Logiciels de surveillance des employés

Un logiciel de surveillance des employés est un outil utilisé par les entreprises pour observer et contrôler les activités de leurs employés dans le cadre de leur travail. Cela peut inclure les activités en ligne, les déplacements, les logiciels auxquels ils accèdent, les locaux dans lesquels ils évoluent et le matériel qu'ils utilisent. Le contrôle de ces activités permet aux employeurs de veiller à ce que les employés suivent les instructions et à ce que les ressources de l'entreprise soient utilisées de manière adéquate, sûre et efficace.

La surveillance des employés est présente dans le monde professionnel depuis un certain temps. Selon une enquête de Capterra, les activités les plus surveillées sur le lieu de travail sont la présence et la gestion du temps. Ces dernières années, 47 % des entreprises canadiennes qui surveillent leurs employés ont remarqué une amélioration de la productivité.

Les logiciels de surveillance des employés sont souvent fournis avec des rapports téléchargeables (carte de pointage, mesures de performance qui accompagnent les rapports de disponibilité des postes de travail, les formulaires et les listes de contrôle personnalisées sur un tableau de bord central). Les responsables peuvent utiliser ces données pour planifier les quarts de travail, faire correspondre les heures de travail aux emplacements GPS, suivre le temps passé sur chaque projet, estimer les coûts des projets, générer des factures, calculer les heures supplémentaires, planifier les congés et stocker les informations de contact. À ce titre, ce type d'outil peut ressembler aux systèmes de pointage et aux logiciels de télétravail.

Les logiciels de surveillance des employés peuvent également effectuer des tâches de surveillance informatique pour les travailleurs sur site et télétravailleurs à des fins de sécurité. Ils peuvent aider à identifier les activités suspectes, à détecter les menaces pour la sécurité, à optimiser la productivité, à prévenir la perte de données et à assurer la conformité réglementaire. Certains opèrent avec des connexions de bureau à distance pour accéder aux postes de travail et aux serveurs, en recueillant des données de connexion et de capture d'écran en temps réel. Grâce à des alertes et des journaux en temps réel, ces outils permettent aux administrateurs d'envoyer des avertissements ou de verrouiller les utilisateurs pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité de l'entreprise.

Aussi perfectionné que soit le logiciel, il doit répondre à certains critères de base pour servir d'outil de surveillance des employés. Voici certaines des capacités de base d'un logiciel de surveillance des employés :

• Contrôler et enregistrer les activités en ligne et hors ligne des employés pendant leur service.
• Obtenir un accès à distance aux outils matériels et logiciels de l'entreprise.
• Enregistrer l'historique de navigation, l'activité sur l'écran et les saisies au clavier.
• Suivre les phases d'activité et d'inactivité des employés.
• Surveiller l'utilisation par les employés des outils de messagerie, de chat et de transfert de données.
• Envoyer des alertes, des rappels et des notifications en cas d'activités non autorisées, suspectes ou inadéquates.

Qu'est-ce qu'un logiciel de surveillance des employés?

Un logiciel de surveillance des employés est un outil qui permet aux entreprises de connaître l'emplacement, les activités et les habitudes d'utilisation du matériel de leurs employés. Son objectif est d'aider les travailleurs à respecter les règles, en veillant à ce que les ressources et les données de l'entreprise soient utilisées de manière appropriée. Les employeurs et les autres parties prenantes peuvent ainsi envisager l'avenir avec sérénité, car ils sont tenus au courant des violations de la sécurité et des baisses de productivité.

Le logiciel fonctionne généralement en arrière-plan, en surveillant en permanence les activités en ligne et hors ligne, en observant comment les travailleurs passent leur temps et en partageant les données recueillies avec le personnel des ressources humaines, les cadres supérieurs et les superviseurs. Il peut s'agir de captures d'écran, de données relatives à l'utilisation des applications, de chronométrage par GPS, de rapports sur l'historique du navigateur et d'autres informations essentielles qui sont intégrées aux évaluations de la productivité des travailleurs individuels et des groupes. Grâce aux rapports de cartes de pointage, aux listes de contrôle, aux formulaires et aux autres documents qui se mettent à jour en temps réel, les superviseurs peuvent télécharger et partager ces données instantanément, planifier les quarts de travail de manière plus adéquate, simplifier la communication avec les travailleurs et gérer diverses autres tâches quotidiennes.

Les outils de surveillance des employés peuvent également s'intégrer à des applications pour permettre le suivi de l'utilisation de logiciels de collaboration, d'applications de chat vidéo, de systèmes de traitement des paiements et d'autres outils. Ces données peuvent ensuite être interprétées, comparées aux références de l'entreprise et aux données historiques et analysées pour générer des indicateurs de présence et de productivité. Elles peuvent être intégrées aux évaluations de performance, aux rapports de productivité, aux projets de satisfaction du personnel et à des procédures d'entreprise plus générales. Elles peuvent également mettre en évidence les habitudes de travail, les problèmes liés à la culture d'entreprise et les domaines sur lesquels les responsables des ressources humaines doivent se pencher.

Ces logiciels recueillent également les données relatives aux activités de connexion et à l'utilisation de chaque poste de travail et serveur de l'entreprise, à l'intérieur comme à l'extérieur des locaux. Ils prennent en compte le télétravail dans leurs rapports d'activité et mettent les données à jour en permanence. Grâce à cet outil, les administrateurs informatiques peuvent surveiller la durée de fonctionnement des ordinateurs, identifier les activités suspectes, bloquer les utilisateurs et prévenir les pertes de données. Grâce au contrôle du bureau à distance, ils peuvent répondre aux alertes de violation, vérifier les journaux et restreindre l'accès aux données sensibles. Via les logiciels de surveillance, les entreprises peuvent mieux gérer leur sécurité, leur temps et leurs ressources pour optimiser leur productivité.

En fonction du type de logiciel de surveillance des employés, celui-ci peut être déployé sur site, dans le cloud ou externalisé auprès d'un fournisseur de services d'infogérance de confiance. La première option s'accompagne de coûts d'installation et de maintenance, tandis que les deux autres transfèrent ces coûts au fournisseur de services d'infogérance ou SaaS.

Quels sont les avantages d'un logiciel de surveillance des employés?

Les avantages des logiciels de surveillance des employés sont principalement liés à la manière dont ils rationalisent les activités de back-office et réduisent la redondance des tâches. Mais il existe de nombreux autres avantages à utiliser un tel logiciel, notamment :

• Meilleure productivité : les employés peuvent être davantage motivés en sachant que leur activité est suivie à des fins de contrôle de la productivité. Grâce aux technologies de machine learning et à des référentiels prédéterminés, les superviseurs peuvent visualiser la quantité de travail effectuée directement depuis leur tableau de bord, évaluer la productivité, repérer les distractions et faire correspondre ces baisses temporaires avec les captures d'écran des travailleurs. Les travailleurs, conscients de ces mesures, sont plus susceptibles de ne pas remettre à plus tard leur travail et de ne pas l'interrompre trop longtemps.
• Gestion transparente des projets : les logiciels de suivi permettent également aux superviseurs de visualiser les progrès des travailleurs sur des projets individuels. Grâce à ces informations, qui constituent un référentiel unique pour tous les responsables des différents services, ils peuvent attribuer de nouvelles tâches et hiérarchiser les tâches existantes, remplacer des travailleurs, regrouper des équipes, réaffecter des ressources et repenser les échéances des projets. Les données de suivi du temps peuvent également être téléchargées, partagées avec les responsables et les clients ou transmises directement à des outils de gestion de projet et autres outils via une API.
• Meilleure appréciation des performances : grâce à un suivi automatisé et transparent des présences et de la gestion du temps, les responsables peuvent acquérir des informations détaillées sur les performances des employés. Ils peuvent ensuite utiliser ces informations pour prendre des décisions susceptibles d'améliorer leurs performances et leur bien-être. Celles-ci peuvent porter sur les congés, les avantages sociaux et les activités de renforcement de l'esprit d'équipe. Ces informations peuvent également éclairer les décisions de relève, de licenciement et de promotion.
• Davantage de responsabilisation : si l'employeur soupçonne un comportement suspect, il peut utiliser un logiciel de surveillance des ordinateurs des employés pour recueillir des preuves avant de confronter les travailleurs concernés. Les activités illégales peuvent comprendre la divulgation de données, le vol, le détournement de fonds et l'utilisation abusive de l'ordinateur. Cette dernière comprend le piratage, la copie non autorisée de données, l'utilisation abusive des salons de discussion, l'usurpation d'identité et les attaques par virus, qui sont des activités interdites et passibles de sanctions en vertu de la loi sur l'utilisation abusive des ordinateurs. Le fait d'informer les travailleurs qu'ils sont surveillés peut contribuer à prévenir ces activités, mais les employeurs peuvent se sentir plus en sécurité en sachant qu'ils peuvent recueillir des preuves à l'appui de leurs revendications en cas de litige.
• Davantage de transparence : un logiciel de surveillance des ordinateurs des employés garantit la transparence et la conformité au sein de la société. Une surveillance non invasive est préférable, mais les travailleurs peuvent aussi être informés automatiquement que leurs communications par e-mail, chat vidéo et applications de messagerie instantanée sont enregistrées. Ils savent également que l'historique de leur navigateur, leur activité sur les réseaux sociaux, les transferts de fichiers et les modifications de documents sont enregistrés, souvent à l'aide de caméras de vidéosurveillance placées sur l'écran de leur ordinateur ou dans des zones communes.
• Davantage de sécurité : les logiciels de surveillance des employés génèrent des rapports et des alertes exploitables, ce qui aide les administrateurs informatiques et le personnel de sécurité à prévenir les incidents et à y répondre. Ils leur permettent également de se concentrer sur les personnes et les appareils à haut risque, de protéger les ressources de leur entreprise et de décider du type de cybersécurité nécessaire, comme le cryptage ECC et le brouillage au niveau du serveur.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de surveillance des employés?

Les fonctionnalités d'un logiciel de surveillance des employés sont rendues possibles aujourd'hui par des technologies avancées comme le suivi GPS, le machine learning, la reconnaissance vocale et l'OCR. Certains développeurs se permettent même de mettre au point des versions en marque blanche de leurs outils. Mais les outils de surveillance des employés n'ont pas besoin de contenir des fonctionnalités avancées ou des personnalisations pour être utiles à une entreprise. Voici les fonctionnalités de base d'un logiciel de surveillance des employés :

• Suivi des activités : visualisez comment les employés utilisent leurs appareils en temps réel. Cette fonctionnalité est utile aux entreprises dont les équipes sont décentralisées et où les responsables se connectent à distance pour contrôler le personnel. Les superviseurs qui ne peuvent pas rester en ligne toute la journée peuvent se connecter périodiquement ou lorsqu'ils sont sollicités par des alertes et des notifications déclenchées par une activité suspecte.
• Surveillance des courriels : conservez un enregistrement des communications des employés provenant de leur courriel professionnel. Un logiciel de surveillance peut aider à stocker ces messages pour consultation ultérieure, en les archivant, ainsi que tous les documents joints, pendant une durée déterminée, conformément aux exigences relatives aux déclarations fiscales, aux données confidentielles et aux préférences de l'employeur. Les données sauvegardées peuvent également être utilisées dans le cadre de formations et d'améliorations des procédures.
• Suivi du temps : suivez et enregistrez le temps que les employés passent sur des projets, des applications ou des sites web spécifiques. Grâce à des mises à jour en temps réel, les outils de gestion du personnel peuvent aider les responsables à visualiser le temps passé par un employé sur des applications, des sites web et des projets alors que la tâche est encore en cours, afin qu'ils puissent prendre des mesures immédiates pour remédier aux insuffisances de l'activité ou à une mauvaise utilisation du temps. Dans la mesure où l'outil fait correspondre chaque tranche de temps à des projets et des tâches spécifiques, il permet aux superviseurs de calculer les coûts des projets sur la base de taux horaires. Cela permet ainsi de générer des rapports et des factures pour les clients.
• Gestion des présences : suivez la présence et la participation des employés aux projets, aux réunions ou aux activités en ligne. Le logiciel de surveillance des employés peut être utilisé pour un suivi tant physique que virtuel. En liaison avec les logiciels de gestion des visiteurs, les outils de salle de réunion et les bâtiments intelligents, un système de surveillance peut aider à confirmer la localisation d'un employé via le GPS et la technologie IdO (Internet des objets), confirmant aux superviseurs qu'ils ont atteint leurs objectifs de présence.
• Gestion de la charge de travail : surveillez le temps passé sur les projets et les appareils pour optimiser les charges de travail, divers programmes et applications. Conformément aux directives gouvernementales, les travailleurs ont droit à différents types de pauses au travail, qu'ils travaillent dans un bureau, dans une usine ou en plein air. Les logiciels de surveillance des employés peuvent aider les responsables à faire respecter ces règles afin que la charge de travail ne devienne pas trop difficile à assumer pour les employés. Le logiciel peut également aider à planifier et à programmer les vacances et les congés des employés, à calculer le paiement des heures supplémentaires et à stocker les coordonnées des travailleurs temporaires prêts à intervenir en période de pointe.
• Surveillance du temps d'inactivité : surveillez les moments et les durées pendant lesquels les travailleurs sont absents de leur poste de travail. Les logiciels de surveillance des employés peuvent aider à déterminer non seulement quand un employé quitte son poste, mais aussi quand il est inactif lors de l'utilisation de son poste. Ces logiciels peuvent également mettre en évidence les moments spécifiques de la journée où les travailleurs sont affectés par la fatigue, les distractions ou d'autres problèmes, ce qui aide les responsables à traiter ces situations et à stimuler la motivation.
• Enregistrement de l'activité à l'écran : enregistrez et stockez des séquences visuelles provenant des écrans des employés. Qu'il s'agisse d'un enregistrement vidéo continu, de captures d'écran régulières ou de captures d'écran aléatoires, le logiciel de surveillance des ordinateurs des employés peut capturer ces informations et les stocker pour une consultation ultérieure ou une action immédiate.
• Enregistrement des saisies au clavier : conservez un enregistrement de la saisie des travailleurs sur leur poste de travail. Ce type de surveillance peut être considéré comme invasif, mais peut s'avérer particulièrement utile dans des domaines tels que l'éducation, la police, le journalisme, le service client et le divertissement, où les employés de back-office ayant accès à des informations sensibles doivent effectuer des saisies difficiles en respectant des délais très serrés.
• Analyse de la productivité : générez des rapports de productivité pour les travailleurs individuels, les groupes et les services. Grâce aux outils de surveillance des employés, les responsables ont accès à des rapports complets sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Cela permet de comparer la production dans le temps et entre les projets ou les services et de déterminer comment distribuer au mieux les ressources.
• Analyse des performances : générez des analyses de performance pour les travailleurs, les équipes et les services. La surveillance des employés permet aux responsables de suivre les progrès des employés au fil du temps, de détecter les changements dans leur style de travail et d'identifier les tendances de leurs performances. Ces données peuvent être utilisées dans les bilans de performance, les programmes de récompense et l'allocation des ressources s'il s'avère que l'équipement du travailleur affecte ses performances. Les plateformes de surveillance des employés sont dotées de toutes ces fonctionnalités de base, même si elles sont proposées à différents tarifs et utilisent différentes technologies. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités standard et avancées, nos lecteurs sont invités à parcourir le répertoire des logiciels Capterra, où des filtres et des comparaisons peuvent permettre de cibler un outil correspondant parfaitement à leurs besoins.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de surveillance des employés?

Lors de l'achat d'un logiciel de surveillance des employés, les utilisateurs peuvent être confrontés à des décisions difficiles. En supposant que l'utilisation d'un outil de surveillance des employés n'entre pas en conflit avec la culture d'entreprise, les utilisateurs devraient se poser ces quatre questions fondamentales avant de choisir un outil de surveillance des employés :

• Dans quel contexte juridique l'utilisation d'un outil de surveillance des employés s'inscrit-elle? Au Canada, la surveillance des employés est légale et fait partie d'une culture plus large de surveillance de masse. Toutefois, cette pratique est réglementée. Depuis 2022, une loi en Ontario oblige les employeurs à informer leurs travailleurs s’ils font l’objet d’une surveillance électronique. Le Québec, l’Alberta et la Colombie-Britannique exigent quant à eux que les employeurs révèlent s’ils colligent des données, en vertu de leurs lois sur les renseignements personnels. En outre, la surveillance audio et vidéo secrète est interdite dans les zones que les travailleurs considèrent comme privées, telles que les toilettes et les bureaux privés et ne doit être utilisée que lors des enquêtes et dans le cadre de celles-ci.
• L'outil de surveillance des employés suscite-t-il des inquiétudes quant à la sécurité des employés? De nos jours, les gens s'inquiètent à juste titre de la manière dont leurs données sont utilisées et notamment leurs données biométriques. Ces données comprennent les signatures, les empreintes digitales, la voix, le visage, l'iris, les mouvements et l'ADN. Selon un article du blogue Capterra intitulé “Les impressions des consommateurs sur la protection des données personnelles au Canada”, les gens sont de plus en plus préoccupés par la sécurité de leurs données depuis la pandémie. Les entreprises qui envisagent d'utiliser des outils de surveillance des employés doivent répondre à ces préoccupations et apaiser les craintes de leurs employés avant de procéder à la mise en œuvre.
• Le système de surveillance des employés prend-il en charge les fonctions d'accès et de remontée des informations? Il est essentiel de déléguer les tâches et les privilèges de surveillance des employés aux personnes appropriées. Désigner des personnes fiables pour gérer rapidement tous les aspects de l'incident, de la détection au blâme des ressources humaines, voire à l'intervention de la police, minimise les complications ultérieures.
• Comment le système de surveillance des employés affectera-t-il la communication avec le personnel? L'utilisation du système de surveillance des employés peut amener le personnel à modifier son comportement et la façon dont il interagit avec les autres. Ainsi, lorsque vous informez les employés qu'ils sont sous surveillance, il est essentiel de préciser dans quelle mesure leur communication est surveillée, sans entrer dans trop de détails. De préférence, les employeurs devraient rédiger une politique à laquelle les travailleurs peuvent accéder à tout moment et s'efforcer d'obtenir un consentement de tous avant de mettre en œuvre le logiciel.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de surveillance des employés?

Les principales tendances en matière de logiciels de surveillance des employés découlent des nouvelles attentes liées aux modes de vie, aux formations et à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Inimaginables il y a quelques décennies, ces tendances étaient probablement le signe avant-coureur de changements sociétaux encore plus importants. Les responsables de programmes et les entreprises qui cherchent à se préparer à l'avenir feraient bien d'envisager ces nouvelles tendances en matière de mentorat :

• Le télétravail n'est plus un privilège : le télétravail fait aujourd'hui pleinement partie du quotidien et de plus en plus d'employeurs adaptent leur suivi à cette part croissante de leur effectif. Mais la surveillance des personnes à leur domicile a ses limites et les entreprises qui choisissent de suivre cette voie doivent être sensibles aux besoins et aux attentes croissants des télétravailleurs, qui peuvent inclure des choses comme les "pauses à distance" ou des moments familiaux spontanés où la surveillance doit être interdite.
• Personnalisation des données : les données des employés sont très précieuses. Plutôt que de les vendre ou de les utiliser à mauvais escient, les entreprises devraient les utiliser pour personnaliser et optimiser l'expérience professionnelle de leurs employés. Qu'il s'agisse de réaménager leurs postes de travail, de proposer de nouvelles options de mise en page pour leurs logiciels, de créer des ambiances lumineuses personnalisées ou de les laisser mettre en place de nouveaux flux de travail, un outil de surveillance des employés stockant des données peut être une passerelle vers un environnement de travail plus inclusif et plus confortable.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• 1. Logiciel de surveillance des employés - Capterra (Date de consultation : dimanche 26 juin 2022)
• 2. Surveillance au travail : qu’en pensent les Canadiens? - Blogue Capterra (Date de consultation : jeudi 9 juin 2022)
• 3. La protection des renseignements personnels au travail - Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Date de consultation : mardi 28 juin 2022)
• 4. Votre patron vous surveille-t-il? L’Ontario oblige les employeurs à le dire - Radio Canada (Date de consultation : samedi 28 octobre 2022)
• 5. The Employment Practices Code (Le code des pratiques professionnelles) - Information Commissioner's Office (Date de consultation : mardi 28 juin 2022)
• 6. Les impressions des consommateurs sur la protection des données personnelles au Canada - Blogue Capterra (Date de consultation : lundi 27 juin 2022)