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Logiciels de réservation de salles

Les systèmes de réservation de salles de réunion sont essentiels dans les environnements de bureau et pour les organisateurs d'événements, car ils permettent d'allouer de l'espace et des ressources à des événements et réunions à venir. Les fonctionnalités les plus courantes comprennent la planification des installations, des rapports et statistiques ainsi que la gestion d'emplacements multiples. Pour ne comparer que les logiciels de réservation de salle gratuits, utilisez le menu de filtres à votre disposition.

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Une plateforme pour aider à gérer un retour au bureau, un lieu de travail hybride, des salles de réunion et pour comprendre comment le lieu de travail est utilisé. En savoir plus sur Robin
Logiciel de gestion de l'expérience de travail pour vous aider à gérer et à optimiser les salles de conférence dans votre bureau. Robin est la première plateforme de travail qui donne la priorité aux gens plutôt qu'aux lieux. Utilisé par des entreprises de toutes tailles pour gérer avec succès le travail hybride, Robin planifie aujourd'hui les réunions, les bureaux et les personnes dans des milliers de bureaux à travers le monde. Robin permet aux personnes de choisir comment et où elles travaillent tout en fournissant aux organisations les outils et les informations nécessaires pour réussir. En savoir plus sur Robin

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Réservez rapidement des salles depuis tout type d'appareil. Réduisez le taux de non-présentation. Optimisez l'espace. OfficeSpace facilite la réservation de salles pour vous et vos employés. En savoir plus sur OfficeSpace
Réservez des salles rapidement. Réduisez le taux de non-présentation. Optimisez la disponibilité. Pour faciliter la réservation de vos salles, OfficeSpace s'intègre à votre agenda et à vos mises à jour de disponibilités en temps réel. Vous pouvez consulter les fonctionnalités disponibles pour chaque salle et les réserver depuis tout type d'appareil. Grâce à sa suite d'outils puissants visant à vous permettre de gérer chaque aspect de votre lieu de travail, OfficeSpace représente tout ce dont vous avez besoin pour simplifier la réservation de vos salles et offrir aux employés un environnement de travail idéal. Réservez une démonstration et découvrez pourquoi les entreprises aiment OfficeSpace. En savoir plus sur OfficeSpace

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Gestion des réservations de bureaux et de salles de réunion dans un portail simple et une application mobile. Configuration rapide et intégration facile. En savoir plus sur Clearooms
La gestion des salles de réunion dans Clearooms vous offre une réservation de salle incroyablement riche en fonctionnalités qui peut être gérée via l'application ou sur des consoles murales. L'intégration à Office 365/Active Directory ou G-Suite offre à toute votre équipe une visibilité et un contrôle clairs de vos salles de réunion et permet aux utilisateurs qui se trouvent sur des systèmes distincts de réserver des salles de réunion partagées. L'intégration s'effectue via un compte de service sécurisé sur votre compte Microsoft ou GSuite, offrant une tranquillité d'esprit aux équipes informatiques et de conformité. En savoir plus sur Clearooms

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Solutions de réservation de bureau et de salle, d'affichage dynamique et de gestion des visiteurs. De la simple réservation d'une salle à la mise en place d'un système de travail hybride, tout est facilement réalisable. En savoir plus sur YAROOMS
YAROOMS est une suite logicielle hybride pour les espaces de travail qui comprend des solutions de réservation de salles, de réservation de bureaux, de planification du travail, d'affichage dynamique et de gestion des visiteurs. En mettant l'accent sur la facilité d'utilisation et l'efficacité, les solutions YAROOMS sont adaptées à toutes les tailles et tous les besoins des entreprises. De la simple réservation d'une salle à la mise en place d'un système de travail hybride complet, tout est facilement réalisable. Les clients font état d'économies importantes sur les coûts immobiliers et en termes de temps travaillé, tout en améliorant l'efficacité de la planification et la satisfaction des employés. En savoir plus sur YAROOMS

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Ce logiciel de réservation de salle de réunion est à la fois flexible et facile à utiliser. Excellent rapport qualité-prix et mise en œuvre rapide. S'intègre à Outlook. En savoir plus sur Smartway2
Ce logiciel de réservation de salle de réunion est à la fois flexible et facile à utiliser. Intégration transparente à Outlook, Microsoft Teams et bien d'autres solutions. Stimulez la collaboration et transformez l'expérience de vos employés en créant une expérience incroyable pour tous vos collaborateurs qui réservent des salles de réunion, des bureaux et des équipements. La solution propose un excellent rapport qualité-prix, une mise en œuvre rapide et inclut des analyses performantes de l'espace de travail. Créez un lieu de travail plus agile et collaboratif tout en augmentant votre productivité. En savoir plus sur Smartway2

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Tactic permet à votre équipe de réserver facilement une salle de réunion, de réserver un bureau et de voir quels collègues se rendent au bureau. En savoir plus sur Tactic
Bienvenue dans Tactic. Tactic a pour but d'améliorer les conditions de travail en aidant les entreprises du monde entier à créer facilement un lieu de travail hybride. Cette plateforme de gestion hybride permet aux employés de choisir quand ils souhaitent travailler au bureau en réservant des postes, des salles de réunion et des places de stationnement. De plus, avec des fonctionnalités telles que des cartes de bureau interactives, des questionnaires de santé, des données d'utilisation du bureau et un contrôle robuste des autorisations, votre équipe aura tout ce dont elle a besoin pour assurer le bon fonctionnement de vos bureaux. En savoir plus sur Tactic

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Gérer la demande de vos salles de réunion devient un jeu d'enfant avec Skedda. En savoir plus sur Skedda
La planification des espaces partagés dans un grand bureau peut représenter un défi. Conçue spécifiquement pour ce type d'utilisation, Skedda est une solution idéale pour gérer les salles de réunion, les bureaux, les partages de bureaux, les salles de conférence, les ressources d'entreprise et les salles de présentation. Skedda permet de garantir que les espaces sont réservés de manière équitable, que les questions de confidentialité et de responsabilité sont respectées par tous les utilisateurs tout en évitant les problèmes de doubles réservations. En savoir plus sur Skedda

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Des présentations sans fil depuis votre ordinateur portable. Transformez les écrans en affichage dynamique lorsque la salle n'est pas utilisée. En savoir plus sur AeriCast
Des présentations sans fil depuis votre ordinateur portable. Transformez les écrans en affichage dynamique lorsque la salle n'est pas utilisée. Il vous suffit de télécharger l'application AeriCast Receiver et vous pourrez transformer n'importe quel appareil en récepteur pour les présentations sans fil. En savoir plus sur AeriCast

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Un système de réservation simple pour les espaces et les ressources dans les entreprises. En savoir plus sur Whatspot
Whatspot est un système de réservation simple de ressources partagées dans les entreprises. Les petites entreprises et sites utilisent Whatspot pour simplifier les réservations de salles de réunion, de voitures d'entreprise, de places de stationnement ou de toute autre ressource partagée de l'entreprise. Utilisez la recherche intelligente pour trouver et réserver rapidement la bonne place. Effectuez une réservation ad hoc en vous aidant des codes QR directement sur place. Permettez au public de réserver certaines places via votre site web. Organisez les réservations efficacement grâce aux outils de gestion et contrôles d'accès. Whatspot s'exécute toujours dans le cloud. En savoir plus sur Whatspot

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FMS:Employee propose aux organisations des solutions dotées de fonctionnalités de planification puissantes et intégrées. En savoir plus sur FMS:Employee
FMS:Employee propose aux organisations des solutions dotées de fonctionnalités de planification puissantes et intégrées. Ces solutions sont conçues pour les lieux de travail flexibles et collaboratifs et sont destinées à accroître l'efficacité et la productivité des employés au bureau et à distance. FMS:Employee propose des fonctionnalités telles que la planification des bureaux et des ressources, des plans d'étage interactifs, des flux de travail sans contact, la gestion des visiteurs, etc. En savoir plus sur FMS:Employee

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MRI Workplace Central est un système mondial de réservation de salles de réunion et de bureaux qui facilite l'attribution d'espaces partagés. En savoir plus sur MRI Workplace Central
MRI Workplace Central est un système mondial de réservation de salles de réunion et de bureaux qui aide les organisations à reprendre le travail en toute sécurité et à gérer l'attribution d'espaces partagés pour les employés travaillant à temps plein ou de manière hybride. Ce système permet d'optimiser l'utilisation des salles de réunion et des espaces de travail grâce à un logiciel sur le cloud entièrement fonctionnel qui englobe la réservation, l'utilisation et la gestion de toutes les salles de réunion, des bureaux attribués et flexibles, des espaces de contact, des services associés, etc. En savoir plus sur MRI Workplace Central

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Tribeloo est la solution facile d’utilisation pour réserver un espace de travail dans un lieu de travail hybride En savoir plus sur Tribeloo
Tribeloo est la solution facile d’utilisation pour réserver un espace de travail dans un lieu de travail hybride. Il est difficile de changer sa gestion. Tribeloo vous aide donc à rassembler vos employés et à optimiser votre lieu de travail hybride. Installation rapide et utilisation intuitive, Rassemblement de vos équipes au bureau facilité, Utilisation de l’espace optimisée et coûts réduits En savoir plus sur Tribeloo

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Tripleseat est une application web de gestion des ventes et des événements qui permet d'augmenter le volume de ventes et de rationaliser le processus de planification.
Tripleseat est une application web de gestion des ventes et des événements qui permet de générer des ventes et rationalise le processus de planification pour les restaurants, les hôtels et autres établissements commerciaux. C'est le premier système web créé par des gestionnaires d'événements hôteliers pour les gestionnaires d'événements hôteliers. Depuis 2008, Tripleseat a révolutionné le secteur de la restauration en fournissant des solutions qui simplifient le processus événementiel de bout en bout. Plus de 2 500 sites et 18 000 experts du secteur événementiel font confiance à Tripleseat. En savoir plus sur Tripleseat

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Envoy Rooms fournit une solution simple pour réserver des salles de réunion, libérer l'espace non utilisé et obtenir des informations.
Envoy Rooms fournit une solution simple pour réserver des salles de réunion, libérer de l'espace inutilisé et mieux comprendre comment tirer le meilleur parti de votre espace de réunion. Les salles aident votre équipe à gérer la logistique de ses réunions de la manière qui leur convient le mieux, via un ordinateur de bureau, un appareil mobile, Slack, Microsoft Teams ou depuis l'iPad en dehors de la salle. Grâce à l'accès aux analyses sur l'utilisation des salles, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées sur votre espace, ce qui vous permet d'économiser du temps, de l'énergie et de l'argent. En savoir plus sur Envoy

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A Meeting Room Booking System for companies to effectively utilize their meeting rooms and convert their offices into hybrid workplaces
WorkInSync is a cloud-based Meeting Room Booking System that enables employees to easily book/cancel office meeting rooms and associated amenities. Organizations can use WorkInSync to automate the meeting room management process in their offices and optimize meeting room utilization. Its features include - Need-based Booking, Meeting Amenities Booking, Calendar & Messaging App Integrations (GSuite, Outlook, Microsoft Teams & Slack), Utilization Data & Analytics, and Interactive Maps. En savoir plus sur WorkInSync

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Othership est une plateforme de travail flexible qui vous permet de travailler où et comme vous le souhaitez. À la demande, fixe, hybride ou à distance.
Othership est une plateforme de travail flexible qui vous permet de travailler où et comme vous le souhaitez. Espaces de travail à la demande : choisissez parmi un réseau hautement distribué d'espaces de travail gratuits et payants. Espaces de travail fixes : trouvez le bureau parfait ou l'espace de coworking adapté à vos besoins. Solutions hybrides : les sièges sociaux, les bureaux et un réseau d'espaces de travail à la demande sont tous réservables et gérables au même endroit. Logiciel de gestion de l'espace de travail hybride : gérez tous les besoins de votre espace de travail dans un système intégré. En savoir plus sur Othership

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Partagez des emplois du temps pour les rendez-vous, les réunions de groupe, les salles de conférence, les ressources, les installations, etc.
Office Tracker vous offre une solution de gestion de bureau complète qui simplifie la planification, la gestion client, la gestion du temps et les communications de groupe. Office Tracker permet à tout votre bureau d'économiser du temps, d'éliminer les erreurs et d'améliorer sa productivité. Automatisez l'ensemble de votre processus de planification tout en planifiant et en partageant des informations pour vos collaborateurs, salles et ressources. En savoir plus sur Office Tracker

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Nibol optimise le mode de travail hybride en mettant en relation les lieux de travail, les personnes et les données.
Nibol est une solution numérique qui optimise les modèles de travail hybrides en quatre étapes faciles. 1. Permettez la réservation de bureaux d'entreprise, de salles de réunion et de toute autre ressource partagée au sein de l'entreprise. 2. Vous pouvez ainsi représenter les lieux de travail de chacun et faciliter le processus de réception de l'espace de travail. 3. Développez les espaces de travail et dépassez le cadre du bureau traditionnel. 4. Unifiez les données sur la présence et l'utilisation de l'espace de travail. En savoir plus sur Nibol

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Eden est une suite complète de logiciels qui vise à gérer les bureaux modernes.
Eden est une suite complète de logiciels qui vise à gérer les bureaux modernes. Eden est une solution modulaire qui permet aux clients d'utiliser une combinaison de produits personnalisée pour gérer leur bureau. Tous les produits sont facturés à la carte et à l'utilisation. Le logiciel d'Eden permet aux équipes d'enregistrer les visiteurs, de suivre les demandes d'assistance des employés de manière transparente, de réserver des salles, de réserver des bureaux, ainsi que de gérer leur maintenance. De plus, il aide désormais les équipes à revenir au bureau en toute sécurité grâce à l'application COVID Team Safety. En savoir plus sur Eden Workplace

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Logiciel complet de gestion de lieux et d'évènements avec des outils de CRM, de réservation d'espaces, de traiteurs, de planification d'évènements, de reporting et de gestion financière.
Momentus Technologies (anciennement Ungerboeck) est un fournisseur mondial de solutions logicielles de pointe pour la gestion des sites et des évènements. Avec plus de 60 000 utilisateurs dans plus de 50 pays, Momentus répond aux besoins de réservation d'évènements et d'espaces pour les entreprises du monde entier. Les fonctionnalités du logiciel comprennent les ventes et CRM, la réservation d'espace, la gestion des évènements, la gestion des traiteurs, le suivi de la durabilité, la gestion des stocks, la comptabilité, le reporting et une puissante API. En savoir plus sur Momentus Technologies (formerly Ungerboeck)

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Event Temple est la plateforme logicielle de gestion événementielle la plus avancée au monde. Connexions transparentes avec des centaines d'applications web !
Event Temple a créé la plateforme logicielle de gestion événementielle la plus avancée au monde. Pour la première fois, les hôtels, les centres de conférence, les salles de mariage et les clubs peuvent utiliser le logiciel pour s'intégrer de manière transparente à un vaste écosystème d'applications logicielles modernes. La suite logicielle inclut une puissante automatisation des ventes utilisant à la fois e-mail et texte, des fonctionnalités CRM, un calendrier de gestion des événements offrant la possibilité de gérer plusieurs espaces, BEO, etc. Synchronisation avec Gmail, Outlook et plus encore ! En savoir plus sur Event Temple

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Nous simplifions le travail à distance et la gestion des bureaux avec notre plateforme de planification axée sur le bien-être au travail.
Nos principales fonctionnalités incluent : la planification en ligne des présences au bureau/ télétravail, des analyses pour vous aider à optimiser les dépenses de votre bureau, une visibilité sur vos employés et des outils pour aider vos employés en télétravail. Consultez notre site web pour plus d’informations ! En savoir plus sur yoffix

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Avec iOFFICE Space Panels, vous pouvez créer de nouvelles réservations, prolonger ou écourter une réunion et soumettre des demandes de services.
iOFFICE considère que la réservation d'une salle de réunion doit être la partie la plus simple de votre journée. Ce logiciel de réservation de salles vous facilite déjà la tâche, mais il a voulu aller encore plus loin : c'est maintenant aussi simple que de vous promener dans une salle et de regarder par la fenêtre. Avec Space Panels, vous pouvez transformer n'importe quel iPad en un panneau de planification de salles pour créer de nouvelles réservations, prolonger ou écourter une réunion, soumettre des demandes de services, etc. En savoir plus sur Eptura Workplace

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CalendarWiz offre tout ce dont les organisations ont besoin dans un calendrier unique. Un lien à partager. Un clic pour mettre à jour tout le monde.
CalendarWiz offre tout ce dont les organisations ont besoin dans un calendrier unique. Stimulez la communication avec les fonctionnalités de calendrier partagé, les plug-ins de sites web et l'application mobile. Les nouvelles fonctionnalités incluent Inviter avec confirmation de présence, Gestionnaire d'images et de fichiers et Envoyer un e-mail aux abonnés avec un formulaire d'inscription. Assistance gratuite par e-mail incluse dans tous les forfaits. En savoir plus sur CalendarWiz

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Ronspot est une solution de réservation de salles de réunion flexible qui peut être utilisée en combinaison avec le système de réservation de bureau et de stationnement de l'éditeur.
Ronspot est une solution de réservation conviviale conçue pour aider les entreprises à optimiser l'utilisation de leurs salles de réunion. L'application mobile Ronspot permet aux employés de consulter la disponibilité des salles de réunion, de planifier des réunions ponctuelles ou récurrentes et d'inviter les participants. Le logiciel inclut également une fonctionnalité de synchronisation bidirectionnelle avec le calendrier. L'outil est certifié ISO 27001 et approuvé par plus de 50 000 utilisateurs dans 40 pays. Il peut être utilisé de manière autonome ou avec Desk Booking and Parking Management de Ronspot. En savoir plus sur Ronspot

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Logiciels de réservation de salles : guide d'achat

Logiciel de réservation de salles

Comme son nom l'indique, un logiciel de réservation de salles est un outil qui permet de réserver simplement des salles de conférence et des espaces ou autres ressources similaires dans un lieu de travail partagé, tel qu'un bureau. Le logiciel permet d'éviter les doubles réservations, car toutes les demandes passent par un unique système centralisé, ce qui évite les erreurs de communication. Il permet également aux administrateurs de conserver et d'accéder à un registre précis et actualisé de l'utilisation des ressources de l'entreprise.

Les fonctionnalités qu'un acheteur peut s'attendre à voir proposer dans ce logiciel incluent la possibilité d'enregistrer les ressources, y compris les espaces et les équipements, à la disposition de la société. Il doit permettre aux utilisateurs de réserver ces ressources en fonction de critères établis, tels que la disponibilité ainsi que les autorisations et fournir une fonctionnalité permettant d'approuver ou de refuser automatiquement toute demande de réservation, le cas échéant. Par exemple, refuser automatiquement une demande de réservation pour une salle spécifique si cette salle est déjà réservée pour ce créneau horaire. Les systèmes de réservation de salles offrent aussi généralement une fonction de rappel automatique.

Le plus grand avantage de ce type de logiciel est probablement de permettre une gestion plus efficace des ressources au sein d'une entreprise. Les employés disposant des autorisations nécessaires peuvent réserver des salles de réunion et d'autres ressources sans passer par un tiers. En outre, les erreurs de communication sont éliminées grâce au système centralisé. Dans l'ensemble, ces logiciels réduisent les frais quotidiens encourus par l'entreprise. Il devient plus facile d'obtenir rapidement une synthèse détaillée de l'utilisation des ressources.

Ce type de logiciel se concentre sur l'utilisation de ressources telles que les salles de réunion. Cette catégorie de logiciels s'oppose à d'autres catégories similaires, telles que les logiciels d'agenda, qui se concentrent sur les rendez-vous et les logiciels de gestion de tâches conçus pour faciliter la planification des tâches. Ce type de logiciel peut se présenter sous la forme d'un logiciel sur site déployé localement ou d'un logiciel SaaS, où le logiciel est fourni et hébergé par un fournisseur de services.

Une entreprise qui cherche à acquérir un logiciel de gestion de salles doit prendre en compte plusieurs éléments, notamment les fonctionnalités offertes par une solution logicielle donnée. Les fonctionnalités incluses peuvent varier considérablement d'une solution à l'autre, mais elles comportent souvent les mêmes éléments de base. En règle générale, pour qu'une solution soit incluse dans la catégorie des logiciels de réservation de salles, elle doit comporter la plupart ou l'ensemble des fonctionnalités suivantes :

  • Réserver par le biais du système ou en ligne. Il n'est donc plus nécessaire que les réservations se fassent par l'intermédiaire d'un employé ou d'un service.
  • Déterminer la disponibilité grâce à la prise en charge de plusieurs sites. Pour les grandes entreprises dont les ressources peuvent être réparties sur plusieurs sites, le logiciel devra être capable de faire la distinction entre ces sites.
  • Permettre la gestion de réunions internes, d'événements et d'autres types de réservation.
  • Utiliser les fonctions d'affichage dynamique, permettant d'adapter rapidement et facilement les salles à l'événement en question.
  • Créer des rapports complets sur les utilisations afin qu'une entreprise puisse savoir exactement comment les ressources sont utilisées.

Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation de salles?

Les logiciels de réservation de salles facilitent la réservation de salles de réunion et réduisent les risques d'erreurs et autres complications. Ces systèmes sont conçus pour éliminer le facteur humain du processus de réservation. Ainsi, les réservations des clients et les réservations internes sont traitées automatiquement par le logiciel, qui peut refuser une réservation si elle ne répond pas à certains critères déterminants, notamment si la salle ou l'équipement souhaité n'est pas disponible le jour demandé. Les systèmes de réservation de ce type permettent aux entreprises canadiennes et étrangères de maximiser l'utilisation de leurs ressources, étant donné que divers critères relatifs à une salle donnée, tels que les limites d'occupation, sont pris en compte. Cela peut permettre de déplacer une réservation vers une salle plus appropriée si, par exemple, la participation à une réunion ou à un événement donné s'avère bien inférieure à la capacité de la salle. Cette solution permet à l'organisateur de réserver en ligne des événements externes, ce qui évite aux employés de devoir gérer ces réservations.

Les entreprises qui bénéficient le plus de ce type de logiciel ont tendance à louer régulièrement des salles et d'autres types de locaux à des tierces parties. Le type d'événement n'est pas nécessairement important, bien que certains organisateurs d'événements puissent souhaiter trouver un logiciel plus spécialisé. Qu'il s'agisse de la réservation de salles de réunion pour des séminaires et des programmes de formation ou de centres de loisirs pour des événements sportifs, le logiciel de réservation de salles devrait être en mesure de répondre à ces besoins. Ce type de logiciel devrait également fournir une vue d'ensemble des salles de conférence disponibles (ou de toutes les salles disponibles), ainsi que les heures de réunion prévues et d'autres informations pertinentes.

Quels sont les avantages des logiciels de réservation de salles?

Les avantages des systèmes de réservation de salles résident principalement dans la simplification et la réduction des erreurs de réservation des salles et ressources connexes. Le principal moyen d'y parvenir est d'automatiser les tâches et de centraliser les données, ce qui a pour effet de réduire le travail nécessaire à la réservation des salles et d'éliminer les risques d'erreur. Les systèmes de réservation de salles de réunion présentent notamment les avantages suivants :

  • Élimination des erreurs de réservation grâce à la centralisation des données : si plusieurs personnes prennent les réservations dans un système traditionnel qui implique des feuilles de réservation physiques ou des feuilles de calcul, les erreurs sont fréquentes. Ce type de logiciel prévient ce risque en centralisant les informations de réservation. De ce fait, qu'une réservation soit gérée par un employé ou par un organisateur externe lui-même, le système peut s'assurer que la réservation n'entre pas en conflit avec d'autres réservations.
  • Réduction des tâches liées à la réservation des salles : les méthodes traditionnelles de gestion des réservations de salles impliquaient la présence d'une personne (ou d'une équipe de personnes) chargée de gérer les réservations. Avec ce type de logiciel, la grande majorité des réservations, qu'elles soient internes ou externes, peuvent être entièrement gérées par le logiciel, ce qui permet de réduire le coût de la prestation de ce service.
  • Obtention rapide d'une vue d'ensemble précise des salles et des réservations : une caractéristique avantageuse de ce logiciel est la possibilité d'obtenir une vue d'ensemble détaillée des salles disponibles, des réservations en cours et de toute autre information pertinente. Ces rapports peuvent être obtenus en un seul clic, ce qui facilite grandement la collecte des données nécessaires à la prise de décisions sur le développement de la capacité, par exemple.
  • Amélioration de l'expérience des clients : si le logiciel peut être utilisé pour les réservations internes, il est souvent utilisé par les entreprises qui louent des salles de réunion et autres types de salles. Réserver des salles par le biais d'un portail en ligne disponible 24 h/24 et donner une approbation (ou un refus) immédiate procure une bien meilleure expérience client pour ces réservations externes.
  • Optimisation de l'utilisation des espaces : les salles ne sont pas toujours réservées de la manière la plus efficace possible. Avec ces logiciels, une entreprise peut exploiter au mieux l'espace disponible en contrôlant les réservations et les présences. Dans certains cas, il est recommandé de déplacer une réunion dans une salle plus petite en raison d'une participation plus faible que prévue, ce qui libère la grande salle pour une réservation qui sera plus adaptée à sa capacité.
  • Automatisation des contrôles de base des réservations : la plupart des contrôles qui doivent être effectués lors d'une nouvelle réservation de salle peuvent être réalisés automatiquement par le logiciel. Il peut s'agir par exemple de vérifier si la salle est disponible ou s'il existe une salle d'une capacité suffisante. Dans la majorité des cas, les demandes de réservation peuvent donc être traitées automatiquement à ce moment-là, plutôt que d'attendre la confirmation d'une personne.
  • Gestion de l'affichage dynamique : une autre fonction utile et permettant de gagner du temps offerte par les systèmes de réservation de salles de réunion est l'intégration de l'affichage dynamique. Celle-ci peut être utilisée pour indiquer clairement si une salle est actuellement occupée, indiquer la réunion ou l'événement en cours (ce qui permet aux participants de la trouver plus facilement) ou même afficher des informations dans la salle concernée.

Quelles sont les fonctionnalités des logiciels de réservation de salles?

Les logiciels de gestion de salles se composent généralement d'un ensemble de fonctionnalités de base et de fonctionnalités fréquemment disponibles. Les fonctionnalités de base sont présentes dans presque toutes les solutions de réservation de salles, tandis que les fonctionnalités les plus courantes apparaissent dans de nombreuses solutions, mais pas toutes. Les fonctionnalités de ce type de solution peuvent varier considérablement d'une solution à l'autre. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes des solutions logicielles de réservation de salles :

  • Approbation automatisée des réservations : réalisez automatiquement les nombreuses vérifications qui doivent être effectuées pour déterminer si une nouvelle réservation de salle peut être accordée. Il s'agit, par exemple, de vérifier si une salle répondant aux critères requis est disponible. Ou bien de vérifier si une salle spécifique qui a été demandée est disponible. Ce logiciel peut effectuer ces vérifications automatiquement, ce qui lui permet d'approuver ou de refuser une demande de réservation instantanément.
  • Stockage centralisé des données : stockez les informations relatives aux réservations de salles dans un système centralisé à guichet unique et éliminez en grande partie les doubles réservations. Tant que le logiciel est utilisé pour toutes les opérations de réservation, il devrait être impossible de réserver deux fois une même ressource.
  • Portail de réservation en ligne : proposez des salles de réunion au public ou au personnel interne. Grâce à votre portail de réservation en ligne, rendez le processus bien plus professionnel, efficace et précis. Les organisateurs d'événements peuvent visualiser leurs réservations, obtenir un retour d'information immédiat dans la plupart des cas et recevoir une confirmation automatique lorsque la réservation a été effectuée.
  • Intégration de l'affichage dynamique : gagnez du temps et de l'argent grâce à l'affichage dynamique, notamment pour les entreprises disposant de nombreuses salles à vocations multiples. L'une des utilisations les plus courantes de l'affichage dynamique consiste à placer au-dessus de la porte un panneau indiquant quelle est la réunion en cours, ce qui permet aux participants, dont certains ne connaissent pas forcément les locaux, de trouver plus facilement la salle qu'ils recherchent. Un logiciel de ce type peut souvent s'intégrer à l'affichage dynamique, ce qui permet un certain degré d'automatisation quant au contenu affiché par les panneaux. Par exemple, il est possible de changer automatiquement le nom de la réunion au-dessus de la porte lorsque le créneau horaire de la réunion suivante a commencé.
  • Outils de comptes rendus rapides : créez des rapports détaillés sur la base des nombreuses données recueillies. Ces rapports peuvent être créés aisément par le logiciel et permettent à une entreprise canadienne ou étrangère de prendre des décisions éclairées quant à d'éventuels aménagements, telles que la disposition et la configuration des bureaux.
  • Capacités de réservation de bureaux : veuillez considérer que le travail dans des bureaux évolue vers des environnements de plus en plus flexibles. Dans ce contexte, des pratiques comme le partage de bureau sont de plus en plus utilisées. En conséquence, de nombreuses solutions de réservation de salles incluent la possibilité de réserver des bureaux et des salles.
  • Fonctionnalité d'enregistrement : prenez en compte que le suivi des participants est un aspect essentiel de la mise à disposition de salles de réunion en vue de leur réservation. De nombreuses solutions logicielles facilitent non seulement le suivi des participants, mais prennent aussi en charge les méthodes sans contact, comme la possibilité de mettre directement à jour le système en scannant des codes QR. Cette méthode permet également d'assurer le suivi des ressources, par exemple en apposant des code-barres bidimensionnels (aussi appelés codes QR en anglais) sur les ressources qu'il est possible de réserver, qui peuvent ensuite être numérisés avant leur réservation et à la restitution.
  • Réservation de matériel : tenez compte que dans la continuité de cette dernière fonctionnalité, la possibilité de suivre et de réserver des équipements et d'autres ressources est une autre fonctionnalité qui devrait être disponible dans de nombreuses applications de réservation de salles de réunions. Cette fonctionnalité suit essentiellement le même principe que la réservation de salles.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de réservation de salles au Canada?

Lors de l'achat d'un logiciel de réservation de salles, il est essentiel de prendre en compte une série de facteurs et de se rappeler que tous les systèmes de réservation ne se valent pas. Il faut notamment tenir compte des différences dans le déploiement du logiciel, notamment entre un logiciel déployé localement, qui est installé et exécuté à partir d'un équipement en local et un logiciel SaaS, qui est hébergé par un fournisseur de services distant et accessible via le web. La recherche de la bonne solution logicielle dépendra en grande partie de la taille de l'entreprise, de ses objectifs futurs et des fonctionnalités requises. Vous trouverez ci-dessous une liste de facteurs plus spécifiques qu'une entreprise canadienne ou étrangère doit prendre en compte avant de choisir une solution logicielle particulière :

  • Quelles sont les principales fonctionnalités de ces solutions? Le principal facteur à prendre en compte lors de l'examen d'une solution logicielle devrait être de savoir si cette solution offre les fonctionnalités recherchées par l'acheteur. Une entreprise qui souhaite assurer le suivi des équipements par le biais de son système de réservation de salles devra s'assurer que cette fonctionnalité est prise en charge par le logiciel qu'elle choisit. En revanche, une entreprise qui n'a pas besoin de cette fonctionnalité peut envisager une alternative qui ne la propose pas par souci de rentabilité.
  • Quel est le coût du système? Le coût de la solution logicielle sera naturellement un élément important à prendre en considération, bien que l'aspect le plus important de cette réflexion soit de moins en moins prégnant. Par le passé, le logiciel était acheté sous la forme d'une licence unique et déployé localement sur les serveurs de l'entreprise. La popularité et l'efficacité des logiciels en tant que service ont rendu ce mode de déploiement considérablement moins populaire, mais pas complètement obsolète. Les solutions SaaS prennent en charge une grande partie de la charge et de la maintenance de la plateforme du client et tendent à être un meilleur produit dans l'ensemble. Les solutions déployées localement donnent à l'entreprise un contrôle total sur son logiciel.
  • La solution permettra-t-elle d'améliorer les résultats de la société? Un facteur important à prendre en compte (et qui est souvent négligé) est de savoir si la solution logicielle proposée contribuera à optimiser les activités de l'entreprise dans son ensemble. Il convient d'évaluer les avantages du logiciel par rapport à ses inconvénients, tels que le coût de la migration des données et de la formation du personnel. Pour les entreprises qui migrent à partir d'anciens systèmes de réservation, il est probable que l'investissement en vaille la peine, mais pour les entreprises qui utilisent déjà un système de réservation basé sur le nuage, ce n'est peut-être pas le cas.
  • La solution est-elle adaptée à la taille de l'entreprise? Dans une certaine mesure, la taille d'une entreprise n'est pas un facteur important dans l'utilisation d'un logiciel de réservation. Au-delà d'un certain seuil, il est essentiel de s'assurer que le logiciel peut répondre aux besoins de l'entreprise. Une entreprise possédant plusieurs sites à travers le Canada, par exemple, aura besoin d'une solution logicielle capable de prendre en charge ces sites. Sans quoi, elle risque de se retrouver dans des situations telles que la réservation d'un équipement pour une réunion à l'autre bout du pays.
  • Comment la solution gère-t-elle les données des clients? Le traitement des données des clients est une question très délicate à l'heure actuelle, qui s'accompagne de nombreuses obligations réglementaires. Dans le cas d'un logiciel-service, on peut généralement supposer que le stockage des données sera sûr et répondra aux exigences légales (bien qu'il faille toujours se renseigner sur la pertinence de la solution proposée). Avec les logiciels déployés localement, l'intégrité des données relève de la seule responsabilité de l'entreprise, il est donc important de s'assurer qu'elles sont traitées correctement.
  • La solution est-elle compatible avec d'autres logiciels? Parfois, un système de réservation de salles doit interagir avec d'autres logiciels, comme un logiciel de planification d'événements ou un logiciel de gestion de stocks. Si une entreprise doit établir ce type de relations, elle doit s'assurer que la solution logicielle potentielle est compatible avec les logiciels déjà utilisés.
  • L'interface utilisateur est-elle intuitive? Pour les entreprises qui proposent des services de réservation de salles à des tiers, il est nécessaire de s'assurer que l'interface utilisateur que ces tiers utiliseront est agréable sur le plan visuel et facile à utiliser. Cette interface sera essentiellement la vitrine de ce service et une interface utilisateur peu conviviale peut rebuter les clients.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de réservation de salles au Canada?

Les logiciels de gestion de salles seront probablement affectés par de nombreuses tendances à l'avenir, principalement en raison des effets durables de la pandémie de COVID-19 et des évolutions des méthodes de travail. Voici quelques-unes des tendances les plus pertinentes dans ce domaine :

  • Une plus grande attention portée à la flexibilité du travail : il a déjà été mentionné plus haut que les logiciels de réservation de salles peuvent parfois inclure la capacité de gérer les réservations de bureaux. Cette tendance est appelée à se perpétuer. Dans la mesure où de nombreuses entreprises perçoivent les avantages que présente le fait de permettre à leurs employés de télétravailler, des pratiques telles que le partage de bureaux sont susceptibles de se généraliser. Les logiciels de réservation de salles sont donc susceptibles de proposer une plus grande place à ces pratiques, et faciliteront certaines des tendances RH observées pour l’année 2023 au Canada.
  • Une augmentation de la demande de salles de réunion : en marge du télétravail mentionné plus haut, de nombreuses petites entreprises canadiennes et québécoises ont appris à gérer leur argent plus intelligemment et, ce faisant, ont conclu qu'il n'était pas toujours nécessaire de louer des bureaux pour exercer leurs activités. Néanmoins, il est toujours nécessaire, de temps à autre, de réunir tout le monde dans une même pièce pour aborder des sujets importants. Il est donc probable en suivant cette logique que la demande de salles de réunion continue d'augmenter.
  • Intégration de l'IdO (Internet des objets) : les systèmes de réservation de salles tirent déjà parti de supports tels que les codes QR et cette tendance devrait se poursuivre à l'avenir. Ils permettent aux entreprises d'assurer un suivi précis de leurs équipements et du nombre de participants et suite à la pandémie et aux nouvelles habitudes qu'elle a apporté, de réduire la nécessité de toucher physiquement les objets pour les visiteurs.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

  1. Définition logiciel SaaS - Glossaire Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
  2. Définition code-barres bidimensionnels) - Office québécois de la langue française (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
  3. 5 tendances RH incontournables pour 2023 - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
  4. Définition IdO (Internet des objets) - Glossaire Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)