Qu'est-ce qu'un logiciel de prise en main à distance ?

Un logiciel de prise en main à distance permet aux professionnels de l'informatique d'apporter une assistance informatique à distance aussi bien aux clients qu'aux utilisateurs du réseau interne. En exploitant divers outils, tels que le partage d'écran et la messagerie instantanée textuelle, le personnel du service de support informatique peut aider les utilisateurs rencontrant des problèmes de support technique comme s'il se trouvait devant le même poste de travail ou appareil mobile que l'utilisateur final. Les sessions de prise en main à distance peuvent alors être intégralement enregistrées pour être utilisées ultérieurement par le service client ou à des fins de formation ou de conformité.

Avantages d'un logiciel de prise en main à distance

• Un meilleur service client : en plaçant le spécialiste informatique et le client dans le même espace de travail virtuel, les logiciels de prise en main à distance permettent aux entreprises de réduire le temps nécessaire à la résolution des problèmes de service client. Les applications logicielles de prise en main à distance exploitent également la consignation des appels, la création d'enquêtes auprès des clients et l'intégration à des logiciels de CRM pour fournir et enregistrer des données essentielles relatives au service client.
• De puissants outils de formation : la plupart des applications logicielles de prise en main à distance incluent une fonctionnalité d'enregistrement de session. Comme l'intégralité de la transaction d'assistance client peut être enregistrée, le personnel d'assistance peut être formé pour de potentielles sessions de dépannage en utilisant des exemples tirés de la vie réelle sur la façon dont les instances de service client doivent (ou ne doivent pas) être traitées.
• Un support informatique interne : les logiciels de prise en main à distance permettent également à votre personnel informatique de fournir un support aux employés internes. Grâce à l'accès qu'ils offrent aux appareils et bureaux mobiles dans votre propre organisation, votre personnel informatique est en mesure d'installer, de dépanner et de mettre à jour les logiciels à distance. Les spécialistes de l'informatique peuvent aussi utiliser le contrôle de bureau à distance pour former les utilisateurs sur la manière d'utiliser les applications essentielles au fonctionnement de votre organisation.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de prise en main à distance

• Accès/contrôle à distance : donnez au personnel de votre service d'assistance les moyens de contrôler les écrans des clients à distance.
• Partage d'écran : partagez la vue actuelle de l'écran d'un client avec d'autres utilisateurs distants.
• Messagerie en temps réel : permettez aux utilisateurs de discuter avec des clients à distance et avec d'autres utilisateurs.
• Partage de fichiers : transférez des fichiers entre divers appareils distants lors des sessions de prise en main.
• Enregistrement de session : enregistrez des sessions actives de support et de chat à des fins d'audit et de formation.
• Outils de diagnostic : donnez au personnel d'assistance les moyens d'accéder aux informations sur le système du client, par exemple aux configurations matérielles et logicielles.

Le répertoire des logiciels de prise en main à distance permet un filtrage par fonctionnalité(s). Il est ainsi possible d'afficher uniquement les options adaptées aux besoins de votre activité et de réduire votre présélection de logiciels.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de prise en main à distance

• Comparaison entre support à distance et accès à distance : s'il est exact que de nombreuses offres de logiciels de prise en main à distance fournissent des outils pour communiquer directement avec l'utilisateur final ou le client, d'autres sont uniquement destinées à permettre au personnel informatique de contrôler à distance les postes de travail et appareils mobiles dans le cadre de l'entretien des logiciels et du matériel de l'organisation. Dans de tels cas, les fonctionnalités de service client comme la messagerie instantanée en temps réel et l'enregistrement des sessions peuvent comporter des coûts supplémentaires.
• Problèmes de sécurité : selon le type d'informations partagées par le biais d'applications de prise en main à distance, il importe de consulter les normes du secteur sur ce qui peut et ce qui ne doit pas être partagé entre les utilisateurs. Le recours à une fonctionnalité de partage de bureau peut enfreindre les réglementations sur la confidentialité des données personnelles ou d'entreprise (comme le RGPD), car cela pourrait entraîner par inadvertance la divulgation de données entre le partage d'écran et la visionneuse à distance.
• Intégration de CRM : de nombreuses offres de CRM incluent actuellement une fonctionnalité intégrée de support client qui permet au personnel d'assistance de communiquer directement avec les clients par le biais de fenêtres de discussion et d'enregistrer ces transactions en tant qu'élément d'une transaction du service client. Bien souvent, cette fonctionnalité rend inutile un logiciel de prise en main à distance.

Principales tendances en matière de logiciel de prise en main à distance

• Les logiciels de prise en main à distance dépendront de plus en plus de l'IA (intelligence artificielle) et du machine learning pour automatiser le service client : l'IA est déjà exploitée pour communiquer avec les utilisateurs par le biais de chatbots automatisés. Compte tenu du fait que 68 % des petites entreprises adopteront une forme ou une autre d'IA au cours des prochaines années, il faut s'attendre à voir son rôle s'étendre au domaine des logiciels de prise en main à distance. L'IA interagira avec les clients pour diagnostiquer les symptômes des problèmes à résoudre, mais elle accédera aussi aux appareils distants pour résoudre les problèmes automatiquement et de façon plus efficace.
• Des travailleurs distants sont synonymes d'assistance à distance : les employeurs comme les employés sont de plus en plus conscients des avantages du travail à distance. C'est pourquoi, au cours des prochaines années, un nombre croissant d'entreprises de toutes tailles opteront pour un lieu de travail décentralisé, ce qui s'accompagnera de nouveaux défis pour le domaine de la prise en main à distance. Les entreprises doivent continuer à trouver des moyens fiables d'assister une main-d'œuvre mobile qui compte de plus en plus sur l'utilisation d'applications intégrées essentielles pour la mission.