts, à savoir réduction des dépenses, accès à distance et centralisation des données, cette tendance devrait se poursuivre au point que les progiciels traditionnels seront de plus en plus rares.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Capterra (Date de consultation : lundi 8 mai 2023)
2. Wikipedia - Gestion d'actifs (Date de consultation : lundi 8 mai 2023)