Gérer un environnement de travail hybride : compromis, avantages et tendances

Les environnements de travail hybrides sont une tendance croissante au Canada, mais comment sont-ils utilisés et gérés? Pour donner aux gestionnaires de bureaux un aperçu des tendances en matière de travail hybride, nous avons interrogé plus de mille employés (dont près de 200 au Québec) qui travaillent dans un espace de bureau physique au moins quelques fois par semaine.

Un environnement de travail hybride combine le travail à distance et le travail de bureau, offrant diverses possibilités quant à l'endroit où le travail peut être effectué. Le nombre d'employés travaillant selon un mode hybride a plus que triplé depuis janvier 2022, ce qui illustre une tendance qui n'a pas fini de séduire.

Dans un tel contexte, la question que doivent se poser les gestionnaires de bureaux est la suivante : "Comment gérer un environnement de travail hybride qui réponde aux besoins de tous?". Pour répondre à cette question, nous avons interrogé 1 021 salariés à temps partiel et à temps plein (dont 174 au Québec) travaillant au minimum quelques jours depuis un bureau. 

Dans le premier article dédié à cette enquête, nous avons étudié les avantages et les inconvénients de deux types d'espaces de travail : les espaces de cotravail (ou "coworking" en anglais) et les bureaux privés (dédiés à une seule entreprise). Nous avons également fourni des conseils sur la manière de gérer les bureaux à l'aide d'outils de gestion des installations qui permettent d'avoir une vue d'ensemble des locaux et de mieux en gérer l'utilisation. Dans ce deuxième article, nous examinerons les tendances générales du travail hybride et aborderons les équipements, les politiques et les préférences des employés.

Vous trouverez la méthodologie complète de cette enquête au bas de cet article.

La plupart des employés canadiens en mode hybride se rendent au bureau 2 à 3 fois par semaine

Si vous envisagez d'aménager un environnement de travail pour une équipe, il peut être utile d'en savoir plus sur la manière dont les employés opérant en mode hybride au Canada utilisent leurs bureaux physiques. Selon notre enquête, 69 % de ces employés interrogés dans l'ensemble du pays se rendent sur leur lieu de travail deux à trois fois par semaine. Le taux de fréquentation du bureau est similaire au Québec, où 68 % des personnes interrogées s'y rendent tout aussi souvent.

Certaines entreprises peuvent penser qu'une injonction claire de retour au bureau s'impose pour mettre fin à une supposée perte de productivité. Cependant, cela se traduirait par un manque de considération pour le bien-être des employés. En effet, seulement 1 % des employés hybrides au Québec se rendent au bureau moins d'une fois par semaine. À l'inverse, 6 % se rendent au bureau cinq fois par semaine ou plus, ce qui tord le cou à l'idée reçue selon laquelle les employés désertent complètement les bureaux.

Conseils pour encourager les employés à retourner au bureau

Si vous souhaitez augmenter la présence au bureau, il faut avant tout améliorer l'expérience des employés. Vingt-neuf pour cent des employés québécois qui se rendent au bureau moins de cinq fois par semaine pensent que des avantages tels que des collations et du café gratuits pourraient leur donner envie de venir plus souvent au bureau. 

Un pourcentage identique (29 %) d'employés interrogés au Québec ont quant à eux cité le fait de disposer d'espaces dédiés au bien-être. La disponibilité d'autres espaces physiques, comme des espaces privés ou isolés pour travailler et des espaces calmes et silencieux, fait partie des facteurs intéressants et ont été cités par 26 % des répondants de la province. L'intégration de ces espaces dans la disposition physique du bureau pourrait limiter les distractions et favoriser le bien-être mental au travail.

Les journées obligatoires au bureau sont moins fréquentes au Québec

Les injonctions de retour au bureau après les fermetures liées à la crise de COVID-19 ont peut-être été décrétées par des employeurs qui ne veulent pas que leurs investissements immobiliers soient gaspillés. Ainsi, certaines entreprises ont rendu la présence des employés obligatoire, au moins de façon partielle : 23 % des employés interrogés au Canada déclarent avoir des journées obligatoires au bureau, contre 15 % au Québec.

Le fait d'obliger les employés à se rendre au bureau, au moins de temps en temps, peut favoriser l’aspect social et instaurer la confiance au travail en encourageant la communication en personne. Par ailleurs, de nombreux employés interrogés préfèrent communiquer en personne lorsqu'il s'agit de réunions avec des responsables et des collègues, comme l'illustre le graphique basé sur les réponses nationales ci-après.

Cependant, ce n'est pas seulement pour se réunir que les employés aiment se rendre au bureau. De nombreux employés canadiens notent l'effet positif que le travail en présentiel a sur leur productivité : 81 % se disent quelque peu ou très satisfaits de leur niveau de productivité au bureau.

Un lieu de travail bien conçu et bien entretenu peut améliorer la productivité en limitant les distractions et en offrant un environnement fiable et serein, ce qui permet aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes. À l'échelle nationale, les employés de bureaux physiques sont particulièrement satisfaits de trois aspects : la propreté (avec un total combiné de 87 % “plutôt” ou “très satisfaits”), les installations (83 % de répondants satisfaits) et le confort (80 %).

Plus de la moitié des employés interrogés au Québec disposent d’un bureau à eux

Une fois que les gestionnaires ont identifié le type d'installations que leurs employés préfèrent, il faut ensuite les mettre à disposition des équipes et leur donner les moyens d'en tirer profit. Au Québec, la possibilité de stationner son véhicule sur place (53 %) constitue l'avantage le plus fréquemment proposé, ce qui n'a rien d'étonnant. Il s'agit après tout d'un élément essentiel pour inciter les employés à retourner au bureau.

Parmi les ressources couramment proposées au Québec, on peut noter :

• un bureau personnel, c’est-à-dire une table à soi en espace ouvert (selon 53 % des répondants),
• du café gratuit (52 %),
• une ou plusieurs petites salles de réunion (45 %),
• une cuisine équipée (36 %),
• une ou plusieurs grandes salles de réunion (35 %),
• des bureaux individuels, c’est-à-dire des pièces fermées (35 %).

Au Québec, le stationnement sur place est aussi répandu que les bureaux personnels, ce qui permet aux employés de disposer d'un endroit sur mesure pour leur véhicule et leur équipement professionnel. D'ailleurs, parmi les pays ayant participé à cette enquête (l'Australie, le Canada, la France, le Royaume-Uni et l'Inde), le Canada est l'un des premiers pays à proposer des espaces personnels au bureau aux employés interrogés. Il n'est devancé que par l'Inde. 

Par ailleurs, pour les entreprises qui ont moins d'espace ou qui ont besoin de réduire les coûts liés aux installations, il existe le concept de "hot desking", soit le partage de bureau. Seulement 20 % des Canadiens interrogés déclarent que leur entreprise pratique la réservation en ligne de bureau, ce qui suggère que soit les entreprises n'ont pas besoin d'un tel système, soit qu'elles ne sont pas au fait de son existence.

Près de la moitié des salariés sont très satisfaits de la sécurité sur leur lieu de travail

De nombreux salariés se déclarent également satisfaits de la sécurité de leur lieu de travail, 49 % des Québécois interrogés s'en disant même “très satisfaits”. Près de la moitié des personnes interrogées (47 %) ont signalé qu'il y avait des caméras de sécurité sur les lieux, et 43 % ont déclaré avoir une carte ou d'un badge pour accéder aux installations. 

Les outils de sécurité ne sont pas les seuls facteurs à avoir un impact sur la satisfaction des employés. Au total, 83 % des salariés interrogés se disent “plutôt satisfaits” ou “très satisfaits” des politiques en vigueur sur leur lieu de travail. 

Quant aux politiques de sécurité et de protection de la vie privée au travail, la règle la plus couramment appliquée est celle qui exige que les ordinateurs soient verrouillés lorsque les employés ne sont pas à leur bureau (selon 47 % des répondants québécois). La seconde règle la plus courante est citée par 41 % des personnes interrogées et concerne le signalement des incidents de sécurité, un élément incontournable du plan de réponse aux incidents de toute entreprise. 

Politiques dans les bureaux physiques des pays étudiés

Ceci dit, les questions de sécurité vont au-delà des pratiques numériques. En régissant les comportements appropriés sur le lieu de travail, vous pouvez également aider les employés à se sentir en sécurité au bureau. 

Les personnes ayant participé à notre enquête ont indiqué que les politiques suivantes avaient été mises en place au bureau :

• une politique de code de conduite (selon 70 % des participants nationaux),
• une politique de lutte contre le harcèlement (68 %),
• une politique de sécurité (plan de sécurité incendie ou autres plans d'urgence) (66 %),
• une politique informatique (53 %).

Parmi tous les pays étudiés, le Canada arrive en tête avec le plus grand nombre d'entreprises comptant sur un code de conduite et une politique de lutte contre le harcèlement. Cela pourrait illustrer l'efficacité et l'exhaustivité des ressources du Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail, qui devraient être incluses dans les politiques de votre entreprise et même partagées avec les employés grâce à des programmes de formation ou d'un logiciel intranet.

3 astuces pour gérer un environnement de travail hybride

Gérer l'ensemble des espaces de travail physiques pour tout le personnel n'est pas chose facile. Cela se complique davantage avec une main-d'œuvre hybride, car les environnements de travail hybrides ne sont pas constants. Pour vous aider, nous avons compilé une liste de points à retenir :

1. La fréquentation des bureaux semble fluctuer plutôt que d'être toujours élevée ou faible. Encouragez vos employés à venir plus souvent au bureau en leur offrant des avantages sur mesure, après les avoir interrogés par le biais d'enquêtes. Donnez-leur la possibilité de réserver les ressources dont ils ont besoin grâce à des outils de réservation numériques. 
2. Une main-d'œuvre changeante aura également des besoins changeants sur le lieu de travail. Le contrôle de la gestion des actifs informatiques peut garantir une offre technologique suffisante pour répondre à la demande des employés. 
3. La sécurité physique au bureau est tout aussi importante que la cybersécurité. Veillez à ce que les employés soient au courant des politiques du lieu de travail, peut-être à l'aide de différents outils de formation pour rationaliser le processus d'intégration.