Au cours des trois dernières années, de nombreuses entreprises ont décidé d'adopter de nouveaux logiciels. Pour savoir comment elles ont fait leur choix et trouvé le bon outil, nous avons interrogé plus de 200 PME canadiennes au sujet de leur processus de sélection et d'achat de logiciels.

Trouver le meilleur logiciel pour les petites entreprises en 2023

L'adoption de nouvelles technologies a constitué une stratégie déterminante pour les entreprises qui ont dû relever bien des défis au cours des dernières années. Les solutions numériques ont été plébiscitées pour aider les entreprises à s'adapter aux conséquences de la pandémie de COVID-19, aux pénuries de la chaîne d'approvisionnement à l'échelle mondiale et à la pénurie nationale de main-d'œuvre, entre autres perturbations

Quelles que soient les difficultés que l'année 2023 peut apporter, la technologie restera probablement la priorité numéro un pour la plupart des entreprises. Selon les dernières études de Gartner, les dépenses informatiques devraient augmenter de 4,6 billions de dollars américains en 2023 (article en anglais). L'industrie logicielle devrait connaître quant à elle une croissance de 11,3 % par rapport à l'année dernière.

Les logiciels jouant désormais un rôle à part entière dans l'arsenal de nombreuses entreprises, Capterra a interrogé 219 PME canadiennes avec un chiffre d'affaires annuel inférieur à 1 milliard de dollars américains pour déterminer quelles sont les approches les plus courantes au moment d'acheter des logiciels en 2023. Vous trouverez la méthodologie complète au bas de cet article.

Évaluation et adoption de logiciels : les approches courantes

Quand il s'agit d'étudier les processus d'achat de logiciels, toute entreprise, même la moins portée sur la technologie, pourra en bénéficier. Parmi les PME canadiennes que nous avons interrogées, seuls 4 % ne prévoient pas, à l'heure actuelle, de mettre à niveau ou de modifier leur parc logiciel.

Pour aider les preneurs de décisions à accéder à ces informations, nous allons examiner la façon dont les PME identifient les logiciels qui leur conviennent.

Formation d'équipes dédiées à l'achat de logiciels

Pour commencer, il faut identifier et responsabiliser les parties prenantes. La majorité des entreprises que nous avons interrogées (48 %) ont formé des équipes internes composées d'experts en informatique pour choisir et acheter de nouveaux logiciels.

Experts et équipes responsables des achats de logiciels dans les entreprises

Composer des équipes de spécialistes de l'informatique en interne n'est pas toujours une réalité accessible pour les PME, car les experts techniques sont très recherchés au Canada. Plus d'un quart des entreprises interrogées (27 %) ont formé des équipes interservices pour superviser l'évaluation et l'achat de logiciels. Ces équipes peuvent inclure des cadres, des gestionnaires et des employés, chacun ayant ses propres compétences, ce qui aide les entreprises à créer une base de connaissances diversifiée pour identifier le meilleur outil.

Conseil aux PME : quelle que soit la composition des équipes chargées de prendre les décisions d'achat de logiciels, il peut être intéressant de mettre à leur disposition un outil de communication interne. Une fois les logiciels sélectionnés et déployés, les outils de communication peuvent être utilisés pour aider les employés de toute l'entreprise à se familiariser avec les nouveaux processus.

Organisation de projets d'achat de logiciels

Pour garantir le déploiement réussi d'un nouveau logiciel, il faut concevoir un plan de projet avant de commencer la recherche : durée du projet, spécifications du logiciel et budget global sont autant d'informations cruciales pour trouver le bon outil.

Le calendrier d'un projet d'achat de logiciel dépend des exigences de l'entreprise en matière de fonctionnalités, de son budget et des capacités d'intégration du nouveau logiciel. La plupart des participants à notre enquête (45 %) ont déclaré qu'ils avaient besoin de trois à six mois pour évaluer, choisir et acheter un nouveau logiciel. On a également noté des périodes d'évaluation plus longues, ce qui semble indiquer que ces logiciels font l'objet d'investissements prudents et importants pour les entreprises.

Comment planifier l'achat d'un logiciel

Au moment de dresser un budget pour acheter un logiciel, la plupart des entreprises interrogées (43 %) attendent de commencer ou de terminer l'évaluation des divers éditeurs. C'est peut-être la meilleure stratégie, car investir dans des logiciels sur mesure ou des solutions incluant des fonctionnalités complexes est souvent bien plus coûteux au départ, et garantit un avantage économique et une meilleure productivité au fil du temps.

Un tiers des PME interrogées (36 %) ont tendance à décider de leur budget d'achat de logiciels avant de commencer la recherche de produits. 21 % se disent flexibles en ce qui concerne les critères de sélection et ne confirmer un budget qu'après avoir choisi les logiciels potentiels.

Conseil aux PME : votre budget doit correspondre à votre secteur d'activité. Il doit inclure les dépenses, la rentabilité prévue du projet et vos objectifs commerciaux spécifiques. Vous pouvez vous simplifier la tâche grâce à un logiciel de budgétisation, un outil qui vous fournira un aperçu précis de votre croissance et de la réussite de vos projets.

Évaluation des logiciels pour votre entreprise

Il y a bien des façons d'effectuer des recherches sur l'offre logicielle de votre secteur. Les acheteurs peuvent demander l'avis de leurs proches et amis, s'entretenir avec leurs clients ou consulter les diverses sources d'information disponibles sur Internet. Cependant, notre enquête révèle que les experts du secteur et les sites web des associations professionnelles sont considérés comme les sources les plus fiables par les personnes interrogées.

Informations utilisées par les PME pour acheter un logiciel au Canada

Quels types de contenus les acheteurs de logiciels consultent-ils le plus lorsqu'ils cherchent à acquérir un nouvel outil? Les avis et les évaluations des clients s'avèrent incontournables pour 40 % des personnes interrogées, même si ces informations peuvent figurer un peu partout sur Internet. Les moteurs de recherche, les sites commerciaux, les médias sociaux, les forums et les plateformes d'évaluation spécialisées par secteur offrent différentes perspectives riches en informations utiles.

D'autres ressources mentionnées par les entreprises interrogées peuvent être consultées sur les sites web des éditeurs de logiciels ou en prenant simplement contact avec ces derniers, notamment :

  • Évaluations détaillées par les clients / études de cas (38 %)
  • Démonstrations personnalisées du logiciel (38 %)
  • Documentation / guide de l'utilisateur (37 %)
  • Informations sur les options d'assistance (36 %)
  • Guides de mise en œuvre/migration (36 %)
Conseil pour les PME : si les consommateurs considèrent les avis comme importants, les sites web des fournisseurs s'avèrent être une source d'informations tout aussi précieuse. Lorsque nous avons demandé aux participants de notre enquête quel niveau de fiabilité ils assignaient aux avis des utilisateurs et aux informations fournies par l'éditeur, près d'un quart (24 %) ont dit faire beaucoup plus confiance aux éditeurs qu'aux avis. Si vous cherchez un nouvel outil, prenez en compte le champ d'action, la facilité d'utilisation et la convivialité de ses ressources pour mieux planifier les sessions de formation et créer des bases de connaissances internes adaptées.

Recherche de logiciels : les points incontournables

Chaque entreprise a ses raisons d'adopter une nouvelle technologie. Certaines veulent améliorer leurs opérations, d'autres visent à relever les défis commerciaux qui se profilent à l'horizon, comme ceux abordés dans la première partie de cette enquête en deux parties. Quelle que soit la raison de ce changement, il faut en être pleinement conscient. Définissez l'impact financier du problème à régler pour facilement évaluer le succès et le retour sur investissement des investissements logiciels.

Parmi les PME canadiennes que nous avons interrogées, un tiers d'entre elles (35 %) ont choisi de déployer un nouveau logiciel lorsque leurs besoins ont dépassé leur technologie actuelle. Les entreprises recherchent aussi des solutions numériques pour améliorer leur productivité et répondre à leurs besoins en matière de cybersécurité (34 % dans les deux cas de figure).

Ensuite, nous avons demandé à nos participants de citer les facteurs incontournables à prendre en compte lors de la recherche d'un nouveau logiciel. Sans surprise, 36 % ont cité les caractéristiques et les fonctionnalités comme l'un des cinq critères les plus importants. Toutefois, la sécurité du logiciel fait également partie des priorités absolues pour 35 % des personnes interrogées. Les acheteurs désireux d'évaluer la sécurité d'un outil informatique avant de l'acheter devraient consulter les nombreuses ressources de certification en matière de cybersécurité.

Parmi les facteurs importants, nous avons également relevé les trois critères suivants :

  • Facilité d'utilisation (35 %)
  • Intégration avec d'autres logiciels (34 %)
  • Coût (32 %)

Les plateformes d'évaluation telles que les répertoires de logiciels désignent des espaces centralisés où les acheteurs peuvent consulter les avis laissés par leurs pairs. Sur Capterra Canada, par exemple, les internautes peuvent filtrer les logiciels par catégorie puis par fonctionnalités et par coût. Les avis peuvent être filtrés selon le secteur d'activité et la taille de l'entreprise pour afficher les commentaires les plus pertinents. Les logiciels peuvent aussi être comparés.

Cependant, il peut être aussi intéressant de se pencher sur les obstacles courants au déploiement des logiciels. 50 % des personnes interrogées s'inquiètent du temps nécessaire pour apprendre à utiliser un nouvel outil ou des temps d'arrêt associés à son implémentation. Pour contrer ce problème, vous pouvez opter pour des logiciels avec versions d'essai gratuites. Les éditeurs proposent généralement du matériel de formation, que ce soit des vidéos types ou des sessions de formation sur mesure.

Une liste de contrôle pour les projets d'achat de logiciels

En étudiant comment d'autres PME canadiennes gèrent leurs processus d'achat de logiciels, les chefs de projet peuvent s'en inspirer pour planifier leurs propres recherches. Les points suivants à l'appui, les entreprises peuvent trouver la confiance nécessaire pour rechercher de nouvelles solutions logicielles :

  • Si vous rencontrez des frictions, n'oubliez pas que les logiciels peuvent être une solution. Plus de la moitié des PME interrogées (56 %) mettront à niveau leurs logiciels pour bénéficier de plus de fonctionnalités, et 63 % prévoient de faire évoluer leurs licences logicielles pour gérer davantage de projets.
  • Sélectionnez une équipe de professionnels internes ou externes en charge du processus de sélection du logiciel. Incluez les employés ayant l'expérience la plus pertinente pour ce type de projet.
  • Au fur et à mesure que vous déployez de nouvelles solutions ou que vous apportez des modifications à des systèmes hérités, n'oubliez pas de communiquer souvent les changements dans l'ensemble de l'entreprise.
  • Concevez un plan étape par étape pour organiser, budgétiser, adopter et maintenir un plan de déploiement du logiciel, à l'aide d'un logiciel de planification de projet, par exemple.
  • Appuyez-vous sur diverses sources et différents types d'informations; évaluez les logiciels disponibles selon les critères les plus importants pour votre entreprise.
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Méthodologie :

Capterra a mené la Small Business Buyer Behaviors Survey entre août et octobre 2022, auprès de 258 individus résidant au Canada. Nous nous sommes intéressés aux entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 1 milliard de dollars américains et qui comptent entre 2 et 999 employés, mais pour notre enquête, nous nous sommes concentrés uniquement sur les réponses de 219 employés de PME comptant entre 2 et 249 employés.

Les participants sélectionnés participent aux décisions d'achat de logiciels, sont chefs ou membres d'un groupe ayant une influence significative. L'enquête a été conçue par une équipe d'analystes de Gartner et a été révisée, testée et gérée par l'équipe Research Data and Analytics (RDA) de Gartner.

Clause de non-responsabilité : les résultats de cette enquête ne sont pas représentatifs des résultats à l'échelle mondiale ou du marché dans son ensemble, mais ne font qu'illustrer le sentiment des répondants et des entreprises interrogées.