Logiciels de transcription

Logiciel de transcription

Un logiciel de transcription est un type d'application qui aide les entreprises à effectuer des opérations de conversion automatique d'un énoncé oral en texte par le biais de la dictée ou de la transcription de fichiers. Capable de fournir une transcription à la demande, manuelle, automatique ou un mélange des deux, le logiciel de transcription est particulièrement utile aux cabinets d'avocats, aux établissements d'enseignement, aux journalistes, aux auteurs de balados et aux transcripteurs professionnels du monde entier. Ces logiciels sont aussi couramment utilisés dans un contexte professionnel, car ils permettent de dicter à grande vitesse, avec des niveaux élevés de précision et la possibilité de partager le contenu transcrit avec des collègues.

Comme ils peuvent convertir des interviews, des balados et d'autres contenus audio en texte, automatiquement ou avec une intervention humaine, les logiciels de transcription sont également très utiles dans le secteur du divertissement. Les logiciels capables de transcrire des fichiers audio en texte et des fichiers vidéo volumineux sont particulièrement bien adaptés aux personnes chargées du sous-titrage, de la production musicale et des relations publiques dans le secteur du divertissement.

Le principal atout des logiciels de transcription audio est leur capacité à identifier les caractéristiques de la parole et à détecter les mots à l'aide de la compréhension du langage naturel. Associé à la technologie de l’apprentissage profond, le moteur de synthèse vocale d'une application de transcription peut permettre la dictée avec une transcription de plus en plus précise à un rythme plus rapide afin que les utilisateurs passent de moins en moins de temps sur la documentation, les rapports, les courriels et les formulaires. Il s'agit d'une compétence indispensable pour les personnes travaillant dans le domaine juridique qui utilisent un logiciel de transcription pour la rédaction de procès-verbaux multisupports à partir de microphones et de masques sténographiques.

Souvent, le moteur sera également en mesure de fournir un retour aux utilisateurs sur leur fluidité, leur prononciation, leur grammaire, leur vocabulaire et leur intonation en fonction du contenu qu'il enregistre et analyse. Ces fonctionnalités confèrent au logiciel de transcription automatique une valeur inestimable pour les professeurs de langues, les évaluateurs de compétences et les instructeurs spécialisés dans l'apprentissage de la langue. Certains types de logiciels de transcription peuvent même prédire les résultats de l'IELTS, du TOEFL et d'autres tests d'expression orale, avec une notation adaptée à l'accent de l'utilisateur.

La possibilité de télécharger du contenu multimédia ou d'enregistrer du nouveau contenu avec l'application est une caractéristique importante des logiciels de transcription audio en texte ou de fichiers vidéo en documents de traitement de texte. Une fois que le logiciel a fait correspondre le contenu au texte transcrit, il peut monter les séquences multimédias, en éliminant les silences et les mots de remplissage pour améliorer efficacement la qualité du fichier. Les producteurs de vidéos peuvent parfois enregistrer des messages vidéo, des contenus présents à l'écran ou des séquences provenant d'une webcaméra avec un logiciel de transcription audio, afin de s'assurer que la séquence est prête à être publiée.

Les logiciels de transcription automatique peuvent être utilisés par de nombreuses entreprises et à des fins diverses. Par exemple, pour les centres d'assistance client, le choix du logiciel peut être partagé entre les outils de transcription et les logiciels de reconnaissance vocale. En effet, tous deux interprètent la parole humaine, la transcrivent et parfois même la traduisent, mais pas avec le même degré de précision qu'un logiciel de traduction à part entière. Le logiciel peut être utilisé pour optimiser les assistants virtuels avec des systèmes intégrés de SVI (serveur vocal interactif) pour le routage automatisé des appels, comme pour les logiciels de SVI (serveur vocal interactif). Mais il peut aussi être utilisé pour la recherche scientifique, la documentation automatisée grâce à l'IA ou la dictée de rapports médicaux, comme les logiciels de transcription médicale. Quant à ceux qui travaillent dans le monde du spectacle, ils peuvent constater certaines fonctionnalités communes avec les plateformes de podcasts et les logiciels d'hébergement vidéo. Les outils de transcription permettent de créer, monter et publier du contenu en ligne avec des sous-titres codés, des descriptions audio, des sous-titres et diverses autres fonctionnalités rendues possibles par la reconnaissance vocale automatique et les technologies d'apprentissage automatique.

Quels que soient le domaine et la complexité du projet, un logiciel de transcription peut offrir au minimum certaines fonctionnalités de base. Les utilisateurs d'outils de transcription doivent être en mesure de :

• Accepter des données audio via le téléchargement de fichiers audio/vidéo ou la dictée.
• Effectuer des enregistrements vocaux ou audio si nécessaire.
• Déchiffrer les données à l'aide de la technologie de reconnaissance vocale automatique.
• Transcrire le contenu et l'associer à des données audio spécifiques à l'aide du codage temporel.
• Analyser le contenu transcrit à l'aide du traitement automatique du langage naturel (TALN).
• Fournir des sous-titres, un sous-titrage codé ou un sous-titrage en direct.
• Partager du contenu avec les utilisateurs et leur public.

Qu'est-ce qu'un logiciel de transcription?

Un logiciel de transcription est une application qui permet aux entreprises, aux sociétés médiatiques, aux cabinets d'avocats et aux établissements d'enseignement de convertir un contenu audio au format texte en vue de le rendre accessible et facile à partager. En fonction du contexte, le contenu audio peut se composer d'une dictée en temps réel ou de téléchargements de fichiers audio/vidéo. En outre, il peut être produit dans plusieurs formats : texte, audio ou vidéo reconnus par la plupart des processeurs bureautiques modernes ou des applications d'hébergement web.

L'objectif principal de l'utilisation d'un logiciel de transcription audio au format texte est de faciliter la prise de notes pour les sténographes, les secrétaires, les étudiants, les employés et les participants aux réunions d'affaires. Le logiciel minimise également les distractions et permet aux hôtes de fournir à leurs participants un compte rendu précis et cohérent du contenu des discussions. Ce logiciel peut transcrire automatiquement des réunions, des entretiens, des conférences, des témoignages et d'autres conversations et créer des extraits synchronisés et des versions papier, produire des sous-titres et des légendes, organiser des catalogues de fichiers audio et vidéo et fournir une base de données consultable et partageable du contenu audio.

Pour exploiter pleinement le contenu qu'il génère, le logiciel de transcription automatique applique plusieurs types de technologies exploitant l'IA (intelligence artificielle). Par exemple, il applique la reconnaissance vocale automatique pour détecter les paroles, identifier les locuteurs, effectuer la segmentation des locuteurs et traduire le contenu audio en contenu écrit adapté au public visé. S'il est accompagné d'un serveur vocal interactif, il peut être en mesure de rediriger les appels entrants vers les personnes les mieux placées pour les traiter. Il utilise ensuite le TALN pour analyser le contenu transcrit et fournir un retour sur l'intonation, le niveau de maitrise, la sincérité et la justesse des propos. Il peut également utiliser la technologie de l’apprentissage automatique (machine learning) pour identifier des habitudes parmi les locuteurs et prédire la langue ou le ton qui va être utilisé.

Qu'il s'agisse de producteurs de vidéos, de producteurs de balados ou de chercheurs en Antarctique, les utilisateurs de ce type de logiciel sont nombreux et variés, tout comme le type de contenu qu'ils produisent. Plus important encore, comme le contenu est numérisé, il est souvent consultable, partageable et facile à publier en ligne avec des sous-titres, des légendes et des intégrations qui permettent de le rendre accessible au plus grand nombre dans le monde entier. Entièrement modifiable dans l'application de transcription, le contenu audio peut être ralenti, accéléré, filtré, horodaté, lu à partir de l'application, exporté dans d'innombrables formats, enrichi de séquences supplémentaires et de captures d'écran ou réduit pour exclure les temps morts, les silences et les mots redondants.

Des secteurs tels que les médias, le divertissement, l'éducation, le droit et l'apprentissage en ligne utilisent fréquemment les logiciels de transcription audio, tout comme les institutions gouvernementales, les entreprises impliquées dans le commerce en ligne et les centres au contact de clients. C'est pourquoi, en fonction du secteur et du type d'utilisateurs, le logiciel de transcription peut ressembler davantage à un éditeur de texte ou à un lecteur vidéo qu'à un outil de dictée standard. Certains prestataires et éditeurs vont jusqu'à proposer des services de transcription professionnelle en plus de leurs options de transcription automatique, en tirant parti de l'expertise de transcripteurs humains pour porter la précision et la qualité du fichier converti à un niveau proche de la perfection.

Grâce à l'intégration d'outils professionnels populaires tels que le logiciel Zoom et à des extensions de navigateur permettant d'accéder à d'autres applications via le web, les logiciels de transcription audio peuvent effectuer des tâches non conventionnelles telles que la définition des sujets et des ordres du jour des réunions avant leur déroulement ou l'accès aux comptes rendus de plusieurs réunions simultanées.

Les applications de transcription sont généralement fournies en tant que services applicatifs, le contenu étant stocké dans le nuage et l'accès à celui-ci étant fourni à la demande contre rémunération. Les systèmes de transcription infonuagiques sont facilement évolutifs et rentables, car l'utilisateur n'a pas besoin de mettre en œuvre les infrastructures de données. L'utilisateur peut également mettre le contenu à la disposition des utilisateurs du monde entier, 24h/24, depuis presque tout type d'appareil. Néanmoins, étant donné la nature sensible que revêt ce type de contenu, les professionnels du droit, de la médecine, de la recherche et d'autres domaines peuvent opter pour une solution sur site ou une version hybride du système de conversion de la parole en texte afin de minimiser les fuites de données et l'utilisation non autorisée du contenu audio.

Quels sont les avantages d'un logiciel de transcription automatique?

Les avantages d'un logiciel de transcription automatique profitent à ceux qui utilisent ces applications et à ceux qui accèdent au contenu qu'elles génèrent. Le fait de ne pas avoir besoin d'un transcripteur professionnel, d'un sténographe, d'un secrétaire ou d'un assistant pour prendre des notes en temps réel, ainsi que d'un spécialiste du sous-titrage pour rendre ces notes accessibles à l'ensemble des utilisateurs est un avantage important. Les logiciels de transcription présentent par ailleurs de nombreux autres avantages. Voici quelques-uns des nombreux avantages des outils de transcription :

• Prise de notes plus rapide : les transcriptions automatisées sont bien plus rapides que les transcriptions faites par l'homme. Elles peuvent être réalisées en temps réel avec la conversion de la parole en texte ou en quelques minutes avec le téléchargement de fichiers. Alors qu'il faut au moins une heure à une personne pour traiter une vidéo d'une heure, un logiciel de transcription automatique ne prend que la moitié du temps. Même en tenant compte du temps nécessaire pour réviser la première version d'une transcription audio de faible précision, le temps consacré à une transcription automatique est sans commune mesure avec le délai d'exécution d'une transcription manuelle.
• Mise à disposition d'informations cohérentes : il est plus facile de garantir aux parties prenantes un accès cohérent aux notes de réunion, aux entretiens, aux accords verbaux et à d'autres contenus audio avec une transcription automatique qu'avec une transcription humaine. Avec un logiciel de transcription, le contenu est automatiquement mis à la disposition de toutes les parties prenantes, souvent en temps réel, ce qui garantit que chacun a accès au même ensemble d'informations et qu'il n'y a pas de malentendus.
• Saisie et restitution sur plusieurs canaux : la transcription manuelle n'implique qu'une seule source de contenu et souvent un seul type de production. En revanche, les logiciels de transcription peuvent accepter des données audio provenant de plusieurs sources, notamment des fichiers .txt et .wav et les restituer dans des formats utilisables par diverses applications. Ils peuvent être utilisés pour transcrire des dictées en temps réel, traiter des fichiers audio, transcrire des séquences vidéo ou associer ces trois éléments indépendamment ou simultanément, ils peuvent aussi produire des documents de traitement de texte simples ou des fichiers vidéo plus élaborés prêts à être partagés ou téléchargés sur le web.
• Solution adaptée à un public multilingue : la transcription manuelle n'est pas accompagnée de traductions. Par contre, les outils de transcription audio peuvent adapter leurs résultats à un public divers, car ils sont souvent dotés de fonctionnalités prenant en charge plusieurs langues. Grâce au sous-titrage disponible en plusieurs langues et de nombreux dialectes, les applications de transcription adaptent le contenu audio à un public beaucoup plus large qu'un fichier texte monolingue.
• Accessibilité universelle : la transcription manuelle ne tient pas compte de personnes souffrant de troubles auditifs. Les transcripteurs automatiques, en revanche, peuvent être dotés de fonctions de sous-titrage qui signalent les effets sonores, les indications musicales et d'autres informations non vocales afin de rendre le contenu plus immersif pour un public beaucoup plus large. Cela peut s'avérer extrêmement utile dans les lieux très fréquentés, comme les musées, les théâtres, les établissements d'enseignement et les stades.
• Possibilité de réaliser des recherches facilement : avec les transcriptions manuelles, la recherche d'un contenu spécifique dans les fichiers est longue et fastidieuse. Les applications de transcription peuvent résoudre ce problème en stockant le contenu soit dans une base de connaissances consultable, soit dans une base de données dématérialisée.
• Possibilité de partage rapide : si les transcripteurs peuvent partager leurs fichiers texte, audio et vidéo avec d'autres utilisateurs sur Internet, ils ne sont pas aussi rapides et pratiques que les logiciels de transcription. Ces fichiers peuvent être téléchargés et partagés plus rapidement avec un large public sur Internet, mais aussi sur le lieu de travail grâce à des transferts de fichiers automatisés, programmés et synchronisés.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de transcription?

Les fonctionnalités d'un logiciel de transcription dépendent du domaine d'activité ciblé. Ainsi, les outils développés pour les utilisateurs du secteur médical ont des compétences totalement différentes de ceux conçus pour les journalistes. Cependant, il existe un certain nombre de fonctionnalités du logiciel de transcription auxquelles les utilisateurs s'attendent à avoir accès, ne serait-ce que :

• Reconnaissance vocale : saisissez, interprétez et stockez les données vocales. La dictée est une fonction très utile que tous les transcripteurs automatiques ne proposent pas. Les auteurs, les journalistes, les médecins, les musiciens et d'autres professionnels verront dans la synthèse vocale en temps réel une fonction indispensable, surtout si elle prend en charge plusieurs langues. Que ce soit par le biais de la dictée, du téléchargement numérique ou des deux méthodes, tous les outils logiciels de transcription doivent être capables de traiter la parole.
• Transcription automatique : sachez que la conversion de la parole en texte s'effectue automatiquement avec un degré de précision adéquat. Certains transcripteurs utilisent des transcriptions automatiques comme premières ébauches, qu'ils peaufinent jusqu'à la perfection, tandis que d'autres professionnels se fient uniquement aux résultats des transcriptions automatiques. Cela étant, les outils de transcription doivent offrir un niveau de précision suffisant pour satisfaire le type d'utilisateur concerné, une plus grande précision étant offerte aux personnes travaillant dans des domaines tels que le droit, la médecine et la recherche.
• Téléchargement de fichiers audio/vidéo : acceptez des données sous forme de fichiers audio ou vidéo. Pour ceux qui travaillent dans les médias, le divertissement, la production vidéo et d'autres domaines où il n'est pas nécessaire d'effectuer une transcription mot à mot en temps réel, la variété des fichiers que leur outil de transcription peut accepter fera toute la différence. Les intégrations API et une compatibilité étendue évitent de devoir recourir à des processus fastidieux comme la conversion de fichiers ou la recherche d'un autre logiciel. Par exemple, la prise en charge de formats SRT (SubRip Subtitle)/VTT (Video Text Tracks) accélère le traitement des sous-titres, tandis que l'accès direct à OneDrive, Google Drive et d'autres dispositifs de stockage virtuel évite les téléchargements et les mises en ligne à répétition.
• Segmentation des intervenants : différenciez les locuteurs et indiquez les distinctions souhaitées. Il est difficile pour les machines de distinguer les personnes, mais de bons outils de transcription devraient être capables d'identifier les différents locuteurs et de marquer leur contribution par des balises de type "locuteur 1" dans le texte. Il suffit alors à l'utilisateur de remplacer la balise par le nom du locuteur, un processus qui ne prend que quelques secondes.
• Horodatage : ajoutez des horodatages à la transcription afin de faciliter la recherche de passages spécifiques pour le lecteur. Pour aider les utilisateurs à naviguer plus facilement dans les fichiers texte, audio et vidéo, l'outil de transcription doit être capable d'ajouter du contenu au format [00:05:20] sur lequel les utilisateurs peuvent cliquer pour y accéder rapidement. Ceci est particulièrement utile si l'utilisateur fait référence à un contenu spécifique, le met en évidence pour un montage ultérieur ou vise à minimiser le nombre de fois où le spectateur relit le contenu à la recherche d'une ligne. Certains des meilleurs transcripteurs sont dotés d'un système d'horodatage automatique et programmé, ce qui permet de signaler plus aisément le changement d'interlocuteur ou le dépassement d'une limite de temps.
• Sous-titrage et création de légendes : proposez le contenu transcrit dans un format accessible à un large public. Grâce à la prise en charge de plusieurs langues et capacités, les applications de transcription audio peuvent toucher un public beaucoup plus large que celui que l'utilisateur pourrait couvrir à lui seul.
• Dictionnaire personnalisé : permettez aux utilisateurs de saisir leurs termes dans une base de données terminologique. Pour les personnes travaillant dans les secteurs de la médecine, du droit et du divertissement, il est essentiel de pouvoir intégrer le vocabulaire spécifique au secteur dans le dictionnaire utilisé par le moteur de transcription.
• Outils de montage : disposez d'une interface facile à utiliser, conçue spécialement pour le montage de transcriptions. Les utilisateurs ont souvent besoin d'un logiciel capable d'accélérer, de lire, de filtrer, de découper, d'ajouter du contenu et d'effectuer des modifications de la même manière qu'un outil de montage vidéo. Dans un tel contexte, les raccourcis clavier pour les traducteurs professionnels ou l'intégration d'une pédale de commande pour les professionnels de la musique sont des fonctions indispensables.

Le répertoire de logiciels de Capterra présente des applications dotées de ces fonctionnalités et de bien d'autres encore. Le catalogue, qui présente des outils adaptés à pratiquement tous les secteurs et domaines d'activité, invite les lecteurs à le parcourir, à le trier et à trouver l'outil logiciel de transcription idéal.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de transcription au Canada?

Lorsqu'on envisage de se procurer un logiciel de transcription, il est facile de se laisser distraire par le nombre impressionnant d'applications proposées. Mais il faut tenir compte de certains éléments fondamentaux lors de l'achat d'un logiciel de transcription :

• Quelles sont les langues et les régions prises en charge? Les logiciels de transcription sont souvent utilisés pour un secteur d'activité spécifique et un type particulier d'utilisateur. Toutefois, dans un contexte de mondialisation, il est de plus en plus nécessaire de s'adapter à des groupes de cultures très divers, notamment dans les domaines juridique, éducatif et médical.
• Quel est le niveau de précision de la solution? Les outils de transcription peuvent affirmer être plus précis qu'ils ne le sont véritablement. Avant de vous engager à acheter une solution, il est préférable de vérifier que les affirmations sont étayées par des témoignages d'utilisateurs et que les éditeurs utilisent des repères scientifiquement prouvés dans leurs calculs de précision. Vous devez aussi avoir à l'esprit qu'aucune transcription n'est précise à 100 %, qu'elle soit manuelle ou automatique.
• Quel est le délai d'exécution? Les applications de transcription peuvent fonctionner en temps réel ou en fonction de délais spécifiques. À moins qu'il ne s'agisse d'une dictée, le logiciel mettra probablement deux fois moins de temps à transcrire le discours que le discours lui-même. Mais dans le cas des transcriptions assistées par des personnes, il peut y avoir un délai d'exécution de vingt-quatre heures et une diminution de l'efficacité.
• Le système est-il accompagné d'un outil d'édition? Les outils de transcription ne présentent pas grand intérêt s'ils ne permettent pas d'éditer le texte. Un éditeur intégré à l'application facilite la révision et le traitement du texte, améliore le flux d'informations et aide les utilisateurs à préparer plus rapidement leurs résumés, présentations et vidéos.
• La solution est-elle sécurisée? Les applications de transcription traitent souvent des informations sensibles. Les entreprises doivent se conformer aux règlementations relatives à la protection de la vie privée, telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Un bon logiciel de transcription fournira une trace écrite pour les audits et permettra aux utilisateurs de disposer des informations en toute légalité.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de transcription au Canada?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de transcription pour les utilisateurs d'aujourd'hui reflètent les tendances plus générales du monde des affaires et de la technologie. Il s'agit notamment du respect de l'environnement, des actions en faveur de la santé et des menaces mondiales en matière de cybersécurité, particulièrement importantes au Canada depuis le début de la pandémie. Voici quelques-unes des tendances les plus importantes concernant les logiciels de transcription à l'heure actuelle :

• Une dépendance accrue à l'IA : Les solutions de transcription ont de plus en plus recours aux technologies basées sur l'IA. Outre les technologies de reconnaissance vocale et d’apprentissage automatique appliquées aux appels, aux interactions en personne, aux entretiens et aux contenus enregistrés, il existe de nouvelles technologies tout aussi exposées aux risques de partialité et de mauvaise programmation.
• Un engouement pour les technologies portatives : au lieu de faire appel à des sténographes et à des microphones, les utilisateurs se tournent aujourd'hui vers des appareils intelligents qu'ils peuvent porter, tels que des montres, des bagues et des lunettes. Les développeurs de logiciels produiront probablement très bientôt des applications de transcription qui fonctionneront avec ces appareils.
• Une capacité à utiliser des appareils mobiles : tout porte à croire que les applications de transcription s'adapteront aux particularités complexes des appareils mobiles. Cela permettrait aux participants aux réunions d'affaires, aux enquêteurs et à d'autres professionnels de transcrire des discours en utilisant uniquement leur téléphone, dans n'importe quel contexte et beaucoup plus rapidement qu'aujourd'hui.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Définition de compréhension du langage naturel - Glossaire de Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
2. Définition de l’apprentissage profond - Office québécois de la langue française (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
3. Définition IA (intelligence artificielle) - Glossaire de Capterra Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)
4. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) - Site web de la législation du Canada (Date de consultation : lundi 27 février 2023)