Logiciels CRM (gestion de la relation client)

Introduction

Les logiciels CRM facilitent, pour les entreprises et leurs employés, la gestion des interactions avec les consommateurs, les clients, les partenaires commerciaux et les leads. Le sigle CRM signifie Customer Relationship Management (gestion des relations client) et les outils CRM permettent aux entreprises de gérer les relations avec leurs clients tout au long du parcours client, du premier point de contact à la décision d'achat, sans oublier la phase après-vente.

Parmi les fonctionnalités de base que l'on s'attend à trouver dans une solution CRM, on peut citer une base de données consultable contenant des données client pertinentes et un journal des communications, qui regroupe les conversations et les interactions par e-mail, sur les réseaux sociaux, par téléphone et via d'autres canaux. Vous pouvez également y trouver un système de gestion de messagerie, qui peut aider à synchroniser les communications par e-mail et un système d'alerte, qui rappellera aux employés de contacter un client.

La capacité à enregistrer en continu les communications avec les clients sur différents canaux et à les regrouper dans une base de données accessible peut considérablement améliorer la collaboration entre les équipes commerciales, marketing et service client. Outre ces fonctionnalités, les logiciels CRM peuvent contribuer à améliorer l'automatisation au sein d'une entreprise et à faciliter l'analyse des données client. À son tour, cela permet d'obtenir de précieuses informations sur les comportements, les visions et les attentes des clients.

Les outils CRM se focalisent souvent sur un domaine en particulier, en général les ventes, le marketing ou le support client. Cependant, certains CRM sont polyvalents et offrent un nombre d'options plus important. De plus, ils se répartissent en général entre les applications logicielles sur site, qui nécessitent une installation et les solutions SaaS, qui sont accessibles, via des navigateurs web, sur une large gamme d'appareils différents.

Il y a plusieurs points que les entreprises doivent prendre en compte dans leur processus de prise de décision lorsqu'elles recherchent un logiciels CRM. Il s'agit de la taille de l'entreprise, des exigences en matière d'accès mobile et à distance, des compétences techniques des employés et du niveau de compatibilité entre le logiciel CRM et les autres logiciels de base. Pour pouvoir faire partie de la catégorie des logiciels CRM, les solutions doivent en général :

• Permettre de rassembler les communications clients sur différents canaux dans un emplacement unique, ce qui facilite l'accès et l'utilisation de ces informations pour les équipes commerciales, service client et/ou marketing.
• Permettre la création d'une base de données complète, facilement accessible, consultable et analysable, afin que les entreprises et leurs employés puissent rapidement trouver les informations pertinentes.
• Offrir une intégration aux plateformes de réseaux sociaux, ainsi qu'à d'autres applications logicielles.
• Offrir des options de gestion de messagerie qui facilitent la personnalisation des e-mails envoyés aux clients.
• Inclure des capacités de stockage de documents afin que les lettres, contrats, formulaires, fax et autres documents importants puissent être conservés dans des formats numériques et être accessibles pour les employés des différents services.

Guide de l'acheteur

Qu'est-ce qu'un logiciel CRM?

Un logiciel CRM est un logiciel de gestion des relations client, que les entreprises utilisent pour gérer de façon efficace les différentes interactions avec leurs clients. Les systèmes CRM sont conçus pour permettre aux entreprises et autres organisations de traiter les problèmes de support client, gérer les leads et le pipeline de ventes et gérer sur le long terme les relations avec les clients passés, actuels et potentiels. De plus, les outils CRM peuvent contribuer à garantir une meilleure intégration et une meilleure cohérence des processus commerciaux, marketing et de service client. Les entreprises modernes communiquent avec les clients sur une large gamme de canaux différents, par exemple, par téléphone, e-mail, réseaux sociaux, appels vidéo et services de chat en ligne en direct. Grâce à l'utilisation des solutions CRM, il devient considérablement plus facile de compiler les données de communication via ces canaux dans un emplacement unique et centralisé. Les conversations et les correspondances passées que l'on pourra consulter, en rassemblant les données provenant des divers canaux de communications, permettent de créer des profils client beaucoup plus complets.

De nombreuses entreprises se tournent vers les logiciels GRC pour les aider à résoudre certains des principaux problèmes associés aux relations client modernes. Par exemple, les clients attendent des expériences utilisateur personnalisées, à savoir être traités comme une personne, plutôt qu'un visage anonyme dans une foule. Pour ce faire, il faut utiliser les données de façon intelligente, afin que toutes les formes de communication soient personnalisées. De plus, les clients modernes sont plus susceptibles d'adopter une approche omnicanale pour communiquer avec les entreprises. Quand c'est le cas, ils veulent pouvoir utiliser différentes plateformes ou canaux de communication sans rencontrer de problèmes, d'obstacles ou de contradictions au cours du processus.

Quels sont les avantages d'un logiciel CRM?

Les avantages à utiliser un logiciel CRM sont nombreux et très variés, beaucoup d'entre eux étant liés à l'idée de regrouper dans un seul emplacement les communications client associées au service client, aux ventes et au marketing. Parmi les avantages les plus spécifiques des systèmes CRM pour une entreprise, on peut citer :

- La centralisation des données client : la centralisation des données relatives aux communications avec les clients améliore la coordination et la collaboration entre les différents services. En même temps, cela permet d'automatiser certains processus commerciaux, marketing et du service client, pour une efficacité optimale. Pour les entreprises, un logiciel CRM permet également de mieux comprendre les clients, notamment leurs besoins, désirs et attentes, collectivement et individuellement. Des données client entièrement consultables : une base de données centralisée est accessible par plusieurs services, notamment les équipes commerciales, marketing, service client et la direction supérieure, avec des options permettant de rechercher des clients et des informations spécifiques dans les dossiers clients. Les meilleurs outils CRM permettront également d'accéder aux données client depuis plusieurs appareils, elles seront donc facilement disponibles, indépendamment du moment, du lieu et de la raison pour laquelle un employé en a besoin. Quand les employés des services commerciaux, marketing et client peuvent accéder rapidement aux informations, cela devient plus facile de produire des communications personnalisées, pertinentes pour les clients ou les utilisateurs finaux. L'intégration à tous les canaux : un bon système CRM permettra d'ajouter les données des communications client depuis divers points de contact, notamment les conversations téléphoniques, les e-mails, les réseaux sociaux, le chat en ligne en direct et les applications de messagerie en ligne. Cela permet ensuite de proposer une expérience client plus cohérente, la communication intercanal devenant plus simple à gérer, sur le court et le long terme. Cela signifie qu'un client peut passer d'un canal de communication à un autre, traitant avec différents employés tout en bénéficiant d'une expérience transparente.

- L'amélioration potentielle de l'automatisation : pour les entreprises, le logiciel de gestion des relations client peut grandement faciliter l'automatisation des tâches liées aux ventes, au service client et au marketing. Cela est particulièrement vrai lorsque l'entreprise a déjà mis en place des processus standardisés. Les données peuvent également être automatiquement centralisées et constamment mises à jour, ce qui les rend accessibles par différents services, comme et quand ils en ont besoin. Le résultat final est ici une communication et une collaboration interservice améliorées, avec une focalisation claire sur les clients et leurs besoins.

- Des informations sur le comportement des clients : les données qui sont ajoutées aux solutions CRM peuvent être collectées et facilement analysées, permettant d'obtenir des informations plus détaillées et plus significatives sur le comportement, les habitudes, les préférences et les attentes des clients. Cela permettra ensuite aux entreprises d'avoir une idée bien plus claire de ce que les clients souhaitent, de ce dont ils ont besoin, des produits qu'ils aiment, de ceux qu'ils n'aiment pas, ainsi que des schémas de comportements qui existent. Lorsque ces informations sont recueillies lors de communications directes avec les clients, elles peuvent être comparées et opposées aux tendances globales du secteur. Cela permettra de déterminer si les clients d'une entreprise sont confrontés à des problèmes spécifiques, font preuve de comportements particuliers qui peuvent nécessiter des ajustements stratégiques ou une attention supplémentaire à l'avenir.

- De meilleurs niveaux de personnalisation : la capacité à accéder facilement aux précédentes interactions avec le client et autres données importantes à partir d'un même emplacement permet aux équipes du service client et aux employés d'offrir plus simplement un niveau de personnalisation élevé. Cela est important, car nombeux sont les les clients qui souhaitent une personnalisation de la part des commerçants et qui sont plus susceptibles de faire un achat lorsque cette personnalisation leur est proposée. Les clients modernes souhaitent être traités en tant qu'individus, chacun avec ses propres préoccupations, besoins et opinions. Avec un logiciel CRM, il est ainsi plus facile de répondre aux attentes des clients, car le logiciel collecte et ajoute continuellement des données.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel CRM?

Un logiciel CRM consiste en général en des fonctionnalités de base et courantes, que l'on trouve dans la plupart des offres, ainsi qu'en une gamme d'autres fonctionnalités qui peuvent varier considérablement d'une application à l'autre. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes d'un logiciel CRM :

- Gestion des contacts : créez, gérez et mettez à jour continuellement une base de données qui comprend les coordonnées des clients passés, des clients actuels, des prospects, des partenaires commerciaux et de quiconque est considéré comme stratégiquement important pour les équipes des ventes, du marketing ou du service client. Dans la plupart des cas, cette base de données sera également entièrement interrogeable, ce qui permet d'identifier rapidement et facilement un client d'après son nom, son adresse e-mail, son adresse de livraison, son numéro de téléphone, son pseudonyme sur les réseaux sociaux ou toute autre information à laquelle l'entreprise peut avoir accès.

- Suivi des communications : enregistrez des communications et des interactions avec les clients sur plusieurs canaux de communication. Les conversations via des appels téléphoniques, les réseaux sociaux, les fonctions de chat en direct et même les discussions en personne peuvent être documentées et enregistrées pour référence ultérieure. Les employés du marketing, des ventes et du service client sont tous en mesure de consulter les communications précédentes à des fins stratégiques ou pour résoudre des interactions avec les clients. Cela signifie que les clients vont passer beaucoup moins de temps à décrire à nouveau leurs problèmes à différents employés. En même temps, les entreprises peuvent réduire la durée de résolution et augmenter leurs taux de réussite globale.

- Gestion des leads : gérez des leads et suivez leur progression tout au long du parcours client, du premier contact jusqu'au moment où ils font un achat et au-delà. Les données, de la saisie des leads à la gestion du pipeline, peuvent toutes être saisies, stockées, analysées et consultées par le personnel du marketing et des ventes pour optimiser la génération de chiffre d'affaires et atteindre les objectifs financiers.

- Coordination du calendrier/des rappels : définissez des rappels qui peuvent être intégrés aux calendriers personnels des utilisateurs, ainsi qu'aux calendriers plus généraux des services et de l'entreprise. Cela permet de garantir que les clients qu'on a promis de rappeler seront rappelés au bon moment, même si la personne qui a fait cette promesse n'est pas disponible. De nombreux systèmes CRM comprennent différentes options pour la fonction de rappel elle-même, comme des rappels par e-mail, des notifications sur le bureau, des notifications dans l'agenda et des rappels par SMS, en fonction des préférences personnelles.

*- Intégration avec les réseaux sociaux : consolidez des interactions sur les réseaux sociaux, sur une variété de plateformes différentes, notamment Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, TikTok, Pinterest et YouTube. Avec le développement des réseaux sociaux, la façon dont les entreprises interagissent avec les clients a radicalement changé. En conséquence, les meilleures solutions CRM ont également évolué, en se concentrant davantage sur les canaux des réseaux sociaux et les options pour gérer ces interactions. Par exemple, elles peuvent automatiquement extraire les coordonnées des profils, synchroniser ces données avec les profils CRM, gérer les demandes au service client sur tous les canaux, etc.

- Gestion de la messagerie : gérez la stratégie de marketing complète par e-mail depuis le logiciel CRM. Les différents systèmes de messagerie des différents services peuvent tous être synchronisés, ce qui permet d'y accéder depuis un seul emplacement. Dans de nombreux cas, les systèmes CRM contiennent des modèles d'e-mails qui peuvent être intégrés à votre base de données CRM, facilitant ainsi une personnalisation sans effort. De plus, les solutions CRM disposant d'une fonctionnalité de gestion de la messagerie incluront aussi en général des notifications permettant aux employés de répondre plus rapidement aux e-mails, pour une meilleure satisfaction des clients.

- Stockage de documents : stockez des documents importants dans un emplacement central, d'où ils peuvent être organisés, consultés sur plusieurs appareils et facilement partagés avec les autres. Nombre d'interactions avec les clients produisent des documents papier et le classement de ces documents peut représenter un défi pour certaines entreprises. Avec un logiciel CRM, tout cela peut être géré numériquement, car les lettres, les fax, les e-mails, les contrats et les autres documents sont tous conservés dans un système de gestion de fichiers intégré.

- Segmentation : répartissez des clients, des utilisateurs finaux et des contacts commerciaux en différentes catégories et différents groupes en fonction des facteurs qui importent vraiment. Classement des personnes selon l'âge, le sexe, l'emplacement, le métier, les revenus, le statut matrimonial, les préférences, les habitudes d'achat, les valeurs, l'état d'utilisation des produits, le niveau d'adhésion et pratiquement tous les autres regroupements. Cela permet alors des activités commerciales et marketing bien plus ciblées, avec moins de temps et moins d'efforts perdus sur des types de communications qui seront inefficaces ou non pertinentes pour certaines parties du public.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel CRM?

Lors de l'achat d'un logiciel CRM, les acheteurs doivent soigneusement tenir compte de plusieurs facteurs. Les nombreuses solutions CRM disponibles sur le marché ne sont pas toutes équivalentes. Par exemple, certaines disposent de fonctionnalités qui conviennent mieux aux petites et moyennes entreprises, tandis que d'autres sont destinées aux grandes entreprises. De même, certaines solutions sont des offres logicielles traditionnelles qui nécessitent une installation, alors que d'autres sont des options SaaS accessibles via un navigateur web depuis pratiquement tous les appareils. Pour cette raison, la bonne option dépendra largement des besoins stratégiques et opérationnels spécifiques de l'entreprise concernée et de ses employés. Ci-dessous, certains des points plus spécifiques qui doivent être pris en compte lors de l'achat d'une solution CRM sont présentés plus en détail :

- Quelles sont les principales fonctionnalités du logiciel CRM? Il est important d'étudier attentivement la gamme de fonctionnalités proposées, ainsi que les questions liées à chaque fonctionnalité. Tandis que la plupart des solutions CRM disposent de fonctionnalités de base, comme la gestion des coordonnées et le suivi des interactions, certaines possèdent une gamme de fonctionnalités supplémentaires plus complète que d'autres. Dans certains cas, les fonctionnalités supplémentaires peuvent ne pas être pertinentes ni particulièrement utiles, il faut donc trouver un compromis. L'attention doit se porter en priorité sur la recherche d'une option qui offre des fonctionnalités utiles et une solide expérience utilisateur.

- Quels sont les objectifs du logiciel CRM? Un logiciel CRM peut souvent être classé selon l'un des quatre thèmes suivants : les ventes, le marketing, le service client et les options qui complètent l'offre. Les options axées sur les ventes donnent en général la priorité à des fonctionnalités comme la gestion des stocks et le traitement des commandes, tandis que les options marketing s'intéressent à la gestion de la messagerie et à d'autres outils qui peuvent aider aux communications publicitaires et marketing. Les options qui sont principalement orientées vers le service client vont donner la priorité au suivi des interactions et à l'intégration aux réseaux sociaux, tandis que les options complètes vont couvrir les trois domaines, sans toutefois les approfondir autant. Les entreprises doivent réfléchir à l'utilisation qu'elles feront du système CRM et choisir leur option préférée en conséquence.

- Quels sont les coûts du logiciel CRM ? La tarification est un facteur important à prendre en compte lors de tout achat, mais dans le cas d'un logiciel CRM, ce facteur doit être divisé en coûts initiaux et coûts permanents. Par exemple, les solutions cloud sont susceptibles de fonctionner sur un modèle SaaS, nécessitant des frais d'abonnement permanents, tandis que les coûts associés avec la plupart des options sur site vont largement se concentrer sur l'investissement initial. Outre les coûts associés à l'achat du logiciel et à son maintien en état de marche, un investissement sera probablement nécessaire dans les domaines de la formation et du support technique. Les employés doivent savoir comment utiliser le logiciel et être capables de trouver de l'aide quand ils en ont besoin.

- Le logiciel CRM peut-il aider l'entreprise à atteindre ses objectifs? Avant de se décider pour une option de logiciel CRM, les entreprises doivent avoir une vision claire de ce qu'elles attendent et des problèmes qu'elles espèrent résoudre. Existe-t-il des problèmes spécifiques à l'entreprise qu'il faut résoudre? Y a-t-il besoin de modifier les processus commerciaux, marketing ou de service client actuels? Comment va-t-on définir la réussite ou l'échec? Les réponses à ces questions importantes pourront aider à définir précisément les besoins en termes de logiciel CRM et ainsi faciliter le choix de l'option qui sera la plus à même de permettre d'atteindre ces objectifs.

- L'entreprise a-t-elle besoin d'un logiciel CRM mobile? Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à adopter des modèles de travail à distance ou hybrides. En fait, une étude de Gartner, Inc. de 2020 a montré que 82 % des entreprises ont l'intention d'autoriser le télétravail au moins de temps en temps (article disponible en anglais). Dans les entreprises concernées, la capacité à accéder à distance à un système CRM est essentielle. En fonction des appareils utilisés par les employés, il peut également être important de donner la priorité à l'accessibilité mobile et également à la compatibilité avec différents navigateurs web.

- Le logiciel CRM est-il adapté à la taille de l'entreprise? Les besoins et les priorités d'une petite entreprise, qui compte seulement quelques employés dans les ventes, le marketing et le service client, peuvent être très différents de ceux des moyennes et grandes entreprises. De plus, la réalité de l'entreprise est un aspect majeur à prendre en considération et cela inclut des sujets comme le niveau de connaissances techniques qui existe dans l'entreprise, le nombre d'employés qui devront accéder au logiciel CRM et le budget disponible pour la gestion des relations client.

- Comment le logiciel CRM gère-t-il le stockage des données client? Les entreprises doivent prêter une attention particulière à leur approche du stockage des données client, en tenant compte des exigences juridiques et du besoin de conformité, tout en donnant la priorité à l'accessibilité. L'une des décisions les plus importantes à prendre dans ce domaine est en général de stocker ou non les données client sur site, de prendre l'entière responsabilité de leur sauvegarde et de les conserver en toute sécurité. La principale alternative est de se tourner vers le stockage hors site, dans le cloud, auquel cas une solution qui fonctionne sur un modèle SaaS pourra être la meilleure option à étudier.

- Le logiciel CRM est-il compatible avec d'autres logiciels? Enfin, il est indispensable de tenir compte de l'intégration à d'autres systèmes logiciels lorsque l'on choisit le logiciel CRM qui va être utilisé. Les applications précises utilisées par une entreprise et ses employés peuvent varier, mais la compatibilité d'une solution CRM avec les applications les plus couramment utilisées pour les ventes, le marketing et le service client doit être considérée comme un atout. De plus, l'intégration à d'autres applications, notamment les clients de messagerie, les logiciels de traitement de texte et les tableurs, peut également être intéressante.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels CRM?

Les tendances en matière de logiciels CRM, ainsi que les tendances plus générales de la technologie et de l'industrie, devront aussi être prises en compte lors du processus de prise de décision au moment de l'achat. Voici les tendances les plus pertinentes dans le domaine de la gestion des relations client :

- Un intérêt croissant pour les réseaux sociaux : un très grand nombre de clients vont aujourd'hui utiliser les plateformes de réseaux sociaux comme Facebook et Twitter pour interagir avec les marques, poser des questions et faire des réclamations. Il est essentiel de gérer les communications via ces canaux, car la plupart seront visibles du public, ce qui signifie qu'elles peuvent porter atteinte à la réputation d'une entreprise si elles ne sont pas traitées efficacement. En même temps, il peut être bénéfique pour une entreprise d'essayer de déplacer la conversation de ces plateformes vers un endroit plus privé. Le logiciel CRM peut jouer un rôle précieux en facilitant ce déplacement, en particulier quand plusieurs services sont concernés, car cela peut contribuer à garantir une expérience aussi transparente que possible pour les clients.

- Le développement des chatbots automatisés : les clients modernes ont des attentes très élevées quand il s'agit des temps de réponse du service client. L'une des façons dont les entreprises tentent d'y répondre est l'utilisation de chatbots optimisés par l'IA (intelligence artificielle) qui peuvent répondre rapidement 24 h/24 et 7 j/7. En gardant cela à l'esprit, l'une des tendances les plus importantes en matière de CRM aujourd'hui est le besoin d'une intégration améliorée à ces chatbots, permettant de recueillir les communications client via ce canal en même temps que les chats en direct, les e-mails et les conversations téléphoniques plus traditionnels.

- Le développement constant de l'IA : l'utilisation de l'IA pour le marketing et le service client est l'une des tendances technologiques les plus importantes de ces dernières années. En fait, le nombre de spécialistes du marketing qui ont indiqué utiliser l'IA est passé de 29 % en 2018 à 84 % en 2020. Alors que les chatbots mentionnés ci-dessus en sont un bon exemple, l'IA est également utilisée pour tout, de la segmentation du marché à l'analyse des données. Étant donné cette expansion rapide du déploiement de l'IA, il peut être essentiel pour les entreprises de trouver une option de logiciel CRM qui prend en charge l'IA.

- La demande d'une accessibilité à distance : de nombreux employés sont désormais capables d'effectuer leur travail à distance, notamment depuis leur domicile ou en déplacement. Le développement des modèles de travail à distance et hybrides est l'une des principales tendances mondiales et s'observe dans de nombreux secteurs. Les entreprises qui adoptent ces modèles vont avoir besoin de solutions qui permettent l'accès à distance. On observe également de plus en plus d'entreprises qui proposent un service client 24 h/24, 7 j/7, ce qui signifie que tout logiciel CRM doit désormais aussi être accessible à tout moment du jour et de la nuit.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits du répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Gartner Survey Reveals 82% of Company Leaders Plan to Allow Employees to Work Remotely Some of the Time (Une étude de Gartner révèle que 82 % des dirigeants d'entreprise prévoient d'autoriser le télétravail partiel pour leurs employés) - Gartner.com (Date de consultation : vendredi 2 juillet 2021)

2. State of Marketing: Sixth Edition (L'état du marketing : 6e édition) - Salesforce Research (Date de consultation : vendredi 2 juillet 2021)

3. 10 fonctionnalités CRM dont vous avez absolument besoin - Blogue de Capterra France (Date de consultation : samedi 3 juillet 2021)