Logiciels d'archivage

Un logiciel d'archivage fait partie d'une catégorie de solutions conçues pour aider les entreprises à conserver et à sécuriser les données inactives tout en les déplaçant du système de stockage primaire au système de stockage secondaire. La plupart des logiciels d'archivage sont basés sur le cloud et permettent de stocker de grandes quantités de données sur le long terme. Cette fonctionnalité peut s'avérer indispensable pour les entreprises en pleine croissance, car la quantité de données à stocker et à sécuriser est habituellement appelée à augmenter à mesure du développement de la société.

Grâce à l'utilisation d'un logiciel d'archivage, les entreprises peuvent stocker un grand nombre de documents, de courriels, d'anciennes pages de sites web, de contenus en ligne, etc. Ces archives peuvent contenir des données structurées et non structurées. En plus de contribuer au stockage à long terme de ces données et de les conserver pour d'éventuels besoins futurs de récupération, il peut également être utilisé pour libérer de l'espace sur le stockage principal, qui peut alors être réservé aux données les plus importantes pour les opérations quotidiennes.

Bien que les solutions d'archivage soient principalement utilisées par les entreprises, elles peuvent également l'être par des organismes caritatifs, des organisations à but non lucratif, des institutions académiques, des chercheurs, des scientifiques et des professionnels dans de nombreuses autres activités où la collecte et le stockage à long terme des données représentent une composante importante du poste en question.

L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises adoptent des logiciels d'archivage est qu'ils permettent de conserver et de sécuriser les données tout en respectant les réglementations et les politiques de conservation. Les fonctionnalités des logiciels d'archivage les placent souvent dans la même catégorie que les logiciels de sauvegarde et les solutions de gestion des données. Une autre catégorie de logiciels similaire est celle des logiciels de stockage des courriels. Ces solutions ont un objectif presque identique, bien qu'elles soient axées sur la conservation des communications par courriel et des données connexes.

Une fois les données archivées, le processus de récupération est généralement simple et peut être effectué à l'aide d'outils de recherche intégrés. Certaines des fonctionnalités des logiciels d'archivage de fichiers peuvent par ailleurs présenter des différences considérables. Néanmoins, la quasi-totalité des progiciels de ce type comporte des fonctions de base qui contribuent à les définir. De ce fait, la plupart des utilisateurs seront en mesure d'effectuer les actions suivantes :

• Déplacer les données qui ne sont actuellement pas utilisées vers un stockage secondaire et assurez-en la sécurité.
• Effectuer des recherches dans les archives pour trouver des fichiers spécifiques ou un contenu particulier.
• Établir différents niveaux d'autorisation et déterminer qui a accès aux fichiers et aux dossiers.
• Stocker plusieurs versions d'un même fichier ou document et passer d'une version à l'autre.
• Garantir la conformité aux réglementations sur les données et aux politiques de l'entreprise en matière de conservation des données.

Qu'est-ce qu'un logiciel d’archivage?

Un logiciel d'archivage est le nom donné à une solution qui peut être utilisée pour conserver des données inactives et les sécuriser en les transférant vers un autre système de stockage secondaire. Ce déplacement permet de conserver des données plus anciennes, qui pourraient être utiles à l'avenir, mais qui ne sont pas utilisées actuellement et qui ne devraient pas être nécessaires à brève échéance. Les fichiers ajoutés à une archive peuvent comprendre des documents, des courriels, des pages web et du contenu en ligne précédemment publié.

Grâce au logiciel, les données archivées peuvent être stockées et conservées en toute sécurité dans un référentiel auquel on peut accéder à tout moment. Des niveaux d'autorisation peuvent être établis de manière à ce que seules des personnes spécifiques au sein d'une entreprise aient accès aux archives. Des fichiers et dossiers individuels peuvent également se voir appliquer différents niveaux d'autorisation. Cela permet de répondre aux problèmes de conformité tout en préservant les informations confidentielles de toute intrusion.

La plupart des solutions d'archivage de premier plan intègrent une fonction de recherche, ce qui permet aux utilisateurs de trouver plus facilement les fichiers et dossiers spécifiques qu'ils recherchent, voire le contenu spécifique de ces fichiers. La grande majorité des solutions modernes sont basées sur le cloud. Il convient également de noter que les données peuvent être déplacées du stockage secondaire associé à l'archive vers le stockage primaire, ce qui signifie que les données archivées peuvent être reconverties en données actives ou exploitables.

Quels sont les avantages d'un logiciel d'archivage?

Les avantages de l'utilisation d'un système d'archivage peuvent varier considérablement, en fonction des besoins de l'utilisateur. Cependant, pour la plus grande majorité, ces avantages reposent sur la possibilité de transférer des données inactives du système de stockage principal vers un système secondaire tout en les conservant en sécurité et en les rendant accessibles pour une utilisation ultérieure. Toutefois, certains des avantages courants ou généralisés associés à l'acquisition d'un logiciel d'archivage de fichiers de haute qualité sont les suivants :

• Archivage sécurisé des données inactives : le principal avantage lié à l'utilisation de systèmes d'archivage électronique de données est peut-être la possibilité de stocker des données inactives dans un emplacement sécurisé. La plupart des solutions sont de type cloud, ce qui signifie que les données archivées sont stockées en toute sécurité sur des serveurs, mais d'autres solutions permettent de stocker les données archivées sur des dispositifs de stockage secondaires. Quoi qu'il en soit, elles sont retirées du système de stockage principal, ce qui permet une approche plus rationnelle de leur conservation et les données inactives restent accessibles si elles sont à nouveau exigées à l'avenir. De nombreuses solutions d'archivage permettent également de conserver différentes versions d'un même fichier au sein de l'archive. Cela signifie, par exemple, qu'il devient possible d'accéder aux anciennes versions d'une page web ou aux anciennes versions d'un document d'entreprise. La conservation de données inactives peut être justifiée pour diverses raisons, mais cette conservation de différentes versions peut également être avantageuse, car elle permet aux entreprises ou aux particuliers de revenir à une version antérieure des données en leur possession si cela s'avère souhaitable à l'avenir.
• Respect de la réglementation en matière de données : l'un des autres avantages majeurs de l'utilisation d'un logiciel d'archivage est la possibilité de conserver les données pendant de longues périodes, sans occuper des espaces de stockage dont on a grandement besoin, mais tout en respectant les réglementations et les politiques de l'entreprise. Par exemple, certaines données d'entreprise, comme les informations financières, doivent être conservées au minimum pendant une période donnée, pouvant aller jusqu'à plusieurs années. Cependant, une grande partie de ces données peuvent être inertes, ce qui signifie qu'elles ne sont pas utilisées ou nécessaires pour les opérations quotidiennes. L'archivage de ces données par le biais d'un progiciel permet à l'entreprise de rester entièrement conforme à l'obligation de conservation des données, mais aussi de libérer de l'espace sur le stockage principal. Ce même principe peut être appliqué aux données qui doivent être conservées conformément à la loi ou à celles qui doivent être conservées en vertu de la politique de l'entreprise.
• Amélioration des performances du système : la possibilité de déplacer d'anciennes données et des données inactives d'un support de stockage principal vers une zone de stockage secondaire peut avoir des avantages significatifs en termes d'amélioration des performances globales du système. Cela s'explique principalement par le fait que le stockage d'une quantité trop importante de données dans le stockage principal peut entraîner une surcharge, les systèmes informatiques risquant alors de fonctionner plus lentement. En revanche, réserver le stockage principal aux seules données actives peut contribuer à garantir un fonctionnement plus rapide des systèmes, tout en permettant de trouver plus rapidement et plus facilement les données actives nécessaires aux opérations quotidiennes. Les systèmes d'archivage permettent aux particuliers et aux entreprises de mettre au point un processus clair pour transférer les données dans les archives, afin de garantir la disponibilité permanente de l'espace de stockage principal.
• Accessibilité et récupération des données : en plus de permettre aux utilisateurs de stocker en toute sécurité des données inactives, de se conformer aux réglementations et d'optimiser les performances du système, l'un des principaux avantages de l'acquisition d'un logiciel d'archivage est la possibilité d'accéder aux données inactives chaque fois que cela est nécessaire. Bien que ces données soient retirées du stockage principal, elles restent faciles à trouver, en particulier lorsque le logiciel est doté d'outils de recherche intégrés performants.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel d'archivage?

Les fonctionnalités du logiciel d'archivage se concentrent sur le transfert des données inactives du stockage principal vers un stockage secondaire. Cette opération aboutit à la création d'une archive de données historiques ou inactives, accessibles ou restaurables à tout moment. Certaines fonctionnalités spécifiques peuvent varier d'une solution à l'autre, en fonction de facteurs tels que le public ou le secteur d'activité visé, tandis que certaines solutions sont axées sur des types de données spécifiques. Néanmoins, il existe également des fonctionnalités de base que l'on retrouve dans la grande majorité des solutions de ce type, ainsi que des fonctionnalités courantes que les acheteurs peuvent s'attendre à trouver dans la plupart des solutions. Les principales fonctionnalités de ces solutions sont les suivantes :

• Archivage et conservation des données : transférez les données inactives, inutilisées ou patrimoniales du stockage principal vers un stockage secondaire, afin de créer une archive de données. Le fait de transférer les données du système de stockage principal permet de libérer de l'espace et d'améliorer les performances du système, tout en désencombrant les périphériques de stockage et en facilitant le tri des données actives qui subsistent. Une fois les données ajoutées à l'archive, il est toujours possible d'y accéder, de les visualiser, de les modifier ou même de les restaurer sur les périphériques de stockage principaux, le cas échéant. Les meilleures solutions comprennent diverses options de sécurité intégrées, permettant aux entreprises et aux particuliers de protéger leurs données archivées contre les risques de cybercriminalité. À terme, cela aboutit à la création d'une base de données d'archives sécurisée et fiable. Un logiciel d'archivage de qualité fournira également des outils et des options pour renommer les fichiers, ainsi que pour trier les données archivées dans des dossiers ou des catégories logiques.
• Recherche plein texte : parcourez l'ensemble d'une archive, en utilisant la fonctionnalité de recherche plein texte (aussi appelée recherche en texte intégral), afin de trouver rapidement et aisément des informations spécifiques. Les meilleurs logiciels offrent aux utilisateurs la possibilité de saisir des chaînes de texte et de trouver dans le référentiel les données qui correspondent à cette chaîne. Parallèlement à la recherche de noms de fichiers, il est possible de rechercher des chaînes de texte spécifiques dans des documents ou des courriels. Cela peut s'avérer particulièrement utile dans les situations où des informations très précises doivent être identifiées. Certaines solutions permettent également d'attribuer des mots-clés ou des catégories aux fichiers, ce qui peut contribuer à renforcer l'efficacité de la fonction de recherche. Dans le même temps, les améliorations constantes apportées à la technologie de conversion de la parole en texte ont également rendu possible la recherche d'informations archivées à l'aide de commandes vocales.
• Gestion de la conservation des données : définissez des politiques ou des règles de conservation des données afin que les informations pertinentes soient transférées vers l'emplacement de stockage secondaire associé au logiciel d'archivage. Grâce à une gestion minutieuse de la rétention des données, les utilisateurs peuvent déterminer précisément quelles données doivent être archivées ou bien conservées dans le système de stockage principal. L'établissement de règles et de politiques confère à ce processus un degré de standardisation, tout en offrant la possibilité d'automatiser un grand nombre des tâches associées. Lorsque certaines de ces tâches d'archivage peuvent être automatisées, les employés peuvent consacrer plus de temps aux tâches les plus complexes, ce qui améliore la productivité globale.
• Contrôle des accès/autorisations : définissez différents niveaux d'autorisation et contrôlez qui a accès aux différents fichiers et dossiers de l'archive. Dans la plupart des cas, les autorisations peuvent être gérées au cas par cas, ce qui signifie que des employés spécifiques peuvent se voir accorder ou refuser l'accès, en fonction de la nature de leur travail ou de circonstances particulières. Les autorisations peuvent être définies plus globalement, de sorte que tous les membres d'un service puissent y avoir accès ou que les responsables et les cadres supérieurs puissent y accéder, tandis que les autres employés ne peuvent y accéder. Les solutions les plus performantes peuvent aller plus loin, en permettant à certains fichiers des archives d'être accessibles en lecture seule à certains utilisateurs, mais de pouvoir être modifiés par d'autres. Les contrôles d'accès et les autorisations peuvent être utilisés pour limiter l'accès à ceux qui en ont besoin et empêcher que les informations les plus sensibles ou les plus confidentielles contenues dans les archives ne soient consultées par des intrus.
• Gestion de la conformité : supervisez les informations relatives à la conformité et définissez des règles ou des paramètres clairs afin que le processus d'archivage des données n'enfreigne pas la législation ou les politiques de l'entreprise. Grâce aux fonctions de gestion de la conformité des logiciels d'archivage, les utilisateurs peuvent établir précisément quels types de données doivent être archivés et lesquels ne doivent pas l'être. Il peut également être possible de définir des règles, afin que les données archivées soient supprimées après une certaine période, ce qui peut aider les entreprises à se conformer aux règles de protection des données. Certaines des procédures visant à garantir le respect des règles et règlements peuvent être automatisées, tandis que les solutions haut de gamme peuvent également offrir des options d'intégration avec des logiciels de conformité spécialisés, permettant aux utilisateurs de suivre les problèmes dans ce domaine et de les résoudre rapidement.
• Contrôle et récupération de diverses versions : stockez et accédez à différentes versions d'un même fichier, pour un contrôle complet des versions des données archivées. Cette possibilité d'accéder aux versions antérieures d'un fichier permet de restaurer, à la demande, d'anciennes pages web ou d'anciennes versions de documents commerciaux. Outre cette possibilité de restaurer différentes versions d'un fichier, un logiciel d'archivage doté de fonctions de contrôle de version performantes permettra également aux utilisateurs de visualiser toutes les révisions ou modifications apportées aux données au fil du temps. Cela peut améliorer la transparence au sein d'une entreprise et aider les utilisateurs à comprendre la provenance de la version actuelle d'un fichier particulier. Lorsqu'ils consultent le répertoire des logiciels d'archivage de Capterra, les acheteurs peuvent trier toutes les options disponibles en fonction des fonctionnalités offertes. Ainsi, la liste des logiciels peut être réduite et le processus de recherche peut commencer en se concentrant spécifiquement sur les solutions qui sont les plus susceptibles d'être adaptées. Les entreprises et autres acheteurs peuvent ainsi éviter de perdre du temps à étudier des options qui ne contiennent pas les fonctions essentielles dont ils ont besoin.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel d'archivage?

Lors de l'achat d'un système d'archivage, les acheteurs doivent tenir compte de plusieurs éléments clés. Cette démarche est particulièrement importante pour réduire les options disponibles à la solution la plus adaptée aux besoins spécifiques de l'acheteur. Pour ce faire, il convient de répondre à une série de questions qui peuvent aider à cibler les recherches. Le fait de devoir étudier ces questions et d'y apporter des réponses permet en outre de définir plus clairement la solution idéale. Voici quelques exemples de questions à aborder :

• Combien coûte un logiciel d'archivage? Avant d'acheter une application d'archivage, il est essentiel de prendre en considération son coût, mais cette réflexion doit être plus approfondie que le simple montant initial du logiciel. La plupart des solutions d'archivage actuelles sont basées sur le cloud et sont distribuées selon le principe du SaaS, ce qui implique le paiement de frais d'abonnement récurrents. Dans les cas où le logiciel n'est pas dans le cloud, le prix initial d'acquisition de la licence du logiciel ne constitue pas la totalité de la somme à payer et les acheteurs devront également tenir compte du coût de la mise en place du logiciel et du stockage des données pertinentes. Mais au-delà de ces facteurs, différents frais annexes ou non anticipés peuvent se présenter. Les sociétés doivent, entre autres, déterminer le coût de la formation des employés à l'utilisation efficace de l'application d'archivage, ainsi que les coûts liés à l'accès aux mises à jour des logiciels ou à l'obtention d'une assistance. Les acheteurs doivent donc adopter une approche globale pour aborder la question du coût et il vaut la peine de prendre le temps d'analyser le coût total anticipé de possession et d'utilisation continue.
• L'archivage des données est-il conforme aux lois? Si les solutions d'archivage peuvent jouer un rôle en facilitant le respect des réglementations et des politiques de l'entreprise, il est également essentiel que les acheteurs prennent en compte les questions de conformité qui se rapportent à l'archivage des données. En outre, les données des clients doivent être sécurisées afin de minimiser les risques qu'elles tombent entre les mains de pirates informatiques et d'autres cybercriminels. Compte tenu de ce qui précède, il est judicieux de prospecter les différentes options disponibles et de rechercher celles qui ont été conçues en tenant compte de ces problématiques de conformité.
• Quelle est la meilleure méthode de déploiement? En général, avec ces logiciels, vous avez le choix entre deux options principales de déploiement. Le déploiement sur site est l'approche que la plupart des acheteurs connaissent. L'utilisateur achète une licence, puis installe le logiciel, tout en assumant la responsabilité du stockage des données et de la cybersécurité. La seconde option est une approche reposant sur l'informatique dématérialisée, le déploiement s'effectuant à distance, à l'aide de la technologie cloud. Un fournisseur de services tiers est responsable du déploiement effectif du logiciel, de sa mise à jour, du stockage des données pertinentes et de la mise en œuvre des mesures de sécurité, en contrepartie l'utilisateur paie généralement un abonnement périodique en échange de l'accès à ce service. Si ce choix est simple pour de nombreux progiciels, la majorité des logiciels d'archivage modernes sont des outils dématérialisés. En effet, ils offrent aux utilisateurs un accès à distance, tandis que le stockage peut être facilement augmenté ou réduit, en fonction de l'espace de besoin requis. Les logiciels cloud ont également des coûts initiaux extrêmement bas et les coûts à long terme sont prévisibles, car ils se composent généralement uniquement de frais d'abonnement convenus. Par ailleurs, le déploiement sur site présente encore certains avantages, notamment un contrôle accru, la possibilité pour l'utilisateur de mettre en œuvre ses propres mesures de sécurité et le fait de ne pas avoir à payer de frais d'abonnement à long terme. La plupart des acheteurs devraient opter pour la formule de l'informatique dématérialisée pour les logiciels de cette catégorie, mais il convient de prendre en compte les avantages et les inconvénients.
• Quels types d'archivage sont pris en charge? Les acheteurs doivent également prendre en compte les types d'archivage proposés par les différentes solutions du marché et les comparer à leurs besoins. Il faut notamment noter que certains logiciels d'archivage sont destinés à réaliser un type d'archivage très spécifique, par exemple le stockage de courriels, tandis que d'autres solutions sont plus polyvalentes. Certaines solutions ne sont capables d'archiver que des fichiers d'un format spécifique, mais d'autres options peuvent archiver toutes les données, quel que soit leur format. Les meilleures solutions peuvent traiter à la fois les données structurées et non structurées, alors que certaines ne peuvent traiter qu'un seul type de données. En comprenant ces différences, les acheteurs peuvent plus facilement trouver la solution qui leur convient.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels d'archivage?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels d'archivage doivent également être analysées avec soin avant de prendre une décision d'achat. Les acheteurs doivent avoir la garantie que le logiciel qu'ils acquièrent est à la pointe des dernières technologies et qu'il a été conçu et développé en tenant compte des dernières tendances. Ainsi, il ne sera pas une solution à court terme, mais restera fonctionnel dans les années à venir. Certaines des tendances les plus importantes liées aux applications d'archivage et à la conservation des données statiques sont présentées ci-dessous :

• Augmentation de la demande de solutions accessibles depuis des appareils mobiles : une tendance majeure qui se retrouve pour presque tous les types de solutions logicielles est la demande croissante de solutions accessibles depuis des appareils mobiles et d'accès à distance en général. Pour beaucoup, l'époque où les entreprises opéraient dans des bureaux individuels est révolue et comme les entreprises continuent à adopter des concepts tels que le travail à distance et le travail hybride, la demande d'accès aux logiciels en mobilité ne peut que croître. En ce qui concerne les logiciels d'archivage, certaines solutions peuvent fournir une application mobile dédiée, tandis que d'autres offrent un accès via des navigateurs Web mobiles et la technologie cloud. Quoi qu'il en soit, les acheteurs qui doivent privilégier l'accessibilité aux appareils mobiles doivent prendre le temps d'étudier soigneusement les options disponibles et de choisir une solution accessible depuis un appareil mobile, ainsi qu'une solution entièrement optimisée pour une utilisation sur des smartphones ou des tablettes à écran tactile de petite taille.
• Besoins avancés en matière de gestion des données : les entreprises modernes traitent plus de données qu'à n'importe quel autre moment de l'histoire, de sorte qu'elles peuvent avoir des besoins beaucoup plus avancés en matière de gestion des données, auxquels les solutions d'archivage doivent répondre. Selon la nature de l'entreprise, ces besoins précis peuvent varier. Certaines sociétés recherchent de plus en plus des options de stockage qui garantissent l'inaltérabilité des données et leur horodatage complet, avec des caractéristiques similaires à celles de la technologie blockchain. D'autres entreprises, en revanche, peuvent avoir besoin de capacités avancées d'édition de données ou de la nécessité de pouvoir traiter de grandes quantités de données.
• Multiplication des attaques par rançongiciels : enfin, l'une des plus grandes menaces de cybersécurité auxquelles les entreprises et les particuliers sont confrontés lorsqu'ils stockent de grandes quantités de données est le problème croissant des attaques par logiciel rançonneur. Les cyber-attaques sont nombreuses peuvent aussi menacer l'existence des données, surtout lorsque toutes les données de l'entreprise sont stockées sur un même site. Ce constat plaide en faveur de l'adoption d'une solution d'archivage dans le cloud. Hormis les avantages du stockage dans le cloud hors site, les entreprises peuvent également tirer parti de l'expertise de tiers en matière de cybersécurité.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• 1. Les impressions des consommateurs sur la protection des données personnelles au Canada - Blogue Capterra Canada (Date de consultation : mercredi 8 juin 2022)