Logiciels de réservation de salles

Logiciel de réservation de salles

Comme son nom l'indique, un logiciel de réservation de salles est un outil qui permet de réserver simplement des salles de conférence et des espaces ou autres ressources similaires dans un lieu de travail partagé, tel qu'un bureau. Le logiciel permet d'éviter les doubles réservations, car toutes les demandes passent par un unique système centralisé, ce qui évite les erreurs de communication. Il permet également aux administrateurs de conserver et d'accéder à un registre précis et actualisé de l'utilisation des ressources de l'entreprise.

Les fonctionnalités qu'un acheteur peut s'attendre à voir proposer dans ce logiciel incluent la possibilité d'enregistrer les ressources, y compris les espaces et les équipements, à la disposition de la société. Il doit permettre aux utilisateurs de réserver ces ressources en fonction de critères établis, tels que la disponibilité ainsi que les autorisations et fournir une fonctionnalité permettant d'approuver ou de refuser automatiquement toute demande de réservation, le cas échéant. Par exemple, refuser automatiquement une demande de réservation pour une salle spécifique si cette salle est déjà réservée pour ce créneau horaire. Les systèmes de réservation de salles offrent aussi généralement une fonction de rappel automatique.

Le plus grand avantage de ce type de logiciel est probablement de permettre une gestion plus efficace des ressources au sein d'une entreprise. Les employés disposant des autorisations nécessaires peuvent réserver des salles de réunion et d'autres ressources sans passer par un tiers. En outre, les erreurs de communication sont éliminées grâce au système centralisé. Dans l'ensemble, ces logiciels réduisent les frais quotidiens encourus par l'entreprise. Il devient plus facile d'obtenir rapidement une synthèse détaillée de l'utilisation des ressources.

Ce type de logiciel se concentre sur l'utilisation de ressources telles que les salles de réunion. Cette catégorie de logiciels s'oppose à d'autres catégories similaires, telles que les logiciels d'agenda, qui se concentrent sur les rendez-vous et les logiciels de gestion de tâches conçus pour faciliter la planification des tâches. Ce type de logiciel peut se présenter sous la forme d'un logiciel sur site déployé localement ou d'un logiciel SaaS, où le logiciel est fourni et hébergé par un fournisseur de services.

Une entreprise qui cherche à acquérir un logiciel de gestion de salles doit prendre en compte plusieurs éléments, notamment les fonctionnalités offertes par une solution logicielle donnée. Les fonctionnalités incluses peuvent varier considérablement d'une solution à l'autre, mais elles comportent souvent les mêmes éléments de base. En règle générale, pour qu'une solution soit incluse dans la catégorie des logiciels de réservation de salles, elle doit comporter la plupart ou l'ensemble des fonctionnalités suivantes :

• Réserver par le biais du système ou en ligne. Il n'est donc plus nécessaire que les réservations se fassent par l'intermédiaire d'un employé ou d'un service.
• Déterminer la disponibilité grâce à la prise en charge de plusieurs sites. Pour les grandes entreprises dont les ressources peuvent être réparties sur plusieurs sites, le logiciel devra être capable de faire la distinction entre ces sites.
• Permettre la gestion de réunions internes, d'événements et d'autres types de réservation.
• Utiliser les fonctions d'affichage dynamique, permettant d'adapter rapidement et facilement les salles à l'événement en question.
• Créer des rapports complets sur les utilisations afin qu'une entreprise puisse savoir exactement comment les ressources sont utilisées.

Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation de salles?

Les logiciels de réservation de salles facilitent la réservation de salles de réunion et réduisent les risques d'erreurs et autres complications. Ces systèmes sont conçus pour éliminer le facteur humain du processus de réservation. Ainsi, les réservations des clients et les réservations internes sont traitées automatiquement par le logiciel, qui peut refuser une réservation si elle ne répond pas à certains critères déterminants, notamment si la salle ou l'équipement souhaité n'est pas disponible le jour demandé. Les systèmes de réservation de ce type permettent aux entreprises canadiennes et étrangères de maximiser l'utilisation de leurs ressources, étant donné que divers critères relatifs à une salle donnée, tels que les limites d'occupation, sont pris en compte. Cela peut permettre de déplacer une réservation vers une salle plus appropriée si, par exemple, la participation à une réunion ou à un événement donné s'avère bien inférieure à la capacité de la salle. Cette solution permet à l'organisateur de réserver en ligne des événements externes, ce qui évite aux employés de devoir gérer ces réservations.

Les entreprises qui bénéficient le plus de ce type de logiciel ont tendance à louer régulièrement des salles et d'autres types de locaux à des tierces parties. Le type d'événement n'est pas nécessairement important, bien que certains organisateurs d'événements puissent souhaiter trouver un logiciel plus spécialisé. Qu'il s'agisse de la réservation de salles de réunion pour des séminaires et des programmes de formation ou de centres de loisirs pour des événements sportifs, le logiciel de réservation de salles devrait être en mesure de répondre à ces besoins. Ce type de logiciel devrait également fournir une vue d'ensemble des salles de conférence disponibles (ou de toutes les salles disponibles), ainsi que les heures de réunion prévues et d'autres informations pertinentes.

Quels sont les avantages des logiciels de réservation de salles?

Les avantages des systèmes de réservation de salles résident principalement dans la simplification et la réduction des erreurs de réservation des salles et ressources connexes. Le principal moyen d'y parvenir est d'automatiser les tâches et de centraliser les données, ce qui a pour effet de réduire le travail nécessaire à la réservation des salles et d'éliminer les risques d'erreur. Les systèmes de réservation de salles de réunion présentent notamment les avantages suivants :

• Élimination des erreurs de réservation grâce à la centralisation des données : si plusieurs personnes prennent les réservations dans un système traditionnel qui implique des feuilles de réservation physiques ou des feuilles de calcul, les erreurs sont fréquentes. Ce type de logiciel prévient ce risque en centralisant les informations de réservation. De ce fait, qu'une réservation soit gérée par un employé ou par un organisateur externe lui-même, le système peut s'assurer que la réservation n'entre pas en conflit avec d'autres réservations.
• Réduction des tâches liées à la réservation des salles : les méthodes traditionnelles de gestion des réservations de salles impliquaient la présence d'une personne (ou d'une équipe de personnes) chargée de gérer les réservations. Avec ce type de logiciel, la grande majorité des réservations, qu'elles soient internes ou externes, peuvent être entièrement gérées par le logiciel, ce qui permet de réduire le coût de la prestation de ce service.
• Obtention rapide d'une vue d'ensemble précise des salles et des réservations : une caractéristique avantageuse de ce logiciel est la possibilité d'obtenir une vue d'ensemble détaillée des salles disponibles, des réservations en cours et de toute autre information pertinente. Ces rapports peuvent être obtenus en un seul clic, ce qui facilite grandement la collecte des données nécessaires à la prise de décisions sur le développement de la capacité, par exemple.
• Amélioration de l'expérience des clients : si le logiciel peut être utilisé pour les réservations internes, il est souvent utilisé par les entreprises qui louent des salles de réunion et autres types de salles. Réserver des salles par le biais d'un portail en ligne disponible 24 h/24 et donner une approbation (ou un refus) immédiate procure une bien meilleure expérience client pour ces réservations externes.
• Optimisation de l'utilisation des espaces : les salles ne sont pas toujours réservées de la manière la plus efficace possible. Avec ces logiciels, une entreprise peut exploiter au mieux l'espace disponible en contrôlant les réservations et les présences. Dans certains cas, il est recommandé de déplacer une réunion dans une salle plus petite en raison d'une participation plus faible que prévue, ce qui libère la grande salle pour une réservation qui sera plus adaptée à sa capacité.
• Automatisation des contrôles de base des réservations : la plupart des contrôles qui doivent être effectués lors d'une nouvelle réservation de salle peuvent être réalisés automatiquement par le logiciel. Il peut s'agir par exemple de vérifier si la salle est disponible ou s'il existe une salle d'une capacité suffisante. Dans la majorité des cas, les demandes de réservation peuvent donc être traitées automatiquement à ce moment-là, plutôt que d'attendre la confirmation d'une personne.
• Gestion de l'affichage dynamique : une autre fonction utile et permettant de gagner du temps offerte par les systèmes de réservation de salles de réunion est l'intégration de l'affichage dynamique. Celle-ci peut être utilisée pour indiquer clairement si une salle est actuellement occupée, indiquer la réunion ou l'événement en cours (ce qui permet aux participants de la trouver plus facilement) ou même afficher des informations dans la salle concernée.

Quelles sont les fonctionnalités des logiciels de réservation de salles?

Les logiciels de gestion de salles se composent généralement d'un ensemble de fonctionnalités de base et de fonctionnalités fréquemment disponibles. Les fonctionnalités de base sont présentes dans presque toutes les solutions de réservation de salles, tandis que les fonctionnalités les plus courantes apparaissent dans de nombreuses solutions, mais pas toutes. Les fonctionnalités de ce type de solution peuvent varier considérablement d'une solution à l'autre. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes des solutions logicielles de réservation de salles :

• Approbation automatisée des réservations : réalisez automatiquement les nombreuses vérifications qui doivent être effectuées pour déterminer si une nouvelle réservation de salle peut être accordée. Il s'agit, par exemple, de vérifier si une salle répondant aux critères requis est disponible. Ou bien de vérifier si une salle spécifique qui a été demandée est disponible. Ce logiciel peut effectuer ces vérifications automatiquement, ce qui lui permet d'approuver ou de refuser une demande de réservation instantanément.
• Stockage centralisé des données : stockez les informations relatives aux réservations de salles dans un système centralisé à guichet unique et éliminez en grande partie les doubles réservations. Tant que le logiciel est utilisé pour toutes les opérations de réservation, il devrait être impossible de réserver deux fois une même ressource.
• Portail de réservation en ligne : proposez des salles de réunion au public ou au personnel interne. Grâce à votre portail de réservation en ligne, rendez le processus bien plus professionnel, efficace et précis. Les organisateurs d'événements peuvent visualiser leurs réservations, obtenir un retour d'information immédiat dans la plupart des cas et recevoir une confirmation automatique lorsque la réservation a été effectuée.
• Intégration de l'affichage dynamique : gagnez du temps et de l'argent grâce à l'affichage dynamique, notamment pour les entreprises disposant de nombreuses salles à vocations multiples. L'une des utilisations les plus courantes de l'affichage dynamique consiste à placer au-dessus de la porte un panneau indiquant quelle est la réunion en cours, ce qui permet aux participants, dont certains ne connaissent pas forcément les locaux, de trouver plus facilement la salle qu'ils recherchent. Un logiciel de ce type peut souvent s'intégrer à l'affichage dynamique, ce qui permet un certain degré d'automatisation quant au contenu affiché par les panneaux. Par exemple, il est possible de changer automatiquement le nom de la réunion au-dessus de la porte lorsque le créneau horaire de la réunion suivante a commencé.
• Outils de comptes rendus rapides : créez des rapports détaillés sur la base des nombreuses données recueillies. Ces rapports peuvent être créés aisément par le logiciel et permettent à une entreprise canadienne ou étrangère de prendre des décisions éclairées quant à d'éventuels aménagements, telles que la disposition et la configuration des bureaux.
• Capacités de réservation de bureaux : veuillez considérer que le travail dans des bureaux évolue vers des environnements de plus en plus flexibles. Dans ce contexte, des pratiques comme le partage de bureau sont de plus en plus utilisées. En conséquence, de nombreuses solutions de réservation de salles incluent la possibilité de réserver des bureaux et des salles.
• Fonctionnalité d'enregistrement : prenez en compte que le suivi des participants est un aspect essentiel de la mise à disposition de salles de réunion en vue de leur réservation. De nombreuses solutions logicielles facilitent non seulement le suivi des participants, mais prennent aussi en charge les méthodes sans contact, comme la possibilité de mettre directement à jour le système en scannant des codes QR. Cette méthode permet également d'assurer le suivi des ressources, par exemple en apposant des code-barres bidimensionnels (aussi appelés codes QR en anglais) sur les ressources qu'il est possible de réserver, qui peuvent ensuite être numérisés avant leur réservation et à la restitution.
• Réservation de matériel : tenez compte que dans la continuité de cette dernière fonctionnalité, la possibilité de suivre et de réserver des équipements et d'autres ressources est une autre fonctionnalité qui devrait être disponible dans de nombreuses applications de réservation de salles de réunions. Cette fonctionnalité suit essentiellement le même principe que la réservation de salles.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de réservation de salles au Canada?

Lors de l'achat d'un logiciel de réservation de salles, il est essentiel de prendre en compte une série de facteurs et de se rappeler que tous les systèmes de réservation ne se valent pas. Il faut notamment tenir compte des différences dans le déploiement du logiciel, notamment entre un logiciel déployé localement, qui est installé et exécuté à partir d'un équipement en local et un logiciel SaaS, qui est hébergé par un fournisseur de services distant et accessible via le web. La recherche de la bonne solution logicielle dépendra en grande partie de la taille de l'entreprise, de ses objectifs futurs et des fonctionnalités requises. Vous trouverez ci-dessous une liste de facteurs plus spécifiques qu'une entreprise canadienne ou étrangère doit prendre en compte avant de choisir une solution logicielle particulière :

• Quelles sont les principales fonctionnalités de ces solutions? Le principal facteur à prendre en compte lors de l'examen d'une solution logicielle devrait être de savoir si cette solution offre les fonctionnalités recherchées par l'acheteur. Une entreprise qui souhaite assurer le suivi des équipements par le biais de son système de réservation de salles devra s'assurer que cette fonctionnalité est prise en charge par le logiciel qu'elle choisit. En revanche, une entreprise qui n'a pas besoin de cette fonctionnalité peut envisager une alternative qui ne la propose pas par souci de rentabilité.
• Quel est le coût du système? Le coût de la solution logicielle sera naturellement un élément important à prendre en considération, bien que l'aspect le plus important de cette réflexion soit de moins en moins prégnant. Par le passé, le logiciel était acheté sous la forme d'une licence unique et déployé localement sur les serveurs de l'entreprise. La popularité et l'efficacité des logiciels en tant que service ont rendu ce mode de déploiement considérablement moins populaire, mais pas complètement obsolète. Les solutions SaaS prennent en charge une grande partie de la charge et de la maintenance de la plateforme du client et tendent à être un meilleur produit dans l'ensemble. Les solutions déployées localement donnent à l'entreprise un contrôle total sur son logiciel.
• La solution permettra-t-elle d'améliorer les résultats de la société? Un facteur important à prendre en compte (et qui est souvent négligé) est de savoir si la solution logicielle proposée contribuera à optimiser les activités de l'entreprise dans son ensemble. Il convient d'évaluer les avantages du logiciel par rapport à ses inconvénients, tels que le coût de la migration des données et de la formation du personnel. Pour les entreprises qui migrent à partir d'anciens systèmes de réservation, il est probable que l'investissement en vaille la peine, mais pour les entreprises qui utilisent déjà un système de réservation basé sur le nuage, ce n'est peut-être pas le cas.
• La solution est-elle adaptée à la taille de l'entreprise? Dans une certaine mesure, la taille d'une entreprise n'est pas un facteur important dans l'utilisation d'un logiciel de réservation. Au-delà d'un certain seuil, il est essentiel de s'assurer que le logiciel peut répondre aux besoins de l'entreprise. Une entreprise possédant plusieurs sites à travers le Canada, par exemple, aura besoin d'une solution logicielle capable de prendre en charge ces sites. Sans quoi, elle risque de se retrouver dans des situations telles que la réservation d'un équipement pour une réunion à l'autre bout du pays.
• Comment la solution gère-t-elle les données des clients? Le traitement des données des clients est une question très délicate à l'heure actuelle, qui s'accompagne de nombreuses obligations réglementaires. Dans le cas d'un logiciel-service, on peut généralement supposer que le stockage des données sera sûr et répondra aux exigences légales (bien qu'il faille toujours se renseigner sur la pertinence de la solution proposée). Avec les logiciels déployés localement, l'intégrité des données relève de la seule responsabilité de l'entreprise, il est donc important de s'assurer qu'elles sont traitées correctement.
• La solution est-elle compatible avec d'autres logiciels? Parfois, un système de réservation de salles doit interagir avec d'autres logiciels, comme un logiciel de planification d'événements ou un logiciel de gestion de stocks. Si une entreprise doit établir ce type de relations, elle doit s'assurer que la solution logicielle potentielle est compatible avec les logiciels déjà utilisés.
• L'interface utilisateur est-elle intuitive? Pour les entreprises qui proposent des services de réservation de salles à des tiers, il est nécessaire de s'assurer que l'interface utilisateur que ces tiers utiliseront est agréable sur le plan visuel et facile à utiliser. Cette interface sera essentiellement la vitrine de ce service et une interface utilisateur peu conviviale peut rebuter les clients.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de réservation de salles au Canada?

Les logiciels de gestion de salles seront probablement affectés par de nombreuses tendances à l'avenir, principalement en raison des effets durables de la pandémie de COVID-19 et des évolutions des méthodes de travail. Voici quelques-unes des tendances les plus pertinentes dans ce domaine :

• Une plus grande attention portée à la flexibilité du travail : il a déjà été mentionné plus haut que les logiciels de réservation de salles peuvent parfois inclure la capacité de gérer les réservations de bureaux. Cette tendance est appelée à se perpétuer. Dans la mesure où de nombreuses entreprises perçoivent les avantages que présente le fait de permettre à leurs employés de télétravailler, des pratiques telles que le partage de bureaux sont susceptibles de se généraliser. Les logiciels de réservation de salles sont donc susceptibles de proposer une plus grande place à ces pratiques, et faciliteront certaines des tendances RH observées pour l’année 2023 au Canada.
• Une augmentation de la demande de salles de réunion : en marge du télétravail mentionné plus haut, de nombreuses petites entreprises canadiennes et québécoises ont appris à gérer leur argent plus intelligemment et, ce faisant, ont conclu qu'il n'était pas toujours nécessaire de louer des bureaux pour exercer leurs activités. Néanmoins, il est toujours nécessaire, de temps à autre, de réunir tout le monde dans une même pièce pour aborder des sujets importants. Il est donc probable en suivant cette logique que la demande de salles de réunion continue d'augmenter.
• Intégration de l'IdO (Internet des objets) : les systèmes de réservation de salles tirent déjà parti de supports tels que les codes QR et cette tendance devrait se poursuivre à l'avenir. Ils permettent aux entreprises d'assurer un suivi précis de leurs équipements et du nombre de participants et suite à la pandémie et aux nouvelles habitudes qu'elle a apporté, de réduire la nécessité de toucher physiquement les objets pour les visiteurs.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Définition logiciel SaaS - Glossaire Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
2. Définition code-barres bidimensionnels) - Office québécois de la langue française (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
3. 5 tendances RH incontournables pour 2023 - Blogue de Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
4. Définition IdO (Internet des objets) - Glossaire Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)